日報アプリのおすすめ2選｜失敗しない選び方・比較ポイントも解説

日報アプリとは、業務日報をパソコンやスマートフォンで作成し、社内共有・管理を行うツールです。日報業務を効率化できますが、業界や業種に特化したものなど種類が多く、自社に適したアプリ選びは困難です。本記事では、おすすめの日報アプリや失敗しない選び方を解説します。

目次

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1. 日報アプリで日報の提出・管理を効率化
2. 日報アプリはタイプ・使いやすさ・セキュリティで選ぶ
3. 日報アプリ選びに重要な3つのポイント
4. 日報アプリのその他の比較ポイント
5. 日報アプリのおすすめ2選
6. 日報アプリの導入メリット
7. 日報アプリの導入フローと注意点
8. まとめ

日報アプリで日報の提出・管理を効率化

日報アプリとは、インターネット環境を用いて、パソコン・スマートフォンなどで日報の作成や共有を行うアプリのことです。日報アプリの利用により、従来までメールや手書きの業務日誌で行われていた、日報の作成・提出・管理に係る作業を大幅に効率化できます。

日報アプリはクラウド上にアクセス可能であれば、出張や外回りなどの外出先からでも簡単に提出できるというメリットがあります。また、提出された日報の閲覧や管理が容易に行え、管理者側の負担も軽減できます。

日報アプリにはさまざまな種類があり、個人事業主用に特化した作業日報アプリもあります。日報アプリは日報の作成や提出以外にも、チャット機能・スケジュール機能を備えたサービスも多く展開しています。

日報アプリをきっかけに社内の情報共有がスムーズになれば、コミュニケーションが活発化する効果にも期待できます。

日報アプリはタイプ・使いやすさ・セキュリティで選ぶ

日報アプリを選ぶ際は、利用目的に合ったタイプのものを選びましょう。また、使いやすさやセキュリティ対策も併せて確認するのがおすすめです。

日報アプリは数多くの種類が存在するため、コストや連携機能などの詳細ポイントを比較することも求められます。次の章から、それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 目的に合ったタイプを選ぶ
2. 使いやすさ・操作性を確認する
3. セキュリティ対策が万全か確認する

【その他の比較ポイント】

1. コストを確認する
2. 他システムと連携できるか
3. マルチデバイスに対応しているか
4. 必要な機能を備えているか
5. カスタマイズ性の高さはどうか
6. 無料プラン・無料トライアルがあるか

日報アプリ選びに重要な3つのポイント

日報アプリを選ぶ場合、まず目的に合ったタイプのものを絞り込みましょう。続いて、操作性・使いやすさ・セキュリティ対策などの確認を行います。これらは選定の際、特に重要なポイントとなるため、しっかりとチェックしましょう。

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目的に合ったタイプを選ぶ

日報アプリにはさまざまなタイプがあります。それぞれ異なる概要や特徴を備えているため、内容を把握した上で自社の目的に合ったものを選ぶことが重要です。

業務・工数管理ができるタイプ

プロジェクトや工数の管理を行うために日報アプリを導入したい場合は、業務管理に特化したタイプのものがおすすめです。業務管理や工数管理ができる日報アプリでは、日報のデータから従業員の稼働状況を把握できます。

この機能により、業務にかかる作業時間や個人別の進捗状況などが可視化されます。また、アプリによってはチーム単位やプロジェクト単位での集計管理が行えるものや目標達成をサポートする機能を備えたものもあり、管理業務の効率化に役立ちます。

顧客管理ができるタイプ

日報アプリには従業員の業務報告だけでなく、顧客管理が行えるものもあります。中でも、データベース機能による顧客情報管理ができるものや、営業日報の作成に特化したものは営業職に最適です。

また、顧客管理システムと連携可能なものなら、日報作成と顧客データの蓄積を両立できます。業務報告と顧客の進捗進捗を同時に管理できるため、営業職が中心の企業におすすめです。

コミュニケーションに特化したタイプ

コミュニケーションに特化したタイプの日報アプリは、チャットやコメントなどの機能が充実しています。チャット形式でのやり取りによって、業務に関する情報共有が容易になり、進捗報告などを効率的に行えるというメリットがあります。

各日報にコメントを付与したり、チャットによる業務連絡を行ったりすることで、従業員同士のコミュニケーションが活性化する効果も得られます。また、日頃からコミュニケーションを取ることで報告・連絡・相談がスムーズになり、業務改善もしやすくなります。

作業現場からの報告に適したタイプ

作業現場からの報告が多い企業には、現場状況や現場作業の報告に特化した日報アプリが適しています。作業の報告には写真の添付が求められる場合が多いですが、報告に特化したアプリは画像のアップロードを簡単に行える機能を備えています。

また、このようなアプリは外出先での使用が想定されており、複雑な操作が不要で直感的に使用できるインターフェースのものが多いです。よって、シンプルな操作で使いやすいアプリを選びたい企業や、報告機能を重視したい企業におすすめです。

使いやすさ・操作性を確認する

日報は原則として毎日作成が必要なため、日報アプリも毎日使用することになります。したがって、日報アプリの使い勝手が悪いと、報告業務にかかる時間的なコストが増大する原因になります。

日報アプリは、サービスによって使いやすさや操作のしやすさが大きく異なります。もちろん機能性の高さも重要ですが、不要な機能を多く備えたものは操作性が低下する原因にもなるため、自社にとって必要な機能を備えたものが最適です。

仮に操作がわかりにくいアプリを導入すると、管理部門への問い合わせが増加し、業務効率を低下させてしまう場合もあります。デモ体験などを上手く活用しながら、操作がわかりやすく使い勝手の良いアプリを選び、スムーズな導入・運用を目指しましょう。

セキュリティ対策が万全か確認する

日報アプリは、従業員が社外から操作する機会も多くあります。そのため、社内で日報を作成する場合と比較して、情報漏えいのリスクは高いといえます。

日報アプリには社内のさまざまな情報が蓄積されており、企業の機密情報が外部に漏れる危険性を常に抱えています。したがって、日報アプリを選ぶ際は、アクセス制限やユーザー認証などのセキュリティ対策が万全かどうかを、十分に確認することが重要です。

また、アプリの選定と合わせて、従業員に対するセキュリティ教育の実施もリスクヘッジとして効果的です。公共Wi-fiを使用しない、外部の人間の前でアプリを閲覧しないなど、リスク軽減に向けた対策を行い、さまざまな角度からセキュリティ対策を行いましょう。

日報アプリのその他の比較ポイント

自社に合った日報アプリの導入には比較検討が不可欠です。コストと機能をはじめ、マルチデバイスへの対応やカスタマイズ性の高さなども確認しましょう。ここでは、比較する上で注目するべきポイントについて詳しく解説します。

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コストを確認する

日報アプリのほとんどは、月額制の料金形態を取り入れています。また、ユーザー数やファイルアップロード容量などに応じて金額が変化する従量課金のサービスも多いです。

他のアプリと同様に、日報アプリも機能の多さと価格が比例する傾向にあります。そのため、むやみに機能が多いものを選ぶのではなく、自社が必要とする機能を具体的に把握した上での検討が重要です。

自社の予算を事前に定めておくことで、サービスを絞り込みやすくなります。自社が求める条件に基づき、適切な費用対効果を得られると判断できる日報アプリを導入しましょう。

他システムと連携できるか

日報アプリの中には、顧客管理システム・勤怠管理システム・Googleカレンダーなどと連携が可能なものがあります。日報に関連するシステムを連携させることで、それぞれのシステムを個別に管理する手間が不要となり、管理にかかる時間を削減できます。

他システムとの連携により、日報アプリに入力したスケジュール情報をGoogleカレンダーに自動反映させたり、その日やり取りを行なった顧客との進捗状況を、顧客管理システムに反映させたりといった使い方が可能です。

また、勤怠管理システムとの連携が可能なものなら、出退勤時刻と業務内容を連動させて管理できます。このように、他システムとの連携機能によって日報作成以外の業務効率も同時に向上させる効果が見込めます。

マルチデバイスに対応しているか

営業や現場作業などで外出する従業員が多い企業には、マルチデバイスに対応できる日報アプリが適しています。外出先から日報作成を行う場合はスマホやタブレットが用いられることが多く、マルチデバイス対応であれば日報作成のために帰社する必要がなくなります。

また、近年では働き方の多様化が進んでおり、在宅勤務やテレワークにおける業務報告に日報アプリを取り入れるケースが増えています。このような場合も、マルチデバイス対応のアプリなら自宅や出先からスムーズに利用できます。

必要な機能を備えているか

日報アプリには基本的な報告機能に加え、報告へのコメント・スタンプ・アンケート、入力内容のデータベース化など、さまざまな機能を備えたものがあります。

社内におけるコミュニケーションを活発化させたいなら、報告へのコメント機能やチャット機能を備えたもの、営業支援につなげたいならデータベース化機能や顧客管理機能と連携できるものなど、用途に応じて必要な機能を備えたアプリを選びましょう。

必要な機能が備わっていないアプリを導入すると、一部の作業をメールによって行うといった対応が発生し、かえって手間がかかってしまう場合があります。したがって、必要な機能の優先順位を決め、複数のアプリを比較するのがおすすめです。

カスタマイズ性の高さはどうか

日報アプリにはテンプレート機能を有するものが多く、必要な項目が揃った統一感のある日報を作成できます。また、カスタマイズ性に優れたものはテンプレートを好みに合わせてカスタマイズでき、部署ごとに異なる形式の日報を作成することも可能です。

たとえば、営業部と管理部で同じ日報を使用するのではなく、営業部には顧客情報や進捗管理などの項目をテンプレートに追加します。このように、定型業務が多い部署とそれ以外の部署で異なる報告内容を設定できます。

その他にも、テンプレートの項目を管理者側が設定し、業務内容に応じて必要な内容を取得することも可能です。テンプレートによる日報の管理を行いたい場合は、カスタマイズ性の高さを確認するようにしましょう。

無料プラン・無料トライアルがあるか

日報アプリは、多くの従業員が毎日のように使用するツールです。そのため、導入前に実際の操作性や使いやすさを確認しておくことが推奨されます。

日報アプリのほとんどは月額課金制であり、導入前の無料トライアルや、機能・人数を制限した無料プランを設けているものも多くあります。これらを活用することで、導入後の不具合や使いにくさなどのリスクを事前に回避できます。

無駄なコストを抑えるためにも、無料プラン・無料トライアルが用意されている場合には、積極的な活用がおすすめです。

日報アプリのおすすめ2選

日報アプリの導入メリット

日報アプリは業種業態に合わせて豊富な種類が提供されており、それぞれの業務効率化に貢献します。中でも、共通して得られる導入メリットには、以下のようなものが挙げられます。

リアルタイムで迅速な業務管理が可能

日報アプリで用意されているテンプレートを活用すれば、統一化されたレイアウトで日報作成が可能であり、勤怠管理と並行してリアルタイムで迅速な業務管理が行えます。管理者や上長は日報内容を一覧で確認し、必要に応じて顧客対応などを実行します。

アプリの中には、日報の作成・提出を行う従業員が、手持ちのモバイル端末から写真や動画を参照できるアプリもあり、複数のコミュニケーションツールを併用したやり取りを軽減可能な点もメリットです。

提出された日報を知識として蓄積できる

日報アプリで作成・提出されたデータは、アプリ内にデータとして蓄積されていきます。そのため、営業活動であれば、営業の知識・ノウハウとして社内に蓄積し、後の営業力強化に役立てることが可能です。

また、データから必要な部分をピックアップしてまとめ、社内のマニュアルとして活用することもできます。通常の日報としての役割りに加え、貴重な情報源としても有効活用できることにより、品質向上や競争力強化にも寄与します。

日報アプリの導入フローと注意点

日報アプリを導入する際は、自社の課題を明確にし、自社にとって必要なタイプのものを選びましょう。それにより、導入の効果を最大限に発揮できるアプリを絞り込むことができます。

また、無料トライアル期間があるものなら実際の使用感をチェックでき、導入後のメリットや業務の流れを具体的にイメージできます。ここでは、導入における注意点を踏まえた導入フローを解説します。

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日報に関する課題を明確にする 

日報アプリを導入する際は、まず現在の日報の問題点を把握し、課題を明確化しておくことが重要です。アプリの導入によって、何について・どのように報告させたいのかを明確に定めることで、本当に必要な機能を絞り込めます。

なお、業務の内容や導入する部署ごとに異なる課題を抱えている場合も多いため、できるだけ多くの課題を解決できるアプリを選定しましょう。

自社に必要なタイプを選ぶ

日報の内容は業種や職種によって異なるため、必要な日報アプリのタイプも千差万別です。したがって、コストや導入実績だけで選ぶのではなく、最も自社業務の効率を高められるものを意識して検討しましょう。

例えば、BtoB営業の従事者が多い企業と、現場作業が中心の企業では必要なタイプが異なります。自社が必要な業務に特化したサービスのものを導入することで、導入効果を最大限に引き出せます。

無料期間で使いやすさをチェック

課題を明確化し、自社に合ったタイプのアプリを絞り込んだら、無料トライアルの期間や無料プランの有無についても確認しましょう。

日報アプリは、報告者側・管理者側の双方にとって使いやすいものを選ぶ必要があります。そのため、実際に両方の視点からアプリの操作を行い、画面の見やすさや入力のしやすさなどをチェックすることが望ましいです。

ルールを決めてアプリの使用を根付かせる 

導入するアプリが決まったら、使用に関するルールを制定し、社内に定着するよう根気よく利用を促しましょう。ルールがないまま導入すると、日報を提出するタイミングが統一されないなどの要因から、導入目的が果たせない可能性があります。

また、日報アプリはコア業務を直接的に支援するものではないため、導入するだけでは形骸化しやすいです。よって、なぜ日報アプリを導入するのかなど、利用後のメリットに関する説明を十分に行い、アプリの使用が浸透するまで徹底してサポートを行いましょう。

まとめ

日報アプリは、手書きやメールによる日報作成に代わり、日報作成を効率化させてくれるツールです。日報アプリにはさまざまなタイプがあり、業種や職種に合わせて自社に適したものを選ぶのがおすすめです。

日報アプリには、コミュニケーションに特化したものや顧客管理ができるものに加え、工数管理や現場報告に特化したものなど多くの種類があります。また、従業員が日常的に使用するため、インターフェースの使いやすさやセキュリティ対策も重要なポイントです。

企業ごとに適したアプリのタイプは異なるため、自社にとって必要な機能を備えたタイプのアプリを選ぶのが大切です。本記事で紹介した選び方のポイントを押さえて検討を行い、自社に合った日報アプリの導入につなげましょう。