【2024年最新】プロジェクト管理ツールおすすめ12選｜選び方を徹底解説

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトのスケジュール管理やタスクの進捗管理など、プロジェクトの運営を支援してくれるツールです。本記事では、おすすめのプロジェクト管理ツールを紹介し、自社に適したツールの選び方と導入における注意点を詳しく解説しています。

目次

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1. プロジェクト管理ツールとは
2. プロジェクト管理ツールは提供形態・機能・操作性で選ぶ
3. プロジェクト管理ツール選びに重要な3つのポイント
4. プロジェクト管理ツール選びのその他の比較ポイント
5. おすすめのプロジェクト管理ツール12選
6. プロジェクト管理ツール導入の仕方と注意点
7. まとめ

プロジェクト管理ツールとは

従来のプロジェクト管理は、チャットツールやExcelを利用したアナログな手法で行うのが一般的でしたが、案件管理・進捗管理・スケジュール管理など管理すべき内容が多く、従来の管理方法には限界がありました。

また、近年はプロジェクトの複数化などにより、手動でのプロジェクト管理はさらに難しくなっています。そこで注目されているのが、プロジェクト管理を効率的に行える「プロジェクト管理ツール」です。

手動で行っていた上記のような業務をシステム上で一元管理できる点が特徴的で、導入によって業務の効率化が見込めます。

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プロジェクト管理ツールは提供形態・機能・操作性で選ぶ

プロジェクト管理ツールにはさまざまな製品があり、それぞれ搭載している機能や強みが異なります。その中から自社に適したツールを選定するには、当然ながら自社の状況や解決したい課題、達成すべき目標に役立つような製品を選ばなくてはなりません。

選定基準は企業によって異なりますが、一般的には提供形態・実装機能の種類・従業員の使いやすさが重要な選定ポイントとなります。併せて、対応言語・セキュリティ体制・サポート体制・無料トライアルの有無をチェックするのもおすすめです。各ポイントの考え方について、次章から解説していきます。

【重要な3つのポイント】

1. 提供形態を確認
2. 自社に必要な機能が揃っているか
3. 従業員が使いやすいか

⇒【重要な3つのポイント詳細】へジャンプ

【その他の比較ポイント】

1. 対応言語を確認
2. セキュリティ対策は万全か
3. サポート体制は充実しているか
4. 無料トライアルがあるか

⇒【その他の比較ポイント詳細】へジャンプ

プロジェクト管理ツール選びに重要な3つのポイント

提供形態・実装機能の種類・従業員の使いやすさの3つのポイントは、プロジェクト管理ツールの選定において重要なポイントです。自社に適したツールを選定するためにも、各ポイントの重要性や考え方を理解しておきましょう。

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提供形態を確認

プロジェクト管理ツールの提供形態はクラウド型とオンプレミス型の2種に大別できます。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社に適した提供形態を選択しましょう。

1. クラウド型：インターネット経由でサーバ－・システムを利用する
2. オンプレミス型：組織内に設置したサーバー・システムを利用する

クラウド型

クラウド型は、ベンダーがインターネット上に設置したサーバーやシステムにアクセスして利用するという提供形態です。クラウド型のメリットとデメリットには次のようなものがあります。

【メリット】

1. 自社でのサーバーの設置・システムの構築が不要
2. 自社での環境整備が不要なため、導入費用が比較的安い
3. 契約後は短期間で利用できるツールが多い
4. 原則として自社でのセキュリティ対策やシステムアップデートが不要
5. 社外からのアクセスも容易（マルチデバイス対応のツールに限る）
6. 他システムとの互換性・連携性が比較的高い

【デメリット】

1. インターネット環境がなければ利用できない
2. 通信障害やシステム障害の影響を受けやすい
3. 自社に合わせたカスタマイズはしづらい
4. セキュリティ精度はベンダーに左右される
5. システム利用料金が継続的に発生する

クラウド型は、導入・運用・保守のコストが小さい点がメリットです。基本的にインターネット環境があれば社外からでも利用できるため、リモートワークや在宅勤務の推進にも役立ちます。

ただし、利用料を支払うことでベンダーが用意したシステムやサーバーを使用する権利を得るようなツールのため、自社にあわせたシステムのカスタマイズやセキュリティ対策は難しいです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内にサーバーやシステムを構築して利用する提供形態です。ネットワークも自社内で用意したものを利用し、運用や保守も社内の担当者が行います。オンプレミス型には、以下のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

1. 自社でシステムを構築するため柔軟なカスタマイズが可能
2. オフラインでも利用できる
3. 閉鎖ネットワークを利用するためセキュリティリスクが比較的低い
4. システムの利用料（ランニングコスト）はかからない

【デメリット】

1. 導入コスト（環境整備費・人件費・時間・手間）が莫大になりやすい
2. システムの改修やアップデートは自社で行う必要がある
3. インターネットを経由しないため、社外メンバーや取引先とのやりとりがしにくい

オンプレミス型は、通信環境に左右されずに利用できます。また、自社に適したシステムを構築しやすい上に、インターネットに接続しないことから、クラウド型よりもサイバー攻撃や情報漏えいといったリスクが低いです。

ただし、システムの改修やアップデートは自社内で対応しなければならず、専門的な知識やスキルを持った人材の確保が必須です。

自社に必要な機能が揃っているか

プロジェクト管理ツールは、自社が必要とする機能が揃っているか必ず確認しましょう。自社の課プロジェクト管理において解決したい課題・達成したい目標を明確にすることで、それらの実現に必要な機能が明らかになります。

どのような機能を必要としているかは企業によって異なりますが、次のような機能は汎用性が高く、多くの企業で重宝されます。

ガントチャート機能

ガントチャートは、全てのタスクと期日や進行状況を一目で把握できる「段取り表」のことで、ガントチャート機能はこの段取り表の作成などを支援します。

ガントチャートはいつ・誰が・何のタスクを・どのような方法で・いつまでに行うべきかを詳細に管理できるため、プロジェクトの進行予定や進捗状況を組織全体で把握できます。また、期日が迫っているタスクも一目で分かるため、業務の効率化にもつながります。

一般的に、タスクが細分化されていたり複数のプロジェクトが同時進行していたりする場合は、誰がどのタスクを行っているのか把握しづらいですが、ガントチャート機能を用いることで各人のタスク状況を分かりやすく整理できます。

カレンダー機能

カレンダー機能とは、タスクをスケジュールのように日程で管理できる機能です。個別のタスクやクライアントへの納期期限も一目で把握でき、プロジェクト全体の進行予定や進捗状況の管理に役立ちます。

また、予定変更などの情報もリアルタイムで共有できるため、メンバーが多くてスケジュールの変更などの連絡が行き届きにくい場合でも、カレンダー機能を使えば各自でスケジュール管理がしやすくなります。

レポート機能

レポート機能は、各メンバーのタスクの達成状況などを管理者に報告する機能です。メンバーやタスク別の空き工数・達成度・実績などを一目で把握でき、プロジェクト全体の達成率の把握に役立ちます。

数値の入力やプルダウンの選択でレポートを作成できるものが多く、従来のように一から手動で文書を作成する必要がないことから、レポートや報告書の作成業務を効率化したい場合などにおすすめです。

コメント・チャット機能

コメント・チャット機能は、プロジェクトメンバー同士のコミュニケーションを円滑にする機能です。メールや電話よりも手軽にコミュニケーションが取れるため、チームの団結力を強化できるだけでなく、緊密な情報共有も可能になります。

中には取引先とのやりとりや画像・音声の共有が可能なものもあり、資料の提示や共有も手軽に行えるため、さらに利便性が高いと言えます。

従業員が使いやすいか

プロジェクト管理ツールは、現場の従業員が使いやすいものを選びましょう。使い勝手の悪いシステムは、社内に浸透しない恐れがあります。操作方法などの教育を行うのも1つの方法ですが、そのための時間の浪費や手間は避けられません。

使いやすさの基準は人それぞれですが、例えば次のようなポイントを抑えたツールは、どのような方にでも使いやすいでしょう。

1. 画面デザインがシンプル
2. 直感的に操作できる
3. 画面の切り替えが簡単
4. 画像や音声をワンタップで送信できる
5. 入力内容の編集がしやすい

社外で活動するメンバーが多い場合は、モバイル端末に対応したツールがおすすめです。取引先との商談状況・作業現場の状況などを迅速に社内と共有できるため、円滑なプロジェクト遂行が見込めます。

プロジェクト管理ツール選びのその他の比較ポイント

プロジェクト管理ツールの選定の際は、前述の3つのポイントに加え、次のようなポイントに注目するのもおすすめです。各ポイントの考え方を解説します。

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対応言語を確認

複数言語に対応したツールであれば、プロジェクトチーム内に海外出身の従業員がいる場合でも円滑に運用できます。外国人従業員が複数人いる場合は、それぞれの母国語に対応しているツールを選ばなければならない点に注意が必要です。

また、ツール自体は複数言語に対応していてもサポートは日本語のみといったケースもあるため、外国人従業員がサポートに問い合わせる可能性がある場合はサポートの対応言語も確認しましょう。

セキュリティ対策は万全か

プロジェクト管理ツールでは、取引先情報や商談内容、場合によっては個人情報などの機密性の高い情報を扱うことから、サイバー攻撃・外部への情報漏えいといったリスクを低減するためにも、セキュリティ対策が万全なツールを選びましょう。

たとえば次のようなポイントを押さえたツールがおすすめです。

1. 通信の暗号化
2. 多要素認証（生体認証・ワンタイムパスワード・クライアント認証など）
3. アクセス権限の設定
4. アクセスログの管理
5. ファイヤーウォールの有無
6. データの自動バックアップ機能

　

特に自動バックアップ機能のあるものは、自然災害・サーバーダウン・デバイスの故障などによるデータ消失に備えられます。

サポート体制は充実しているか

ベンダーのサポートの有無も、重要な選定ポイントです。できる限り手厚いサポート体制を敷いているツールを選べば、運用開始後のトラブルもスムーズに解決できます。

操作方法の問い合わせ対応・トラブル対応などのほか、導入時の導入支援があるものがおすすめです。また、次のようなサポート範囲の確認も行いましょう。

1. サポート方法：電話・チャット・訪問
2. サポート日時：早朝・深夜・休日
3. 多言語対応：（海外製ツールの場合）日本語でのサポートが可能か

無料トライアルがあるか

プロジェクト管理ツールは、無料トライアルがあるものを選ぶのがおすすめです。本格的な導入前に機能性や操作性を確かめることで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

特に操作性は使ってみて初めて評価できる観点のため、自社にとって本当に使いやすいツールを選ぶためにも、本格導入前の試験運用は重要です。

おすすめのプロジェクト管理ツール12選

プロジェクト管理ツール導入の仕方と注意点

プロジェクト管理ツールは、ただ導入するだけではその効果を実感できない恐れがあります。円滑な導入・運用につなげるために、次のような4つのポイントを押さえて事前準備を行いましょう。

1. 導入目的の明確化

プロジェクト管理ツールは製品によって実装機能や強みが異なるため、あらかじめ導入目的を明確にしておきましょう。導入目的が曖昧なままでは、自社に必要な機能を的確に洗い出せず、自社の状況にそぐわないツールを選ぶ可能性があります。

たとえば、タスク管理の効率化を狙う場合は、ガントチャート機能やスケジュール管理機能が強化されたものが向いており、チーム内の連携を高めたい場合は、チャット機能やレポート機能を備えたものがおすすめです。

ただし、多機能なツールほど利用料金も高くなる傾向があります。機能が充実したツールはたしかに魅力的ですが、自社に不要な機能ばかりでは導入する意味がありません。

コストを無駄にしないためにも、自社が本当に必要とする機能を見極め、それらを備えたツールを選定することが大切です。

2. ツールの利用範囲とコストが適切か

プロジェクト管理ツールは、費用対効果を見極めることも大切です。費用対効果を見極めるポイントとして、ツールの利用範囲とコストのバランスは必ずチェックしましょう。

一般的にユーザー数やストレージ容量が大きいほどツールの利用料金は高額になります。自社の従業員規模やプロジェクト内容と照らし合わせて、最適なプランのものを選びましょう。

3. 従業員への周知・研修を行う

新しいツールの導入の際は、多かれ少なかれトラブルや混乱が生じます。特にITツールに不慣れな企業では、従業員が新しいツールに抵抗を覚える可能性が高いため、事前の周知や研修が重要です。

周知や研修を行うにあたって、操作方法のマニュアルの策定や利用ルールの整備を進めましょう。ITツールに不慣れな従業員が多い場合は、利用方法の研修を実施するのも良い方法です。

また、プロジェクト管理ツールの重要性や導入のメリットを組織全体で共有することで、積極的な活用を後押しできます。

4. トラブルに備えた準備をしておく

プロジェクト管理ツールを導入する際は、ツールが使用できなった場合を想定した準備をしておきましょう。プロジェクト管理ツールに限らずですが、ツールやシステム側のトラブルによって一時的にツールを使用できなくなる可能性があります。

深刻なトラブルだった場合、数日間ツールが使用できなくなるといったケースも考えられるため、作成したガントチャートをツール以外のファイルに書き出しておくなどの対策が必要です。

ツールへの依存度が高いと、何らかの理由でツールが使用できなくなった際にプロジェクトの進行にも影響が出てしまうことから、ツールが利用できない場合のプロジェクト管理方法についても定めておきましょう。

まとめ

プロジェクト管理ツールはタスク管理・スケジュール管理・進捗管理などのプロジェクト管理を効率的に行うためのツールです。導入により、業務の効率化などのメリットを期待できます。

プロジェクト管理ツールの選定の際は、提供形態（クラウド型orオンプレミス型）・使いやすさ・機能性の3つを重視しましょう。機能については、ガントチャート機能・カレンダー機能・レポート機能などを備えたものがおすすめです。

併せて、対応言語・サポート体制・セキュリティ対策の充実度や無料トライアルの有無もチェックしましょう。必要とする機能は企業によって異なるため、まずは導入目的を明確化し、それらに適したツールを選定することが大切です。

自社に適したツールを選定することで、プロジェクト管理がより効率的になります。円滑なプロジェクトの遂行、ひいては成果・売上の向上を目指しましょう。