Notionでできることとは？機能や特徴、ビジネスでの活用方法を解説

Notionとは、アメリカの企業が開発したクラウド型のドキュメントアプリです。Notionはオールインワンツールと呼ばれ、機能が豊富なのでNotionでできることが多数あります。本記事では、Notionの機能やできることを解説します。

目次

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1. Notionとは
2. Notionの特徴
3. Notionの機能
4. Notionでできること
5. Notionの危険性
6. まとめ

Notionとは

Notionとは、アメリカの企業であるNotion Labs, Inc.によって2018年6月にリリースされたツールです。Notionは、ドキュメント作成・タスク管理・プロジェクト管理・データベースなどのさまざまな機能を備えていることから、オール・イン・ワン・ワークスペースと呼ばれています。

従来は作業内容や目的に応じてアプリケーションやツールを使い分けるのが一般的でしたが、Notionは多くの機能を備えているため、さまざまなデータやタスクを1箇所に集約することが可能です。また、優れたインターフェースにより、直感的に操作できます。

Notionはクラウドサービスやアプリによって提供されており、オンライン環境とデバイスがあれば時間や場所を問わず使用できるという特徴を備えています。使用環境に合わせてWeb版とアプリ版を使い分けられるのも魅力の一つです。

これらの特徴により、Notionユーザーは増加の一途を辿っています。リリース当初は日本語未対応でしたが、2021年には日本語対応版も提供され、日本国内でもますます注目を集めているツールです。

Notionの特徴

世界中で活用されているNotionには、具体的にどういった特徴があるのでしょうか。Notionというツールの何がすごいのかを理解するために、まずは主な特徴を5つ紹介します。

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多彩な機能が備わっている

Notionには多彩な機能が備わっており、用途に応じて使い分けられます。使用できる機能の多さと柔軟性の高さは、Notionの大きな特徴と言えます。代表的な機能は以下の通りです。

1. メモの作成
2. ホームページ作成
3. タスク管理
4. ToDoリスト管理
5. 社内Wiki
6. コンテンツの共有
7. カレンダー
8. タイムライン
9. テンプレート
10. 外部ツール連携

プロジェクト・タスクの整理がしやすい

Notionはプロジェクトやタスクの管理においても力を発揮します。NotionのUI設計はシンプルで見やすいという特徴があり、情報の整理が容易です。また、必要に応じてビューを切り替え、タイムラインやリストなどさまざまな表示形式を選択できます。

さらに、チェックボックスによってプロジェクトやタスクの進捗状況を把握したり、タグの追加による分類なども可能です。これらの特徴によって情報の視認性が高まり、いつでも整理された状態を保てます。

複数人でリアルタイム編集ができる

作成したドキュメントやページを共有することで、複数のユーザーが同時に編集を行なえます。メンバーがそれぞれ別々の場所にいたとしても、リアルタイムで共同作業ができるため、時間の無駄がありません。

また、コメントを残しておけば作業の指示もわかりやすく、履歴からは誰がいつ編集を行なったかを容易に確認できます。もちろん、勝手に編集されると困るものに関しては、編集権限を制限することも可能です。

さまざまな端末で使える

NotionはWeb版だけでなく、モバイルアプリやデスクトップアプリによる提供も行われています。そのため、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットでも利用可能です。

外出先や移動中でも手持ちの端末から利用でき、UIやUXはWeb版でもアプリ版でもあまり変わらないので、操作性にも不便を感じることは少ないでしょう。

無料でも多くの機能が使える

Notionには、無料で使えるフリープランに加え、プラン内容に応じて月額料金を支払う有料プランがあります。機能の幅に応じてプラン料金が上がりますが、無料でも多くの機能を使用できるのが特徴です。無料で使える機能は以下の通りです。

1. 複数ユーザーによる同時編集
2. 外部アプリとの連携
3. 7日間のページ履歴保存
4. ゲストの招待(10名まで)
5. データのアップロード(5MB以下)

なお、個人利用の場合はブロック（ページに追加するコンテンツ）を無制限で使用できますが、企業やチームで利用する場合はブロック数に制限が課されます。

一方、有料版は1ヶ月10ドルのプラスプラン、1ヶ月18ドルのビジネスプラン、料金要相談のエンタープライズプランという3つのプランがあり、同期できるゲストの人数やデーターベースの行数、ページ履歴の保存日数などが異なります。

Notionの機能

Notionはさまざまな機能を備えています。機能を把握しておくことで使い方の幅が広がるため、内容を確認してから使用するのがおすすめです。ここでは、各機能の詳細について解説します。

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機能	内容
テーブル機能	表形式による一覧表示を行う
ボードビュー機能	ボード上にカードを配置する
タイムライン機能	時系列でタスクを表示する
カレンダー機能	カレンダー形式で表示する
リスト機能	リストによる一覧表示を行う
ギャラリー機能	画像ファイルを表示する
テンプレート機能	テンプレートを使用する
スラッシュコマンド機能	スラッシュ(/)によってコマンドを指定する
インポート機能	外部ツールの情報をインポートする
外部共有機能	作成内容をオンラインで公開する

テーブル機能

テーブル機能とは、表形式を用いて情報を整理しやすくするための機能です。この機能によって、ExcelやGoogleスプレッドシートと同様にテーブル内に行と列を作成できます。行にテキストや数値の入力を行い、列にデータの種類などを入力する使い方が一般的です。

テーブル機能ではカテゴリーの分類や一覧表示が可能なため、視覚的にわかりやすいデータ作りに適しています。また、データの並べ替えやフィルタリング、集計なども可能です。

ボードビュー機能

Notionのボードビュー機能とは、ボード上にカードを配置し、カンバン方式のタスク管理を行う機能です。プロパティをグループ化したり、プロジェクトやタスクの進行状況を管理したりするのに役立ちます。

ボードビュー機能では、作成したカードをドラッグ＆ドロップで移動させたり、ステータスを変更したりしてタスクの進捗状況を可視化できます。また、カテゴリ分類やタイトルごとの並べ替えなども可能です。

タイムライン機能

タイムライン機能とは、プロジェクトやイベントを時系列で表示する機能です。タイムラインでは指定した日付や期間ごとにタスクを配置し、時系列に並べられます。これによって、特定の日時に起きた出来事やタスクの流れを把握しやすくなります。

また、タスクの進捗や予定の管理が容易になり、日付ごとの作業内容や進捗状況などを容易に追跡できます。さらに、タスクごとに開始日や終了日を登録できるのでスケジュール管理にも適しています。

カレンダー機能

カレンダー機能とは、タスクやスケジュールをカレンダー方式で表示させる機能です。カレンダー上に配置することによって日付ごとのタスクを視覚的に把握しやすくなり、時間管理を効率化できます。

カレンダー機能では、登録したスケジュールにリマインダーや期限を設置し、それらをカレンダー上に表記することも可能です。また、タスクごとに複数のカレンダーを作成することもできます。

大切な会議や取引先とのアポイントを把握するのに使用できるほか、子どもの行事や通院の予約といった、プライベートの予定を管理する際にも便利な機能です。

リスト機能

リスト機能は、ドキュメントやタスクを一覧表示させる機能です。保存された情報は簡潔にリスト化された状態で表示されるため、さまざまな情報やタスクを一目で把握できます。また、必要なときはワンクリックで内容を表示させられます。

リスト機能では、新しいリストの作成や編集が可能です。タスクごとのカテゴリ分類や並べ替えもできるので、複数のドキュメントを整理して保存したい場合に適しています。

ギャラリー機能

ギャラリー機能とは、画像ファイルを表示させる機能です。画像が含まれるデータを閲覧する際、視覚的にわかりやすくする効果があります。

ギャラリー機能では、ページデザインをカスタマイズできます。また、表示させる画像のサイズ変更・トリミング・表示位置の変更なども可能です。並べ替えや表示サイズの変更などにより、見やすく直感的に把握しやすいページ作りが実現します。

テンプレート機能

テンプレート機能によって、Notionのアプリ内に登録されたテンプレートや、コミュニティが作成したテンプレートを使用できます。約50種類以上のテンプレートが提供されており、複製したり自分好みにカスタマイズしたりすることも可能です。

Notionを初めて使用する場合にあらかじめ5種類のテンプレートが追加されているので、新しいページを一から作成する必要がありません。カテゴリや目的に合わせたフォーマットを選択することで、効率的に作業を進められます。

スラッシュコマンド機能

スラッシュコマンドとは、スラッシュ（/）の入力によってコマンドのショートカットを行う機能です。スラッシュを押下すると選択できるメニューが表示され、メニュー名を指定することで特定のコマンドを指定できます。

スラッシュコマンドの使用によって時間効率が向上し、必要な動作をスムーズに行えます。ただし、やや操作が難しい部分があるので、ITの知識がある方や中級以上のユーザーにおすすめの機能です。以下は、スラッシュコマンドの代表的な機能です。

1. /page　新規ページの作成
2. /text　新規テキストブロックの作成
3. /bullet　箇条書きの作成
4. /todo　ToDoリストの作成
5. /h1又は（/#）　大見出しの作成
6. /h2又は（/##）　中見出しの作成
7. /h3又は（/###）　小見出しの作成
8. /link　他ページへのリンク作成

インポート機能

インポート機能とは、外部ツールや他のアプリケーションのデータをNotionにインポートできる機能です。インポートできるアプリケーションは複数ありますが、テキストファイル・Excelファイル・CSV形式などでの取り込みが可能です。

インポート機能の使用によって、外部データをNotionに再入力する作業が不要になります。また、複数のアプリケーションで管理されている情報をNotionで使用したいときにも便利です。

外部共有機能

Notionで作成したページはチームメンバーやグループ内での共有が可能ですが、外部共有機能によって外部へ公開できます。外部のNotionユーザーへの共有に加え、Web上へのページ公開も可能です。

外部へ公開する際は作成ページの共有設定によってURLを付与し、URLへアクセスした人全員に対してページの情報を共有します。その際、リンクの有効期限や編集・複製・コメントの可否などの設定も行えます。

Notionでできること

上述したように、Notionには多くの機能があるものの、実際何に使うのかよくわからないという方も多いのではないでしょうか。そこでここでは、Notionを使ってできる代表的な事柄を取り上げ、それぞれについて詳しく解説していきます。

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ドキュメント作成・管理

Notionによって、さまざまなドキュメントを簡単に作成できます。例えば、テンプレート機能の活用により、マニュアルや議事録の作成が可能です。また、見やすく統一感のあるプレゼン資料をスムーズに作成でき、チーム内での共同編集も行えます。

さらに、外部共有機能を使えば作成したドキュメントをWeb上に公開できます。Notionで作成したデータをそのままWebサイトで利用できるため、サイト専用のデータを新たに作成することなく、迅速かつ効率的なサイト構築が実現します。

ホームページ作成

Notionを使用すれば、コーディングに関する知識が少ない方でも簡単に見栄えの良いホームページを作成・公開できます。作成の際は、テンプレートをベースに必要な要素を追加するだけでオリジナルデザインを作成可能です。ボタンやリンクなどの要素も組み込めます。

一般的なホームページの場合、専門知識のない担当者がWeb上に公開することは難しく、専門家に依頼するための費用が発生してしまいます。NotionではWeb公開やリンクの設定を直感的な操作で行えるため、コストをかけず迅速なページ作成が可能です。

タスク管理

Notionを使用すれば、タスク管理を効率化できます。Notionの機能によってタスクを見やすい表示に切り替え、期限や優先度などの情報を付与することで情報の抜け・漏れを防ぎます。

作成したタスクは、内容別に分類したり進捗状況に応じてフォルダ分けしたりすることも可能です。Notionにはタスク管理の効率を向上させるための機能が多く揃っているので、カレンダー表示やボード表示などの中から目的に合わせて使い分けましょう。

プロジェクト管理

Notionではプロジェクトごとにページを作成し、プロジェクトに関連するタスクや予定などを一元管理できます。また、作成内容をチーム内で共有することでチームメンバー全員が進捗状況を把握でき、プロジェクトを可視化できます。

タスク表示の切り替えやカレンダー機能もプロジェクト管理に有効ですが、2023年6月にはプロジェクト管理に特化した「Notionプロジェクト」という新たな機能が実装されました。

これにより、タスクに対するユニークIDの付与や期間設定などが可能になり、プロジェクト管理におけるさまざまな課題の解決が見込めます。

採用管理

Notionを採用管理に利用すると、採用プロセスを1つのプラットフォームで効率的に管理できます。これによって採用プロセスの時間効率が向上し、迅速な採用を実現可能です。

Notionの機能によって外部のデータベースから応募者の情報を取得し、テンプレートを使用すれば応募者の管理や選考フローの作成を簡単に行えます。さらに、タスクやメモの機能を使って候補者ごとの選考状況を追跡し、進捗を把握できます。

社内wiki管理

Notionでは、テンプレートを使用して社内wikiのページを作成し、社内のメンバーで編集機能を共有できます。メンバー間で自由に追加や更新を行えるので、業務や情報の属人化を防ぎ、常に最新の状態を維持できる点もメリットです。

編集されたコンテンツはカテゴリーごとに分類でき、検索機能によっていつでも迅速にアクセスできます。アクセス権限の設定も可能なので、必要に応じて編集可能なメンバーを限定することも可能です。

情報共有

Notionであらかじめチームを作成しておくことで、コンテンツを共有するメンバーや権限などを個別に指定できます。この機能によって、必要な情報をスムーズに共有できる効果が得られます。

情報共有の方法はいくつかありますが、Web公開による共有や招待機能による個人ユーザーへの共有も可能です。ただし、無料プランの場合は共有できる人数が10人まで・1ファイルあたりのサイズが5MBまでという制限があるため注意が必要です。

NotionAIで文章生成

NotionAIとは、Notionに搭載された人工知能のことです。NotionAIはAIとの対話形式によって文章を生成できますが、指示通りの文章を作成するのではなく、関連情報の提示を行なってくれるという特徴があります。

この機能によって、ブログ記事やプレスリリースの作成・スペルチェック・翻訳などの作業を効率化できます。仕事のアイデアを得るためのヒントを得たり、たたき台となる資料の要約や校正に活用したりする目的に適していると言えます。

NotionAIは無料で使用できますが、一部の機能については有料版でしか使用できません。また、ChatGPTのようにインターネット上の情報を取得する機能は備わっていないため、文章作成を完全に自動化することは難しいです。

ヘルプセンターの構築

ヘルプセンターとは、ユーザーの自己解決を促すために必要な情報をまとめたサイトのことです。例えば、社内に新たなシステムを導入する際、従業員向けのヘルプセンターを整備しておくことで、スムーズな定着や効率的な運用に繋がります。

Notionにはヘルプセンターのテンプレートも備わっており、利用方法や周知事項、Q&Aなどの情報をわかりやすくまとめられます。

Webページの保存

Notionの拡張機能として提供されている「Webクリッパー」を活用すれば、後から閲覧したいWebページを簡単にNotionデータベースに蓄積できます。ブックマークと似た機能ですが、保存した記事を整理して保管できるため、管理がしやすいです。

具体的には、テンプレートを活用して簡単にオリジナルのデータベースを作成でき、読了日やステータス・メモなどを追加して管理できるため、保存した情報を有効活用しやすくなります。スマホから閲覧できるのも利便性を向上させるポイントです。

Notionの危険性

Notionではユーザーが安心してツールを使用できるように、さまざまなセキュリティ対策が施されています。例えば、データを保護するセキュリティ対策として、データのバックアップや暗号化、アクセス監視などが挙げられます。

また、アプリのセキュリティ対策としても、コード分析による脆弱性の洗い出しやファイアウォールの利用が実施されており、セキュリティやプライバシーに関する認証規格も取得しています。

しかし、ユーザーが公開設定を誤ったり、不適切な権限付与を行なったりした場合は、思わぬ形で個人情報が漏洩してしまうことも考えられるため、設定を確認しながら慎重に利用することが大切です。

まとめ

Notionは、さまざまなツールの機能を集約させたオールインワンツールです。シンプルなUIと操作性の良さが特徴で、無料版でもさまざまな機能を使用できます。

Notionの利用によって、ドキュメントの作成や情報共有、外部ツールとの連携などが可能です。社内wikiやプロジェクトの管理に加え、ホームページの作成や公開などもスムーズに行えます。

また、使用できるデバイスの種類が多く、どこからでも使えます。今後もますますユーザーの増加が見込まれるNotionを活用し、業務の効率化を目指しましょう。