ERPを導入するメリット・デメリットとは？｜導入期間の目安も解説

ERPを導入することにより、リアルタイムでの情報の一元管理が可能になります。また、ERPの導入を成功させるには、導入の目的を明確にすることが重要です。本記事では、ERPの導入目的を解説し、導入のメリット・デメリットや導入の流れ、導入期間の目安を紹介します。

目次

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1. ERP導入の目的とは
2. ERP導入のメリット
3. ERP導入のデメリット
4. ERP導入時に起こりやすい失敗例
5. ERPの導入を成功させるための流れ
6. ERPの導入期間
7. ERP導入を失敗させない選び方のポイント
8. まとめ

ERP導入の目的とは

ERPとは「nterprise Resources Planning 」の略称で、企業内のモノ・ヒト・カネ・情報を一元管理して事業の合理化を図る考え方、あるいはERPを実現するためのツール・システムを指します。

ERRは、各部門ごとに運用している基幹システムを統合し、分散した情報資産の集約を目的として導入されます。企業は業務の効率化や内部統制の強化、的確な経営判断といったメリットを得ることができます。

ERPと基幹システムの違い

ERPと混同されやすい言葉に「基幹システム」がありますが、両者の役割や業務範囲には違いがあります。まず、基幹システムとは、在庫管理・販売管理・生産管理・会計管理などの企業の根幹を担う業務を管理するシステムであり、業務ごとに独立しています。

一方ERPは、企業の複数の基幹業務を統合して管理できるシステムです。イメージとしては、独立している各基幹システムを集約させて一元管理を可能にしたシステムになります。このように、ERPは基幹システムよりも、幅広い業務に対応できる性質を持っています。

ERP導入のメリット

ERPは社内の基幹システムを一元管理するためのシステムです。ERPのメリットを適切に理解し、ERPの導入について検討しましょう。

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データを一元管理できる

ERPの導入により、社内のヒト・モノ・カネ・情報などのデータを一元管理できるようになります。

従来は、営業部では営業管理システム、経理部では財務会計システムのように、部門ごとに独立したシステムやツールを導入することが一般的でした。その場合、システムによって管理するデータが異なるため、情報資源が社内のあらゆる所に分散してしまいます。

ERPは複数の基幹システムを統合する仕組みであり、導入することで、各システムのデータベースも1つに統合されることになります。これにより、各部門に分散していた情報が1つのシステムに集約されます。

情報資源を一括管理できることで、部門間の情報共有や連携がスムーズになるでしょう。

生産性が向上する

ERPの導入により定型業務などを一部自動化できるため、生産性の向上が見込めます。特に自動化に向いているのは分析・集計業務です。今まで集計・分析業務に割かれていた人手をより重要な業務に注力すれば、組織全体での生産性の向上を見込めます。

また、ERPではあらゆる情報資源を一元管理できるため、従来よりも多角的な観点からの情報分析が可能になります。新たな発見があれば、より効果的な事業戦略の立案が可能になり、ひいては生産性・売上の向上につながるでしょう。

的確な経営判断ができる

ERPは、的確な経営判断を下すうえでも欠かせないシステムです。経営活動を行う上で経営者が管理すべきデータは、営業・販売・在庫・物流・経理・財務など多岐に渡ります。

これらの情報が複数のシステムに分散している場合、データを確認するだけでも莫大な時間がかかります。一方でERPによって、各基幹システム・データベースを統合することで、情報資源の一括管理を図れます。

さらに、多くのERPにはダッシュボード機能が備わっており、各部門のデータを自動的にグラフ・表などにまとめてくれます。社内のリソースを見える化することで、自社の状況をリアルタイムで把握できるため、現実に即した的確な経営判断を下せるでしょう。

経営スピードがあがる

ERPの導入によって、社内のあらゆる情報を1つのシステムに集約できます。さらにダッシュボード機能などを使ってデータを見える化することで、経営状況のリアルタイムな把握が可能です。

例えば従来のように、各部門ごとに情報を管理している場合、必要な情報の集計だけで時間がかかるため、スピード感のある経営判断は困難でした。一方でERPでは社内の情報を一元管理でき、各部門でバラバラに入力された最新情報も一括で確認できます。

したがって、ERPを活用することで、スピーディーな経営活動が可能になるでしょう。特にIT化が進む現代はスピード感が重視されているため、競合他社に後れを取らないためにも、ERPの導入で経営のスピードアップを図ることは重要です。

セキュリティの一括管理ができる

ERPを導入することで、組織全体で一律のセキュリティ体制を築けます。部門ごとに情報が分散している場合、セキュリティ対策は各部門で行う必要があり、各部門にはその負担がかかります。部門によってセキュリティ精度にバラつきが出る点も課題でした。

対してERPでは社内の全情報を集中的に管理するため、セキュリティ対策も一括して行えます。各部門ごとにセキュリティ対策に頭を悩ませる必要がなく、業務担当者の負担を軽減できるでしょう。また、部門間でのセキュリティ精度のバラつきも抑えられます。

ERPには、個人情報や商談情報など機密性の高いデータも多数含まれるため、ERPの導入によってセキュリティ精度を高めることは重要です。例えば、通信の暗号化や認証機能、マルウェアの監視サービスを備えたものが望ましいでしょう。

業務負担が軽減する

ERPの活用によって、定型業務を中心に業務負担の軽減が図れます。部門ごとに独立してデータを管理している場合、売上データを財務会計システムに反映するには、まずデータを共有し、手動でデータを集計・転記するといった手間をかけなければなりません。

しかし、ERPを導入すれば、他部門で入力された最新データは各システムに自動で反映されます。従来のような手動での転記が不要となるため、手間が削減されるだけでなく、転記ミス・入力漏れといったヒューマンエラーの防止にもつながります。

内部統制を徹底できる

ERPは内部統制の強化にも役立ちます。情報を1つのシステムに集約することで、組織全体での情報の監視が可能になるためです。従来のように部門別に情報を管理している場合、外部への情報流出が起こっても、すぐに経営者が気づけるとは限りません。

部門内で情報流出を発見した場合も上長への報告や上層部からの指示待ち、情報漏洩が起こった場所の特定、原因の究明といった多くの工程を踏む必要があり、スピード感のある対応は困難でした。

ERPの導入により、組織全体で情報を監視する環境が整います。複数の目で監視することでトラブルの迅速な発見が可能となるほか、情報共有もすぐに行えるため組織を挙げて迅速な対応にあたれます。

また、ERPでは会計処理を始めとした各業務フローをリアルタイムで確認できる点もメリットです。誰が・いつ・どのような処理を行ったかが見える化されるため、不正な処理や誤った操作もいち早く発見できるでしょう。

ERP導入のデメリット

ERPの導入にあたっては、金銭的・時間的な面でデメリットがある点にも留意しなければなりません。メリットと次のようなデメリットを十分に比較したうえで、導入の可否を検討しましょう。

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コストがかかる

ERPの導入に際しては、導入費用や運用・保守費用などのコストがかかります。ERPにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があり、それぞれ発生する費用の比重が異なります。

オンプレミス型は、自社内でシステムやサーバの構築を行う形態で、サーバーの構築費用やソフトウェアの購入費用、データ移行費用などの導入費用がかかります。

導入費用は数百万〜数千万円に上ることもありますが、買い切り型にあたるため導入後のランニングコストは比較的低めです。ただし、運用・保守も組織内で行うため、それらにかかる人件費は避けられません。

クラウド型はベンダーが用意したシステムを利用するため、オンプレミス型と比べて導入費用はさほどかかりません。一方で継続的なランニングコストがかかるため、場合によってはオンプレミス型よりも割高になります。

データ整理が必要

ERPの導入にあたっては、データの整理が必要です。各部門でデータを管理している場合、管理方法や集計方法は部門によって異なります。ERP導入後のデータの質を均一化するためにも、導入前は一律のルールの下で整理し直さなければなりません。

また、ERPの運用開始後も、当然ながらルールに基づいた適切なデータ入力が必要です。事前にERPへの入力ルールを策定し、現場社員への周知・教育に努めましょう。

社員教育が必要

新システムの導入にあたり、操作方法や利用ルールに関して十分な社員教育が必要です。特にERPには機密性の高いデータが多数含まれることから、セキュリティ対策については全従業員が一定レベル以上の知識・スキルを有しておく必要があります。

例えば、安全性の低いサイトやアプリケーションの利用禁止といった基本的な事柄から、情報流出時の対応フローの確認など、セキュリティリスクを想定した教育・訓練を実施しましょう。

ERP導入時に起こりやすい失敗例

ERPを導入することでさまざまなメリットを得られますが、導入しても効果的に利用されないなどによって、導入に失敗するケースも多いです。ここでは、ERPの導入時に起こりやすい失敗例とその原因について解説します。

ERPが従業員に定着しない

ERPを導入しても従業員に利用されず、社内に定着しないケースは多いです。このような失敗が起こる原因として、導入目的が曖昧であることが挙げられます。ERPを導入する際に、どのように業務に活かすのかが不明確な場合、社内にシステムが定着しにくくなります。

また、ERPの導入後に無理やり業務に組み込もうとカスタマイズを繰り返すと、システムの操作性が損なわれて、従業員の積極的な利用が遠のきます。そのため、ERPを導入する際は、どのように業務に組み込んで活用するのかを明確にすることが重要です。

ERPが自社に合っていない

ERPが自社の業務や従業員のITレベルに合っていない場合、ERPの導入が失敗したと言えます。これは、ERP導入のための担当者や部署が導入をベンダーに丸投げしていることが主な原因の1つです。

ERPに限らずシステムの導入を成功させるためには、自社に適合できるかどうかが重要です。しかし、ベンダー主導で導入プロジェクトが進むと、自社でプロジェクトをコントロールできず、業務や操作性が自社に合わないリスクがあります。

また、大企業向けや中小企業向けなど企業規模に応じてさまざまな特徴を持ったERPがあるため、自社に適したツールを選ぶ必要があります。例えば、中小企業が大企業向けのERPを導入してしまうと、機能を持て余して無駄なコストが生じる恐れがあります。

そのため、ERPを選ぶ際は、まずは自社が求める機能や要件などを整理して、ベンダーとしっかり共有できる体制を整えることが大切です。

ERPの導入を成功させるための流れ

ERP導入に際しては、導入体制の整備や業務フローの見直しなど、さまざまな変更が生じます。また、適切にERPを導入できないと、上述したような失敗が起こるリスクがあります。

そのため、ERPの導入を成功させるには、次のようなポイントを押さえることが大切です。

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導入体制を整える

ERPに限らず、新システムをいきなり導入すると、当然ながら現場には混乱が生じます。現場の混乱をできる限り抑えるには、事前に導入体制を十分に整えておく必要があります。

具体的には次のようなポイントを押さえましょう。

1. プロジェクト推進チームの発足：責任の所在を明らかにする
2. ERPの導入目的の明確化：ERP導入で解決すべき課題・達成目標を明確にする
3. 導入に関するスケジュールの設定・管理：カスタマイズの有無や業務フローの見直しにかかる時間を考慮し、システム開始時期を逆算しておく
4. 各部署への周知・連携：ERP導入の意義や重要性について理解を促し、導入後の積極的な活用につなげる

ERPを選定する

ERPはさまざまなベンダーからリリースされており、製品ごとに特徴や強味が異なります。費用対効果を高めるには、当然ながら自社に適した製品を選ばなければなりません。

ERPの選定の際は、次のようなポイントに着目しましょう。

1. 自社が必要とする機能はあるか
2. 機能やシステムのカスタマイズが可能か
3. 拡張性はあるか
4. セキュリティ体制は万全か
5. ベンダーのサポートは充実しているか
6. コストと得られるメリットは釣り合っているか（費用対効果）
7. 現場社員が使いやすいか

業務の見直しを行う

ERPの導入後は、業務フローに大なり小なり変更が生じます。特に導入直後は業務フローの混乱が起こりやすいため、事前に業務の見直しを行っておきましょう。

まずは、既存業務の可視化や洗い出しが必要です。「誰が」「何の業務を」「どのようなツールで」「どう処理しているか」を具体的に洗い出し、今後も残すべきフローや反対に削減すべきフローを明確にしましょう。

既存業務の見直し後は、ERPを活用した新業務フローを確立します。現行のフローに合わせるのではなく、最も効率的に業務処理できるフローを一から組み立てる必要があります。

ERPによって自動化できる業務フローも多いため、「どの業務を」「どのように自動化すべきか」を具体的に検討しましょう。併せて、前後の業務フローとの兼ね合いも十分に確認しなければなりません。

初期設定を行う

システムの導入にあたり、次のような初期設定が必要です。

1. ユーザID・初期パスワードの設定：システムの利用時に必要
2. アクセス権限の付与：部門やユーザーごとにアクセス権限を設定
3. 不正・障害などの通知機能の設定：不正・システム障害時に自動で通知する
4. アクセスログの設定：アクセス履歴を残し、データの改ざんや消失に備える

初期設定は、システムの使いやすさを左右する重要なプロセスです。特にオンプレミス型はサーバーやネットワークの設定も組織内で行うため、内容次第では他の業務システムに影響が出る恐れがあります。影響がありそうな部門とは事前に打ち合わせをしておきましょう。

クラウド型の場合は、ベンダーが中心となって初期設定を行うのが一般的です。しかし、ベンダーは自社の状況をすべて把握しているとは限らないため、設定を任せきりにすると使い勝手の悪い設定になる恐れがあります。

クラウド型の初期設定の場合もベンダーに任せきりにせず、積極的に関与していきましょう。

社員教育を行う

ERPの積極的な活用を促すために、社員教育を行いましょう。社員教育が不十分な場合、システムが社内に浸透せず、せっかく導入したERPが形骸化する恐れがあります。積極的な活用のためには、現場にERPを導入する意義・重要性を理解してもらう必要があります。

また、ITツールに不慣れな従業員でも問題なく利用できるよう、操作方法やルールのレクチャーも行いましょう。利用方法に関するセミナー・研修の実施がおすすめです。

ERPの導入期間

ERPシステムの導入に際しては、事前の導入スケジュールの設定が重要となります。なお、ERPは提供形態によって導入期間が異なります。具体的なスケジュールの設定のためにも、各提供形態の導入期間の目安を理解しましょう。

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オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内でシステムの構築・運用を行っていく方式です。自社内でERPのサーバーの設置やソフトウェアのインストール設置などを行うため、導入時に時間・手間・お金のコストがかかります。

導入期間は一般的に1年です。クラウド型に比べて導入期間が長く、また導入にかかる手間や金銭的なコストも高額になります。導入後もシステムの保守・運用は自社で賄う必要があります。

しかしその一方で、自社の状況に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。また、基本的には閉鎖ネットワークで運用するため、サイバー攻撃や情報流出のリスクが低いといったメリットもあります。

クラウド型

クラウド型はベンダーが用意したサーバー・システムをインターネット経由で利用する方式です。自社内でのシステム構築やインフラ整備が不要なため、導入期間は比較的短めです。

クラウド型ERPの一般的な導入期間は、数か月〜半年程度です。オンプレミス型のように導入時の莫大なコストは不要であるほか、セキュリティやシステムのアップデートはベンダーに一任できるため、運用・保守の手間もさほどかかりません。

ERP導入を失敗させない選び方のポイント

ERPはただ導入するだけでは効果的な運用はできません。社内への浸透を早めて積極的な活用を促すには、導入時に次のようなポイントを押さえる必要があります。

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導入の目的を明確にする

ERPの導入を成功させるには、導入の目的を具体的に設定しましょう。ERPは製品によって特徴や強みが異なるため、目的が曖昧なままでは自社に適したシステムを選定できず、導入後の効果も実感できません。

まずは、ERPの導入によって解決したい課題や効率化したい業務フローを明確にすることが大切です。この作業により、自社が必要とする機能・システムが見えてきます。

なお、課題が複数ある場合は優先順位を決めましょう。一度にすべての課題を解決しようとすると多機能なシステムに目が行きやすくなり、導入コストがかさむ恐れがあります。加えて、多機能なシステムは操作が難しいことが多く、従業員に敬遠されやすいです。

現場や上層部の声を聞きながら、優先的に解決すべき課題を明確にし、そちらに照準を合わせたシステムを選定しましょう。

統合型かコンポーネント型か

ERPは大きく分けると、「統合型」と「コンポーネント型」の2種類があります。まず統合型は、各基幹システムの機能が網羅されており、グループウェアなどさまざまなシステムとの連携が可能なオールインワンタイプです。

豊富な機能を備えているため、企業の業務全般を一元管理できますが、その分コストが高額になるため注意しましょう。

一方でコンポーネント型は、必要な基幹システムの機能だけを組み合わせて導入できるタイプです。自社の目的に合わせて柔軟なシステム構築を行えるメリットがあります。また、後から必要に応じて機能を追加できるカスタマイズ性の自由さも魅力です。

しかし、導入効果を得るには自社のニーズを反映したシステム構築が不可欠になるため、より詳細な実態把握・課題分析が求められます。2つのタイプの違いやメリット・デメリットを考慮して、自社に適したタイプを選定しましょう。

自社の目的に合ったERPを選ぶ

ERPは自社の目的に合ったものを選びましょう。例えば、内部統制の強化を狙う場合は、暗号の通信化・二段階認証・自動バックアップ機能といったセキュリティ対策が充実したシステムの選定が望ましいです。

ERPは製品によって、機能やカバーできる業務範囲、セキュリティ性能が異なります。あらかじめ製品の特徴や強み・弱みを下調べし、自社の目的にかなう特徴・機能を備えたものを選定しましょう。

サポート体制を確認する

ERPを導入する際は、ベンダーのサポート体制についても確認しましょう。具体的には、導入支援の有無や導入後のカスタマーサポート、利用方法のサポートの有無を把握しましょう。初めてERPを導入する場合は、導入や初期設定を支援してもらえると安心できます。

併せて、サポート方法（電話・チャット・訪問）やサポート日時（対応時間・休日や夜間の対応）もチェックすることで、トラブルに対して迅速に対応してもらえるかどうかを見極められます。

まとめ

ERPは社内の基幹システムを統合し、企業の情報資産の一元管理を実現するシステムです。導入により、生産性の向上や業務の効率化、的確かつ迅速な経営判断、内部統制の強化が可能になります。一方で、データの整理や従業員への教育が必要になる点に注意しましょう。

ERPを円滑に導入するには、導入体制の準備や業務フローの見直し、適切な初期設定が必要です。また、ただ導入するだけでは社内に浸透しにくいため、あらかじめ導入目的の明確化や自社に適したツールの調査と選定、サポート体制の内容を確認しておきましょう。

ERPの導入により、企業内のモノ・ヒト・カネ・情報といったリソースを有効活用できるようになります。より無駄のない事業運営を目指す企業は、本記事の内容を参考にERPの導入を検討しましょう。