失敗しない基幹システム刷新の進め方｜目的や必要性・課題を解説

基幹システムの刷新は、業務の効率化や生産性の向上のために行うものであり、基幹システム刷新によって最新の技術やシステムに対応することができます。本記事では、基幹システムを刷新する必要性と目的、刷新のタイミングと進め方などを解説します。旧システムや刷新にあたっての課題も紹介するので是非参考にしてください。

目次

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1. 費用や業務の効率化を重視するならクラウド型ERPの導入がおすすめ
2. 基幹システムとは
3. レガシーシステム（旧来型）が抱える課題
4. 基幹システム刷新の必要性
5. 基幹システム刷新がおすすめな理由
6. 基幹システムを刷新しないことで起こる弊害
7. 基幹システムを刷新するタイミング
8. 基幹システム刷新の進め方
9. 基幹システム刷新を成功させるポイント
10. 一度データを入力すれば各部門と共有・連携ができるERPシステム
11. まとめ

費用や業務の効率化を重視するならクラウド型ERPの導入がおすすめ

基幹システムは、データ管理や業務を効率化できる一方で、老朽化によるシステム停止のリスクが高い点に注意が必要です。クラウドベースのERPなら、インターネットを経由してベンダーのサーバーにアクセスするため、メンテナンス不要で自動的に最新のシステムを利用できます。

ZACは、案件ごとに販売・購買・勤怠・工数・経費を一元管理できるクラウド型ERPシステムで、保守管理コストの削減や、法改正も自動アップデートによって対応できます。一度データを入力すれば二重入力が不要なシングルインプット設計のため、ある部門でデータを入力するとそのまま他の部門でも利用でき、業務の効率化に繋がります。

ZACは、導入後も自社や業務に合わせて機能やライセンス数を拡張・縮小できるため、無駄なコストの発生や機能の持て余しを防いで利用できます。自社内のデータを一元化して、業務の効率化を図るならZACの導入がおすすめです。

基幹システムとは

基幹システムは「基幹系システム」とも呼ばれ、企業経営に欠かせない業務を一元管理し、標準化・効率化するためのシステムです。基幹システムには、生産管理・販売管理・在庫管理・人事給与・財務会計システムなどが含まれます。

基幹システムは、企業の業務やサービスに直接関わる領域を管理しているため、万が一システムが停止すると、企業の経営活動にすぐに支障が出てしまいます。たとえば、サイバー攻撃を受けて情報漏えいが発生した場合、企業や顧客への損害は回避できません。

そのため、基幹システムは、企業の成長や時代の変化に合わせて刷新することが必要です。適切な基幹系システムを利用することで、企業は効率的に経営活動を継続し、競争力を高められます。

レガシーシステム（旧来型）が抱える課題

近年ではインターネットが普及し、従来までの人力による業務・管理だけでは対応が困難となりました。そして、アナログな業務からデジタル化が進み、業務を効率化するためのシステムがいくつも開発・提供されています。

しかし、そういったシステムに関しても年々機能性が高まることによって、レガシーシステム（旧来型）との互換性がなかったり、古いバージョンのシステムを利用し続けることによって業務効率が低下したりする事態が発生しています。

特に、基幹システムにおいては相互関係性が大切であり、システムを利用しても連携が上手く行かなければ業務が複雑化してしまう恐れが高いです。そのため、事業成長や働き方改革、市場の動きに合わせたシステムの刷新を検討する企業が増えています。

基幹システム刷新の必要性

基幹システムやERPを長年使用していると、システムのレガシー化が進みます。また、企業の成長や変化に伴い、基幹システムの機能や構成を変更する必要性も出てきます。

このような場合には、基幹システムの刷新を検討し、再構築・リプレイスを行うことが大切です。もともとERPはレガシー化しやすい性質があるため、タイミングに応じた再構築・リプレイスが求められます。

また、基幹システムの運用が部門特化型になっている場合は、データ連携がうまくいかないケースがあり、DXの実現を目指すなら基幹システムの刷新は必須です。基幹システムの再構築やリプレイスを行うことで、DXの実現に必要な基盤を整備できます。

基幹システム刷新がおすすめな理由

経済産業省によれば、既存の基幹システムを更改しないままだと、2025年以降の経済損失は年間最大12兆円にのぼる可能性があると言われています。これを回避するには、DXを推進して競争力強化を図る必要があり、そのためには基幹システム刷新が求められます。

基幹システムの刷新には多額のコストがかかるものの、企業に多くのメリットをもたらします。基幹システム刷新をおすすめする理由を、以下で解説します。

参考：DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～（サマリー）｜経済産業省

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企業のデータを一元管理できる

基幹システムを刷新することで、企業のデータが1か所に集約され、一元管理できるようになります。これにより、必要な情報をすぐに表示でき、事業の速やかな意思決定が可能になります。また、データの一元管理は業務効率化やミスの軽減にもつながります。

なお、基幹システムをクラウド化すれば、どこからでもデータへのアクセスが可能になり、自社の経営状況を即座に把握できます。拠点が複数ある場合でも、企業全体の業績確認をリアルタイムで行えるでしょう。

最新の技術やシステムに対応できる

基幹システムを刷新し、新しいハードウェア・ソフトウェアを用いて基幹システムを再構築・リプレイスすれば、最新の技術やシステムに対応できます。たとえば、IoTで収集したデータやAIが分析したデータを経営に活用できるようになります。

システムの老朽化で追加できなかった機能においても、新システムでは追加することができ、事業とシステムをより一層マッチさせることが可能です。事業の成長や変革にシステムを組み合わせられることは、基幹システムを刷新する上での大きなメリットです。

不要なコストを大幅に削減できる

老朽化したシステムの場合、業務ごとにシステムがバラバラで操作方法も複雑なケースが多いです。システムを刷新しなければ、各システムごとに運用・保守コストがかかり、複雑な操作を社員に教えるのに余計な人件費もかかるなど、不要なコストが多く発生します。

しかし、基幹システムを刷新することで、システムが一元化されて運用・保守コストを削減でき、操作が簡素化されて社員教育にかかるコストも削減することが可能です。つまり、今まで管理を怠っていた費用面に関して大幅な削減が行えて、収益の向上にも貢献します。

基幹システムを刷新しないことで起こる弊害

老朽化した基幹システムを刷新せずに利用し続けていると、企業に多くのデメリットをもたらします。以下のような弊害を放置すると、企業の生産性や信頼性の低下にも繋がりかねません。

以下では、基幹システムを刷新しないことで起こる弊害について解説します。

業務の非効率化

老朽化した基幹システムは、パフォーマンスが徐々に低下していきます。たとえば、ファイルや情報の更新や閲覧できるまでに時間がかかってしまい、業務の非効率化に繋がります。

また、古くから利用されているシステムは、新技術の導入などによってカスタマイズが繰り返されているケースが多いです。そのため、導入した当初よりもシステムが複雑化し、ブラックボックス化している恐れがあります。

これにより、基幹システムに不具合が生じても対応が難しく、そもそもシステム改修ができるエンジニアが自社にいない可能性も考えられます。不具合によって基幹システムにアクセスできなくなると、その間は業務が停滞するリスクがあります。

このように、基幹システムを刷新しないままでいると、業務の非効率化や生産性の低下の原因になります。

セキュリティリスクの増加

老朽化した基幹システムは、近いうちにベンダーからのサポートが打ち切られる可能性が高く、システムの安定した利用が難しくなります。また、このようなシステムはセキュリティの脆弱性も多く、増え続ける新種のサーバー攻撃からの防御が弱くなります。

また、古い設計のシステムに対応できるエンジニアがいない場合、セキュリティ対策を強化することも難しいでしょう。基幹システムには、社内のさまざまな情報が管理されているため、情報漏洩のリスクが高くなり、自社に大きな損失を与える可能性も高まります。

したがって、古い基幹システムを刷新せずに利用を続けている企業は、迅速な対応が求められます。

基幹システムを刷新するタイミング

基幹システムを刷新するタイミングは、いくつかあります。以下では、基幹システムを刷新するのに適したタイミングを3つ紹介します。

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事業の拡大に伴ったシステム対応

事業が拡大している中で古い基幹システムを使用し続けていると、システム実装当時と現在の業務内容の間で生じる食い違いにも対応しづらくなります。また、システムのパフォーマンス低下やセキュリティの脆弱性などに対する不安も年々増加していきます。

また、問題が発生する度にシステムを拡張しても、一時しのぎにしかならないどころか、複雑化を招く要因にもなります。無駄なコストが生じる結果にもつながるため、事業を拡大するタイミングで、基幹システムの刷新を検討しましょう。

システムのブラックボックス化

既存システムは、度重なるメンテナンスにより複雑化していくため、システムの全容を把握しているのが特定の担当者だけという事態になると、属人化のリスクが発生します。そうなると、システムのブラックボックス化は進む一方です。

ブラックボックス化とは、システムの内部構造や動作原理が不明になった状態です。システムのブラックボックス化が進めば、システムの不具合や障害が発生した際に、原因を特定・解決することが難しくなります。

また、システムの改修や拡張が困難になり、システム運用コストも増加するなど多くのデメリットが生じるため、ブラックボックス化する前にシステム刷新を検討することが重要です。

保守契約・サポートの終了

基幹システムは、導入から5年程度でハードウェア・ミドルウェア・ソフトウェアの保守契約、サポートが終了することが多いです。

保守契約・サポートが終了したまま運用し続けた場合、上述したようにサイバー攻撃や故障などのトラブル発生時にサポートが受けられず、多大な損失を生む可能性があります。

そのため、保守契約・サポートの期限を迎えるタイミングで、保守契約・サポートが切れない内に早急な刷新の検討をしておくといいでしょう。

基幹システム刷新の進め方

基幹システム刷新の進め方には、5つの手順があります。以下で解説する手順に沿って、一つひとつ着実に進めていきましょう。

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現状を把握する

基幹システムを刷新するには、現状の問題点を把握することが大切です。現状を把握せずに刷新を行うと、問題点の見逃しに気付かないままシステムを再構築してしまったり、特定の部門のみが使用していた機能を再実装してしまったりといったトラブルが起こりがちです。

現場の担当者にヒアリングを行い、現状の問題点を洗い出すことがリスク回避につながります。また、資産状況を棚卸しして、すでに存在する機能を再開発してしまうなどの無駄を省きましょう。現状把握を行う際のポイントには、以下のようなものがあります。

1. 全部署の担当者にヒアリングを行う
2. 既存のシステム資産のほかにも資産がないか、資産状況を棚卸しする
3. 複雑化・ブラックボックス化しているシステムの有無を確認する

方向性を決める

現状分析で問題点が把握できたら、次は刷新の方向性を決めます。どのような方向性でシステム刷新を行うかを決めないことには、目指すべきシステムの全体像を把握できません。

方向性が定まらず、あやふやなまま刷新を行うと自社の要望にマッチせず、時間とコストが無駄になる可能性もあるため注意が必要です。方向性を決める際は、以下の点を考慮するとスムーズです。

1. 基幹システム刷新の目的を明確にする
2. 現状の基幹システムには、どのような課題があるかを把握する
3. 将来の事業展開やビジネス環境を踏まえ、基幹システムに求める機能を検討する

ベンダーを選定する

ベンダーの選定は、基幹システム刷新を成功に導く大きな要素のため、慎重に検討しましょう。自社と同じ業界・似たような規模の企業に対する導入実績があれば、必要な機能や正確性などが把握しやすく、信頼性も高いと判断できます。

ベンダーとはシステム導入時だけでなく、保守・サポート依頼時にも関わるため、担当者がこちらの要望に親身に耳を傾けてくれるか、要望を正しく理解して適切にフィードバックしてくれるかも大切な選定ポイントです。

要件定義書を作成する

要件定義書の作成は、システム導入の目的や搭載する機能の希望など、自社の意向をベンダーに伝える際に欠かせない、基幹システムの刷新を進める上で最も重要な工程です。

たとえば、自社とベンダーの間で共通認識が共有できていないと、修正のために納期が遅れるケースもあります。要件定義書を作成する際に盛り込んでおくべきポイントには、主に以下のようなものがあります。

1. 自社が抱える課題
2. システムの導入目的
3. 実装するシステムの機能
4. システムの運用方法
5. システムの開発スケジュール
6. システムの開発予算
7. 現行サーバー・ソフトウェア等の情報

テスト実施をする

要件定義書の内容に沿って、システム設計・プログラミングが行われます。それと並行して、プログラムが正常に動作するかのテストを実施します。

後から不具合が見つかった場合、業務の停滞や修正に追加費用が発生するケースもあるため、テストは正確に行う必要があります。具体的には、インターフェースの操作のしやすさ・機能の内容・データ処理速度や正確性などについて、問題がないかを確認します。

導入後は、システムの操作性について中長期的な観点から評価を行います。問題点や改善点が見付かった際には、ベンダーと共有しながら早急に解決策を講じることが大切です。

基幹システム刷新を成功させるポイント

基幹システム刷新は、企業にとって失敗のできない大きなプロジェクトです。基幹システム刷新を成功させるポイントについて、以下で解説します。

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業務の見直しを行う

基幹システム刷新を成功させるためには、業務プロセスの見直しを行う必要があります。システム刷新の目的は、新システムの導入によって現在抱えている課題や問題を改善することです。

基幹システムは企業の業務プロセスを支える重要なシステムです。基幹システムを適切に運用するためには、現在の業務プロセスを分析し、問題点や課題を洗い出して見直しを行いながら、新システムに最適な業務プロセスを設計することが必要です。

各部署との連携を重要視する

基幹システム刷新による業務改善のためには、各部署との連携を重要視しましょう。基幹システムは、企業のさまざまな部門で使用されています。そのため、基幹システムを刷新する際には、各部門のニーズを把握し、それらを満たすシステムを導入する必要があります。

実際に業務にあたっている各部署の担当者が、どれだけ真摯にプロジェクトに向き合っているかが、基幹システム刷新の成功を左右します。通常の業務における横のつながりだけでなく、経営層から業務を行う部署まで全ての部署での連携を図りましょう。

一度データを入力すれば各部門と共有・連携ができるERPシステム

まとめ

基幹システムの刷新の目的は業務効率化・生産性の向上であり、基幹システム刷新によって最新の技術やシステムに対応することができます。システムが老朽化すると、システムのブラックボックス化が生じ、業務が複雑化するリスクが高まります。

そのため、事業の拡大や、システム保守契約が終了したタイミングで刷新を行うのがおすすめです。基幹システム刷新を成功させるには、業務プロセスの課題を見直し、各部署が連携して変革を進めることが不可欠です。

自社の発展やDX化を実現するために、本記事の基幹システム刷新の進め方などを参考に、基幹システム刷新を検討しましょう。