Web社内報とは？メリット・デメリット、運営のポイントを解説

Web社内報は、社内報をWeb上で展開することで、作成の効率化・リアルタイムでの情報共有が行えます。テレワークや働き方改革の影響をきっかけに、社内報をデジタル化する企業が増えています。本記事では、Web社内報のメリットやツールの選び方を解説しています。

目次

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1. 組織力を向上させるならWeb社内報がおすすめ
2. Web社内報とは
3. Web社内報と紙の社内報の違い
4. Web社内報のメリット
5. Web社内報のデメリット
6. 紙の社内報からWeb社内報に移行する際のポイント
7. Web社内報ツールの機能
8. Web社内報ツールの比較ポイント
9. Web社内報の運営のポイント
10. 組織力の向上が実現するおすすめのWeb社内報サービス
11. まとめ

組織力を向上させるならWeb社内報がおすすめ

ourlyでWeb社内報を作成することで、社内交流・コミュニケーションを活性化させて従業員満足度を高めることができます。さらに、従業員同士の関係性の構築や企業理念の浸透によって、離職防止にもつながります。

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Web社内報とは

Web社内報とは、社内報を専用ツールでWeb上に作成・閲覧できるようにしたものです。

これまで、紙媒体での発行が主流だった社内報ですが、時代と共にデジタル化へ移行する企業も増えています。

ここではまず、社内報の目的とWeb社内報が注目されている背景を解説します。また、記事の分析や双方向のコミュニケーションなど、さまざまな便利機能が搭載されたツールについても紹介します。

社内報の目的

社内報の目的としてまず挙げられるのが、情報の共有です。日常の細かい業務連絡などは、各部署を通じて担当者へ伝えられますが、経営方針や長期的なビジョンを口頭で伝えるのは困難です。そんなとき社内報を活用すれば、全社員へ平等に必要事項を伝えられます。

また、社員のスキルアップに役立つ情報を発信するなど、社員の成長もサポートできます。さらに、社内報で業績や成果、表彰などを紹介すれば、一体感を育めるとともに、社員のモチベーション維持にもつながるでしょう。

Web社内報が注目される背景

これまで社内報といえば、主に新聞・雑誌のような紙の冊子で社員に配布されてきました。しかし、働き方の多様化やテレワークが進み、紙媒体での配布が難しいケースも増えてきたことから、Web社内報が注目されるようになりました。

そもそも、社内報は社内の情報共有とコミュニケーションを図ることを目的としていることが多く、代表的なコンテンツとして、経営層からのビジョン、インタビュー、社員紹介、座談会などが取り上げられてきました。

社内報の目的はそのままに、Web社内報という新しい形で会社の軸となる経営ビジョンなどを共有して、社員同士が顔を合わせる機会が少ない中でもコミュニケーションを図る取り組みがはじまっています。

Web社内報ツールの種類

Web社内報ツールは「社内報特化タイプ」と「社内ポータルタイプ」の大きく2種類に分けられます。以下に、それぞれの特性を解説していきます。

Web社内報特化タイプ

Web社内報特化タイプのツールは、その名のとおり社内報に特化した複数の機能を持ち、「社内報だけ独立して運用したい」「他の機能を持てあます可能性がある」ときに選ばれることが多いです。

他の機能はついていない分、Web社内報としての豊富な機能が使いやすい仕様になっていて、プログラミング言語の知識がなくても簡単に作成・更新ができます。

社内報を閲覧する側も、使わない機能は削ぎ落しているため直感的な操作がしやすく、あらゆる立場・年代の社員と広くコミュニケーションを図りたいときにも効果的です。

社内ポータルタイプ

社内ポータルタイプのツールは、社内報としての豊富な機能に加えて、社内規定・社内Wiki・スケジュール機能など多彩な機能も兼ね備えているツールです。

外回りが多い社員やテレワーク中の社員がいるときなどは、Web社内報と必要な機能とが一元化された社内ポータルタイプを選ぶと、業務の最適化が図れるでしょう。

Web社内報と紙の社内報の違い

社内報担当の方の中には、Webと紙の社内報どちらがいいのか迷っている方もいるのではないでしょうか。ここからは、Web社内報と紙の社内報の比較表をもとに、それぞれの特徴を解説していきます。

	Web社内報	紙の社内報
コスト	〇	△
スピード	◎	×
共有しやすいか	◎	△
デザインの自由度	△	〇

紙は印刷・配送にかかる定期的な費用が発生するため、コスト面については、オンラインで完結できるWeb社内報のほうが抑えられるといえます。

また、紙の社内報は記事作成から印刷までにどうしてもタイムラグが発生してしまいますが、Web社内報は作成後リアルタイムに記事を届けられ、スピード面でも優れています。

共有しやすいかについては、Web社内報はデバイスがあればどこにいても閲覧でき、リアルタイム性が高い共有が可能ですが、紙の社内報は作成から印刷、配布までのステップが必要で、共有までに一定の時間がかかります。

紙の社内報はデザインの自由度が非常に高く、写真を印象的に挿入したりブランドイメージを伝えることに長けています。しかし、Web社内報でも洗練されたデザイン・テンプレートが多数あり、Webならではの動画の挿入などで補うなどで、目を惹きつける方法などもあります。

Web社内報のメリット

Web社内報ツールを導入することで多くのメリットがあります。ツール導入によって、担当社員の負担軽減や業務の効率化・コストカットが期待できます。

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リアルタイムの情報を発信できる

紙の社内報は、作成してから印刷まで少なくとも1か月はかかり、社員の手元に届く頃には記事の鮮度が落ちてしまいます。どんなに作り込まれた社内報でも、情報が古ければ見る側の興味も失せてしまうでしょう。

また、作成から配布までのタイムラグが大きいと、記事の内容に変更が生じてしまう可能性もあります。しかし、Web社内報であれば作成した後ボタンひとつで記事を届けられるため、リアルタイムで正確な情報を発信できます。

印刷・配布のコストが省ける

紙の社内報は、印刷・配送料・人件費など定期的にまとまったコストがかかることも課題点でした。社員数が多ければ多いほど費用も増えるため、大企業ではかなりの負担になる可能性があります。

一方、Web社内報は印刷や配布の必要がないので、これらのコストを大幅に抑えられます。また、Web社内報はデータで保存できるため、紙媒体のようにファイリングしたり保存場所を確保したりする必要もありません。

修正・加筆が簡単にできる

記事が完成してから修正することになったとき、紙の社内報は融通がきかないケースが多くなります。一方、Web社内報はすぐに修正・加筆して画面を差し替えることができるので、紙の再配布にかかる工数・コストも減らせます。　

ペーパーレス化に対応できる

従来の社内報は、過去の記事を見返したいときなどに、管理・保管へのコストがかかり、探すための時間も発生します。

Web社内報を取り入れることで、過去の記事がデータですぐに参照でき、記事の一元管理ができるようになるので効率化が可能です。また、ペーパーレス化が進められるので、コストカットと資源の有効活用ができます。

データの分析ができる

Web社内報では、今までの社内報ではなかったデータ分析ができるようになります。記事ごとに閲覧者数・読了率・アンケート回答などの分析結果の数値を一覧で見ることができ、より魅力的なコンテンツにするための具体的な対策もしやすくなります。

閲覧状況は、部署別・職種別などあらゆる要素からの分析ができ、どのグループにどの記事に関心や興味があるかも多彩なチャートで直感的に確認できるため、会社の現在の課題点を発見しやすくなります。

閲覧率向上が期待できる

社内報の閲覧率を上げるためには、記事を充実させることも大切ですが、マルチデバイスに対応可能なサービスを選ぶことも効果的です。

社内でPCアカウントを所持していても、外出先から会社へ戻ってからは他の業務に気を取られて、社内報を見るタイミングを逃すこともあります。

スマートフォンからも閲覧できるようにすると、外出先などでの少しの空き時間に社内報に目を通すことができます。

Webならではの機能を活用できる

これまでの社内報は、会社から社員へ情報発信することはできても、双方向のコミュニケーションを図るといった役割は持ち合わせていませんでした。

Web社内報では、今までの情報発信内容に加えてWebならではの動画も使い、社内のあらゆる職種や年代に向けて目を惹きつける魅力的なコンテンツを作ることもできるようになります。

また、リアクションやコメント機能を効果的に使うことで、社内報への参加意識を社員に持ってもらい、会社に関わることを自分ごととして捉えてもらうきっかけにもなります。

その結果、双方向のコミュニケーションが促され、会社への帰属意識を高めることも期待できます。

Web社内報のデメリット

以上のようにWeb社内報には多くのメリットがありますが、導入の仕方によってはデメリットが発生することもあります。ツール導入を検討するときは、以下のことにも注意して選ぶようにしましょう。

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閲覧するための環境整備が必要

Web社内報を導入する前には、閲覧するためのインターネット接続と、Webブラウザを用意しておくことが必要で、場合によっては、関連する電子機器の追加準備が必要になることもあります。

Web社内報で動画の挿入も予定しているのであれば、動画撮影用の機材も必要になり、一定のコストがかかる可能性があります。

外部共有が難しい

会社によってはセキュリティ対策として、Web社内報を会社のPCからのみアクセス可能にしているところもあります。そうなると、社内報で家族に見てほしい記事があるときでも社外へ持ち出せないため、共有したくても叶わなくなります。

デザインレイアウトにこだわれない可能性がある

Web社内報を作るとき、デザインやレイアウトにこだわることができるツールを選ぶと、プログラミングや高度なIT知識が必要になることがあります。

社内報担当者の知識量によっては作成に時間がかかってしまいます。しかも、自由度が高い紙ほど、レイアウトにもこだわれない可能性があります。

社内報担当者にHTMLなどの知識がなくても、用意されたテンプレートを使って簡単にきれいな社内報を作れるサービスも豊富です。しかし、デザインに強いこだわりがあると、社内報のビジュアルが少し物足りないと感じる可能性があります。

紙の社内報からWeb社内報に移行する際のポイント

紙の社内報との違いやWeb社内報ならではのメリットから、Web社内報に移行を考える方もいるでしょう。ここからは、紙の社内報からWeb社内報に移行する際のポイントを解説していきます。

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Web社内報と紙の社内報の棲み分けを検討

Web社内報を導入する企業の中には、紙の社内報と並行して運営を行う事例もあります。Web社内報は最新情報を迅速に共有できますが、社員の家族などが閲覧できない場合があります。しかし、紙の社内報なら家族に読んでもらうことも可能です。

Web社内報と紙の社内報のメリットとデメリットをよく理解し、それぞれに適した情報を振り分け、両方の媒体を並行して運営するのも一つの手段です。

Web社内報ツールの導入を検討

Web社内報の作成・運用を始める際は、自社でWeb社内報を開発するか、Web社内報ツールを導入するか選ぶことになります。Web社内報ツールとは、オンライン上で社内報の作成や更新ができ、社内報の運営を効率化できるツールです。

自社でWeb社内報を開発すると、人的リソースや手間がかかりますが、Web社内報ツールなら人的リソースを割く必要が無く、短期間で導入することができます。また、ベンダーによっては運用サポートがあるため、効果的な社内報の運営につながります。

Web社内報ツールの機能

Web社内報ツールは、オンライン上で社内報を作成できるだけではなく、複数の便利な機能も搭載しています。ここからは、Web社内報ツールの機能と期待できる効果について解説していきます。

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機能	主な内容
分析機能	・閲覧状況の分析
コメント機能	・社内報への参加意識 ・コンテンツへの評価を可視化
リアクション機能	・社内コミュニケーションの活性化
通知機能	・社内報へのアクセスを促す
プロフィール機能	・社員紹介で交流のきっかけ作り

分析機能

社内報についての多くの悩みで、「どのくらい読まれているかわからない」ということがあります。

ツールの分析機能では、閲覧状況やアクセスが多い記事・その共通点などを把握できます。また、記事のボリュームと滞在時間との関係性を見ることで人気記事の傾向もわかります。

経験や勘に頼らない客観的なデータを得られることで、閲覧率を増やすための対策を立てやすくなるでしょう。

コメント機能

分析機能では閲覧状況の把握ができますが、さらに、社員が記事にどのような感情を持ったのかを視認化したいときはコメント機能が有効です。

コメント機能では、今まで受け身だった閲覧する側からもコメントができ、双方向のコミュニケーションが可能になります。社員が参加意識を持ってもらいやすく、社内のコミュニケーションを活性化することにもつながります。

コミュニケーションの活性化が期待できる一方で、ときには予期しないコメントが寄せられる可能性もあります。ツールを運用するにあたり、ネガティブなコメントが届いた場合の対応基準を決めておく必要もあるでしょう。

リアクション機能

さらに気軽に社員が意思を伝える機能として、リアクション機能があります。リアクション機能では、SNSのように「いいね！」ボタンなどで気軽にリアクションができ、社内に親しみやすい雰囲気を作りやすくなります。

リアクション機能は、記事単位で付けるかを自由に選択できます。リアクション内容・数によって、記事に載った特定の人が傷ついたり複雑な気持ちにならないような視点を持って、機能を使い分けるのがベストです。

通知機能

Web社内報は、インターネット上の「プル型」メディアに分類され、SNSなどと同様に閲覧者が自ら情報を「見つけてもらう」タイプの情報配信ツールです。

新着記事を知らせたいときなどには、通知機能を利用して、社員が自分の意思で記事にアクセスして読んでもらうように促すことで、閲覧率アップにもつながります。

プロフィール機能

サービスによっては、プロフィール機能を持つものがあり、社員の顔写真や趣味・特技など人となりが分かることを登録しておけます。社員同士が、お互いに親しみを感じられることにつながり、業務上のコミュニケーションも取りやすくなることも期待できます。

Web社内報ツールの比較ポイント

現在は多くのWeb社内報ツールがあるため、どのツールを選べばよいか迷う方もいるでしょう。ここでは、Web社内報ツールを選ぶときにチェックしたいポイントを解説します。

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導入目的を明確にしておく

導入目的は、会社の規模や、社員の作業環境・所持するデバイス、他の機能と連動したいかどうかでも選択は変わってきます。

業界特有のスキルやノウハウを浸透させたいため社内Wikiを優先したい、社員の行動を把握する手間を減らすためスケジュール機能を充実したいなど、明確な導入目的を決めてツールを選ぶと、運用後に後悔することも防げるでしょう。

また、多機能なツールを導入しても使わない機能が多くある、または持て余すこともあります。社内報を運用する部署の人員なども考慮して、自社にとって過不足がないツールを検討していきましょう。

コストを確認

ツールを導入する際には、ほとんどのサービスで初期費用と月額費用がかかります。また、従量課金制と定額課金制のサービスがあり、検討する際には忘れずにチェックするようにしましょう。

大半のサービスでは、ユーザー課金制をとっているため、あらゆる雇用形態の社員が在籍していて人員が安定しにくいケースは、アカウントが増減してもコストへの影響が少ないプランを検討するのもひとつの方法です。

また、Web社内報ツールの中には、無料で利用できるものもあります。社内報の作成・共有のみを行いたいと考えている企業は、無料ツールの検討もおすすめです。

マルチデバイスに対応しているか

職種や勤務状況によっては、PCアカウントが個別に付与されていないこともありますが、Web社内報ツールはマルチデバイスに対応しているものも多く、PCを持つ環境になくてもスマートフォンでどこからでも気軽に社内報を閲覧できます。

また、スマートフォンでの対応可能なOSが1種類のサービスと、複数に対応しているサービスとがありますので、自社の状況に応じて選択しましょう。

セキュリティ対策がしっかりしているか

Web社内報ツールでは、会社の機密情報を多く取り扱う場合があります。情報漏えいなどのリスクを防ぐため、セキュリティ対策が充実しているサービスを選ぶようにしましょう。また、アクセス制限を設ける場合、あらかじめ閲覧できる人の範囲を決める必要もあります。

セキュリティ対策への信頼性の目安としては、ISMS認証（ISO27001）を取得しているか、SSO（シングルサインオン）対応しているかなどがあります。

SSO対応していると、現在使用している1つのアカウントでのログインが可能なため、社員それぞれが複数のアカウントを持つ必要がなく、ログイン情報の一元管理ができます。PCやスマートフォンなど、複数のデバイスで使用するときのセキュリティ対策にもなります。

使いやすい・作成しやすい操作性か

Web社内報ツールを選ぶ際に、確認しておきたいのが操作性です。サービスによって操作性が異なるので、プログラミング知識に自信がないようであれば、テンプレートなどが豊富にあるものを選ぶと編集・運営もスムーズに進むでしょう。

無料トライアルを設けているベンダーもあるため、導入前にツールの使いやすさを確認しておくのがおすすめです。

Web社内報の運営のポイント

Web社内報を運営していくには、いくつか気を付けたいことがあります。ここからは、順に運営のポイントについて解説していきます。

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更新頻度を高くする

Web社内報に載せるメインコンテンツは、経営理念やビジョン、インタビュー、社員紹介などですが、特に会社を存続する軸となる経営ビジョンは、社員に繰り返し発信して浸透させたいメッセージです。

とはいえ、読み手が堅苦しく感じる話ばかりで固めてしまうと、社員に読まれなくなってしまう恐れがあります。

そこで、Web社内報ツールを導入する企業の中には、会社に関係しながらエンターテイメント性が高いコンテンツを織り交ぜて、社員に向けて経営メッセージを繰り返し発信していく工夫をしている事例もみられます。

社員に理解や浸透してほしいことは、繰り返し発信していく必要があるため、更新頻度を高くすることで、社内報が発信するメッセージを受け取りやすくなります。

更新通知でアクセスを促す

社内報で更新があったとき、あらかじめ更新通知が表示されるように設定すると開封率を上げることに有効です。

スマートフォン利用の場合、メール通知とアプリのプッシュ通知を設定してもらうように社員へ協力をあおぐとよいでしょう。更新のお知らせを表示すると、気軽に開封することが見込まれ、開封率アップにつながります。

社員の興味を引くコンテンツ・内容にする

Web社内報ツールは、Webならではの機能を数多く搭載しています。ある企業では、動画で役員メッセージを配信しています。テキストで伝えるよりも人柄が伝わりやすく、社員もメッセージ内容を受け取りやすくなります。

また、定期的に分析機能を使って、発信内容に反映させていくことも重要です。読む側に、自分のこととして捉えられる観点で記事を作ることが大切です。

組織力の向上が実現するおすすめのWeb社内報サービス

まとめ

社内報は、経営理念の共有と社内の双方向のコミュニケーションを促すことを主な目的として作られるものです。今までは紙媒体が主流でしたが、ペーパーレス化やテレワーク浸透により、デジタル化されたWeb社内報を取り入れる企業が増えてきました。

Web社内報とは、社内報を専用ツールでWeb上に作成・閲覧できるようにしたもので、紙媒体ではできなかった記事の分析や双方向のコミュニケーションが可能になり、情報共有のリアルタイム化とコスト面の改善といった多くのメリットを持っています。

その反面、Web環境を整備しておく必要があること、社内報を社外へ持ち出し共有できない場合があること、紙媒体よりもデザインの自由が制限されるといったデメリットもあります。

ツールを導入する際は、まず導入目的を明確にしてから、コスト面の確認、料金プランの決定を行い、マルチデバイス対応とセキュリティ対策への確認も行う必要があります。

社内報の運営では、更新頻度を高くして社員へ通知を行い、社員の興味を引くコンテンツを取り入れていく工夫が必要になります。

社内報ツールを効果的に活用することで、会社の軸になる経営理念が社員へ浸透して帰属意識が高まり、ツールによって双方向や社員同士のコミュニケーションが活性化することが期待できることでしょう。