基幹システムとは？導入手順やメリットなどをわかりやすく解説

基幹システムとは、販売管理・在庫管理・会計など、企業の基幹となる業務を効率化するためのシステムのことです。基幹システムの導入は、業務の効率化や標準化に繋がります。本記事では、基幹システムのメリットや選び方、基幹システムのクラウド化などについて解説しています。

目次

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1. 基幹システムとは
2. 基幹システムの分類
3. 基幹システムを導入するメリット
4. 基幹システムを導入するデメリット
5. 基幹システムを選ぶ際のポイント
6. 基幹システムを導入する流れ
7. 基幹システムのクラウド化に注目が集まっている理由
8. 基幹システムのクラウド化にはERP導入がおすすめ
9. まとめ

基幹システムとは

基幹システムの読み方は「きかんシステム」で、主に「販売管理」「在庫管理」「会計」などの業務を効率化し、円滑な業務運営を支えます。わかりやすく言うと、企業の根幹となる業務を管理するシステムです。

商品の受発注から在庫管理、顧客の支払い処理までを統合的に管理し、情報の一元化とプロセスの最適化を図ります。基幹システムは企業の要となるため、システムの安定性やセキュリティの確保が重要であり、適切な選定と運用が求められます。

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基幹システムと業務システムの違い

基幹システムは企業の根幹業務を支えるシステムのため、経営活動に直結しており、停止すると業務全体に影響が及びます。一方、業務システムは特定業務の効率化や支援を目的として導入されるシステムで、停止しても他の業務に大きな影響はありません。

基幹システムは組織全体の効率向上や経営戦略に関わり、業務システムは特定業務の効率化を図るために活用されます。どちらのシステムも組織の目的やニーズに合わせて適切に導入・運用することが重要です。

基幹システムとERPの違い

基幹システムとERPは、どちらも企業の業務を効率化するためのシステムですが、役割や領域が異なります。基幹システムは特定の業務領域（財務・生産・在庫など）ごとに個別に存在し、その部門の業務を支援します。

一方、ERPは複数の業務領域を統合し、企業全体の情報を一元管理して効率化・最適化を図り、意思決定に活用できます。基幹システムは部門ごとに独立し、ERPは情報共有と連携を重視します。選択は企業戦略とニーズに合わせて行う必要があります。

基幹システムは中小企業でも導入できる

基幹システムは大手企業が導入しているイメージがありますが、中小企業でも導入しているところはあります。近年ではクラウド型の基幹システムが増えており、コスト面や導入のしやすさの観点から、中小企業での導入も進んでいます。

また、個人事業主で小規模の場合は基幹システムの扱いが難しいため、タブレットなどで管理するPOSシステムの方が利便性がいい場合もあります。

企業の規模やどういった機能を扱いたいかによって、基幹システムを導入するべきかを検討しましょう。その他の基幹システムを選ぶ際のポイントは、後述して詳しく紹介します。

基幹システムの分類

基幹システムは、企業の中核業務を支えるためのシステムで、その種類は業務によって分類されます。ここでは、基幹システムの分類として、以下の6つの種類について解説します。企業の規模や業界に応じて、適切な基幹システムを選択・導入することが重要です。

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生産管理システム

生産管理システムは、主に製造業における生産プロセスを効率化し最適化するシステムです。生産計画の策定から資材調達・製造・品質管理・出荷までの全工程を統合的に管理します。

生産計画の最適化や資材の適切な配分、作業者の調整などにより、生産遅延や在庫過剰を抑え、顧客満足度を高める役割を果たします。生産管理システムは、製造業における競争力向上と効率化を実現するための重要なツールとなっています。

販売管理システム

ECサイトや実店舗などの販売業で使用されているのは、販売管理システムです。売上や在庫、物流などの販売に関する情報を効率的に管理し、業務プロセスを最適化します。

どの商品がどれだけ売れたか、在庫の状況はどうか、売上と利益の関係などの情報をリアルタイムで把握でき、経営戦略や在庫調整に活用できます。

また、顧客情報や購買履歴の管理も行え、顧客対応の向上やマーケティング活動に役立ちます。販売管理システムは販売業の競争力を高め、効率的な運営と顧客満足度向上を実現します。

購買管理システム

購買管理システムは、小売業・卸売業・製造業などで利用される基幹システムです。注文書の作成・出力や支払管理など、購買に関わる業務プロセスを効率的にシステム化します。

業務の効率化やワークフローの最適化が実現し、誤りの減少やタイムリーな支払い処理が可能となります。また、在庫の管理や発注の自動化、納品の追跡など、効果的な購買戦略の策定を支援します。

正確なデータ共有や分析を通じて、コスト削減やスムーズな調達プロセスの実現が期待できるシステムです。

在庫管理システム

在庫管理システムの導入により、企業が保有する商品や資材の在庫を効率的に管理することができます。完成品から原材料までの在庫を一元的に管理し、入出庫や在庫移動の記録、在庫の数量や状態の把握を支援します。

商品の仕入れや販売予測に基づいて的確な発注を行い、過剰在庫や欠品を最小限に抑えます。また、在庫のロケーション管理や品目別の消耗推移の分析も行え、適切な在庫レベルを維持することができます。

会計管理システム

会計管理システムは、企業の会計業務を効率化するためのシステムです。伝票作成・帳簿への転記・試算表の作成などの作業を自動化し、データの一元化を実現します。これにより、会計業務の効率が向上し、正確な財務情報の提供や決算書の作成がスムーズに行えます。

また、経営分析や税務申告などにも活用され、経営者や担当者がリアルタイムな情報に基づいた意思決定を行える支援をします。会計管理システムの導入によって、効率性と正確性を両立させることが可能です。

人事給与システム

人事給与システムは、企業が従業員の情報や給与に関するデータを効率的に管理します。従業員の採用情報や勤怠記録・給与計算・年次休暇などの情報を一元化し、正確かつ効率的な人事給与業務を支援します。

システムの導入により、煩雑な手作業やエラーが削減され、正確な給与計算やスムーズな給与支払いが可能になります。また、データ分析による人材戦略の最適化や、労働法規の適切な遵守もサポートします。

基幹システムを導入するメリット

基幹システムの導入には、多くのメリットがあります。基幹システムは企業の重要な業務を支えるものであり、競争力を強化し、持続可能な成長を促進するために有用なツールです。ここでは、基幹システムを導入するメリットについて解説します。

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業務の効率化

基幹システムは複数の業務を統合し、データを一元管理できるため、情報の重複入力や手作業が削減され、業務の迅速かつ正確な処理が可能となります。また、自動化されたプロセスにより、業務のスピードが向上し、ヒューマンエラーが減少します。

業務の効率化により、従業員は本来のコア業務に集中でき、生産性が向上します。基幹システムは、時間とコストの節約、生産性向上が図られ、競争力の強化と経営効果の最大化が期待できます。

業務の属人化防止

従来、経理業務などでは、特定の人物に業務が依存する「属人化」が課題とされていました。しかし、基幹システムを導入することで業務プロセスが明確化され、情報が共有されます。

情報や手順がシステム上で共有されるため、個人の専門知識に依存することなく、誰でも同じ基準で業務を遂行できます。基幹システムは、属人化による業務依存リスクを低下させ、人事変動や退職による影響を軽減できます。

経営状況の可視化

組織内データを統合し、リアルタイムで情報を提供するため、経営者は即座に企業の経営状況を確認することができます。また、データの一元化により、部門ごとの業績や財務情報を容易に比較・分析でき、問題やトレンドの把握がしやすくなります。

経営者はスピーディーな意思決定が可能となり、将来の戦略策定において、より的確な判断が行え、競争力が強化されます。

情報共有コストの削減

従来の手動の情報共有では、情報を収集・整理するために多くの時間と手間がかかり、誤った情報や重複が生じる可能性がありました。しかし、基幹システムは組織内のデータを自動的に集約・統合し、関係者が必要な情報に迅速にアクセスすることができます。

これにより、情報の収集・共有にかかるコストと時間が削減され、誤解や情報の不一致が減少します。さらに、リアルタイムでのデータ更新とアクセスが可能なため、迅速な意思決定と効率的なコミュニケーションが実現され、業務プロセスの円滑化が促進されます。

基幹システムを導入するデメリット

基幹システムを導入する際には、メリットだけでなく、デメリットついても考慮しておきましょう。デメリットを理解することで、リスクを最小化することができます。以下、基幹システム導入のデメリットについて解説します。

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システム停止のリスクがある

基幹システムは、組織の重要な業務プロセスを支えるため、システムが停止すると企業の業務全体が停滞し、受注処理や在庫管理などの業務に深刻な影響を及ぼす可能性があります。

また、顧客満足度や信頼性の低下、データの損失や整合性の問題、経済的損失も懸念されます。従って、システム停止のリスクを把握した上で、計画的なメンテナンスやバックアップ戦略を実施することが重要です。

業務フローの変更が必要な可能性がある

新システムは、既存の業務プロセスと一致しない場合があり、これに伴って業務手順やデータの取り扱いに変更が必要となる可能性があります。業務フローの変更は、従業員にとって新たな学習と適応が求められ、トレーニングやガイダンスが必要です。

また、従業員への理解と協力が不足すると、新システムの効果的な利用が阻害され、業務の遅延やミスが発生する可能性があります。従って、変更管理と従業員教育に十分なリソースと計画が必要です。

導入効果が得られない可能性がある

基幹システムのデメリットとして、導入しても期待した効果が得られないケースがあります。これは、単なる技術導入になっており、組織のニーズや業務プロセス改善との結びつきが不十分である可能性が考えられます。

効果を得られないリスクを回避するために、まず導入目的を明確にし、システムがどの課題を解決し、どのような価値をもたらすかを確認します。また、運用体制を整備し、システムの運用・保守体制、従業員へのトレーニングを確保します。

システムの効果的な運用とトラブル対応を確保し、組織の成果に結びつけるためには、専門知識とコミュニケーション能力を持つチームが必要です。

基幹システムを選ぶ際のポイント

基幹システムを選びでの失敗を避けるには、いくつかのポイントを考慮する必要があります。以下では、基幹システム選定の際のポイントについて解説します。以下5つのポイントに留意して、導入効果を最大化させましょう。

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導入形態を確認

基幹システムの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。データセキュリティ・カスタマイズニーズ・予算などを考慮し、自社の状況に合った形態を選ぶことが重要です。以下、2つの種類について解説します。

オンプレミス型

​​オンプレミス型の基幹システムは、企業内でサーバーやインフラを構築し、自社で運用・管理する形態です。セキュリティ強化をはじめとするあらゆるカスタマイズが可能で、データの保護と直接的な制御が大きなメリットとなります。

ただし、初期投資や運用負担が大きいデメリットがあります。カスタム要件や高いセキュリティニーズを持つ企業に適していますが、メンテナンスとアップデートの管理に注意が必要です。

クラウド型

クラウド型基幹システムは、データやアプリケーションをクラウド上のサーバーで運用する形態です。初期コストが比較的低く、柔軟なスケーラビリティが魅力で、メンテナンスやセキュリティ対策はプロバイダが担当してくれます。
ただし、データセキュリティとプライバシーが懸念され、ネットワークに依存するため、接続の信頼性が必要です。

自社の業界に特化しているか

基幹システムは、会計管理システムや在庫管理システムといった種類が多いだけでなく、特定の業界に特化したものもあります。小売業や金融業、アパレルや自治体などに特化したシステムもあり、汎用的なシステムよりも業界ならではな部分にも対応しています。

たとえば、飲食店に金融業に特化したシステムを導入しても、導入によるメリットは得にくいです。導入効果を十分に得るためには、自社の業界とマッチしたシステムか、汎用的なものを選ぶ必要があります。

セキュリティ対策が強固か

基幹システム選定の際、セキュリティリスク評価は重要です。基幹システムは事業の要であり、データ漏えい・不正アクセスなどの脅威が潜む可能性があります。アクセス制御・認証強化・脆弱性管理を通じて、システムへの不正アクセスや攻撃を防ぐ対策が求められます。

セキュリティ認証の取得状況やプロバイダのセキュリティ対策、災害復旧計画の有無も検討すべきポイントです。信頼性の高いシステムを選択するには、これらのセキュリティ面を含めた評価が重要となります。

扱いやすい操作性か

使いやすいシステムは、従業員の生産性を向上させ、トレーニングや導入コストを削減できます。一方、扱いにくいシステムは操作ミスや効率の低下を招き、業務の遅延や品質低下に繋がりかねません。

また、トレーニングや適応に時間とコストがかかり、モチベーションも低下する可能性があります。操作性の改善により、業務効率向上や品質向上が期待され、従業員満足度も向上します。使いやすいシステムを選び、組織の生産性を向上させましょう。

サポート体制が充実しているか

基幹システムは企業の核となるシステムであり、障害やトラブルが発生した場合、迅速で専門的な対応が求められます。そのため、サポート体制が充実していないと、業務中断やデータ損失などのリスクが高まります。

信頼性の高いサポートは、トラブルの最小化や効率的な運用を支え、ビジネスの安定運営に貢献します。選定時にはサポート品質や対応速度、24時間体制などを確認し、信頼性の高い提供者を選ぶことが重要です。

スモールスタートが可能なシステムを選ぶ

前述したように、基幹システムは導入目的によってさまざまな種類に分けられます。導入したいシステムにいくつか候補がある場合は、まずはスモールスタートが可能なシステムから始めるのがおすすめです。

機能の使い勝手や性能の良さなどは、実際に試してみないと分からないことが多いため、少額もしくはフリートライアルで始められるもので導入するのもおすすめです。

基幹システムを導入する流れ

基幹システムを導入する際は、慎重な計画と一連のステップを順序立てて進めることで、円滑な導入が可能となります。以下に基幹システム導入の一般的な流れを解説します。

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企画

基幹システム導入の流れとして、まず既存システムと業務プロセスを分析し、課題や要件を洗い出します。次に、必要な機能や改善ポイントを明確にし、次期システムの目的を設定します。

パッケージ製品かカスタム開発かの選択を行い、ベンダーの選定も行います。利害関係者の意見を取り入れつつ、プロジェクト計画やスケジュールを策定します。この段階での検討と計画が、導入の基盤となります。

要件定義

次に、業務プロセスを詳細に分析し、必要な機能や仕様を明確に定義します。ユーザーとの連携を通じて、どの機能が必要であり、どのデータが処理されるかを特定します。要件を明確にし、優先順位をつけ、必須機能と追加機能を区別します。

詳細な要件定義は、ユーザーの期待に合致したシステムを実現し、プロジェクトのスムーズな進行をサポートします。

システムの実装・テスト

実装・テストは、要件定義をもとにシステムを構築・選定し、品質を確認するプロセスです。まず、設計や開発、カスタマイズを進め、システムの機能やモジュールを実装します。次に、テスト環境で機能テスト・結合テスト・性能テストなどを実施します。

その後、ユーザーテストを通じてユーザーの要求を確認し、バグ修正を行います。テストで不具合や問題が発見された場合、それらを修正し再度テストを実施します。不具合の修正と再テストを繰り返して、システムの品質を向上させます。

運用・保守

最後に、システムの安定性を維持するために、運用と保守の改善を継続します。運用では、システムの日常的な監視やトラブル対応を行い、ユーザーや業務に支障がないようにします。

保守では、システムの改修やアップデートを行い、新たな機能の追加や不具合の修正を行います。ユーザーのフィードバックや業務環境の変化に合わせて、システムを最適化しましょう。保守作業は計画的に行うことで、システムの品質向上と安定性を維持できます。

運用・保守は、導入後のシステムの寿命全体を通じて継続的に行うことで、システムの効果的な活用と長期的な価値を提供します。運用スタッフの適切な教育やトレーニングも重要であり、ユーザーがシステムを最大限に活用できるようにサポートします。

基幹システムのクラウド化に注目が集まっている理由

近年、クラウドサービスのセキュリティ性能向上により、多くの企業がクラウド化への移行を選び始めています。基幹システムのクラウド化は、ビジネスプロセスの最適化、運用コストの削減、スケーラビリティの向上などを可能にし、迅速な展開と運用を実現します。

基幹システムのクラウド化は、急速に変化するビジネス環境に適応するため、多くの注目を集めています。以下、基幹システムのクラウド化に注目が集まっている理由について解説します。

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既存システムの老朽化

既存の基幹システムは老朽化が進んでいる上に、2025年の崖という問題を抱えています。「2025年の崖」とは、日本企業がDXを進めずに既存の老朽化したシステムを維持し続けることが、国際競争力の急激な低下を招く危機を指します。

多くの企業が古いシステムに依存し、これらはセキュリティリスクや効率性の低下をもたらします。

これに対しクラウドは、セキュリティの向上とスケーラビリティを提供し、ビジネスプロセスの最適化を可能にします。このため、企業はクラウド化を進め、DX戦略の一環として新たな競争優位を築く必要があります。

参考：DXレポート〜ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開〜｜経済産業省

システムのブラックボックス化

システムのブラックボックス化は、長期間の運用によりシステムの内部が不透明になる現象です。システム開発者の転籍や退職、技術の進化によって、システムの詳細な理解が難しくなります。この状態では障害対応や改修が困難で、業務に支障をきたす可能性があります。

ブラックボックス化が起こる主な理由は、技術者の離職やドキュメントの不足、システムの複雑化です。この問題を解決するためには、クラウド化が重要です。クラウド環境はセキュリティやスケーラビリティを提供し、システムの透明性を向上させます。

また、専門知識がない人でも利用できる使いやすさや柔軟な運用が可能です。これにより、ブラックボックス化を防ぎ、迅速な対応と競争力の強化に貢献します。

システムの分断化

多くの企業では、部門ごとに異なる業務ニーズやシステム要件があり、それに応じて独自のシステムを導入してきたため、システムの分断化が懸念されています。この状況では、データの収集や共有、分析が難しく、業務の効率化や意思決定に支障をきたします。

クラウド化は、これらの分断化に対する解決策を提供します。クラウド環境は、システムの統合と共有を容易にし、データやアプリケーションへのアクセスを促進します。また、スケーラビリティを提供するため、ビジネスの成長や変化に柔軟に対応できます。

クラウドベースのサービスはオンデマンドで利用可能であり、多様な部門や地域にわたる情報共有を強化します。これにより、システムの分断化を解消し、効率的な業務運用や意思決定を支援します。

基幹システムのクラウド化にはERP導入がおすすめ

ERPは、統合的なビジネス管理システムで、企業内の各部門やプロセスを一元的に管理し、リアルタイムな情報共有と効率的な運用を可能にするツールです。生産・販売・調達・会計などの業務を統合し、意思決定の迅速化やコスト削減を実現します。

基幹システムのクラウド化において、ERPの導入がおすすめです。 クラウドベースのERPは、異なる部門やプロセスを一元的に管理し、情報共有とコラボレーションを向上させます。これにより、データの二重入力や情報の欠落を削減し、業務の効率化を実現します。 

次に、リアルタイムの情報提供が挙げられます。ERPはリアルタイムでデータを収集・処理し、経営者や関係者に最新の情報を提供します。迅速な意思決定が可能となり、ビジネス戦略の立案や運用に役立ちます。

また、クラウドベースのERPは柔軟なスケーラビリティを提供します。成長に合わせて必要なモジュールを追加・削除できるため、ビジネスの変化に適応しやすく、無駄なコストを削減できます。

これらのメリットから、基幹システムのクラウド化においてERP導入は、業務効率の向上や競争力強化に貢献する重要な選択肢となります。

まとめ

基幹システムとは、組織の中核業務を支える重要なITシステムです。これを導入することで、業務の効率化が実現します。業務プロセスの自動化により、作業時間の削減や人的ミスの軽減が可能です。また、業務の属人化を防止し、知識やスキルの共有が促進されます。

さらに、リアルタイムで経営状況が可視化されるため、迅速な意思決定が可能となります。情報共有がスムーズに行えるため、コミュニケーションコストが削減されます。

近年、多くの企業では、老朽化やブラックボックス化が問題となっています。こうした課題を解決するため、基幹システムのクラウド化が注目を集めています。クラウド化には柔軟性やスケーラビリティがあり、特にERP導入がおすすめです。

ERPは企業プロセスの統合を図り、業務効率や意思決定を向上させます。クラウドベースのERPはリアルタイムなデータアクセスや運用の柔軟性を提供し、競争力の強化を支援します。企業は基幹システムの進化に着目し、未来志向の戦略を展開することが重要です。