API連携機能がある電子帳票システムのおすすめ2選｜選び方も解説

企業のあらゆる書類を電子化できる電子帳票システムには、API連携機能を備えたものもあります。連携により機能を拡張させ、複数のアプリケーションのデータを一元管理できます。この記事では、API連携機能がある電子帳票システムのメリットや、おすすめの製品を紹介します。

目次

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1. 電子帳票システムとは
2. APIとは
3. API連携機能搭載の電子帳票システムのメリット
4. API連携機能搭載の電子帳票システムを導入する際の注意点
5. API連携機能搭載の電子帳票システム2選
6. その他の電子帳票システムの選び方
7. まとめ

電子帳票システムとは

電子帳票システムとは、請求書や注文書などの書類の帳票を電子化して作成や送付ができるツールです。紙の書類と違い、デジタル処理を行うことで大きく業務の効率化が図れます。

従来の帳票はパソコンで作成したものを印刷して郵送したり、PDFにしてメール送付したりするのが主流でした。また、紙の帳票を管理するためには、控えのコピーをファイリングし、保管場所の確保も必要になります。

電子帳票システムを導入すると、今まで手作業で行ってきた業務を自動化できるのがメリットです。現在はAPI連携できるシステムも増えており、更に効率的に業務を進められます。

電子帳票とは

電子帳票は、紙の帳票や書類をPCやスキャナを用いて電子化したものを指します。従来の紙の帳票と同様の情報を持ちながら、デジタル形式で保存や共有が可能です。

電子帳票は通常、PDFや画像ファイルとして保存されることが一般的です。また、データベースやクラウドストレージに保存されることもあります。これにより、情報の管理やアクセスが容易になり、紙の帳票よりも効率的に保管・管理ができます。

帳票管理における電子帳票の重要性

帳票管理とは、ビジネスや組織における情報管理の一環で、さまざまな種類の帳票や文書を効果的に管理するプロセスです。帳票管理を正しく行うことで、業務を効率的に遂行でき、信頼性のあるデータに基づいた戦略立案が可能になります。

電子帳票は、従来の紙の帳票に比べて、効率的かつ正確な情報管理ができます。また、自動的にデータの整理や分析が可能なため、ビジネスを見通す際の時間を短縮でき、意思決定を迅速に行えるようになります。

セキュリティ面でも電子帳票は優れているため、災害時のリスクも軽減できます。つまり、電子帳票による帳票管理は、効率性や正確性、セキュリティ性の向上をもたらします。

APIとは

APIは「Application Programming Interface」の略称で、アプリケーションをプログラミングするためのインターフェースという意味を持つ用語です。

APIとは「何かと何かを繋ぐ」という意味であり、外部のアプリケーションやソフトウェアと、プログラムを繋いで連携できるようにします。業務上で使用するソフト同士を連携することで、業務の効率化が図れるため、電子帳票システムにも活用されています。

Web APIとは

Web APIとは、Java・PHP・Ruby・Javascriptなどの開発言語や、http・httpsなどWeb技術を利用したwebシステムを、別のプログラム上で使えるようにすることを指します。

APIが別のソフトウェアやプログラムを連携させることから、Web APIはAPIの一類型として分類されている用語です。例えば、SMSで認証コードが発行されるログインサービスや、会計ソフトで銀行口座の残高が確認できるサービスなどが挙げられます。

Web APIの技術を利用して自社のアプリやサービスに導入すると、より利便性が高まることから、取り入れる企業が増えています。電子帳票システムでは、クラウド上に構築されたWebシステムと安全に連携でき、効率よく管理や出力が可能です。

API連携機能搭載の電子帳票システムのメリット

API連携機能の電子帳票システムには、帳票作成の効率化や業務のシームレス化などのメリットがあります。ここではAPI連携機能がある電子帳票システムを取り入れるメリットについて解説します。

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帳票作成が効率化する

業務で利用する販売管理システムや在庫管理システムなどは、別のソフトを使っている場合、それぞれにデータを入力しなければなりません。営業所と経理部など部署ごとに別々にシステム管理すると、重複する項目がある場合は二度の入力作業が必要で非効率です。

API連携機能がある電子帳票システムなら、既存のシステムに新たなシステムを導入して連携が可能です。一度入力すれば別部署で後から入力する必要がなく、自動でデータを取得できるため業務の効率化が図れます。

また、経費ソフトや給与計算ソフトなどとも連携ができるため、帳簿の転記などの工数が減らせるのもメリットです。

各業務がシームレスにつながる

シームレスとは、ビジネス用語では「垣根がない」といった意味で用いられます。API連携機能がある電子帳票システムは、複数のシステムと連携できるため垣根のないシームレスな業務が遂行できます。

帳票には注文書や請求書・旅費精算書などさまざまな種類があります。電子帳票システムを他のシステムとAPI連携すると、帳票作成に関わるワークフローや請求書などの送付作業だけでなく、会計業務や顧客管理など他のシステムもシームレスに利用できます。

その都度別システムを起動して確認する必要が無く、一括で管理できるため、事業運営がスムーズに行えるのがメリットです。

開発コストを削減できる

API連携機能を搭載した電子帳票システムを活用することで、自社でシステムを開発する手間やコストを削減できます。新たなシステムや機能を一から開発する場合、要件の定義から実際に運用できるまでに非常に長い期間とコストがかかります。

しかし、API連携機能を搭載したシステムの導入により、複雑な開発が不要になり、効率的な運用が可能になります。

API連携機能搭載の電子帳票システムを導入する際の注意点

API連携できる電子帳票システムによっては、全てのプランでAPI連携が提供されているとは限りません。具体的には、最高位のプランのみAPI連携が標準搭載されており、他のプランでは対応していない、またはオプションとして追加料金が発生する場合があります。

そのため、API連携に対応している電子帳票システムでも、どのプランに対応しているのかを確認する必要があります。また、既存のソフトとAPI連携を行いたい場合、そのソフトが連携に対応しているかどうかもチェックしましょう。

API連携機能搭載の電子帳票システム2選

その他の電子帳票システムの選び方

API連携機能搭載の電子帳票システムを選ぶ際は、まずはシステムが対応できる業務範囲を確認し、対応フォーマットにも注目しましょう。自社に必要な機能やフォーマットが整っていないとかえって効率が悪くなってしまいます。

また、データの処理能力やセキュリティ・サポート体制などもシステムによって異なるため、複数のシステムを比較検討するのがおすすめです。以下のポイントを抑えて、自社に適したシステムを導入しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 対応できる業務範囲を確認
2. 対応フォーマットを確認
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. データ処理能力や検索能力を確認
2. 過去の帳票データを取り込みやすいか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか

まとめ

電子帳票システムは、請求書や納品書などの企業で必要な書類を電子化できる便利なツールです。さらに効率的に運用するには、他のシステムと連携できるAPI連携機能を備えた電子帳票システムがおすすめです。

API連携機能がある電子帳票システムは帳票作成がスムーズに行えるだけでなく、会計システムや給与計算ソフトなど他のシステムと連携し、各業務をシームレス化できるメリットがあります。

本記事で紹介した内容を参考に、API連携機能搭載の電子帳票システムを活用して、帳票作成や送付だけでなく業務全体の効率化を図りましょう。