業務標準化とは？実施するメリットや目的・標準化の進め方も解説

業務標準化とは、全従業員が業務で同じ成果が出せるよう、手順や水準を決めて共有することです。業務フローとタスクを標準化することで、業務のブラックボックス化を解消し、効率化や生産性アップに繋がります。本記事では、業務標準化のメリットや実施の具体的な手順を解説します。

目次

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1. 業務標準化には社内データを一元化できるERPの導入がおすすめ
2. 業務標準化とは
3. 業務標準化の効果・メリット
4. 業務標準化の注意点
5. 業務標準化を成功させるポイント
6. 業務標準化のステップ
7. 業務標準化にはERPの活用がおすすめ
8. 一度データを入力すれば各部門と共有・連携ができるERPシステム
9. まとめ
10. タイプ別｜ERPシステムおすすめ
11. 経営業務をさらに効率化！関連サービスはこちら

業務標準化には社内データを一元化できるERPの導入がおすすめ

業務標準化を目指したくても、社内のデータがバラバラに保管されていることで、業務プロセスの統合が難しい企業も多いと思います。ZACは、案件ごとに販売・購買・勤怠・工数・経費を一元管理できるクラウド型ERPシステムで、ベンチャーから上場企業まで多くの企業で導入されています。

例えば、各データが分散するとプロジェクト収支管理に時間がかかりますが、ZACでは案件に関わるデータを自動的に売上と原価として集計するため、業務効率化に繋がります。また、各機能にはワークフローが標準搭載されており、見積作成や経費申請などの業務処理を行うと自動で機能することで、内部統制の強化も図れます。

ZACは、一度データを入力すれば重複入力がいらないシングルインプット設計で、ある部門でデータを入力するとそのまま他の部門でデータを利用できて、企業全体でスムーズに情報を共有できます。自社内のデータを一元化して、業務の標準化や効率化を図るならZACの導入がおすすめです。

業務標準化とは

業務標準化とは、組織内で行われる業務やタスクを、同じ方法で統一して実行することです。業務標準化することで組織全体で一貫性のある作業が行われ、効率性・品質・コミュニケーション・リスク管理などの向上が期待できます。

業務標準化において、特に重要なのは「業務フロー」と「タスク」の標準化です。

業務フローは、特定のプロセスやプロジェクトがどのように進行すべきかを示します。業務フローを標準化することで、同じプロセスが組織内で一貫して実行されるため、作業の一貫性が保たれます。

タスクは業務フロー内の具体的な活動や作業単位を指し、標準化によって同じ作業が一貫して実行され、品質向上と効率性の向上につながります。業務標準化は組織運営において、全体の業務プロセスが効率的かつ統一的に進行するための基盤となります。

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業務フローの標準化

業務フローの標準化は、組織内の業務プロセスを統一して効率的な方法で実行するための重要な取り組みです。

品質の確保も大きな目的であり、一貫性のある手順によって製品やサービスの品質向上が実現されます。また、業務フローの標準化はコミュニケーションの改善に貢献し、関係者間での円滑な情報共有を可能にします。

さらに、法的コンプライアンスや規制遵守に対するリスク管理にも不可欠です。組織内の業務プロセスを明確に定義して適切に標準化することは、効果的な運用につながります。

タスクの標準化

タスクの標準化は、業務において非常に重要です。その主要な目的は、同じ業務が一貫して実行され、無駄な時間やリソースの浪費を減少させることです。

タスクが標準化されると、作業手順や責任が明確になり、従業員間での効果的なコミュニケーションが可能になるため、ミスや誤解が減少します。その結果、業務プロセスの効率性が向上し、品質が確保されます。

業務標準化の効果・メリット

業務標準化を行うことで、業務のブラックボックス化を解消したり、品質・顧客満足度の向上を図ったりできます。ここでは、業務標準化の効果・メリットを解説します。

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業務のブラックボックス化を解消できる

ブラックボックス化は、特定のプロセスやシステムにおいて内部の動作や仕組みが不透明で、外部の観察者からは理解しづらい状態を指します。業務がブラックボックス化されていると、従業員や管理者が業務の中身を把握しにくいという問題があります。

業務標準化によって、業務プロセスやタスクが明確にマニュアル化され、効率的かつ順序立てた説明により、ブラックボックス化を解消できます。業務の透明性が向上することで、誰でも業務内容を理解しやすくなります。

さらに、問題発生時には迅速な原因の特定と改善が可能です。

品質・顧客満足度の向上

業務標準化により、すべての顧客に対して同じ基準でサービスや製品が提供されるため、顧客対応の差が出にくくなります。顧客は安定した品質とサービスの提供に期待でき、顧客満足度の向上につながります。

また、具体的な業務手順やチェックリストが明確になります。ヒューマンエラーが減少し、品質に影響を及ぼすミスの防止やコスト削減が可能です。

効率・生産性の向上

標準化された業務プロセスは、組織内でより迅速に作業できるように設計されています。同じ作業を少ない時間で完了できるため、生産性の向上と人件費の削減に期待できます。

さらに、業務プロセスが標準化されていると、問題発生時にその原因を特定しやすくなります。従業員は明確な手順に従って業務を行うことで、問題点を素早く把握可能です。迅速な対応と問題解決により、業務の遅延や中断を防げます。

社員を公正に評価できる

業務標準化は、社員の評価において公正さを確保する重要な手段です。業務が属人化している場合、個々の社員の業務遂行が異なる方法で行われ、評価基準が曖昧になりがちです。

しかし、業務プロセスが標準化されると、同じ役割や職務に従事するすべての社員に均一な業務基準が適用されます。また、社員間の業績を客観的に比較できるデータが得られるため、業務の効率性や品質などの要因が数値化されることで効果的な分析も可能です。

公正で透明な評価により、優れた社員はその能力と成果に見合った報酬や昇進の機会を受けられるようになります。

社員のスキルを底上げできる

業務標準化によって社員が特定の業務だけでなく、複数の業務を習得する機会が増えます。これにより、組織内での業務ローテーションやクロストレーニングが促進され、社員は多くの異なる業務に対する能力を身につけます。

誰もが同じ業務スキルを習得し、多くの業務に対するマルチスキルを身につけることが可能です。

業務の属人化を防止できる

属人化とは、特定の業務に関する手順や状況などが担当者に依存している状態です。業務が属人化すると、特定の担当者にしかその業務を遂行できなくなるため、担当者の不在時や退職時に、業務が滞ったり遂行不可になったりするなどのトラブルが発生します。

業務標準化は属人化の防止にも効果的です。業務が標準化されることで社内の複数の社員が業務を行えるようになり、進捗状況の共有も促進します。協力体制が構築されることにより、サポートや引継ぎもスムーズです。

業務標準化の注意点

業務効率化や品質向上に大きく貢献する業務標準化ですが、注意点も存在します。まず、標準化に向かない業務もあるという点です。

基本的に、高度な専門知識や技術が必要で誰にでも遂行できない業務は標準化に向いていません。具体例として、医者や弁護士などの専門職が挙げられます。また、関わる人員が少ない小規模なプロジェクトも、業務が形骸化しやすいことから適さないといえます。

また、業務標準化には、社員のモチベーション低下を招く恐れがあるというデメリットも存在します。業務がマニュアル化されることにより、社員の自由な発想や工夫が損なわれるだけでなく、モチベーションの低下は離職率の向上や業績の低下にも起因します。

これらの注意点を踏まえ、標準化する業務の見極めや社員とのコミュニケーションなど、対策を講じながら進めていかなければなりません。

業務標準化を成功させるポイント

業務標準化は短期間で達成できるものではありません。効果的なツールを活用したり、現場との協力関係を築いたりなど、長期的な視点で成功を目指す必要があります。ここでは、業務標準化を成功させるポイントについて解説します。

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現場の理解と協力を促す

業務効率化を成功させるには、現場の理解と協力が不可欠です。例えば、新たに設けられるルールがトップダウンによって押し付けられたルールであると、現場から不満が上がって形だけのルールになり、生産性の低下につながりかねません。

そのため、リーダーやベテラン社員に協力を促し、他のメンバーも受け入れやすい業務標準化に向けたルールを作りましょう。実際に業務を遂行する立場の人達を考慮しながら、現場の負担増加にも注意して成果を共有・蓄積していくことが大切です。

長期的な視点で課題解決を目指す

業務標準化の実現には一定の時間がかかるため、長期的な視点を持つことが重要です。現状の課題の把握や業務プロセスの見直しなど、段階を踏んで進めていくうちに徐々に成果が現れるようになります。

また、長期的な視点で標準化を進めるためのモチベーションを保つには、管理者が先導して社員に業務標準化を行う目的やメリットを周知し、企業全体で取り組む体制を整えることが効果的です。

効果的なツールを活用する

業務標準化を実現するにはツールの活用も有効な手段です。企業の経営資源全体を一元管理するERPや業務フローの管理を行うBPMツール、マニュアル作成ツールなど、業務標準化の段階に応じたツールの活用により、業務標準化を促進できます。

自社が業務標準化を行う目的や企業規模、予算内で導入できる価格帯に見合ったシステムを選定して、効果的に活用しましょう。

業務標準化のステップ

業務標準化は計画的なアプローチが必要となります。ここでは、業務標準化を行う上で知っておきたいステップについて解説します。

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現状の把握・問題点の洗い出し

まず、組織内の業務プロセスやタスクがどのように実行されているのかを正確に理解し、何が問題であるかを明確に把握しましょう。

どの業務が実行されているか、どのような手順なのかを文書化して、問題点を特定します。業務プロセスにおいて発生している遅延、ミス、無駄な手間、コスト増加などの問題点を洗い出し、それらの根本的な原因を明確にしましょう。

改善すべき点や標準化につなげる方法が把握できると、効果的な改善策の考案が可能です。

標準化する業務の選定

次に、標準化する業務の選定を行います。どの業務を優先的に選ぶべきかを考慮する際には、まず業務の優先順位を決定します。

効率性の向上、品質向上、コスト削減、業務プロセスの透明性向上、従業員のスキル向上などから、改善の必要性と効果が最も高い業務を最初に標準化しましょう。

さらに、リスクと複雑性について考慮することも重要です。業務標準化には時間やコストがかかることがあるため、リスクが低く、複雑性が抑えられる業務から始めることが合理的です。

業務の流れを整理する

現行の業務プロセスを整理することで、どの部分に改善の余地があるかを特定できるでしょう。また、各業務ステップを細かく整理すれば、効率的なステップと無駄なステップを正確に評価することが可能です。

無駄を削減し、業務全体の効率を向上させる改善策の発見に役立ちます。

マニュアル・業務フローを作成する

マニュアルと業務フローの作成により、業務プロセスがステップごとに明確に文書化されます。この文書化により、従業員はどのステップを実行すべきかを簡単に把握できるようになります。特に、新入社員やトレーニング中の従業員にとって有用です。

さらに、マニュアルと業務フローを共有することで、異なる担当者や部門間で業務の一貫性が維持されます。同じ作業が同じ方法で実行され、品質の安定性が向上します。

PDCAを回していく

業務標準化の後、PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）の継続的な適用が重要です。このサイクルには、計画、実行、評価、改善という4つの段階が含まれます。

計画段階では目標と計画を立て、実行段階で計画を実施します。続く評価段階では実施の評価を行い、問題点を特定します。最後に、改善段階で問題の修正や調整を行います。

PDCAサイクルを繰り返して定期的な見直しをすることで、持続的な業務プロセスの改善に役立ちます。

業務標準化にはERPの活用がおすすめ

業務標準化には「ERP（Enterprise Resource Planning）」の導入がおすすめです。ERPはさまざまな企業の重要な業務プロセスを統合し、企業の異なる部門や機能間のデータを一元管理できます。

また、業務の標準化が素早く実現し、部門間での情報共有を容易にします。さらに、ERPはカスタマイズ性が高く、組織の個別の要件に合わせて調整できます。業務プロセスや情報の構築に柔軟性を持たせ、組織独自のニーズに対応可能です。

ERPの導入により、組織は迅速な業務標準化と業績向上、競争力の強化を実現できます。そのため、多くの組織がERPを利用して業務標準化を図っています。

一度データを入力すれば各部門と共有・連携ができるERPシステム

まとめ

業務標準化は、組織内で業務プロセスやタスクを効率的かつ一貫して行うために非常に重要です。業務標準化をすることで品質の向上、コスト削減、リスク軽減、効率性向上など多くのメリットが得られます。

特に、ERP（Enterprise Resource Planning）は、業務標準化をサポートする有力なツールです。ERPは異なる部門や機能間のデータを一元管理し、業務プロセスの統合と情報共有を可能にします。

さらに、ERPは柔軟でカスタマイズ性が高く、組織の独自のニーズに適したソリューションを提供します。その結果、業務標準化を迅速かつ効果的に実現できます。業務標準化を図る組織にとって、ERPの導入は現代のビジネス環境で不可欠です。

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