おすすめの店舗管理システム5選｜選び方や導入時の注意点を解説

店舗管理システムとは、仕入れ・在庫・売上・従業員の勤怠情報などを一元管理できるシステムのことです。店舗管理システムはカバーする範囲が広いため、自社に適したシステム選びが重要です。本記事では、おすすめの店舗管理システムと選び方・注意点などを解説します。

目次

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1. 店舗管理システムで店舗運営に必要な情報を一元管理
2. 店舗管理システムはタイプ・業種・連携性で選ぶ
3. 店舗管理システム選びで重要な3つのポイント
4. 店舗管理システム選びのその他の比較ポイント
5. おすすめの店舗管理システム5選
6. 店舗管理システムの導入メリット
7. 店舗管理システムの導入の仕方と注意点
8. まとめ

店舗管理システムで店舗運営に必要な情報を一元管理

店舗管理とは、店舗運営に必要なさまざまな管理業務のことです。店舗管理には、売上管理・在庫管理・予算管理をはじめ、本部との連携なども含まれ、業務内容は多岐にわたります。店舗管理を行う際は、店舗の状態を正確かつ客観的に把握することが重要です。

店舗管理システムの導入により、POSレジとの連携による売上管理や、在庫管理機能による受発注業務など、多様な業務を一元化できます。作業の自動化で人的コスト・時間的なコストを削減し、店舗運営に余裕が生まれるなどのメリットが得られます。

店舗管理の対象となる業務は幅広く、店舗の業種や規模などによって必要とされる機能も異なります。店舗管理システムを選ぶ際は、これらの条件を比較検討して選ぶことが重要です。

店舗管理システムはタイプ・業種・連携性で選ぶ

店舗管理システムを選ぶ際は、自社の業種や業態に合ったものを選ぶ必要があります。また、システムのタイプや既存システムとの連携機能を確認することで、より自社に適したシステムを絞り込めます。

次の章から、重要なポイント3つに加え、比較検討に必要となるポイントを5点取り上げて詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 店舗管理システムのタイプを確認
2. 業種・業態に合っているか
3. 既存システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 対応メディアを確認
2. モバイル対応しているか
3. 扱いやすい操作性か
4. サポート体制は充実しているか
5. セキュリティ対策は万全か

店舗管理システム選びで重要な3つのポイント

店舗管理システムの選び方はいくつも存在するため、ポイントを押さえて検討することが重要です。ここでは、特に注目すべき3つのポイントについて取り上げます。

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店舗管理システムのタイプを確認

店舗管理システムには、大きく分けて4つのタイプがあります。自社にあったものを導入するために、各対応の特徴を確認しておきましょう。それぞれが異なる強みを持っているため、特徴を十分に把握して選ぶのが大切です。

POSシステム

POSとは「Point of Sales」を略した言葉で、販売時点情報管理という意味があります。一般的に、POSシステムはPOSレジのことを指す場合が多く、レジの入力情報によって商品の販売数量・顧客情報・売上時刻・決済情報などのデータを収集できます。

POSシステムの強みは、店舗管理に必要な多くのデータを一元管理できるという点です。収集された情報は、必要に応じて売上管理や在庫管理に活用できます。また、リアルタイムで情報を取得できるため、最新情報の把握も容易です。

受発注システム

受発注システムは、商品の受注や発注の際に発生する作業を効率化してくれるツールです。システムを使わず受発注を行う場合は、電話やFAXなどの手段が一般的ですが、ミスが起こりやすいことに加え、過去の履歴を確認しにくいなどの課題がありました。

受発注システムの利用によって、人為的なミスを削減できるというメリットがあります。また、受発注業務を大幅に効率化できるため、業務時間の短縮による人件費の削減も見込めます。

過去の受発注履歴や在庫の推移などの確認により、過剰発注で発生する在庫ロスや受注ミスでの機会損失などを未然に防げます。その結果、コスト削減や利益の最大化にもつなげられます。

多店舗業務支援システム

多店舗業務支援システムは、店舗間の情報伝達をスムーズに行える機能や、本部と支店間での報告機能などを備えています。情報の一斉配信が可能なため、伝達にかかる労力を削減できます。

新商品のプロモーションに関する情報や、本部からの伝達事項などを異なる店舗へ同時に提供できることで、タイムラグの発生を防ぎ、業務における齟齬が生じにくくなります。

また、すべての店舗で仕入れやオペレーションといった情報を共有することにより、商品の品質維持にも貢献します。

店舗情報管理システム

店舗情報管理システムとは、外部のWebサイトやアプリなどに提供される自社の店舗情報を管理するシステムです。正確な情報を発信することで、来店前に店舗情報のリサーチを行う顧客の利用を促進できるというメリットがあります。

店舗情報には営業日・営業時間・所在地・連絡先などが含まれており、新しく開店した店舗の所在地や臨時休業の時期といった情報は、速やかに更新しなければなりません。

店舗数が多ければ多いほどこれらの作業にかかる負担は大きくなるため、店舗情報管理システムの利用が適しているといえます。

業種・業態に合っているか

店舗管理システムは、導入する企業の業種や業態によって必要となる機能が異なります。よって、自社の業種に応じた課題や目的を具体的に設定し、解決できる機能を備えた店舗管理システムを選びましょう。

例えば、飲食店ではPOSシステムから、顧客の来店時間・年齢・性別などの情報収集が必要です。また、多店舗業務支援システムによって商品提供にかかるオペレーションを均一化すれば、店舗ごとのコストのばらつきが減少し、正確な原価を把握しやすくなります。

アパレルをはじめとする小売店においては、売上管理や在庫管理の機能が必須です。販売情報を収集するためのPOSシステムに加え、顧客に対するプロモーションの機会も多いため、店舗情報管理システムなどの活用によって売上の向上を見込めます。

既存システムと連携できるか

店舗管理システムは多くの機能を備えていますが、1つの店舗管理システムですべての業務をカバーするのは難しいです。そこで、複数のシステムを組み合わせれば活用の幅が広がるため、既存システムとの連携が可能かどうかを確認して選びましょう。

例えば、オンラインショップを展開している企業なら、店舗管理システムと通販システムを連携させることで一元管理が可能になります。また、シフト作成システムや勤怠管理システムとの連携により、関連業務を同時に効率化できるというメリットも得られます。

店舗管理システム選びのその他の比較ポイント

店舗管理システムを選ぶ際は、各種メディアやモバイルへの対応が可能かどうかを確認しましょう。使用していく上での操作性や、サポート体制・セキュリティ対策なども大切な比較ポイントです。

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対応メディアを確認

店舗管理システムで店舗情報の管理を行いたい場合、どのメディアに対応しているかを確認することが重要です。顧客が店舗の情報を得る際は、Googleビジネスのプロフィールを閲覧する場合が多いため、Googleビジネスに対応しているものが望ましいです。

一方、Googleビジネスの情報は内容がシンプルであり、店舗数が少ない場合はシステムを利用しなくても対応できる場合があります。Facebookをはじめとするソーシャルメディアは運用が複雑なため、アピールしたいメディアに対応可能なシステムを検討しましょう。

モバイル対応しているか

パソコンだけでなく、スマホやタブレットからも店舗管理を行いたい場合は、モバイル対応の機能を備えているものを選びましょう。パソコン用のシステムでもスマホやタブレットからの閲覧が可能なものが多いですが、視認性が悪く使いづらいことが考えられます。

パソコン用とスマホ用の画面表示を切り替えられるものや、スマホの表示に適したアプリを提供しているものなら、モバイル端末からでも快適に使用できます。アプリを実際に操作してみてから、導入後の使い勝手を検討するのがおすすめです。

扱いやすい操作性か

店舗管理システムは、管理者だけでなく一般の従業員も操作する機会が多いです。特にPOSシステムや受発注に関する機能は日常業務における使用頻度が高くなるため、操作性の高さを重視して選びましょう。

従業員にとって使いやすいシステムを選ぶことで、操作に関する質問対応や操作ミスによる受発注誤りなどを防止できます。日々利用するシステムの操作性は、時間的なコストを大きく左右する要因となるため、現場の意見も取り入れながら選ぶことを推奨します

サポート体制は充実しているか

店舗管理システムにはさまざまなサポート体制があり、システムによってサポートの範囲やサポート方法が異なります。したがって、導入時をはじめ、導入後のトラブルに迅速に対応してくれるかどうかを確認しましょう。

店舗でのトラブルを迅速に解決できないと、顧客からの悪印象にも影響しかねません。また、多くの店舗では週末や連休が繁忙期に該当しますが、ベンダーによってはサポート対応にかかる営業時間を平日のみに定めている場合もあるため、注意が必要です。

セキュリティ対策は万全か

店舗管理システムには企業秘密に該当する情報が多く蓄積されるため、セキュリティ対策が万全であるかもチェックしましょう。暗号化通信に加え、2段階認証機能やIPアドレスによるアクセス制限機能を備えているものがおすすめです。

店舗管理システムにおいては、外部からの不正アクセスだけでなく、内部関係者による情報の取得にも注意が必要です。操作履歴の記録が行われるものなら、仮にトラブルが発生した際にも追跡調査が可能になります。

おすすめの店舗管理システム5選

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飲食店向け店舗管理システム1選

アパレル向け店舗管理システム1選

小売業向け店舗管理システム1選

EC向け店舗管理システム2選

店舗管理システムの導入メリット

店舗管理システムを導入することで、ECサイトを含め、さまざまな店舗運営において業務の効率化を実現できます。店舗管理システムの導入メリットとして、店舗側には以下のようなものが挙げられます。

情報発信と口コミへの対応を一元化できる

店舗管理システムの中には、WebサイトやSNSに寄せられる口コミを集約し、店舗側からの情報発信とともに一括管理できるものがあります。AIを活用した分析機能により、店舗ごとの課題を特定し、店舗運営の強化と信頼性の向上につなげることが可能です。

現代では、顧客の口コミ・評価が店舗の売上に大きく影響します。そのため、常に顧客への情報提供を行いながら、良い意見・悪い意見どちらにも誠意のある対応が求められています。店舗管理システムで効率的な顧客対応を行えば、集客力の向上を狙えるでしょう。

コミュニケーションの円滑化で共有しやすい

店舗運営・管理は1人で行うものではなく、複数人で行うことが基本です。そこで、正確かつ迅速な情報共有を定着させる必要があり、従業員同士の円滑なコミュニケーションが店舗運営の成功につながる鍵となります。

店舗管理システムを含め、さまざまなツール・システムとの連携により、顧客情報を活用したコミュニケーションの円滑化が実現します。店舗全体を把握しやすい環境を整えることで、情報共有の漏れを防ぎつつ、作業負担の軽減にも寄与します。

店舗管理システムの導入の仕方と注意点

店舗管理システムを導入する際は、まず自社の課題を明確にしてから選びましょう。その上で、適切な費用対効果であるかを確認することが重要です。店舗管理システムは従業員が操作を行うため、導入時の適切な研修が求められます。

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店舗管理の課題を明確にする

店舗管理システムを導入する際は、自社の店舗管理業務における課題を洗い出しておきましょう。課題の内容や優先順位を明確にすることで、課題解決のために必要となる機能が具体的になり、導入効果の高いシステムを選びやすくなります。

例えば、飲食店の店舗における発注業務を適正化したいなら、毎月どの程度の食材ロスが発生していて、どの程度ロスを削減したいのかを把握しなければなりません。

また、課題解決によってどのような結果につなげたいかを考え、目標を設定しておくのもおすすめです。店舗管理システムを導入する前後の業務イメージを明確にし、必要な機能を備えたものを選びましょう。

適切な費用対効果が得られるか

店舗管理システムは、店舗の規模に応じて必要な機能の数やコストが異なります。小規模店舗向けのものや大手店舗向けのものが展開されており、使用する店舗の数や規模に比例して費用も上昇するため、自社の規模にあった適切なものを選びましょう。

店舗管理システムにかかる費用は、導入時だけでなく運用中のランニングコストも考慮する必要があります。機能の追加やカスタマイズなどを行いたい場合は、それらにかかるコストも把握しておきましょう。

自社に合ったシステムの導入により、適切な費用対効果を実現できます。システムの導入や運用で発生するトータルコストに対し、導入によって見込まれる人件費などの削減コストや、売上向上などによる見込み収益を考慮して検討するのがおすすめです。

インボイス制度に対応しているか

POSシステムや受発注システムのような領収書の発行が必要な業務範囲に影響を与えるシステムを導入する場合は、インボイス制度に対応しているシステムが望ましいです。インボイス制度は税法上の制度のため、適切な対応が求められます。

なお、インボイス制度は顧客が一般の消費者や免税事業者に限られる場合は対応不要ですが、課税事業者との取引の場合は対象となります。

顧客の多くが課税対象企業の場合はインボイス制度の対応で業務負担が増えることもあるため、インボイス制度に対応しているシステムを選びましょう。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

従業員に導入研修を行う

新たなシステムの導入や既存システムからの乗り換えは、店舗で勤務する従業員に負担を与えてしまう場合があります。特に、POSシステムや受発注業務などは使用頻度が高いため、操作方法や注意点について周知を徹底しておきましょう。

システム導入時に研修を行い、システムに携わる全従業員に操作方法を共有しておくことで、操作ミスや使用中のトラブルを未然に防止できます。研修の質は今後の業務効率に関わるため、システムベンダーから提供される資料などを使って丁寧に行いましょう。

まとめ

店舗管理システムの導入により、店舗管理におけるさまざまな業務の効率化が見込めます。売上管理や顧客管理がスムーズになり、受発注業務の適正化や顧客満足度の向上なども期待できます。

店舗管理システムを選ぶ際には、POSシステム・受発注システム・多店舗業務支援システムなどの中から自社に合ったタイプのものを選びましょう。また、業種や業態との適合性や既存システムとの連携機能についても確認が必要です。

店舗管理システムは、店舗における課題解決やコスト削減に効果を発揮します。導入の際は丁寧な研修を行い、スムーズな運用を目指しましょう。