マニュアル作成とは？メリット・デメリット、ツールの選び方を解説

マニュアルを作成することで教育コストを削減でき、業務の効率化や属人化防止につながります。しかし、マニュアル作成は時間と労力がかかるため、マニュアル作成ツールの利用がおすすめです。本記事では、マニュアル作成の手順やマニュアル作成ツールの選び方などを解説します。

目次

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1. マニュアル作成とは
2. マニュアル作成のメリット・デメリット
3. マニュアル作成ツールとは
4. マニュアル作成ツールのメリット・デメリット
5. マニュアル作成ツールの選び方
6. マニュアル作成の手順
7. マニュアル作成のポイント・注意点
8. マニュアルを活用できている企業の特徴
9. まとめ

マニュアル作成とは

マニュアルとは、システムやツールの操作方法を体系的にまとめたもので、さまざまな業務を円滑に進めていくために作成します。ビジネスシーンでは、業務の手順や流れなどが記載された業務マニュアルの作成が必要です。

各システムの使い方を周知するために使うのはもちろん、新人の育成などにも活用可能です。マニュアルを作成することで、個々が一定の基準を守って仕事を行えるようになり、従業員による認識の違いや業務の差などを防ぐ効果も期待できます。

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マニュアル作成の必要性

業務を進める上では、マニュアルがなければ円滑に進められません。マニュアルがあることで業務の手順を周知するだけでなく、個々の解釈の違いによるミスや仕上がりのバラつきを防ぎます。また、手早くツールを周知できるため、業務の効率化も図れます。

マニュアルで基準を統一しなければ、従業員それぞれのスキルや解釈に左右され、仕事の成果がバラバラになってしまいます。「次にどう動くべきか分からない」「こんなときはどうすれば良いのか」といった際も、マニュアルがあれば解決可能です。

一つひとつの動きを担当者に確認したり、上司からの指示をあおいだりしなくても作業が進められるよう、マニュアルは必ず用意しておきましょう。マニュアルがあるだけで小さなトラブルを減らし、さまざまな業務が円滑に進められるようになります。

マニュアルと手順書の違い

マニュアルと似た言葉に「手順書」がありますが、手順書は業務の手順に絞って細かく説明するためのものです。マニュアルの役割が業務の手順・概要・背景・理由など、業務の一連の流れを知ることなのに対し、手順書は手順のみを説明します。

手順書は手順の詳細を細かく記載することで、誰が担当しても業務が一定のレベルで達成できるようにするのが目的です。マニュアルは理由や背景まで含めて周知し、作業前後のプロセスなども理解した上で行動が取れるように促します。

マニュアルと説明書の違い

説明書は、特定の情報をコンパクトにまとめたものです。例えば、オウンドメディア作成マニュアルを作る場合、その中に「CMS」と呼ばれるシステムの使い方を記載します。そのシステムの部分だけに注目し、使い方を記載したものが説明書です。

マニュアルではオウンドメディアを立ち上げるための一連の流れが記載されていますが、説明書はその中で使用する特定のツールやシステムの使い方に特化したものです。説明書は取扱説明書、ハンドブックなどとも呼ばれています。

マニュアル作成のメリット・デメリット

マニュアルの作成には業務の効率化やコスト削減など多くのメリットがありますが、実際にはデメリットもあります。ここでは、マニュアル作成のメリットとデメリットをそれぞれ詳しく解説します。

マニュアル作成のメリット

マニュアル作成には、コストの削減や業務の効率化など、多くのメリットがあります。以下で、4つのメリットを解説します。

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コスト削減

マニュアルの作成は新人研修にも大きく役立つため、教育コストの削減に繋がります。基本の業務マニュアルを作成し、入社時や研修時に渡して熟読して貰うのがおすすめです。マニュアルがあれば一定の知識や業務の流れが身につき、新人教育の手間を減らせます。

また、マニュアル作成ツールなどを導入すれば、印刷や紙代のコストも削減可能です。今まで紙で用意していたマニュアルをPDFなどのデジタル媒体で配布すれば、印刷をする手間もありません。メールなどで簡単に配布できるため、非常に便利です。

業務効率化・属人化防止

マニュアルを作成すると、業務の効率化や属人化の防止に役立ちます。マニュアルの周知によって、業務の進め方や判断基準などが明確になることで、誰でも一定のクオリティで作業を進められるのが大きなメリットです。

特定の業務に関する作業手順や流れを担当者しか把握できていないと、担当者不在の際に作業が進まなくなってしまいます。このような属人化を防ぐためにも、あらかじめマニュアルを作成して担当者以外にも周知しておくことが大切です。

判断基準や作業の流れが把握できていれば、担当者以外でも作業を進めることができ、結果として業務の効率化に繋がります。全体にしっかり周知させるためにも、作成して終わりではなく、マニュアルを熟読することも伝えましょう。

安定した品質で作業が可能

業務マニュアルを作成すれば、誰でも作業の進め方を把握できるようになり、安定した品質での作業が可能になります。マニュアルを確認しながら業務を進めていくと、作業の漏れや抜けを防ぐこともできます。

また、一定のルールや決まりを作ることで、作業クオリティが安定します。例えば、ライティングマニュアルを作成した場合に「こと」「もの」など、ひらがな表記したい言葉を記載しておくと、誰がライティングを行っても一定の仕上がりになります。

引き継ぎがスムーズになる

日々、さまざまな業務をこなしていく中で、作業を誰かに引き継ぐ際は「引き継ぎ作業」が必要になります。引継ぎでは進捗状況を伝えるのはもちろん、作業の進め方や手順なども共有しなければなりません。

その際、マニュアルがしっかり作成されていれば、マニュアルを渡すだけで一定のことは伝わります。また、マニュアルを見ながら進捗状況を伝えていけば、引き継ぎがスムーズに進められます。担当者が変わりやすい業務については、マニュアルの整備が特に重要です。

マニュアル作成のデメリット

次に、マニュアル作成のデメリットを解説します。作業の負担がかかりやすい、活用されないケースがあるといったデメリットも理解し、マニュアルの作成を検討しましょう。

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作成に負担がかかりやすい

マニュアルの作成をイチから行う場合、作成にはかなりの負担がかかります。マニュアルの中には業務の目的や背景、それぞれの手順なども記載しなければならないため、複雑な業務になるほど作成も大変です。

マニュアル作成を担当する部署がない場合は、通常の仕事と並行して作成する必要があり、作成者に大きな負担がかかります。通常業務が圧迫される可能性も考えられるため、イチから作成するのは大きな負担となります。

短時間で手軽にマニュアルを作成する場合には、ツールの導入がおすすめです。また、最初から細かなマニュアルを作成するのではなく、先に大まかなものを作成してパイロット運用（試験的運用）を行う方法もあります。

臨機応変な対応ができなくなる

マニュアルに忠実な作業ばかりしていると、従業員がマニュアル通りにしか動けなくなる可能性がある点もデメリットの1つです。マニュアル通りではない事案には対応できず、臨機応変に動けない従業員が増えてしまうケースもあります。

記載されていない内容については自分で考えられず、作業がストップしてしまうことも考えられます。そのような事態を避けるためにも、マニュアルを作成する際に限定的な書き方をせず、他にも可能性があることを示す書き方を心がけることが大切です。

また、作業手順だけでなく、業務の目的や背景、仕事への心構えなどを細かく記載しましょう。日ごろから「マニュアル以外のやり方や提案があれば積極的に受け付ける」などといった声掛けを行うのも効果的です。

あまり活用されないケースもある

マニュアルを作成したからといって、必ずしも活用されるとは限りません。せっかく時間をかけて作成しても、忙しくて読む時間がないなどで活用されないケースも多いです。特にマニュアルが長くて難しい場合、なかなか読む気が起きません。

そのため、マニュアルはできるだけ簡単に分かりやすく記載し、長くなりすぎないようにしましょう。一方で、単調なマニュアルでは飽きやすく、モチベーションの低下も考えられます。イラストや図を盛り込み、視覚的に見やすいマニュアルを意識することも大切です。

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成には手間と時間がかかりますが、マニュアル作成ツールを使うと手軽かつ短時間で作成できます。作成手順を簡素化できるだけでなく、高品質な編集を手軽にできるのがメリットです。ここからは、マニュアル作成ツールの必要性を解説します。

マニュアル作成ツールの必要性

マニュアル作成ツールは、マニュアルを手軽に作成するために必要です。マニュアルをイチから作成するとなると時間や手間がかかるため、ツールを導入して簡素化する必要があります。通常業務を圧迫しないためにも、ツールの導入を検討しましょう。

また、働き方改革や新型感染症の流行などにより、テレワークが増加したことで、マニュアル作成ツールが重要視されています。慣れない働き方や新しい働き方の導入で生産性を落とさないためには、マニュアルの作成が必要です。

しかし、マニュアルを作成しようと思っても、担当部署がない限りはすぐには対応できません。マニュアル作成ツールがあれば作成の手順を簡素化できるため、担当部署がなくても比較的手軽に短時間でマニュアルを作成できます。

マニュアル作成ツールの機能

マニュアル作成ツールには、テンプレート・レイアウト機能や検索機能など、さまざまな機能が備わっています。以下で、主な7つの機能を解説します。

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機能	主な内容
テンプレート・レイアウト機能	マニュアル作成のためのテンプレートやレイアウトを使って作成できる
検索機能	マニュアルのタイトル・全文検索ができる
自動字幕生成・翻訳機能	動画を撮影するだけで字幕を自動生成したり、翻訳したりできる
画面キャプチャー・説明文自動取得機能	マニュアルにしたい動きを実際に行うと自動で説明文を作成してくれる
QRコード出力機能	マニュアルごとにQRコードを出力でき、共有が簡単にできる
ナビゲーション機能	システム上に使い方がリアルタイムで表示される
テスト機能	トレーニングコンテンツやテスト問題を作成できる

テンプレート・レイアウト機能

テンプレート・レイアウト機能は、ツール側で用意しているテンプレートやレイアウトを使用し、簡単にマニュアルを作成できる機能です。マニュアルの種類ごとに複数のテンプレートが用意されているため、合うものを選んで作成できます。

テンプレートやレイアウトを使用すれば、マニュアルを更新する際もレイアウトやデザインの乱れを気にする必要がありません。画像や文章の差し替えなども簡単に行えるため、こまめに更新しながら最新のマニュアルを作成可能です。

検索機能

検索機能では、マニュアルのタイトル・全文検索ができるほか、マニュアルごとにタグを設定できるツールもあります。社内で使うマニュアルの数が多い場合には、検索機能があると便利です。

マニュアルを種類や部署ごとにフォルダ分けして管理でき、共有リンクを生成できるツールなら、必要な情報だけを該当の従業員に伝えられます。また、キーワードを入れるだけで調べたい内容を探せる検索機能があれば、探す手間も省けます。

自動字幕生成・翻訳機能

自動字幕生成・翻訳機能は、動画を撮影するだけでシステムが音声を認識し、字幕を作成してくれる機能です。テキストを手入力する手間が省けるため、マニュアルの作成時間を大きく削減できます。

また、中には自動で翻訳までしてくれるツールもあります。外国人の従業員がいる場合や、雇用する予定がある場合には翻訳機能に優れたものを選ぶのがおすすめです。翻訳できる言語はツールによって異なるため、使いたい言語がある場合はあらかじめ確認しましょう。

画面キャプチャー・説明文自動取得機能

画面キャプチャー機能は作業中の動きを動画として録画し、必要な部分を静止画として抜き出してくれる機能です。画面キャプチャー機能があると、マニュアル内に画像を差し込みながら作成できるため、従業員の理解度をアップさせられます。

また、説明文自動取得機能は、マニュアル化したい作業の操作を実際に行うと、システムが自動的に説明文を作成してくれる機能です。自身で文章を考えてマニュアルを作成する必要がなく、自動で分かりやすい文章を考えてくれます。

QRコード出力機能

QRコード出力機能は作成したマニュアルに対し、QRコードを作成できる機能です。各マニュアルごとにQRコードを作成すれば、社内共有がしやすくなります。作業現場に印刷したQRコードを置いておくことで、常にマニュアルを確認しながら作業できます。

分からないことがあった際はすぐに確認できるため、ミスやトラブルを削減可能です。各現場にマニュアルのQRコードを配置すれば、間違ったマニュアルを閲覧してしまうこともありません。ダイレクトにマニュアルを閲覧でき、外国人の多い現場にもおすすめです。

ナビゲーション機能

ナビゲーション機能では、システムの使用中に操作方法を表示してくれます。リアルタイムで画面上に操作方法を表示してくれるため、やり方を探しながら作業する必要がありません。ツールの利用に慣れておらず、手軽に使いたい場合におすすめです。

ナビゲーション機能がついているマニュアル作成ツールは限られているため、使用したい場合には導入前に機能の有無を確認しておきましょう。

テスト機能

テスト機能は、作成したマニュアルに対するトレーニングコンテンツを作成できる機能です。マニュアル化したい業務の動画を使用し、そのままトレーニングコンテンツとして活用できます。また、マニュアルの内容についてのテスト問題を作成することも可能です。

マニュアルを配布するだけでは理解しているかどうか分かりにくく、ミスやトラブルに繋がります。理解度や習熟度を知るためにも、テストの作成ができると便利です。中には、習熟度を判定してくれるツールもあるため、積極的に活用しましょう。

マニュアル作成ツールのメリット・デメリット

マニュアル作成ツールの利用には、メリット・デメリットがあります。それぞれを理解した上で、導入を検討しましょう。以下で、マニュアル作成ツール使用のメリット・デメリットを詳しく解説します。

マニュアル作成ツールのメリット

マニュアル作成ツールには、作成負担の軽減やコストの削減などのメリットがあります。また、手軽に情報を共有できるのも大きなメリットです。

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作成にかかる負担を軽減できる

マニュアル作成ツールにはテンプレートやレイアウトが用意されており、作成にかかる負担を大きく軽減できます。マニュアルをイチから作成すると手間も時間もかかってしまうため、担当者の負担が大きくなってしまいます。

しかし、マニュアル作成ツールを使用すれば担当者の負担を軽減できるため、通常業務を圧迫する心配もありません。特に、マニュアル作成に関する専用部署がない場合には、ツールを導入して負担を軽減するのがおすすめです。

印刷代や紙代のコスト削減

ツールを導入してマニュアルを作成すると、メールやQRコードなどで簡単に共有でき、印刷代や紙代などのコストを削減できます。紙のマニュアルでは変更があった際にも、再度印刷しなければなりませんが、電子データなら送信するだけで完了です。

また、マニュアルの作成には膨大な時間がかかるケースも多く、中には残業をして作成しているケースもあります。ツールを導入して短時間で作成できるようになれば、残業を行って作成した場合の人件費も削減可能です。

情報共有が簡単になる

マニュアル作成ツールにはQRコード作成機能など、社内共有に便利な機能が搭載されています。そのため、ツールを使ってマニュアルを作成した場合は、共有が簡単になる点も大きなメリットです。

環境やシステムなどの変化に伴う改定があった場合でも、該当部分を修正するだけで簡単に共有できます。変更点を周知するまでのスピードも早いため、すぐに対応できるのも嬉しいポイントです。変更点の早急な共有は、ミスやトラブルの軽減にも役立ちます。

マニュアル作成ツールのデメリット

マニュアル作成ツールには負担の軽減やコストの削減など、多くのメリットがある一方で、導入目的と相性の良いツールを選定しなければ効果を得にくいといったデメリットもあります。メリットだけでなく、デメリットも正しく理解した上で、導入を検討しましょう。

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コストがかかる

1つ目のデメリットとして、一定のコストがかかる点が挙げられます。マニュアル作成ツールを導入する場合、初期費用や運用コストがかかってしまうため、自社に合うツールを慎重に選ぶようにしましょう。

ツールを選ぶ際は、費用対効果をしっかり計算し、効果の高いものを選ぶのがおすすめです。導入によって削減できるコストとかかるコストを比較し、検討しましょう。ツールの中にはトライアル期間が定められているものもあります。

自社に必要な機能を加味した上でツールを選び、トライアルなどで使用感を確認してから導入しましょう。機能やコストを考えるのはもちろん、担当者にとっての使いやすさも重要なポイントです。

導入目的とツールの相性がある

2つ目のデメリットは、導入目的を明確にしないと使いこなせない可能性がある点です。ツールを導入する際に目的を明確にし、自社のニーズに合ったものを選ばなければ、効果を最大限発揮することはできません。

マニュアルの作成自体を簡素化するだけで良いのか、社内の周知を徹底したいのかなど、先に目的を明確にしておきましょう。社内に周知することを徹底したいのであれば、QRコード生成機能などがあるツールを選ぶのがおすすめです。

マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、操作性やテンプレートの数、マニュアル出力の可否などを確認するのがおすすめです。以下の5つのポイントを参考にしながら、自社のニーズや導入目的に合ったツールの導入を検討しましょう。

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使用用途に合っているか

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、ツールの使用用途を明確にしましょう。使用用途に合ったツールを選ばなければ、効率よくマニュアルを作成できません。

業種などによっても作成するマニュアルの種類が異なるため、どのようなマニュアルにするかはっきりさせてから、ツールを選ぶのがおすすめです。例えば、動画や画像を使ったマニュアルを作成する場合は、画面キャプチャなどの機能があるツールを選びましょう。

文字が多いものや複雑なマニュアルを作成する際は説明文自動取得機能、外国人が多い場合には翻訳機能があると便利です。多くの従業員と共有したい場合はクラウド対応のツールを選ぶなど、目的に合った機能が備わっているか確認しましょう。

使いやすい操作性か

マニュアル作成ツールはマニュアルの作成を簡素化する目的で導入するため、操作が難しいと思ったような効果が出ない可能性があります。マニュアルを作成する担当者が使いやすいかどうか、必ず確認しておきましょう。

多くのマニュアル作成ツールが無料トライアル期間を設けているため、実際に使ってみて操作性を確認することが大切です。トライアル期間は選ぶツールによって違いがありますが、1～2週間程度が目安となります。

いくら高機能でも使いこなせなければ意味がなく、無駄なコストがかかるだけになってしまうため、自社に必要な機能を見極めて選びましょう。ツールには無料と有料があり、有料版にはプランが複数ある場合が多いため、予算にあわせて選ぶのがおすすめです。

テンプレートが豊富か

マニュアル作成ツールにはテンプレートが用意されていますが、選ぶツールによって使用できるテンプレートの種類が異なります。自社の職種に合ったテンプレートがあると、マニュアルをイチから作成する手間がかかりません。

せっかくツールを導入しても、自社に合うテンプレートがなければ、作成に手間や時間がかかってしまいます。より手軽に作成するためにも、テンプレートが豊富かどうか確認しておきましょう。

マニュアルの出力ができるか

作成したマニュアルを有効活用したい場合には、マニュアルの出力ができるかどうかも確認しましょう。ExcelやPowerPointなどで出力できると、電子データ以外でやり取りしたい場合にも役立ちます。

マニュアルを活用できるシーンが広くなるため、できるだけ多くの種類のファイル形式で出力できるツールを選ぶのがおすすめです。

また、Wordなどで作成した既存のマニュアルデータをツール内にインポートできるものもあります。既存のマニュアルをツール内に取り入れたい場合には、あわせてチェックしましょう。

サポートが充実しているか

マニュアル作成ツールの導入が初めての場合には、不明点や疑問点が出る場合もあります。そのため、導入前後にどれくらいサポートしてくれるかも重要なポイントです。

対応の範囲や方法を確認しておくのはもちろん、サポート対応時間や休みの日などもあわせて確認しましょう。トラブルがあった際に迅速に対応して貰えないと、トラブルが大きくなってしまう可能性もあります。

マニュアル作成の手順

マニュアルの作成には、基本的な手順があります。手順通りに作成すれば、効率的かつ漏れのないマニュアルが作成できるため、作成する際は以下の手順を参考にしましょう。

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マニュアルを利用する人・利用目的を明確にする

まずは、マニュアルを利用する人や利用目的を明確にしましょう。誰がマニュアルを使うのか、マニュアルを使ってどのようなことを伝えたいのかを考えます。曖昧なままマニュアルを作成しても使うシーンが分からず、活用されません。

目的や利用する人をしっかりと決めることで、定期的なメンテナンスもしやすくなり、運用開始後も長く使えるマニュアルが作成可能です。また、読み手を先に決めておけば、読み手のレベルにあわせたマニュアルが作れます。

書き方によって理解のしやすさが大きく異なるため、利用する人を明確にしておかなければ、読みにくいマニュアルになる可能性があります。利用する人とあわせて目的を決めておけば、読みやすさを考慮しながらデザインや構成を工夫して作成できます。

マニュアルに記載する情報整理・収集

次に、マニュアルに記載する情報を整理・収集しましょう。マニュアルの課題やニーズのほか、業務に関する情報や業務フローなど、記載するべき情報を整理することで、マニュアルを作成する際の手順がスムーズになります。

情報がバラバラなままだと作成に手間がかかるのはもちろん、情報がまとまらずに分かりにくいマニュアルになってしまいます。要点を絞りながら情報を整理することで、読みやすいマニュアル作りに繋がります。

また、マニュアルに記載する情報を整理・収集する際には、先々のスケジュールも決めておくのがおすすめです。いつまでにマニュアルを運用したいのか、作成時間がどれくらいかかるのかなどを考慮しながら、スケジュールを立てましょう。

マニュアルの全体構成決定・作成

マニュアルの目的や情報の収集をした後は、全体の構成を作成します。最初からマニュアルを作成するのではなく、先に目次や見出しなどの構成を決めておくことで、全体の流れが把握しやすくなります。

構成があれば、自然と記載するべき内容が定まってくるため、マニュアルが作りやすくなります。先に構成や概要を決めておけば、目的や本来書くべき内容がブレることがありません。分かりやすいマニュアルを作るためにも、まずは構成を作成しましょう。

また、構成を決定する段階で、マニュアル作成に関わる担当者も確認しておくのがおすすめです。スケジュールとあわせて担当者を確認しておけば、ミスやトラブルを未然に防ぎ、スムーズにマニュアルを作成できます。

マニュアル運用・アップデート

構成作成を経てマニュアルを作成し終わったら、一度テスト運用を行ってから、運用をスタートさせましょう。テスト運用をすることで課題や改善点が見つかるため、得た情報を元にしながらアップデートするとミスやトラブルを防げます。

テストせずに運用してしまうと、小さなミスが大きなトラブルになってしまう可能性もあります。より分かりやすく正確なマニュアルを作成するためには、テスト運用が欠かせません。社員からのフィードバックを参考に、改善していきましょう。

テスト運転をすれば不足している部分や不明点を洗い出し、リリース前にアップデートできます。テスト運用は実際にマニュアルを使う従業員に行って貰い、使いやすさや読みやすさなども細かくチェックするのがおすすめです。

マニュアル作成のポイント・注意点

マニュアル作成を成功させるためには、内容や読みやすさを意識する必要があります。せっかくマニュアルを作成しても活用されず、効果が得られなければ意味がありません。より使いやすいマニュアルを作成するためにも、以下のポイントに注意しましょう。

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5W1Hを明確にする

マニュアルを作成する際は、5W1Hを明確にすることが大切です。5W1Hは以下をまとめた略語で、どのようなマニュアルにすべきかが具体的になります。

【5W1H】

1. When：いつ
2. Where：どこで
3. Who：誰が
4. What：何を
5. Why：なぜ
6. How：どのように

5W1Hに則り、いつ誰が、どのようなタイミングでマニュアルを使用するのかを明確にしましょう。マニュアルの利用シーンをしっかりと思い浮かべてから作成することで、目的のブレを防ぎます。

5W1Hの各要素にマニュアル作成の内容を当てはめながら、本来の目的を見失わないようにすることがポイントです。それぞれの項目を最初に考えておくと、作成・運用まで目的がブレずに進められます。

マニュアル作成には一定の時間がかかるため、本来の目的を失わないためにも、マニュアルの活用シーンを明確にしておくことは非常に重要です。

シンプルな表現で分かりやすさを意識

マニュアルは細かく記載するあまり、難しく書いてしまいがちですが、できるだけシンプルで分かりやすい表現にするのがおすすめです。難しい専門用語や表現ばかりでは、読むだけで疲れてしまい、内容がなかなか頭に入ってきません。

スムーズに理解できるようにするためにも、分かりやすくシンプルな表現を心がけましょう。また、実際にマニュアルを使用する従業員のレベルに合わせ、作成することも大切です。読み手が理解できる表現でマニュアルを作成しましょう。

作業・業務の全体像が視覚的に伝わるようにする

マニュアルの作成においては、作業・業務の全体像が視覚的に伝わるようにするのも大切なポイントです。各工程の手順やステップを図やフローチャートなどを用いて説明し、文字だけでなく目で見て伝わるようにしましょう。

全体像が見えることで流れの理解が容易になり、業務の目的や背景なども伝わりやすくなります。難しい工程では動画を用いて説明するなど、理解のしやすさにも気を付けながら作成するのがおすすめです。

重要な部分・注意点を強調

マニュアルを作成する際、重要な部分や注意点を強調するのもポイントの1つです。赤字やマーカーなどで強調すると読み手に伝わりやすくなり、特に注意して読んで欲しい部分をしっかり理解して貰えます。

文章を読む際に全ての内容を余すことなく読んでいる人は少なく、多くの人が強調部分だけを抜き出して読みます。そのため、マーカーや赤文字で強調することで、その部分の言葉が頭に残りやすくなります。

起こり得る事例を想定して作成する

マニュアルには業務内容を記載するだけでなく、起こり得る事例を想定した内容を記載しましょう。トラブルやクレームなどを想定したマニュアルを作成すると、通常業務以外の部分でも臨機応変に対応できるようになります。

普段の業務に絞ったマニュアルにしてしまうと、「マニュアルに書かれていないから分からない」「どう対応したら良いか分からない」などのトラブルが起こる可能性もあります。柔軟に対応して貰うためにも、ある程度の事態を想定して記載しましょう。

暗黙知を形式知に変えるイメージを持つ

暗黙知とは、社員個人や日頃の業務や成功体験を通して獲得してきたノウハウやスキル・勘など、言語化されていないナレッジのことです。一方で、形式知は、暗黙知を文章・図・表・数式などによって目に見える形にまとめたナレッジを指します。

マニュアル作成においては、暗黙知を形式知に変えていくイメージを持つことが非常に重要です。暗黙知を持つ社員自身での言語化が難しい場合には、複数の社員で会話することで内容が整理され、言語化のヒントを得られます。

具体的な目標を明確に示す

マニュアルを作成する際は、それぞれの業務における到達目標を明確に示すことが重要です。目標を明確に示すことで、ゴール地点から逆算して業務の概要を捉えられるため、実施目的や必要性・手順を理解しやすくなります。

また、具体的な目標は、社員に求める業務のレベルを表します。すなわち、社員は自分に求められていることを結果ベースで把握できるため、目標達成のための具体的な行動を起こしやすくなります。

実際の業務内容に合わせて更新する

作成したマニュアルの運用をスタートした後は、放置せずに定期的なアップデートを行いましょう。業務の内容は日々変わってくるため、定期的な見直しは欠かせません。

また、マニュアルを見ながら作業をこなしていく中で、より効率的な方法が見つかるケースもあります。そのような場合、随時マニュアルを更新すれば常に効率の良い仕事ができるようになります。

マニュアルを活用できている企業の特徴

企業においてマニュアルは大きなメリットをもたらしますが、活用されなければそのメリットは得られません。マニュアルを最大限活用できるよう、マニュアルを活用できている企業の特徴を把握し、取り入れましょう。

業務の標準化を意識したマニュアルが作成されている

マニュアル作成の目的は、マニュアルそのものを作ることではなく、業務の標準化や効率化などです。しかし、マニュアルを作ること自体が目的にすりかわってしまうと、わかりにくいマニュアルに仕上がる可能性が高まります。

わかりやすく活用されるマニュアルを作成するには、標準化や効率化といった本来の目的を見失わずに、マニュアルを見る従業員目線で作成する必要があります。

運用方法が整備されている

作成したマニュアルの保管場所や管理方法などを明確に定めている企業は、十分にマニュアルを活用できている場合が多いです。例えば、マニュアルの保管場所が決まっていない場合、確認しようと思ってもどこにあるかわからず、マニュアルを参照できなくなります。

また、保管場所以外での利用を認める場合、許可なく自宅に持ち帰ることも想定されるため、保管場所だけでなく持ち出しに関するルールなども定めておくのがおすすめです。社外への持ち出しを禁止するなど、セキュリティ面も考慮して運用方法を定めましょう。

まとめ

マニュアル作成は、業務の効率化を図るために欠かせないものです。従業員の作業クオリティを安定させ、社内での統制をとるためにも、業務内容や従業員のレベルにあわせたマニュアルを作成する必要があります。

ただし、マニュアルをイチから作成するのは非常に大変です。手軽かつ短時間で読みやすいマニュアルを作成するなら、マニュアル作成ツールを上手く活用しましょう。テンプレートを使えば、必要な情報を入力するだけで手軽に作成できます。

しかし、マニュアル作成ツールの利用にはデメリットもあるため、コストや機能性などを確認しながら自社に合うものを選ぶのがおすすめです。社内にマニュアルを導入して、よりスムーズで効率の良い業務ができるように働きかけましょう。