クラウドメールとは？メリット・デメリット、サービスの選び方を解説

クラウドメールとは、メールサーバーを社外のクラウド環境に置き、Webやアプリ上でメールの送受信を行えるメールサービスです。本記事では、クラウドメールのメリット・デメリットやWebメールとの違い、サービスの選び方を解説しています。

目次

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1. クラウドメールとは
2. クラウドメールサービスの主な機能
3. クラウドメールのメリット
4. クラウドメールのデメリット
5. クラウドメールサービスの選び方
6. まとめ

クラウドメールとは

クラウドメールとは、メールサーバーを社外のクラウド環境に置き、Webやアプリ上でメールの送受信を行えるサービスです。代表的なものだと「Gmail」や「Yahoo!メール」などがクラウドメールに属します。

従来のメールシステムは、パソコン一台ずつにソフトウェアをインストールし、サーバーに直接アクセスしてメールの送受信が行われていました。

しかし、クラウドメールはインターネット環境があれば、スマートフォンやパソコンなどの端末から手軽に利用できるのが特徴です。難しい設定やメンテナンスも必要ないため、現在急速に普及しているサービスです。

クラウドメールとWebメールの違い

クラウドメールとWebメールは、基本的には違いはありません。Webメールとは、Web上でメールの送受信などが行えるサービスを指すため、クラウドメールと同様の意味になります。

クラウドメールは、Webメールをクラウド上で利用するため、クラウドメールと呼ばれるようになったといわれています。

クラウドメールの仕組み

クラウドメールと従来のメールの大きな違いは、経由するサーバーの違いです。従来のオンプレミス型は、パソコンから直接メールサーバーへアクセスします。中継サーバー「SMTP」、受信サーバー「POP」または「IMAP」を経由し、ログイン認証が行われています。

一方で、クラウドメールは、提供元のWebサーバーを経由してログイン認証が行われるため、「SMTP」「POP」「IMAP」サーバーを経由しません。

インターネット上のWebサーバーから、必要なサーバーにアクセスできるため、ブラウザ上でメールの送受信が行える仕組みとなっています。

クラウドメールの種類

クラウドメールには、個人向けと法人向けの2種類があります。それぞれの種類によって、セキュリティ面や機能に違いがあるため、用途に合ったものを選択しましょう。

個人向けクラウドメール

個人向けのクラウドメールは、個人で利用するために作られており、機能がシンプルで使いやすいのが特徴です。

また、無料で利用できる場合が多く、メールの送受信、転送、画像や文書の添付、アドレス帳など基本的な機能に対応しています。具体的には、「Gmail」や「Yahoo!メール」「Outlook.com」などが該当します。

個人で使うには十分なサービスですが、ドメイン変更ができない、ストレージ容量が少ない、外部ツールと連携しにくいなどのデメリットもあるため、ビジネス用で使う法人向けのサービスを検討しましょう。

ドメインとは

ドメインとは一般的に、インターネット上での「住所」のようなものを指す言葉です。しかし、ドメインは単体では「住所」として機能することができません。サーバーと紐づけを行うことにより、サイトのアドレスやメールアドレスとして使用することができます。

メールアドレスのドメイン部分は、アットマーク以下の「◯◯.com」や「〇〇.ne.jp」の部分を指します。

法人向けクラウドメール

法人向けのクラウドメールは、企業向けに開発されているため、ビジネスで使いやすいのが特徴です。高度なセキュリティ対策や管理機能、大容量のストレージ、ドメイン変更、ビジネスシーンで役立つ機能が豊富なのがメリットです。

具体的には、「Google Workspace」や「Microsoft365」などが該当します。法人向けのサービスは、導入費用やランニングコストがかかるなどのデメリットもあります。しかし、ビジネスシーンで重要な情報を取り扱う際に、安全かつ効率的に利用できるのが特徴です。

クラウドメールサービスの主な機能

クラウドメールサービスは、インターネット環境があればいつでもどこでも利用できる便利なサービスですが、使ったことがない人にとっては具体的なイメージの想像がつかない方も多いでしょう。

ここからは、クラウドメールではどのようなことができるのか、セキュリティ機能などについて解説していきます。

メール検索機能

メール検索機能は、大量のメールの中から素早く目的のメールを探すことができる便利な機能です。特定のキーワードを指定して検索した場合、そのキーワードが差出人・件名・本文・添付ファイルなどに含まれているメールを絞り込んで表示できます。

例えば「会社名」などで検索した場合、会社名が入ったメールを絞り込むことができます。さらに添付ファイルの有無、受信期間など詳細な条件で絞り込むこともできるため、探したいメールが見つからない場合に活躍する機能です。

メール自動仕分け機能

メール自動仕分け機能とは、設定した条件に応じてメールの仕分けをする機能です。仕分け設定がされていない場合、すべて受信トレイに格納されるため、メールの見落としや確認漏れなどのリスクがあります。

仕分け機能を利用し、宛先や案件ごとに振り分ければ受信トレイが整理され、必要なメールが探しやすくなります。さらに優先度の高いメールにラベルを付与することで目印がつけられ、対応漏れなどを防ぐことも可能です。

カレンダー連携機能

カレンダー連携機能は、メールに届いたスケジュールをカレンダーアプリと共有する機能です。打ち合わせの時刻などがメールで届いた場合、予定の作成ボタンを押すだけで簡単にスケジュールアプリに予定を登録ができます。

そのため、自分でカレンダーアプリを開いて入力する手間がなくなり、双方の日時や時間のミスなども起きにくくなります。GmailとGoogleカレンダーの連携機能は、多くの企業でも取り入れられ、スケジュールを正確に管理するのに役立つおすすめの機能です。

ビデオ通話機能

ビデオ通話機能とは、クラウドメールのサービスからビデオ通話ができる機能です。会議などでビデオ通話が必要な際に、会議の招待リンクをメールで共有することができます。

受信者はビデオ通話のリンクをクリックするだけで、簡単に参加できるようになるためビジネスシーンで幅広く利用されています。

ただし、クラウドメールのサービスによっては、1対1のみ、グループ通話可、など利用人数に制限がある場合があるため、事前に対応人数や制限について確認しておきましょう。

セキュリティ機能

セキュリティ機能とは、メールの送受信の際に発生するリスクを減らす機能です。メールの送受信には、一方的に送られるスパムメールや、送信元を偽って情報を抜き取るフィッシングメールなども多く危険です。

企業・個人情報の漏洩、ウイルス感染などのリスクを回避するためにも、誤送信防止などの情報漏洩対策、高度な暗号化、ウイルス駆除、添付ファイルの無害化などのセキュリティ機能が充実しているサービスを選びましょう。

クラウドメールのメリット

クラウドメールシステムには、多くのメリットがあります。会社や自宅以外でもどこでもメールの確認ができ、コストや手間がかからないなどの利点があります。

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インターネット環境があればどこでも使える

クラウドメールは、インターネット環境があればどこでも使えます。従来のオンプレミス型は、メールソフトをインストールした端末のみでしか利用できないため、スマホやタブレット・ソフトをインストールしていないパソコンではメール対応ができません。

しかし、クラウドメールはインターネットが繋がる環境なら、時間や場所に問わず迅速に対応できるため、スムーズな顧客対応や業務効率化が図れます。

スマートフォン・パソコン・タブレットなどのマルチデバイスにも対応しているため、自分の利用しやすい端末を選べるのもメリットです。

メールボックスの容量が大きい

クラウドメールは、メールボックスの容量が大きいのもメリットです。従来のオンプレミス型はサーバー内にデータを保存できないという理由から、メールボックスの容量はユーザーが所持している記憶媒体に依存します。

しかし、クラウドメールは、提供元のWebメールサーバーに保存されるため、ユーザー1人あたり容量を無料で与えられます。そのため、大容量の添付ファイルなども送受信が可能です。

また、有料のクラウドメールサービスであれば、ほぼ無制限でメールボックスの容量が与えられる場合が多いです。そのため、自社の端末やサーバーのディスク容量を気にする心配が少なく、容量整理などの作業の負担がなくなります。

セキュリティ対策も行える

クラウドメールは、高度なセキュリティ対策が手軽に行えるのも魅力です。最近のクラウドメールサービスでは、メール誤送信防止対策、メールの高度暗号化、ウイルスチェックなど、高度なメールセキュリティツールがセットになっていることが多くなっています。

従来のオンプレミス型のメールソフトでは、セキュリティ機能を1つ1つ導入すべきか検討する必要がありました。セキュリティツールがセットになっていれば、このようなシステム選定の負担も少なくなります。

個人情報など情報漏洩によって、企業の存続に関わる重大問題へ発展するケースもあるため、セキュリティ対策が万全なサービスを選定しましょう。

コストや手間がかからない

クラウドメールは、自社にサーバーを置かないため、運用・管理の手間がかからないのがメリットです。従来のオンプレミス型は、サーバーやソフトの更新・拡張などを自社で行わなければならず、その度にコストがかかる場合があります。

クラウドメールは、メンテナンスや障害対応なども提供元がすべて行うため、業務の負担が軽減します。メンテナンスにかかる費用などのコストもかからず、いつでも最新のサービスが利用できるのがクラウドメールの魅力です。

クラウドメールのデメリット

以上のようにクラウドメールのシステムには多くのメリットがありますが、一方で活用の仕方やサービスによってはデメリットが発生するケースもあります。以下のような事項をチェックしてから、クラウドメールシステムの導入を検討しましょう。

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ユーザー数によって割高になる可能性がある

ユーザー数の多い企業がクラウドメールを利用すると、ランニングコストが割高になる可能性があります。多くのクラウドメールのサービスでは、ユーザー数やメールの送信数に応じて月額料金が発生する仕組みを採用しています。

初期費用はオンプレミス型よりも抑えることができますが、長期的に使用する場合にクラウドメールの方がコストがかかってしまうのがデメリットです。

ユーザー数が多い企業は月額料金をチェックし、長期的な運用を視野に入れて検討するようにしましょう。

システム障害にすぐに対応できない

クラウドメールは、システム障害にすぐ対応できないのがデメリットです。提供元が管理・運営するため、システム障害が起こっても自社ではすぐに対応できません。そのため、メールのシステムが利用できない時間が発生するリスクがあります。

そのため、システム障害にも素早く対応する安全稼働の実績のあるサービスを選びましょう。具体的には、毎月の稼働率が99.9％以上などの保証稼働率の高いものを選ぶと安心です。

カスタマイズが難しい

クラウドメールは、提供会社のサービスを利用するため、自社に合わせてのカスタマイズが難しいです。そのため、オリジナルのインターフェースの構築や機能の追加などを制限なくカスタマイズしたい場合は、オンプレミス型のメールソフトを選ぶと良いでしょう。

クラウドメールサービスの選び方

最近ではさまざまなタイプのクラウドメールシステムがあるため、どのシステムを選べば良いか分からない方も多いのではないでしょうか。ここでは、クラウドメールシステムを選ぶ際に着目したいポイントを解説します。

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自社に必要な機能が備わっているか

クラウドメールの選定には、自社に必要な機能が備わっているかをチェックしましょう。機能が多すぎると、使いにくかったり余計なコストが発生したりするリスクもあります。

また、企業の従業員が操作できないと、クラウドメールの使用が定着しない場合もあります。企業全体で取り入れる場合は、必要な機能やプラン内容を十分に検討し、できるだけ操作が簡単なものを選びましょう。

料金プランは適正か確認

クラウドメールサービスの料金プランが適正かどうかチェックしましょう。各サービスの機能やストレージ容量、ユーザー数などによって料金プランが異なります。

容量やユーザー数に対しての料金プラン、サービス内容などを各サービスを比較し、長期的に利用できるかどうかも慎重に判断する必要があります。自社の用途や課題を踏まえ、適切なクラウドメールのサービスを利用しましょう。

セキュリティ対策がしっかりしているか

クラウドメールは、セキュリティ対策がしっかりしているかが重要なポイントです。メールでは、個人情報や機密情報を扱うため、情報漏洩などのリスク防止のため十分に対策する必要があります。

具体的には、ウイルス対策、スパムフィルター、不正アクセス対策、誤送信防止機能、メール暗号化、アクセス権の設定などの機能が備わっているかチェックしましょう。

重要なメールが社外に漏れると大きなトラブルになりかねないため、セキュリティ機能の内容について理解しておくと安心です。

サポート体制は充実しているか

クラウドメールは、サポート体制が充実しているかも重要です。操作方法や運用方法やトラブルにどこまで対応してくれるのか事前に確認しておきましょう。

また、サポートの受付時間や問い合わせ先などについても、事前に確認しておくとトラブルにスムーズに対処できます。最近では、テレワークやフレックス制など働き方も多様化しているため、24時間365日サポートしてくれるサービスが安心です。

まとめ

クラウドメールは、難しい設定やメンテナンスが必要ないため、スムーズに導入できる便利なサービスです。スケジュール管理機能やビデオ通話機能など、クラウドメールならではのサービスを上手く活用すれば、更なる業務効率化に繋がります。

ただし、クラウドメールのサービスは色々な種類があるため、慎重な選定が必要です。また、企業に取り入れる場合は、社員全員が使えるよう操作が簡単なサービスや、サポートが充実してるサービスを選ぶなどの工夫が必要です。

クラウドメールのサービスの導入を検討する際は、この記事を参考に利用するサービスの選定や準備を行い、汎用性の高いクラウドメールのシステムを導入しましょう。