予算管理とは｜目的・身に着けておきたい知識とスキルを解説
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- 予算管理を行うことで社内共通の目標を立て、具体的な業務計画を作成できる
- 予算管理は、PDCAに沿った流れで行うのがおすすめである
- 予算管理の粒度と工数のバランスが大切で、システムを導入すると工数を短縮できる
予算管理は、安定的な経営を行っていく上で重要な管理業務になります。本記事では、予算管理について理解していくために、予算管理の目的や内容、予算管理を行うメリット・デメリットの他、予算管理の流れや予算作成時のポイント、役立つ知識やスキルを解説します。
目次
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予算管理とは
予算管理は、企業が設定した数値目標を達成するための計画と実績の比較・分析を通じて、経営の健全性や効率性を確保する管理手法です。売上や利益などの予算を策定し、日々の業務活動を適切に調整することで、経営目標の達成を支援します。
本記事では予算の種類や構成、予算管理をするメリット・デメリット、予算管理の流れやポイントなどを解説します。この記事を通して予算管理を理解し、効果的な経営戦略を展開していきましょう。
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経営管理との違い
経営管理は、組織の目標を達成するための計画の策定や遂行のプロセスです。戦略的な方針を立案し、リソースの効果的な配分やプロセスの最適化を行い、組織全体をコントロールします。
もう一方の予算管理は経営管理の一環であり、具体的な数値目標を設定し、計画・監視するプロセスで、経営管理の中の1つと言えます。予算管理においては、売上やコストなどの数値を計画し、実績と比較して偏差を評価し、必要に応じて調整を行います。
予算管理は経営管理の中でも重要な要素であり、計画の透明性や効率の向上、リスクの管理などを支援します。計画の遂行と結果の評価を繰り返すことで、企業の持続的な成長を促します。
予算統制との違い
予算管理と予算統制は、どちらも経営管理における用語ですが、意味合いに違いがあります。予算管理とは、組織が将来の活動を計画し、目標達成のための予算を策定し、実行・監視・評価を通じて経営活動全体をコントロールする一連の管理活動を指します。
一方、予算統制は予算の計画後の進捗状況を管理し、実績との差異を検証して原因分析を行うプロセスを指します。予算統制は、予算に基づく活動が予定通り進行しているかを確認し、必要に応じて調整を行うことで、組織の目標達成を支援します。
予実管理との違い
予算管理は通常、事前に設定した予算（目標）に基づき、収入や支出などの計画を策定します。一方、予実管理は実際の業績と予算とを比較し、その差異を分析して進捗状況を評価し、修正を行うプロセスです。
予算管理は将来の方針や計画を策定する段階で行われ、収益目標や予算を決定します。予実管理は過去や現在の業績を評価し、予算通りに進んでいるかどうかを確認し、必要な場合は対策を講じる段階で行われます。
予算管理と予実管理は、どちらも経営管理の一つですが、それぞれの目的や役割は異なる面があります。本記事では、予算管理と予実管理の違いを理解するために、目的・役割・担当部署の違いの他、メリットの違いも解説します。予算管理・予実管理を行う方法についても紹介します。
「予算」とは
予算とは、将来の特定期間における収入や支出、投資などを計画的に設定する手法です。企業では、売上目標や費用予算などが策定され、これに基づいて日々の業務活動が行われます。ここでは、一般的な4つの種類の予算について詳しく解説します。
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売上予算
売上予算は、過去の売上実績や市場動向を考慮し、売上目標を定めます。商品やサービスの単価と販売数量を組み合わせて計算することが一般的ですが、業界や商品の特性に合わせてさまざまな手法が用いられます。
売上予算は、経営方針や戦略の具体化に役立ち、資金調達や資源配分の基準となります。また、市場の変動や競争状況に応じて定期的に見直し調整されるため、柔軟性と適応力が求められます。
売上予算は、企業の成長戦略や業績評価の基準としても重要な役割を果たし、効果的な経営判断を支援します。
原価予算
原価予算は、企業が製品やサービスを生産・提供する際の費用を指します。売上予算と連動しており、生産コストや生産に関連する費用を詳細に予測します。原価予算は効率的なリソース配分や価格設定に影響を与え、収益性を最大化するための重要なツールです。
実績と比較しながら進捗を監視し、予算との差異から適切な対策を講じることが可能です。収益と費用のバランスを保ちつつ、持続可能な成長戦略を策定できます。原価予算の適切な策定と管理は、経営判断の質を向上させ、競争力の強化に繋がります。
経費予算
経費予算は、企業が事業活動を遂行するために必要な費用を計画する予算です。具体的には、人件費、広告宣伝費、事業所の家賃などがあります。経費予算は、売上予算や原価予算とは異なり、市場動向による影響が少ないため、比較的安定して見積もることができます。
しかし、経費の効率化やコスト削減を図るためには、予算と実績の差異を分析し適切な対策を講じる必要があります。経費予算の策定は、過去の実績データや内外部の要因などを考慮して行われ、経営の持続可能性のために重要な予算です。
利益予算
利益予算は、企業が特定の期間内に達成する見込みの利益を計画するものです。売上から生産コストや販売費用、一般管理費などの経費を差し引いた差が利益となります。利益予算は企業の収益性を見極めるための重要な予算であり、経営の効率性や成果を評価します。
ただし、市場の変化や競合状況に影響を受けやすいため、柔軟性を持ちつつ、適切な修正を行うことが求められます。利益予算は経営目標との整合性を保ちつつ、持続可能な利益の確保に向けて戦略的なプランニングを行う重要なツールです。
予算管理を行う目的とメリット
予算管理の主な目的は、組織や個人が資源を計画的に配分し、収入と支出を効果的に管理することで、経済的な安定性や目標達成を促進することです。このプロセスには多くのメリットがあります。以下、予算管理の目的とメリットについて解説します。
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予算管理を行う5つの目的とメリット
経営資源の効率的な分配を行う
予算管理の目的の一つは、経営資源の効率的な分配を実現することです。これは、資金、人材、物品、情報などの経営資源を最適に配置し、戦略的な目標を達成するためのプロセスです。
予算管理により、資源の明確な配分が可能となり、無駄な支出や資金不足を予防します。これにより、企業はコスト効率を高め、競争力を向上させるメリットがあります。経営資源の効率的な分配により、企業は持続的な成長と収益の最大化を目指すことができます。
社内共通の目標をつくる
社内共通の目標は組織の一体感を醸成し、効率的な運営を促進します。予算管理はこの共通目標を実現するための重要なツールです。
予算設定によって具体的な数値目標が設けられ、各部門がその達成に向けて協力し、リソースを最適配分できる基盤が提供されます。透明性が高まり、部門間での連携が増し、組織全体での戦略的な方針の達成が可能となります。
具体的な業務計画を作成する
予算管理は、組織の効率的な運営と目標達成を支援することができます。具体的な業務計画の作成は、達成すべき目標やプロジェクトを明確にし、リソースの優先順位を定めるために必要です。
予算管理によって、業務計画が数値的な目標に落とし込まれ、適切な予算配分が行われます。これにより、業務の優先順位やリソースの適切な配分が明確化され、組織全体の協力と透明性が向上します。
現状の把握・分析をする
現状把握と分析は、組織の効果的な戦略策定に必須の業務です。予算管理は、数値データを通じて業績や支出を明確に可視化し、現状分析を効果的に行うことができます。
予算管理は、数値データとして経営の健全性を示し、目標とのギャップを可視化します。これにより、どの分野で改善が必要かを特定し、リソースを適切に配分することができます。
適切な経営判断を行う
予算管理は、組織の資源を最適化し、戦略的な目標達成を支援します。予算には具体的な数値目標が含まれ、実績との比較を通じて業績を評価します。これにより、事実に基づく客観的な判断が可能となり、資源配分や投資の効果を最大化します。
さらに、予算は将来の予測を考慮し、リスク管理と戦略の調整を支援します。共通の基準に基づく意思決定は迅速で一貫性があり、組織全体の協力と質の向上に寄与します。
予算管理を構成する要素
予算管理は、組織の財務健全性と戦略的目標達成を支える重要なプロセスです。このプロセスは「予算編成」と「予算統制」によって構成されており、適切な経営判断の基盤を形成しています。ここからは、「予算編成」と「予算統制」について解説します。
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予算編成
予算編成とは、組織の資源を計画的に配分するためのプロセスで、具体的な数値目標を設定し、収支を調整することです。組織の戦略的目標を支援するためには、収益と経費のバランスを保つ必要があります。
予算編成により、資源の効果的な使い方が可能となり、将来の成長や変動に対応できる柔軟性が得られます。このプロセスを通じて、組織は目標に向かって進むための道筋を明確にし、効率を高め、持続可能な経営判断を支えます。
予算編成の仕方
予算編成の際のポイントは次の通りです。
1.戦略と目標の連動
組織の戦略と目標に合致する具体的な数値目標を設定します。これにより、予算が組織の方向性を支援し、一貫性のある計画が可能となります。
2.データ分析と予測
過去のデータと市場の動向を分析し、現実的な予算を立案します。適切な予測を取り入れることで、将来のトレンドや変動にも対応可能です。
3.部門間調整とコミュニケーション
部門間の協力とコミュニケーションを強化し、全体最適を図ります。予算の一貫性を保ちながら、各部門のニーズや計画を統合します。
4.柔軟性とリスク管理
複数のシナリオや変動に対応する柔軟な予算を作成します。リスクや変化への対策を内包することで、計画の堅牢性を高めます。
5.責任とモニタリング
予算を担当する個人や部門に責任感を持たせ、進捗を定期的にモニタリングします。実績との比較を通じて進捗状況を確認し、必要な調整を行います。
6.持続的な改善
実績の評価とフィードバックを通じて、予算プロセスを改善し続けます。過去の結果を反映させながら、次の予算編成に生かします。
これらのポイントを考慮して予算編成を行うことで、組織の効率的な運営と成果の最大化が期待できます。
予算統制
予算統制は、実績と予算を比較し偏差を検出するプロセスです。定期的な実績のモニタリングを行い、予算とのズレを分析します。予算統制することで目標達成の進捗を追跡し、予算超過や不足を特定して適切な対策を講じることができます。
これにより、組織の財務健全性を維持し、効率的な資源の配分を確保します。予算統制は持続的な改善を促し、将来の予算編成と経営判断の精度向上に大きく貢献します。
予算管理を行う際の注意点とデメリット
予算管理は業種などを問わずどの企業にとっても必要ですが、予算管理にはデメリットや注意点があります。ここからは、主なデメリットと注意点を解説します。
手間と時間がかかる
予算管理は企業にとって重要な業務ですが、非常に多くの時間と手間がかかります。目標値の設定には過去の実績や市場動向などあらゆる分析を行う必要があり、予算設定が終わった後も予算と実績に大きなズレが起きていないか定期的に確認しなければなりません。
また、エクセルなどを用いた手動のデータ入力や計算作業はミスが起きやすく、正確性に欠けます。これらの課題を解決するには、予算管理システムの活用がおすすめです。データ入力や計算が自動化され、手間と時間を大幅に削減できます。
実績情報をリアルタイムで取得でき、予算と実績の比較や分析の精度が上がるといったメリットもあります。手作業に比べて正確性も向上し、組織全体の生産性と効率性を高めることに期待が持てます。
管理することが目的になりがち
利益を上げるためには適切な予算管理が必要であり、予算管理を行うこと自体は目的ではありません。しかし、予算管理業務は企業にとって重要である上に必要な作業が多いため、管理することが目的にすり替わりがちです。
管理そのものが目的になると、実績が予算とズレていることが問題という認識になり、利益よりも予算通りの実績を求める会社運営になってしまいます。
予算と実績はズレが生じるものとして受け入れ、大幅な差異が発生している場合は予算の修正も適宜行い、利益のための予算管理を行いましょう。
予算管理の流れ
予算管理のプロセスは、PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Action）に基づいて行いましょう。まず、計画（Plan）段階では、予算編成を行います。次に、実行（Do）段階では、予算に基づいて業務活動が実施されます。
その後、評価（Check）段階では実績と予算を比較し、偏差を評価します。最終的に、改善策（Action）段階では問題点を解決し、予算プロセスを向上させます。以下、予算管理の流れについて解説します。
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予算管理の4つの流れ
予算編成を行う
予算編成は、組織が将来の財務目標を明確にし、戦略的な計画を実現するための基盤を築く重要なステップです。このプロセスでは、収益、経費、利益などの要素を検討し、具体的な数値目標を設定します。
予算は、過去の実績データ、市場動向、競合状況などを考慮して行います。正確な予算は、組織の戦略を具体化し、持続可能な成長を実現します。以下、予算編成の方法として「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」について解説します。
トップダウン方式
トップダウン方式は、経営者や上位管理部門の主導により全体の予算を設定し、それを下位部門や現場に伝えて実行させる手法です。経営戦略や目標を反映し、迅速な意思決定と統制が可能ですが、現場の詳細なニーズや実情を十分に反映できないことがあります。
特に小規模な企業や売上が重要な企業で効果的であり、経営陣の情報共有と現場との連携が成功のポイントとなります。
ボトムアップ方式
ボトムアップ方式は、現場の従業員が予算案を提案し、それを組織全体でまとめて予算を決定する手法です。現場の知識や経験を活かして具体的な予算を立てるため、実行可能性が高く、現実的な目標が設定されます。
一方で、現場の予算設定が保守的になるリスクもあります。この方法は大規模な企業や複雑な業務に向いており、従業員の参加と貢献が促進されますが、調整が必要な場合も考慮する必要があります。
予算に基づき実行する
予算に基づき実行する際は、まず予算を確立し、その指針に従って具体的な活動を展開します。進捗を定期的にモニタリングし、予算と実績の比較を行います。差異があればその原因を分析し、必要な修正や改善策を導入して適切な調整を行います。
リアルタイムの情報共有とコミュニケーションを重視し、組織全体で目標に向かって協力します。これにより、計画の途中修正や成果の最大化を実現し、効果的な予算運用を可能にします。
実績を分析する
実績の分析を通して、予算と実際の成績を比較し、目標達成の進捗や問題点を明らかにしましょう。分析の際は、進捗分析で予算と実績のズレを特定し、成功要因と課題を洗い出します。
次に、見込分析で残りの期間での達成可能性を評価します。さらに、差異分析ではズレの原因を明確化し、改善策を見つけ出します。実績のデータを詳細に分析し、進捗や課題の背後にある要因を理解し、適切な対策を講じることで予算管理を効果的に行えます。
予算管理を改善する
予算と実績の大きな乖離や継続的な目標未達成、効率低下などがあれば、予算管理の改善が必要となります。改善は組織の持続的成長と適切な資源活用を促進します。目標との乖離を特定し、その原因を分析することで業績向上への道筋を見つけられます。
透明なコミュニケーション、リーダーシップ、プロセスの見直しなど改善策を実行することで、予算管理の効果が向上し、組織の適切なリソース配分が可能となります。これにより、戦略の実現と競争力の強化に繋がります。
予算を立てるときのポイント
予算は売上、経費、利益などの各要素をバランス良く見極め、現実的な目標を設定する必要があります。正しい方法で予算を策定することによって、業績向上と資源最適化に繋がります。ここでは、予算を立てるときのポイントについて解説します。
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予算を立てる際の3つのポイント
算出根拠を明確にする
数値の算出根拠を明確にすることは、予算数値が信頼性と透明性を持ち、意思決定や評価の基準となります。具体的なデータ、市場動向、過去の実績などに基づいて数値を算出することで、説得力のある予算計画が形成されます。
算出根拠を明示することで、経営陣や関係者は予算の妥当性を判断し、目標に向かって進む自信を持つことができます。また、途中での調整や変更が必要な場合も、根拠をもとに合理的な修正が行えるため、企業の柔軟な適応が可能となります。
外部要因・季節性を考慮する
予算を立てる際には、外部要因や季節性を考慮することが重要です。外部要因は市場の変動や競合状況などを指し、これらが予算に影響を与える可能性があります。例えば、経済の景気変動や新しい競合の参入などが売上やコストに影響を及ぼすことが考えられます。
また、季節性も重要な要因であり、一年を通じて売上や支出が変動する業種では、ピーク時と非ピーク時の違いを予算に反映させる必要があります。外部要因や季節性を考慮することで、現実的な予算が立てられ、ビジネスプランを現実的に対応できるようになります。
工数と粒度のバランスを意識する
細かな粒度で予算を設定すると、詳細な管理が必要となり、多くの時間やリソースを消費します。反対に、大まかな粒度では目標の詳細が欠ける可能性があります。
適切なバランスを取るためには、部門やプロジェクトの特性、リソースの可用性、経営の方針を総合的に考慮し、効果的な粒度を決定する必要があります。このバランスを取ることで、効率的な予算管理と目標の達成を両立させることができます。
予算管理に役立つ知識・スキル
効果的な予算管理を行うためには、特定の知識とスキルが必要です。予算の数値だけでなく、業界の動向や市場状況を理解し、外部要因を考慮できる洞察力も重要になります。ここでは、予算管理に役立つ知識・スキルについて解説します。
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予算管理に役立つ3つの知識・スキル
会計知識
会計知識を持つことで、予算の策定や実績の分析が的確に行えます。収益や費用の計上方法、資金の流れ、利益の計算など、会計の基本原則を理解することで、予算の数値が現実的で正確なものとなります。
また、勉強を通じて会計用語や財務レポートの読解能力を高めることで、予算と実績の比較や進捗分析がスムーズに行えるようになります。会計知識を身に着けることで、経済状況の変化やビジネスの課題にも敏感に対応できるようになります。
俯瞰力
予算管理において俯瞰力が求められるのは、単に数値を監視するだけではなく、企業の全体像を把握するためです。企業環境は複雑で変化しやすく、予算は戦略や市場のニーズに基づいて立てられます。
俯瞰力がなければ、細部に囚われて戦略のズレや新たな機会を見逃す可能性が高まります。俯瞰力を持つことで、予算と経営目標の整合性を確認し、計画の実行における進捗を適切に評価できます。
交渉力・コミュニケーション力
予算管理では、異なる部門や関係者の間で資源の配分や目標の調整が行われます。こうしたプロセスでは、意見や利益の衝突が生じることがあります。交渉力は、異なる立場や利益を調整し、共通の合意を見つけるためには必要不可欠です。
また、予算の調整や決定においては、情報の共有と理解が重要です。コミュニケーション力を持つことで、適切な情報が適切なタイミングで伝えられ、誤解や不信を防ぐことができます。
効率的な予算管理にはシステムの導入がおすすめ
予算管理システムは、組織の予算作成、実行、監視を支援するツールです。データの自動収集や集計、リアルタイムな情報提供、分析機能などを提供し、正確な予算の策定と効果的な予算管理を実現します。
予算管理システムを導入することで、手作業のミスを減少させ、作業効率を向上させることができます。効率的な予算管理には、正確なデータとリアルタイムな情報が必要です。予算管理システムはこれらを提供し、迅速な意思決定を支援します。
また、データの分析によって予算の進捗や傾向を把握し、必要な修正を行うことが可能です。さらに、予算管理システムは将来の計画や戦略の立案にも役立ちます。過去のデータとの比較やシミュレーションを通じて、将来の予測を精度良く行うことができます。
予算管理システムの導入は効率的な予算作成と管理を実現し、組織の成果向上に貢献します。経営計画の実現に向けて、予算管理システムの活用がおすすめです。
予算管理システムとは、企業の予算編成や管理、分析を行えるシステムのことを言います。予算管理システムを導入したくても数が多くてどれを選べば良いか迷う企業もあるでしょう。本記事では、おすすめの予算管理システムやシステムを選ぶ際のポイントなどを解説しています。
まとめ
予算管理は、組織が資金やリソースを効果的に活用し、戦略的な目標を達成するための重要なプロセスです。予算を立て、実績を追跡し、予算との差異を分析することで、経営者は組織の健全性を確保し、計画を実行しやすくします。
しかし、予算管理は煩雑で時間を消費する作業が多く、エラーの可能性も高いため、効率化が求められます。ここで、予算管理システムの導入がおすすめです。予算管理システムは、データを自動的に収集し、リアルタイムで予算実績を可視化するためのツールです。
これにより、経営者と管理者は迅速かつ正確な情報にアクセスでき、迅速な意思決定が可能となります。予算管理システムを活用し、正確性、迅速性、戦略的な洞察を向上させ、組織の成長と競争力向上を図りましょう。
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