健康管理システムとは？導入するメリットや導入時の注意点を解説

企業は従業員に対して健康に働けるよう配慮する必要があるため、近年では従業員の健康を管理するための健康管理システムの需要が高まっています。本記事では、健康管理システム導入のメリット・デメリットや、システム導入時の注意点についても詳しく解説します。

目次

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1. 健康経営を推進するなら健康情報を一元管理できるシステムがおすすめ
2. そもそも健康管理システムとは
3. 健康管理システム導入によるメリット
4. 健康管理システム導入によるデメリット
5. 健康管理システム導入時の注意点
6. 健康管理システムを選ぶ際のポイント
7. 不調リスクがある従業員を素早くフォローできる健康管理システム
8. まとめ

健康経営を推進するなら健康情報を一元管理できるシステムがおすすめ

企業の健康経営を推進したくても、従業員の健康診断データや長時間労働の管理、ストレスチェックなど健康管理に関する作業が多いことで、適切な健康経営を行うのが難しい企業は多いと思います。

HealthCoreは、異なる機関の健康診断データも共通のフォーマットに変換できる業界初の機能を備えているため、煩雑になりやすい健康情報を一元管理できる健康管理システムです。従業員には専用のマイページが提供され、健康診断結果の確認や二次検診結果の報告を簡略化でき、法定業務の効率化や担当者の負担軽減につながります。

また、HealthCoreには、ストレスチェックとエンゲージメントサーベイが標準搭載されているため、不調リスクのある従業員を素早くフォローアップできて、離職率の改善にも期待できます。従業員の健康情報を一元管理して、業務の効率化や健康経営の推進強化を図るならHealthCoreの導入がおすすめです。

そもそも健康管理システムとは

健康管理システムは、企業内で従業員の健康情報をデジタル化し、効率的に管理するためのツールです。健康診断や健康プログラムの予約・記録、健康データの分析などを支援し、健康状態の把握や健康促進に期待ができます。

企業における重要性は高く、従業員の健康状態を管理することで、疾病の早期発見や予防が可能となり、生産性の向上や離職率の低下に繋がります。システムを通じて健康状態を把握し、健康課題に対処することで、労働環境の改善や予防策の展開に期待できます。

従業員の健康管理は厚生労働省の「労働安全衛生法」によって義務付けられているため、適切な健康管理を行うためにも健康管理システムが注目されています。

参考：労働安全衛生法｜e-Gov法令検索

健康管理システム導入によるメリット

健康管理システムの導入には、従業員の健康を効果的に管理・促進できるメリットがあります。従業員の健康に重要な投資として位置づけられ、組織全体の成長や福祉の向上に繋がります。

ここからは、健康管理システムのメリットについて具体的に解説します。

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事務作業にかかる負担を軽減できる

健康管理システムの導入により、事務作業の負担を大幅に削減できます。紙やExcelで従業員の健康情報や健康診断結果を管理する場合、広報や日程調整、結果のまとめなど多くの事務作業が発生します。

しかし、健康管理システムならこれらの作業を効率化し、システム上で情報の一元管理が可能です。従業員の面談や健診のスケジュールも管理できるため、健康管理におけるあらゆる事務作業にかかる時間や手間を削減でき、担当者は他のコア業務に集中しやすくなります。

社員の健康情報を一括管理できる

従来の紙やExcelによる健康管理では、部門ごとに情報を管理していたり、社内で情報がバラバラに保管されていたことから、個別のファイルや書類を探す手間や、情報の共有が難しいという課題もあります。

健康管理システムを導入することで、従業員の健康情報を一元的に管理し、データの正確性とセキュリティ対策の強化を図れます。また、診断結果が届くとリアルタイムに反映されるため、必要な情報を適切な担当者に素早く提供できます。

労働環境の課題発見・改善ができる

健康管理システムは従業員の健康情報を継続的に収集・分析し、労働者の体調やストレスレベル、健康状態の変化を把握します。こうしたデータは、労働環境における課題やリスクを察知し、適切な対策や改善策の立案に役立ちます。

従業員が健康に働けることで、集中力や作業効率が高まり、生産性や企業の業績向上にも期待できます。また、健康管理システムを通じて、従業員自身で健康状態を確認できるため、個人の健康意識の向上も図れ、健康維持に向けた行動を促せます。

従業員が健康な状態で働ける環境を整えることで、離職率の低減や従業員のモチベーション向上といった会社にとってもプラスの影響が期待されます。

健康経営優良法人の認定を目指せる

健康経営優良法人とは、従業員の健康促進や労働環境の改善を積極的に推進する企業を指し、経済産業省が認定する制度です。

健康管理システムは、健康経営を支える重要なツールであり、従業員の健康状態を適切に管理し、労働環境の改善策を導入するためのデータや情報を提供します。このようなシステムを導入することで、企業は健康経営優良法人の認定基準を満たす可能性が高まります。

また、健康経営優良法人の認定によって、企業の健康経営への取り組みが認められるため、社会的信頼性やブランド価値の向上に繋がります。

参考：健康経営優良法人認定制度｜経済産業省

法改正などにも柔軟に対応できる

健康管理システムは、法改正などの労働環境の変更に柔軟に対応できます。例えば、労働基準法の改正や健康診断の規定変更などが発生する際に、システム内で必要な変更を迅速に反映できます。

システムでは、従業員の健康情報や労働状況の記録を一元管理できるため、法的要件への適合や報告の効率化が図れます。また、法改正の際に必要なデータの収集や報告書の作成などがシステム内で自動化されることで、正確かつ迅速な対応が可能となります。

健康管理システム導入によるデメリット

健康管理システム導入には多くのメリットがありますが、一方でいくつかのデメリットも考慮する必要があります。以下、健康管理システム導入によるデメリットについて解説します。

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機能を活用しきれない

健康管理システムには、さまざまな機能が搭載されていますが、企業によってはニーズに合わない機能や活用しきれない機能も少なくありません。

例えば、特定の健康課題に関する分析機能が充実しているシステムを導入しても、企業の健康管理方針と合わない場合には活用できず、無駄になる可能性があります。また、従業員が使いこなせない機能が多い場合、効率的な活用が難しくなることも考えられます。

このように持て余してしまう機能が多いと、システムの導入・運用コストに対して相応の効果が得られず、費用対効果が低くなるリスクがあります。そのため、システム導入前に企業のニーズをよく理解し、本当に必要な機能を洗い出すことが重要です。

費用対効果が見えにくい

システム導入には初期コストや運用コストがかかりますが、その効果を数値で正確に評価することは難しいです。従業員の健康状態や生産性の向上は、直接的な数値で示すことが難しく、導入効果を確認するためには一定期間の経過を見る必要があります。

また、従業員の健康状態に関するデータは個人情報に関わるため、適切なプライバシー対策やデータの保護が求められ、データの利活用や分析が限られる場合もあります。導入前にシステムの利点と費用対効果を検討し、目標や運用方針を明確にすることが重要です。

独自の産業保健活動に対応しにくい

健康管理システムはクラウド型が多いため、カスタマイズ性が乏しい傾向にあります。そのため、独自の産業保健活動を行っている企業にとっては、親和性の高いシステムを見つけにくいといった課題があります。

独自の産業保健活動を継続するには、健康管理システムの設定やオプションを確認しましょう。対応できるクラウド型のシステムが見つからない場合は、産業保健活動をシステムに合わせて変更するか、カスタマイズ性の高いオンプレミス型のシステムを選ぶのも有効です。

健康管理システム導入時の注意点

健康管理システム導入時の注意点を理解しておくことは、円滑な運用とデータの保護を確保するために重要です。注意点を踏まえ、効果的な健康管理システムの導入を検討しましょう。以下、健康管理システム導入時の注意点について解説します。

解決したい課題を明確にする

健康管理システムを導入する際は、解決したい課題を明確にすることが重要です。課題の明確な定義により、システムを導入する目的や必要な機能が明瞭になります。これにより、システムの開発や導入が的確に行われ、ニーズに適した健康管理が促進できます。

また、課題の明確化は、無駄なコストや時間の浪費を防ぎ、システムの効果的な運用を支えます。

自社に最適なシステムを選定する

安さや機能の多さは魅力的かもしれませんが、それが自社の特定の課題やニーズにマッチしなければ、十分に活用されずコストの無駄になりかねません。そのため、自社の健康管理目標に適しており、従業員の健康向上を図れるシステムを選ぶことが重要です。

自社に合致したシステムは高い費用対効果を得られ、長期的な運用に期待できます。短期的なコスト削減や多彩な機能に惑わされず、自社のニーズと戦略に基づいたシステム選定が効果的な健康管理のポイントとなります。

健康管理システムを選ぶ際のポイント

健康管理システムは導入がゴールではなく、いかに自社にフィットしたシステムを選んで、効果的に運用できるかが重要です。そのためには、自社に適した健康管理システム選びが求められます。

ここでは、健康管理システムを選ぶ際に抑えておきたいポイントについて解説します。

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導入形態の確認

健康管理システムの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれにメリット・デメリットがあり、費用の面でも異なるため、自社のニーズに適したタイプを選ぶことで導入効果の最大化を図れます。

以下では、クラウド型・オンプレミス型について詳しく解説します。

クラウド型

クラウド型は、ベンダーのサーバーにインターネットを介してアクセスし、システムを利用するタイプです。自社でサーバーの構築・運用が不要で、初期費用を抑えやすいことから、コストが気になる中小企業にもおすすめです。

ただし、セキュリティ対策やメンテナンスはベンダーに依存するため、どのような体制を整えているかを確認し、十分な比較検討が重要です。また、ユーザー数に応じた従量課金制を採用していることが多く、運用コストが負担になる恐れもあります。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社にサーバーを構築して運用するタイプです。そのため、初期費用が高額になりやすいですが、月額の使用料を抑えられることで、長期的に見ると費用対効果の高い運用に期待できます。

また、自社で独自のセキュリティ対策を施せるため、情報の取り扱いに細心の注意を払いたい企業におすすめです。ただし、システムの運用や管理には、知識やスキルを持った人材が必要になり、その分の採用コストや準備に時間がかかる点に注意しましょう。

自社の企業規模・業種に適しているか

健康管理システムを選ぶ際は、自社の規模や業種に適したシステムかどうか確認することが大切です。例えば、従業員数が50名未満といった小規模企業では、年に数回の健康診断や面談対応が中心となるため、複雑なシステムは不向きなケースもあります。

一般的に、機能が多ければ多いほどコストは高額になるため、このような健康管理システムを選んでしまうと、十分に活用しきれずに導入に失敗する恐れがあります。基本機能を備えたシステムを導入することで、費用対効果の高い運用に期待できます。

また、製造業や建設業などの業種では、特殊健康診断の実施が求められる企業も多いです。そのため、システムを選ぶ際は、こうした特殊健診の項目管理や履歴の記録・分析機能が備わっていると、効率的な健康管理が可能です。

このように健康管理システムは、自社にフィットした運用ができるかを見極めることで、システムの導入効果を最大限に得られます。

セキュリティ対策が万全か

健康管理システムを導入する際は、必ずセキュリティ対策が十分であるかを確認しましょう。あらゆるシステムと比較検討を行う際、機能面や操作性の確認も必要ですが、セキュリティ面に不安を感じるシステムの導入は避けるべきです。

健康管理システムは、従業員の健康状況を含むあらゆる個人情報を扱います。そのため、セキュリティ対策が不十分なシステムを選んでしまうと、情報漏洩が発生するリスクがあり、社会的な信用を失うだけでなく従業員に甚大な被害が及びます。

健康管理システムを導入する際は、十分なセキュリティ対策が施されているシステムを選びましょう。

不調リスクがある従業員を素早くフォローできる健康管理システム

まとめ

健康管理システムは、組織内の従業員の健康を効果的に管理するためのツールです。導入によるメリットは多岐にわたり、事務作業の軽減や効率向上、社員の健康情報の一元管理による迅速な対応、労働環境の課題の早期発見・改善による生産性向上などが期待されます。

導入時には、自社のニーズに合致するシステムを選定し、安易な選択を避けることが重要です。健康管理システムを効果的に活用して組織全体の健康と環境を整え、生産性向上を図りましょう。