基幹システムと会計システムの違いとは？ERPなどの周辺システムもわかりやすく解説

基幹システムとは、企業の根幹を担い、業務効率化をサポートするシステム全般を指します。生産管理システムや販売管理システムなどがあり、会計システムもその一つです。この記事では基幹システムと会計システムの違い・それぞれの概要や目的をわかりやすく解説します。

目次

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1. 情報を一元化して業務を効率化するならERPシステムの導入がおすすめ
2. 基幹システムと会計システムの違い
3. 基幹システム導入のメリット・デメリット
4. 導入が増えているERPとは
5. 基幹システムとERPはどちらを導入するべきか
6. ERPシステムを選ぶ際のポイント
7. 会計ソフトを選ぶ際のポイント
8. 部門間のデータ連携・共有を効率化できるERPシステム
9. まとめ
10. 経営業務をさらに効率化！関連サービスはこちら

情報を一元化して業務を効率化するならERPシステムの導入がおすすめ

業務や部署ごとに複数のシステムを使用していると、各データがバラバラに保管されて、転記・二重入力によるミスの発生や業務遂行に時間がかかってしまう企業は多いと思います。

ZACは、案件ごとに販売・購買・勤怠・工数・経費を一元管理できるクラウド型ERPシステムで、ベンチャーから上場企業まで多くの企業で導入されています。例えば、各データが分散するとプロジェクト収支管理に時間がかかりますが、ZACでは案件に関わるデータを自動的に売上と原価として集計するため、業務効率化に繋がります。

また、一度データを入力すれば重複入力がいらないシングルインプット設計のため、ある部門でデータを入力するとそのまま他の部門でデータを共有でき、会計データにまで活用できます。自社内のデータを一元化して、業務の効率化を図るならZACの導入がおすすめです。

基幹システムと会計システムの違い

基幹システムと会計システムは、いずれも企業の経営活動を支える重要なシステムです。基幹システムとは、会計システムを含めて企業の主要業務を統合的に管理・サポートするシステムを指しています。

一方、会計システムとは、企業の財務情報を管理するシステムです。基幹システムと会計システムは役割が異なるため、それぞれのシステムについて理解し、適切に活用することが大切です。以下で、基幹システム・会計システムについて解説します。

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基幹システムとは

基幹システムとは、企業がビジネスを遂行する上で主要な業務を支えるシステムです。基幹システムは主に、企業の主要な業務を統合的に管理し、業務効率化を図る目的で導入されます。

業種により基幹業務は異なるため、基幹システムはどの業種で使用されるかにより内容が変わります。しかし、どの業種においても基幹システムの導入で業務の管理を一元化でき、管理方法が統一されるため、業務効率化や属人化の防止、人為的ミスの軽減が可能です。

基幹システムの種類

基幹システムにはさまざまな種類があり、会計システムもその中の1つです。会計システムの他には、以下のようなシステムが該当します。

1. 販売管理システム
2. 在庫管理システム
3. 生産管理システム
4. 人事管理システム
5. 経理管理システム
6. 労務管理システム
7. 仕入管理システム

「基幹」とは、主要部分として物事を成り立たせる根幹という意味を持ち、会計システムを含めて上記のいずれのITシステムも、企業が経営活動を継続していく上で欠かせない役割を担っています。

会計システムとは

会計システムとは、企業の会計管理に特化したシステムで、会計ソフトとも呼ばれています。具体的には、売上・仕入・経費・資産・負債などの情報を管理し、企業の財務状況を把握して経営の健全性を維持する役割を果たします。

会計はどの業種においても欠かせないものであり、会計システムを導入することで、企業の会計情報の管理を効率化することが可能です。システムによっては、他の基幹システムまでカバーするような幅広い業務範囲を網羅しているものもあります。

会計システムは基幹システムの種類の一つ

前述したように、基幹システムは、企業運営の根幹を担う基幹業務の遂行に関連するシステムの総称です。基幹システムにはさまざまな種類があり、会計システムもその中に含まれます。

会計システムを含む基幹システムは、それぞれが企業の根幹を支える重要な役割を担っているため、連携させることによりさらなる業務効率化が期待されます。

例えば、会計システムと販売管理システムを連携させることにより、販売管理システムから売上データ・仕入データなどを自動で会計システムに反映させられるため、入力の手間やミスを省き、業務効率化に繋がります。

基幹システム導入のメリット・デメリット

基幹システムは業界や職種によって種類が異なりますが、業界や職種を問わず当てはまるメリット・デメリットも存在します。基幹システムの導入には、メリット・デメリットの把握が欠かせません。以下で、基幹システム導入のメリット・デメリットについて解説します。

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基幹システム導入のメリット

基幹システムを導入すると、業務フローや管理方法が統一されるため、業務を標準化することが可能です。標準化された業務が社内で浸透すると、どの従業員が業務を担当してもある程度の業務水準を保てます。

これにより、業務の属人化を防止し、新人やベテランなどスキルの差があっても一定のクオリティを保ちながら業務を遂行できるのがメリットです。また、業務が一元化されるため、業務効率化も図れます。

システムを個別に利用している場合は、それぞれのデータを手動で集計しなければならず、人為的ミスが起こりがちです。その点、基幹システムを導入していれば、データが自動集計されるため業務効率化や人為的ミスを軽減できます。

基幹システム導入のデメリット

基幹システムは、業務にあまり関係のない機能を多く搭載したシステムでは、導入しても効果を感じられません。そのため、自社の課題を改善するために適したシステムを選ぶことが大切です。

また、基幹システムをせっかく導入しても、従業員が使いこなせなければ望むほどのメリットを享受できないでしょう。そのため、基幹システムを導入する際は業務フローを見直し、必要があれば変更を行いましょう。適切に運用できるよう、従業員への周知も必要です。

従業員に、基幹システム導入の必要性や、適切に運用するための業務フローを周知することが、基幹システムの導入を成功させるポイントです。

導入が増えているERPとは

ERP（Enterprise Resource Planning）とは、企業の基幹業務を統合的に管理するシステムのことです。

販売管理・在庫管理・生産管理・人事管理・経理管理などのシステムが含まれ、会計業務を効率化する手段としてERPを利用する選択肢もあります。ERPについて、以下で解説します。

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ERPと基幹システムの違い

ERPと基幹システムは、導入の目的と管理する範囲に違いがあります。ERPは、企業が保有する人材・商品・金銭などを一元管理し、経営戦略に役立てるためのシステムです。ERPシステムのみで、基幹業務全体を網羅できます。

一方、基幹システムは企業の主要業務を管理し効率化するためのシステムです。基幹業務の種類ごとに独立しているので、さまざまな基幹業務を行うためには複数のシステムと連携する必要があります。

ERPの導入メリット

ERPの導入メリットは、会計業務を含めた様々な基幹業務を一元管理できることです。会計システム単体だと、他のシステムと連携できないケースがあります。他のシステムと連携できないと、複数のシステムのデータから経営情報を取得したい場合に手間がかかります。

ERPなら基幹業務の一元管理ができるため、ERPを導入すれば複数の基幹業務の業務効率・生産性をまとめて向上させられます。

基幹システムからERPへの切り替えが進む背景

近年は、基幹システムからERPに切り替える企業が増加しています。その背景にあるのが、基幹システムの老朽化です。基幹システムに比べてERPが普及したのは最近であり、古い基幹システムはサポートの終了などに伴いレガシーシステムとなっています。

最新技術を搭載した新しいシステムの登場やレガシーシステムの保守に対応できるエンジニアの減少などの理由から、既存の基幹システムが老朽化したタイミングでERPへの切り替えを検討する企業が多いです。

また、ERPが広まった背景には、日本企業に適したERPやクラウド型ERPが提供されるようになったことや、企業の膨大な情報資産を表すビッグデータの活用に注目が集まっていることなども起因しています。

基幹システムとERPはどちらを導入するべきか

ERPは、企業の基幹業務を統合的に管理するシステムであるため、基幹システムよりも優れていると感じる方も多いでしょう。ERPの方が対応可能な業務範囲が広いことは事実ですが、必ずしも全ての企業にとってERPの方が適しているわけではありません。

ここでは、基幹システムとERPはどちらを導入するべきか、それぞれ適している企業の特徴を解説します。

基幹システムを導入するべき企業の特徴

ERPは、会計システムを含む複数の基幹システムが行う業務を統合できるため、便利に感じますが、その分コストが高額になるデメリットがあります。そのため、小規模事業者や個人事業主など、コストの負担を避けたい場合には向きません。

また、会計業務のみに課題を感じているなど、導入効果や活用方法が限定的になると予測される場合にも、各基幹システム単体を導入した方がメリットを得られるでしょう。

ERPを導入するべき企業の特徴

ERPは基幹システムに比べて、コスト負担が大きくなり導入に時間がかかるデメリットがあります。しかし、その分基幹業務の一元管理を行えるため、複数の業務に課題を抱えていたりシステム管理が複雑化したりしている企業の、業務効率化に貢献します。

ただし、コスト面の負担を考慮すると、中小企業や大企業・大手企業といったある程度規模の大きい会社に適したシステムと言えるでしょう。

ERPシステムを選ぶ際のポイント

ここからは実際にERPシステムを導入するにあたり、どのように製品を選んだらいいのか、選び方のポイントについて解説していきます。

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費用と予算が見合っているか

デメリットでも述べたように、ERPシステムの導入は企業にとって大きな投資になることが多いです。そのため、費用はシステムの選定においても重要なポイントとなります。

ERPシステムにかかる費用は、種類によっても大きく異なります。本記事でも解説した各種類の特徴を参考に、自社で用意できる予算に見合ったシステムを選びましょう。なお、費用対効果を見極めるためには、以下で解説するポイントが参考になります。

業種・業態と合っているか

自社の業種や業態に適した機能が備わっているかも確認しましょう。例えば、製造業では生産管理や在庫管理が重要な機能で、小売業では販売管理やPOS連携の必要性も考えられます。

自社で行われている各業務に合わせて、ERPシステムに求める機能を整理・リストアップしておくと選びやすいです。自社が必要とする機能が製品に含まれているか、または拡張機能として利用できるかをチェックしましょう

業界固有の要件や規制に対応しているかも大切で、各業界に特化したERPシステムもあるため、選択肢に入れておきましょう。

不必要な機能も確認

必要とする機能だけでなく、余計な機能を持たないように選ぶことも重要です。不必要な機能を持つシステムを導入すると、システムを持て余してしまい、結果的に余計なコストが発生します。

また、不必要な機能によってシステムが複雑になり、効果的に活用できないリスクもあります。コストを抑え、誰でも使いやすいようにするためには必要最低限の機能を備えていることが重要です。

ただし、将来的に業務が変化したり事業が成長したりする可能性が高い場合には、システムが柔軟に対応できることが望ましいです。必要に応じて追加機能を導入できるシステムを選べば、無駄なコストを抑えられます。

使いやすさを確認

操作性も重要なポイントです。ERP上では多くの業務・データを扱うため、社員全体が使いやすい操作性かどうかを確認する必要があります。直感的なインターフェースやシンプルな操作ができるERPが望ましいです。

複雑でわかりづらい操作性の場合、操作方法を覚えるのに時間がかかったり、ミスも多くなったりするリスクがあります。システムを選ぶ際には、各製品のデモやトライアルを通じて実際に操作してから評価しましょう。

社員全体が使いやすいと感じるシステムを選べば、短期間でシステムに慣れ、効果的に活用できます。操作性は導入後の生産性にも大きく影響を与えるので、しっかり見極めましょう。

サポート・セキュリティを確認

サポートとセキュリティに着目して選ぶのも大切です。ERPシステムを提供するベンダーのサービスには、問題や疑問点に対応するサポートが含まれています。サポート内容や対応時間帯を確認し、トラブルが発生した際に迅速な対応が期待できるかを確認しましょう。

ERPシステムは企業の重要な情報を管理するため、セキュリティ対策も見逃せないポイントです。提供元がセキュリティについてしっかりと取り組んでいるかを確認し、情報漏えいや不正アクセスなどのリスクを最小限に抑えるようにします。

チェックポイントとしては、アクセス制限・データの暗号化・定期的なセキュリティパッチの適用などが行われているかなどが挙げられます。

導入実績を確認

ERPシステムを選ぶ際は、導入実績も確認しましょう。導入実績がないシステムでも、自社に適していれば導入すべきです。しかし、開発されたばかりで導入実績の少ないシステムは参考にできる情報が少ないため、より慎重に検討しなければなりません。

導入実績が豊富であれば、どのような課題を解決できるのかなど、自社が導入した際の効果などが具体的に見えてきます。自社と同じ業種の企業や競合他社の導入実績があれば、自社でも十分な効果が見込めます。

会計ソフトを選ぶ際のポイント

会計ソフトには種類がたくさんあるため、何を選んだらよいかわからない方も多いでしょう。ここからは、会計ソフトを選ぶ際のポイントを説明します。

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法人向けか個人事業主向けか

会計ソフトには「法人向け」のものと「個人事業主向け」のものがあります。法人と個人事業主では、必要な機能も大きく変わってきます。

法人の場合、決算書類の作成が可能で複雑な会計処理にも対応できるものが向いています。一方で個人事業主の場合は、白色申告や青色申告といった確定申告をするための書類作成が可能なものが向いています。

会計ソフトの公式HPには、「個人事業主向け」「中小企業以上の法人向け」といった掲載があるので、会計ソフトの導入前に必ず確認するようにしましょう。

クラウド型かインストール型か

会計ソフトには、「クラウド型」と「インストール型」があります。クラウド型では、専門的な知識がなくても使いやすいように工夫がされています。そのため、簿記についての知識があまりない人や初心者には、クラウド型がおすすめです。また、複数の端末で共有できるため、外出が多い人、様々な端末で扱いたい人におすすめです。

一方で、インストール型は、複雑な処理もあるため、簿記についての知識が豊富である人や、独自の方法で会計処理を行いたい人におすすめです。また、クラウド管理に抵抗がある人には、インストール型がおすすめです。2種類の違いを踏まえた上で、自社にあった会計ソフトを選択しましょう。

税理士と連携できるソフトか

上述したように、会計ソフトは会計事務所の顧問税理士とデータの共有が可能です。ですが、ソフトによっては連携がうまくできないものもあります。

せっかく導入しても、税理士と連携できなければ困ってしまいます。そのため、会計ソフトを導入する際は、顧問税理士と連携可能か確認してから導入するようにしましょう。

操作はしやすいか

会計ソフトは、経理初心者でも基本的な会計業務が行いやすいです。ですが、操作性の悪いソフトを選んでしまうと、利用する方の負担になるほか、業務の非効率化に繋がってしまう可能性もあります。有料会計ソフトの無料体験版で操作のしやすさを確認してから利用するとよいでしょう。

費用対効果はどうか

会計ソフトを導入する際には基本的に費用が掛かります。以下では、会計ソフトの購入方法や無料版のソフトについて説明していきます。

購入方法

インストール型の会計ソフトはパッケージ購入またはダウンロード購入のどちらかによって購入が可能です。購入後にソフトをインストールしたパソコンのみで使用が可能です。ただし、バージョンアップはその都度有料になります。

クラウド型の会計ソフトは、月額払いまたは年額払いのどちらかになります。一括購入ということはできませんが、法改正やその他必要なバージョンアップは無料で行えます。

経理初心者や個人事業主には気軽に導入できるクラウド型、経理経験者やには自社の決まった経理のルールなどがある上場企業や大企業にはインストール型がおすすめです。

有料と無料の違いは？

会計ソフトには無料のものもあります。しかし無料のソフトの場合、使える機能に制限があったり、サポート体制のサービスが受けられなかったりするので、初心者が利用する場合や作業の効率化を目指して導入したい企業には不向きです。

また、有料会計ソフトの体験版を期間限定で無料で利用できるものがあります。期間内は有料のサービスを無料で利用できるため、会計ソフトを試しに利用したい方にはおすすめです。

操作のしやすさや業務の効率化のために会計ソフトを導入するのであれば、費用はかかってしまっても有料の会計ソフトをおすすめします。

ベンダーのサポート体制は整っているか

会計ソフトを導入する際、サポート体制がきちんと受けられるかは重要な項目です。サポート体制のサービスはクラウド型では月額料金に含まれており、インストール型は追加オプションで付与する必要があります。

サポートサービスでは、使い方がわからなくなった時に電話やメール、チャットでサポートが受けられます。ベンダーによってサポート体制が異なるので、サポート体制が整っているソフトを選ぶことをおすすめします。

法制度への対応はどうか

会計ソフトは、法制度の改正にも対応しています。クラウド型は自動アップデートで更新されますが、インストール型は別途で対応しているシステムの追加が必要です。会計業務に関わる主な法制度として、電子帳簿保存法とインボイス制度が挙げられます。

電子帳簿保存法とは、紙で管理していた帳票類の書類を電子データ化し、サーバーに保存を認める法律のことです。電子帳簿保存法は電子保存する際にさまざまな要件を満たす必要があります。インボイス制度は要件を満たした請求書（適格請求書）を使って、仕入税額控除を適用する制度です。インボイス制度が実施されたことにより、対応できるシステムの利用が必要不可欠です。

電子帳簿保存法とインボイス制度は会計業務にも深く関わります。ソフトに必要な機能や対応が備わっているかチェックしてから導入するようにしましょう。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁
参考：インボイス制度の概要｜国税庁

他システムとの連携が可能か

会計ソフトは他システムと連携可能なものもあります。業種によってさまざまなシステムが利用されているので、会計ソフトの導入前に連携可能かチェックしておくとよいでしょう。

連携の可否

この会計ソフトはこのシステムと連携できる、といった連携の可否を事前に確認しておきましょう。他システムとの連携により、さらに作業の効率化に繋がります。

連携のしやすさ

連携できるシステムが多数あっても、連携や操作がしづらいと導入の意味がなくなってしまいます。

アクセスが集中しやすい繁忙期や、店舗や別オフィスが多数ある企業でもスムーズに作業が進められるソフトかどうか、無料期間の利用や公式HPで確認してから導入するとよいでしょう。

部門間のデータ連携・共有を効率化できるERPシステム

まとめ

基幹システムは、企業の業務効率化をサポートするシステム全般を指します。会計システムも、基幹システムの一部です。会計システムは、企業の会計処理を記録し帳簿書類を作成するのに役立ちますが、他システムと連携できないケースがあるのがデメリットです。

基幹ソフトは基幹業務を効率化・標準化し、業務のクオリティを安定させ、属人化の防止・人為的ミスの軽減にも貢献しますが、自社の目的に合ったシステムを選ばないと思うように効果が上がりません。

本記事を参考に、会計システムと基幹システムの違いを把握し、自社の目的に合ったシステムを選びましょう。

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