基幹システムは連携できる？外部システムとの連携方法やメリット・デメリットを解説

基幹システムと他システムやECサイトを連携することは、業務の効率化や人的ミスの防止などに繋がります。本記事では、基幹システムと外部システムを連携させる方法や連携するメリット・デメリット、連携する際に気をつけるべきポイントについて解説しています。

目次

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1. 基幹システムとは
2. 基幹システムの連携が必要な理由
3. 基幹システムの連携を行う方法
4. 基幹システムと連携できる主なシステム
5. 基幹システムを連携させるメリット
6. 基幹システムを連携させるデメリット
7. 基幹システムを連携させる際のポイント
8. まとめ
9. 経営業務をさらに効率化！関連サービスはこちら

基幹システムとは

基幹システムは、企業の業務過程を効率化するため、企業の業務内容によって選ぶべきシステムが異なります。例えば、小売業なら販売管理システム、製造業であれば製造管理システムなど、事業の中心となる業務に適したシステムを選ぶ必要があるのが特徴です。

しかし、複雑化する業務に対応していくためには、基幹システムを単体で動かすだけでなく、さまざまなシステムと連携する必要があります。本記事では、基幹システムの連携について詳しく解説していきます。

基幹システムと業務システムの違い

基幹システムは、企業の根幹業務を支えるシステムのため、経営活動に直結しています。そのため、停止すると業務全体に影響が及びます。一方、業務システムは特定業務の効率化や支援を目的として導入されるシステムで、停止しても他の業務に大きな影響はありません。

基幹システムは組織全体の効率向上や経営戦略に関わり、業務システムは特定業務の効率化を図るために活用されます。どちらのシステムも、組織の目的やニーズに合わせて適切に導入・運用することが重要です。

基幹システムとERPの違い

基幹システムとERPは、どちらも企業の業務を効率化するためのシステムですが、役割や領域が異なります。基幹システムは、特定の業務領域（財務・生産・在庫など）ごとに個別に存在し、その部門の業務を支援します。

一方、ERPは複数の業務領域を統合し、企業全体の情報を一元管理できるシステムです。効率化・最適化を図り、意思決定に活用できます。基幹システムは部門ごとに独立し、ERPは情報共有と連携を重視します。企業戦略とニーズに合わせて選択する必要があります。

基幹システムの連携が必要な理由

企業ごとに導入状況は異なりますが、基幹システムは企業において主要な業務を効率化してくれるため、多くの企業がさまざまなシステムを導入しています。

基幹システムを連携せずに使用しても業務の効率化は実現しますが、あくまでもその基幹システムが対応している範囲内のみです。そのため、営業部が保有している顧客データをマーケティング部が活用したいとなった場合に、データの共有がスムーズに行えません。

基幹システムの連携は特定の部署以外の業務効率化も期待できるため、単独での使用よりも導入効果が得やすく、連携の必要性が高いといえます。

基幹システムの連携を行う方法

基幹システムを他のシステムと連携させるには、データベース連携・ファイル連携・API連携の3種類の方法があります。ここからは、それぞれの方法の特徴について解説します。

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データベース連携

データベース連携とは、システムのデータベースにアクセスし、データベース内の複数の情報と紐づける方法です。データベースに大量のデータを格納することができるため、より多くのデータを連携できるのがメリットです。

ただし、大量のデータを扱える分、データ容量が大きくなります。また、大型コンピューターを扱うホスト系の基幹システムでは、アクセス制限が厳しいため、データ連携の利用が制限される可能性もあります。

データベース連携の際には、ネットワークを介して通信を行うため、通信の暗号化などの対策が必要です。顧客情報や自社の販売状況など、企業にとって重要な情報を扱う際は、特に情報漏えいのリスクに備えておく必要があります。

ファイル連携

ファイル連携とは、送信するシステムの情報をCSVやExcelなどのファイルでエクスポートし、そのファイルをFTPやSMBなどの通信プロトコルを利用して転送する方法です。転送するファイルを受信するシステムにインポートし、情報を連携させることができます。

ファイル連携は送信と受信を別々に行うため、一方のシステムに障害が発生しても、もう一方へのシステムの影響拡大を防ぐことができます。また、システムの改変なども必要なく、大量の情報を一括で送信することができるのがメリットです。

ただし、サーバーが増えると処理速度が遅くなる可能性があるため、リアルタイムのシステム連携には不向きです。そのため、ファイル連携は一定の間隔で連携する場合に多く使われています。

API連携

API連携とは、システムとプログラムを繋ぐインターフェースを活用し、情報の連携を行う方法です。APIとは、「Application Programming Interface」の略で、ソフトウェアやプログラム・Webサービスなどの間を繋ぐインターフェースのことを表しています。

API連携は、APIを活用してシステム同士を連携させるため、リアルタイムで情報共有やシステムの連携がしやすいのが大きなメリットです。

ファイル連携などは出力・取り込みなどに一定の時間を要するため、API連携はリアルタイムでシステム同士の機能を紐づけしたい企業におすすめです。

しかし、基幹システムは、APIの導入が難しい場合があります。理由としては、アクセスが難しいクローズシステムであり、APIが用意されていないシステムの場合、自社で開発から構築までを行わなければいけないためです。

APIの開発から構築までは、専門的な知識が必要となるため、高額な開発費がかかる場合があります。API連携は情報共有のしやすさやセキュリティ面などメリットが多い一方で、導入までのハードルが高い点がデメリットです。

基幹システムと連携できる主なシステム

近年の情報社会では、さまざまなデータを一元管理する必要があるため、基幹システムと他のシステムとの連携が重要視されています。基幹システムと連携ができる主なシステムは、ECサイト・POSレジ・クラウドシステムなどが挙げられます。

ここからは、基幹システムと以下のシステムを連携するメリットについて解説します。

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ECサイト

ECサイトとは、自社のサービスや商品を販売するWebサイトのことです。ECサイトと基幹システムを連携すると、データ登録や更新作業が効率化できます。なぜなら、連携によってECサイト側の情報を、自動で基幹システムに送れるようになるためです。

例えば、これまで手入力していた商品情報・在庫情報・顧客情報などを自動でECサイトに取り込むことができ、すべての情報を統合できます。これにより、情報の整合性を維持でき、データ紛失や情報の重複などのミスの発生を防ぐことも可能です。

また、基幹システムとECサイトを連携することによって、大量のデータをリアルタイムで管理できます。つまり、最新の情報をECサイトに反映できるため、顧客にとって最適なサービスが提供できます。

特に連携したほうがよいパターン

ECサイトの連携には様々なメリットがありますが、特に「商品の種類が多い」「在庫数が限られている」「発注の量・頻度が多い」場合は連携をおすすめします。

販売を終了した商品がいつまでもサイト上に残っていたり、1つしか在庫がない商品を同時に購入され、商品が用意できなくなるといったトラブルを防げるためです。また、連携により自動化をおこなえば発注時のミスも軽減できます。

POSレジ

POSレジとは、商品を販売したときの金銭のやり取りなどを記録・集計するレジのことをいいます。基幹システムと連携することにより、POSレジで入力されたデータは自動で基幹システムに反映できるため、データ登録や売上報告などの手間を軽減できます。

例えば、各店舗の売上状況や報告なども基幹システムによって共有できるため、各店舗の売上報告の作業などが短縮できます。二重入力などもなくなるため、入力ミスや修正の手間も削減されます。

また、POSレジのデータ収集機能と保持している基幹システムの情報を組み合わせることで、より詳しい情報を管理することができます。事業・部門・店舗ごとなど、あらゆる角度から分析が行えるため、業務改善やマーケティングに活かせるのも利点です。

クラウドシステム

クラウドシステムは、インターネット環境があれば、ブラウザ上でいつでもどこでも利用できるサービスです。基幹システムと連携することで、情報共有の手間が省ける上、各システムの情報を統合できます。

クラウド上で情報を管理するため、タイムリーな情報が反映され、入力のミスなどの修正の手間なども減ります。また、クラウド型は、サービスを提供するベンダーがバージョンアップなどのシステムメンテナンスを行ってくれるため、より手軽にできるのも特徴です。

その手軽さと連携のスピードから、クラウド型の基幹システムを導入する企業が増えています。

基幹システムを連携させるメリット

基幹システムを他のシステムと連携することで、業務の効率化や経営戦略や業務改善に活用できるのがメリットです。以下で、基幹システムを連携させるメリットについて解説します。

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業務の効率化

基幹システムの導入によって、業務の効率化が可能になります。別々のシステムを使用していると、両方にデータを情報を入力する手間がかかるため、作業負担が多くなります。

しかし、基幹システムと他システムが連携できれば、一度のデータ入力だけで情報の共有が可能になり、大幅に業務を削減できます。二重に入力する業務の手間を削減できれば、他の業務に時間を充てたり、新たな事業に取り組めたりする時間を作れます。

データ管理コストの削減

基幹システムを連携することで、データ管理コストを大幅に削減できます。先述の通り、基幹システムの連携によりデータ入力業務が飛躍的に効率化されます。

業務の効率化により、データ管理に要していた人的コストを削減できます。場合によってはデータ管理人員を減らすこともできるため、コスト削減に大きく貢献します。

経営戦略や業務改善に活用できる

基幹システムの連携によって、経営戦略や業務改善に活用できるのもメリットです。基幹システムと他システム内の情報を共有できるため、大量の情報をリアルタイムで可視化することができます。

大量の情報を素早く分析できれば、業務の改善点を洗い出したり、トラブルにも素早く対応できたりします。例えば、店舗の在庫切れが生じた際に、システム内で素早く情報を共有できれば、近くの店舗などから商品を補充することができます。

また、システム内で販売傾向などを読み取ることができるため、今後のマーケティングに活用することも可能です。

このように、基幹システムの連携によって常に最新の状況が反映できることで企業だけでなく、顧客にとってもスピーディーで高品質なサービスを提供することに繋がります。

ヒューマンエラーの削減

基幹システムと他のシステムを連携することで、ヒューマンエラーの削減にも繋がります。前述の通り、システムごとに手入力を繰り返すと、入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性が高くなります。

しかし、基幹システムを連携すると、1つのシステムに情報を入力すればデータを統合できます。これによって、データが重複したり入力ミスによってズレが生じたりすることもなくなるため、ヒューマンエラーを削減することに繋がります。

基幹システムを連携させるデメリット

基幹システムを他のシステムと連携させると、すべてのデータを受け取れない可能性やデータ反映が遅くなるなどのデメリットもあります。ここでは、基幹システムを連携させるデメリットについて解説します。

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すべてのデータを受け取れない可能性がある

基幹システムによっては、すべてのデータを受け取れない可能性があります。基幹システムは、保持できる項目や情報を照会する軸が限られる場合があるため、事前に連携するデータの件数や容量などを確認しておくことが大切です。

連携するシステムの仕様・やり取りするデータ量・データ形式などを把握し、自社の送受信するデータに合ったシステムを選定しましょう。

連携タイミングによってはデータ反映が遅くなる

基幹システムの連携タイミングによっては、データ反映が遅くなることがあります。特に、繁忙期などのデータ処理量が増える時期は、データの反映が遅くなってしまったり、リアルタイムで反映されなかったりする場合があります。

そのため、連携する基幹システムを選定する際は、耐障害性を備えたシステムであるかが重要なポイントとなります。システムの無料お試し期間などがあれば、ぜひ操作性を体験してから選定してみることをおすすめします。

基幹システムを連携させる際のポイント

基幹システムの連携をスムーズに行うためには、以下の4つのポイントに注意しましょう。以下のポイントによってトラブルを回避できたり、スムーズに業務を進めたりすることが可能になります。

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連携するデータの範囲や量・頻度を決める

基幹システムを連携する際は、連携するデータの範囲や量・頻度を決めておきましょう。1つの連携で送信するデータ容量や扱う情報の範囲を決めておくことで、自社データ送信に合ったシステムを選定できます。

例えば1つの企業でも、販売管理・在庫管理・会計管理などさまざまなデータを管理します。業務改善のためには、どの情報を基幹システムと連携させるのか、どの程度の頻度で連携が必要なのかを検討することで、自社の目的を明確に実現できます。

また、情報がリアルタイムで把握できるシステムはメリットが多い一方で、システムエラーなどが発生する可能性も高くなっています。そのため、連携の頻度は少ないシステムを選ぶなど、各企業の連携するデータや頻度に合ったシステムを選定することが大切です。

データ連携の方式が適切か確認

システムを選定する際は、データ連携の方式が適切か確認が必要です。データ連携の方法は、データベース・ファイル・API連携の主に3種類がありますが、それぞれ企業の状況や業務内容に合った連携手法を確認することが重要です。

例えば、データ連携したい企業でも「リアルタイムで連携したい」「データ量や頻度は少ない」「コストを抑えたい」など、状況や業務内容が違います。例えば、ファイル連携であれば転送に少し手間がかかりますが、コストを抑えて情報の連携が可能になります。

基幹システムの連携方法によってコストが大きく変わる場合もあるため、方式や費用についても適切であるか確認しておきましょう。

セキュリティ対策が万全か

基幹システムは、セキュリティ対策が万全かどうかも要チェックです。基幹システムと他システムのデータ連携をする際、顧客情報や販売情報などの重要な情報を取り扱うことになります。

万が一情報漏えいが起きると、会社の信用を失うことになってしまいます。ネットワークを介して情報を連携を行う際は、通信の暗号化やウイルス対策などを徹底し、セキュリティ対策を万全に備えておきましょう。

システムトラブルやエラーの対応を決めておく

基幹システムの不具合が生じた場合、責任の所在や運営方法などを決めておきましょう。基幹システムによっては、時期によってデータの反映が遅くなってしまったり、即座に情報がほしくてもリアルタイムで反映されなかったりするリスクがあります。

事前に不具合が生じた際の対応について決めておけば、トラブル時も慌てずに対応することができます。システムのサポート対応なども確認し、トラブル時も手厚くサポートできるシステムを選ぶのも1つの方法です。

まとめ

基幹システムとは、企業の業務過程を効率化するシステムです。基幹システムを他のシステムと連携させることにより、さらに業務効率化や経営戦略などに活用できます。

しかし、連携させるシステムによっては、すべてのデータを受け取れなかったり、データ反映のタイミングが遅れたりする可能性があります。そのため、自社が連携したいデータに合ったシステムを選定することが重要です。

基幹システムの他システムの連携を検討する際は、この記事を参考に利用するシステムの選定や準備を行い、業務効率化や経営戦略の活用などといったシステムのメリットを実感できる環境作りを行いましょう。

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