基幹システムのクラウド化で解決できる課題とは｜デメリットも解説

基幹システムは企業が事業活動を行う上で欠かせないものですが、既存システムの老朽化やブラックボックス化、分断化、多額なコストといった課題が指摘されています。本記事では、基幹システムのクラウド化が必要とされている理由や課題、クラウド化するデメリットを解説します。

目次

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1. コストを抑えて業務を効率化するならクラウドERPの導入がおすすめ
2. 基幹システムとは
3. 基幹システムのクラウド化で解決できる課題とは
4. 基幹システムをクラウド化するデメリット
5. 基幹システムをクラウド化して業務効率化
6. 一度データを入力すれば各部門と共有・連携ができるERPシステム
7. まとめ

コストを抑えて業務を効率化するならクラウドERPの導入がおすすめ

基幹システムは、データ管理や業務を効率化できる一方で、業務に合わせて販売管理システムや勤怠管理システムなどを導入するため、コストが気になる企業も多いと思います。

ZACは、案件ごとに販売・購買・勤怠・工数・経費を一元管理できるクラウド型ERPシステムで、保守管理コストの削減や、法改正も自動アップデートによって対応できます。一度データを入力すれば二重入力が不要なシングルインプット設計のため、ある部門でデータを入力するとそのまま他の部門でも利用でき、業務の効率化に繋がります。

また、内部統制を強化できるワークフローや、証跡を管理できる機能などもあり、IPOを目指す企業にも対応します。ZACは、導入後も業務に合わせて機能やライセンス数を拡張・縮小できるため、無駄なコストや機能の持て余しを防いで利用できます。自社内のデータを一元化して、業務の効率化を図るならZACの導入がおすすめです。

基幹システムとは

基幹システムとは、企業の基幹業務となる業務全般を支えるシステムです。会計管理・経費管理・在庫管理・生産管理・給料計算・勤怠管理など、多くの業務に関わるため、企業の根幹となるシステムとも言えます。

基幹システムを導入すると、一つひとつ手動で行ってきた入力業務がシステム間で一括で管理できるため、大幅に業務を効率化できます。しかし、業務管理システムにトラブルが発生してしまうと、業務が滞り大きな損害が出てしまうため、システム選びは非常に重要です。

また、近年は基幹システムのIT化が進んでおり、日本国内でもクラウドシステムを導入する企業が増えています。ただし、日本は他の先進国と比べてもIT化が遅れていることが大きな課題となっており、その理由にはさまざまな問題が関係しています。

基幹システムのクラウド化で解決できる課題とは

基幹システムをクラウド化すると、既存システムの老朽化の防止やブラックボックス化の防止などさまざまなメリットがあります。ここでは、基幹システムのクラウド化で解決できる課題について解説します。

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既存システムの老朽化

歴史ある企業であるほど、古くなったシステム、いわゆるレガシーシステムを使い続けており、コストをかけながらメンテナンスを繰り返し行っています。

しかし、レガシーシステムでは現代の業務に対応できない場合も多く、使い続けていると業務に弊害が出てきてしまうことが多いです。そして、既存システムの老朽化によって、セキュリティ面でも脆弱性のリスクが高くなってしまうのが、大きな課題です。

また、経済産業省が発信した「2025年の崖」も基幹システムの課題として挙げられます。2025年の崖とは、レガシーシステムを使い続ける日本企業が、他国に遅れをとってしまう危機を懸念することを表しています。

その点、基幹システムをクラウド化すると、自動でシステムがアップデートされるため、常に最新のシステムが利用できます。これにより、自社でメンテナンスやシステムを組み直す手間がかからず、業務の効率化が可能です。

参考：DXレポート～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～｜経済産業省

システムのブラックボックス化

ブラックボックス化とは、企業の限られた人員しか業務に関わっておらず、担当者不在になると、進行中の業務内容が分からなくなって属人化してしまうことを指します。

過去の技術を用いたレガシーシステムでは、古いコンピューター用語が使われていることも多く、システムがブラックボックス化しがちです。そして、システムがブラックボックス化すると、トラブルが起こった時に迅速に対応できず、業務が滞ってしまいます。

また、特定の人員しか業務を理解していないことで、不正が発生する可能性もあります。しかし、基幹システムをクラウド化すると、システムを社内全体で共有できるためブラックボックス化を防げるのがメリットです。

システムの分断化

従来までは、多くの企業において、業務内容に合わせて各部門ごとに別のシステムを導入するのが一般的でした。そのため、システム同士が連携されていたとしても、別のシステムとして運用することで統括が難しく、システムが分断化されてしまうのが課題でした。

しかし、基幹システムをクラウド化すると、企業内で運用するシステムをまとめて統括できます。異なる部門のデータでも垣根を越えて共有できるため、わざわざデータを集めて分析や編集を行う必要がありません。

そして、社内でシステムを統一化することにより、社員全員が簡単にシステムにアクセスしてデータを取得できるようになります。

コストがかさむ

従来のオンプレミス型の基幹システムを運用する場合は、ハードウェアの管理や保守が必須となり、それらを行なうためには人件費や管理費が必要です。また、レガシーシステムはデータを紙に印刷する必要があり、印刷代や郵送代などのコストがかかるのも課題でした。

その点、基幹システムをクラウド化すると、初期費用と月額料金を支払うだけで経費の管理がしやすくなります。データを社内全体で共有できるため、紙に都度印刷する必要がなく、データは郵送しなくてもインターネットで送信が可能です。

さらに、クラウド型の基幹システムサービスは、ベンダーによって業務を効率化する多機能なプランが用意されています。月々に発生するランニングコストはプランによって異なるため、オンプレミス型を利用する場合においても、必要な経費と比較検討してみましょう。

社外からのアクセスができない

従来のオンプレミス型のシステムは、基本的には会社内からしかアクセスできません。出社しなければシステムが使えないため、現代社会において、テレワークなどの多様な働き方には対応できないのが課題でした。

しかし、基幹システムをクラウド化すると、インターネット環境があれば社外でもアクセスが可能です。テレワークだけでなく、営業先や出張先でも利用できるため、他の支社や営業所とも簡単にデータが共有できます。ひいては、業務の効率化にも繋がります。

BCP対策が難しい

BCP対策とは、地震や台風・洪水などのさまざまな脅威にさらされた時にも、事業を安定して行なうための対策です。特に日本は、世界的にも有数の災害大国とも言われており、十分なBCP対策が必要になります。

しかし、従来のオンプレミス型の基幹システムでは、会社の建物が水没や崩壊などが起こると、データの損失や破損することもあります。そのため、システムを復旧する際には、多大な時間や人員を有するのが課題でした。

一方で基幹システムをクラウド化すると、データはクラウド上に保存されているため、災害時でもデータを失うことはありません。会社から離れた場所でもアクセスできるため、会社の建物が使えない状態でも業務が再開できます。

基幹システムをクラウド化するデメリット

基幹システムをクラウド化すると、多くの課題解決に向けたメリットを得ることができますが、クラウド化によってデメリットが発生することもあります。基幹システムをクラウド化する際は、これらの点に考慮することが重要です。

ここでは、基幹システムをクラウド化するデメリットについて解説します。

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インターネット環境がないと利用できない

クラウド型の基幹システムは、基本的にインターネット環境が整った場所でないと利用できません。上述したように、クラウド化した基幹システムは災害時にも利用できますが、これはインターネット環境があればの話です。

つまり、災害によってインターネット環境が使えない状況に陥ると、クラウドに接続できなくなり、同時に業務を行うこともできなくなってしまいます。災害時以外にもインターネット回線に障害が発生すると、業務を停止せざるを得ません。

そのため、インターネット環境によって業務が停滞することに備えて、オフラインでも業務を遂行できるような対策を行っておくことが大切です。

ランニングコストが負担になる場合がある

クラウド型の基幹システムは、一般的に月額費用や年額費用といったランニングコストが発生し続けます。オンプレミス型の場合、導入費用が高額になりやすいですが、一方でシステムは買い切りの場合が多いためランニングコストを抑えられます。

しかし、多くのクラウド型基幹システムは、利用するユーザー数に応じて料金が高くなる従量課金制を採用していることが多いです。これにより、将来的に企業規模の拡大や従業員数が増加すると、ランニングコストが負担になることも考えられます。

基幹システムをクラウド化する際は、新しいシステムの導入によって発生する費用や、費用対効果を十分に比較検討することが重要です。

自由なカスタマイズが難しい

自社のサーバーで構築・運用するオンプレミス型と比較すると、クラウド型は自由なカスタマイズが難しい点に注意しましょう。これは、クラウド型システムは、ベンダーが提供する機能を利用することが一般的であるためです。

そのため、独自の業務内容がある場合、クラウド型の基幹システムでは対応しきれない場合があることに考慮しておきましょう。なお、クラウド型基幹システムの中には、自社のニーズに合わせてカスタマイズを施せるプランを提供するベンダーもあります。

その場合、自社の業務状況や希望する機能に応じて、見積もりが行われるため導入・運用コストが高額になる可能性もあります。したがって、基幹システムをクラウド化する際は、事前に要件をまとめておいて、自社のニーズに適しているかを見極めましょう。

基幹システムをクラウド化して業務効率化

基幹システムをクラウド化することで、さまざまな課題を解決できます。さらに、自社でシステムの更新やメンテナンスを行なう必要がないため、人件費や管理費が軽減でき、従来のオンプレミス型のシステムより低コストで運用できます。

また、インターネット環境があればどこでもアクセスができるため、テレワークや出張先でも業務が可能です。台風や地震などの災害時にもデータを失うことなくシステムを利用でき、BCP対策にも役立ちます。

クラウド型の基幹システムは、社内全体でデータを共有でき、システムの分断化やブラックボックス化を防止できるのもメリットです。このように、基幹システムをクラウド化すると、大幅な業務の効率化を図れます。

一度データを入力すれば各部門と共有・連携ができるERPシステム

まとめ

基幹システムとは、会社のさまざまな管理システムを統括するシステムです。会計管理・経費管理・販売管理・勤怠管理など、業務において重要なシステム全般を集約しているため、企業にとって欠かせないシステムです。

しかし、従来のオンプレミス型の基幹システムは、システムの老朽化で現代の業務に対応できないことが多く、システムのブラックボックス化や分断化などの課題を抱えていました。

また、自社で運用するにはコストがかさむことや、社外からのアクセスができないことなどの問題点も挙げられます。基幹システムをクラウド化することで、未来におけるさまざまな課題を解決できるため、2025年の崖問題に直面する前に導入を検討してみましょう。