Notionは何がすごいのか？Notionの機能や活用方法も解説

Notionとは、アメリカの企業が開発した多機能なドキュメントツールです。その機能の多彩さからオールインワンツールと呼ばれ、日本だけでなく世界中の企業から注目を集めています。本記事では、Notionの機能や活用方法、メリット・デメリットまで詳しく解説します。

目次

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1. Notionとは
2. Notionの基本機能と活用方法
3. Notionの料金
4. Notionのメリット
5. Notionのデメリット
6. まとめ

Notionとは

Notion（ノーション）とは、アメリカのNotion Labs, Inc.が開発した、多くの機能を搭載したドキュメントツールです。その多彩な機能と柔軟性により、個人からビジネスまで幅広いユーザーに指示されています。

Notionの何がすごいかというと、まず一番に豊富な機能性が挙げられます。ノート作成・タスク管理・プロジェクト管理・データベース作成・ドキュメント共有など、さまざまな作業を1つのプラットフォームで実行できます。

それにより、複数のアプリやツールを使う必要がないため、業務の効率化が可能です。ユーザーは、テキスト・画像・リンク・チェックボックスなどの要素を自由に組み合わせ、情報を整理・共有できます。

また、直感的なインターフェースと柔軟なカスタマイズ性が魅力であり、個人のタスク管理からチームのプロジェクト管理まで幅広く活用されています。 Notionはクラウドベースで動作し、Webアプリやデスクトップアプリ、モバイルアプリとして利用可能です。

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Notionがオールインワンと呼ばれる理由

Notionがオールインワンと呼ばれる理由は、幅広い機能を1つのプラットフォームで提供しているからです。

通常、異なる作業にはそれぞれ違うツールの利用を必要としますが、Notionは多岐にわたる機能を1つのアプリケーションでカバーできます。そのため、作業の分散を防ぎ、効率的な作業環境を実現可能です。

Notionは単なるノートアプリケーション以上の価値を持ち、個人のプロダクティビティ向上からチームの協力まで、広範な用途に対応するツールとしてオールインワンと称されています。

以下では、Notionがオールインワンと呼ばれる理由について詳しく解説します。

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多様な機能が備わっている

Notionはノート作成・タスク管理・プロジェクト管理・ファイル保存・カレンダー・データベース機能・ドキュメント共有など、複数の機能を1つのアプリケーションで利用可能です。

ユーザーは複数のアプリを切り替える必要がなく、1つのプラットフォームでさまざまな業務を効率的に遂行できます。

Wiki・ドキュメント作成

Notionは、Wikiやドキュメント作成に必要な機能を備えています。Wiki機能はページを自由に構築できる高いカスタマイズ性があり、容易に知識の整理をしながら個人のスタイルに合わせた情報を効果的に記録できます。

ドキュメント作成機能はシンプルかつ多彩な機能を持ち、テキスト以外にも画像・動画・表・リンク・埋め込みコードなどを組み合わせたドキュメントの作成が可能です。こうした多様なコンテンツの組み合わせにより、情報を魅力的に表現できます。

プロジェクト・タスクの整理

Notionはプロジェクトとタスクの整理においても、高いカスタマイズ性を誇っています。各プロジェクトごとに専用のページを作成し、タスクや情報の自由な編集ができます。

また、タスクには期限や優先度、担当者などの詳細な情報を簡単に設定可能です。タグ・チェックリスト・コメントなどの追加により、タスクの進捗管理やチーム内での情報共有がスムーズに行えます。

その結果、プロジェクトの整理やタスクの管理が柔軟かつ効率的になり、内部統制の強化につながります。

情報の一元管理が実現する

Notionの多機能性により、社内の情報を1つのツール内に集約できます。そのため、個人のデータファイルやドキュメント保存をはじめ、社内全体で共有したい計画書やカレンダーといったデータの一元管理により、連携性を高めた統合的な管理が実現します。

また、テキストだけでなく画像や動画、表、コードブロックなど、複数のブロックを組み合わせてエディタを作成することも可能です。直接的なファイルの埋め込みにも対応しているため、方法によっては管理のしやすさが大幅に向上します。

Notionの日本語版誕生

2022年6月にNotion Labs Japanが設立されたことにより、日本語を含む多言語対応が強化され、同年11月には日本語に正式対応し、日本語を使用した操作ができるようになりました。

現在では日本国内でのカスタマーサポートも充実しており、疑問や問題が生じた場合には迅速なサポートが提供されます。このような変化により、日本のユーザーはNotionをより便利に利用できるようになっています。

Notionの基本機能と活用方法

Notionは多彩な機能を武器として、個人から組織のチームまで幅広い用途で活用されています。ここでは、Notionの基本機能と活用方法について解説します。

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機能	活用方法
メモ機能	アイディアの記録・会議の記録・リンク集が作成できる
タスクリストの管理機能	Todoリストの作成・会議の議事録をまとめることができる
チームWiki機能	効率的に情報の共有ができる
ロードマップ機能	プロジェクト計画の可視化できる
ドキュメント機能	マニュアル作成・議事録作成ができる
ガントチャート作成機能	ガントチャートが作成可能
カレンダー機能	スケジュールの共有・リマインダー設定ができる
テンプレート機能	プロジェクトのタスクリスト作成・会議の議事録作成・アイディアのブレインストーミングページ作成が簡単にできる
NotionAI	情報整理・Notion機能の支援をしてくれる

メモ機能

Notionのメモ機能は、ユーザーがアイディアや情報を整理・保存するための便利なツールです。新たなアイディアをテキストや画像として記録し、後で整理・活用できます。

会議の議事録や重要なポイントをメモにまとめ、参加者と共有することも可能です。また、便利なWebページのリンクやブックマークを整理し、簡易的なリンク集の作成も行えます。

タスクリストの管理機能

Notionのタスクリストは高度なカスタマイズが可能です。タスクには期限・優先度・タグなどの情報を追加でき、自分の作業スタイルに合わせて表示や整理ができます。

会議の議題や議事録をタスクリストとして作成し、議題ごとにタスク管理します。このタスクリストを利用し、アクションアイテムの追跡や担当者の確認に活用したり、Todoリストの作成を行ったりすることも可能です。

チームWiki機能

チームWiki機能により、チームの知識を整理するためのページを作成できます。例えば、プロジェクトやテーマごとにページを作成して、関連する情報を集約します。

また、チームWiki機能は編集履歴やバージョン管理が可能です。誰がどのような変更を行ったかを追跡できるため、誤った情報を避けつつ情報の正確性を保つことができます。

ロードマップ機能

Notionのロードマップ機能は、プロジェクトの計画と進捗管理を効果的に行い、関係者とのコミュニケーションを円滑にして、成功に向けた方針を確立するためのツールです。

タイムライン上にタスクや機能を配置し、各ステップの予定を表示します。ロードマップの作成により、プロジェクトの計画や進行状況を一目で把握できます。

ドキュメント機能

Notionのドキュメント機能は、情報の整理や共有、コラボレーションを効果的に行うために重要です。プロジェクトの詳細な計画書やアイディアのまとめ、レポートの作成などに活用できます。

複数のメンバーが同時にドキュメントを編集できるため、リアルタイムでのコラボレーションが実現します。コメント機能やチャットツールと連携し、意見交換やフィードバックをスムーズに行えます。

ガントチャート作成機能

ガントチャート作成機能では、タスクやイベントを時間軸に沿って配置し、それぞれの期間や進捗をバーで表現します。また、タスクの開始日や終了日、依存関係などを設定することで、プロジェクトのスケジュールを詳細に計画できます。

ガントチャート作成機能は、視覚的で直感的な方法でプロジェクトを管理する際に役立つ機能です。プロジェクトマネージャーやチームメンバーにとって、重宝する機能といえるでしょう。

カレンダー機能

カレンダー機能は、イベントや予定を管理し、日付ベースで視覚的に表示するための機能です。Notionではカレンダービューを作成して、日付ごとにイベントを表示できます。それにより、プロジェクトの進捗やスケジュールを把握しやすくなります。

カレンダーをチームと共有し、プロジェクトの進行状況や予定を周知しながら協力を仰ぎます。また、イベントの日付や時間にリマインダーを設定することで、重要な予定を見逃さずに通知を受け取れます。

テンプレート機能

Notionのテンプレート機能により、あらかじめ設計されたフォーマットやレイアウトを使用して、さまざまなコンテンツを迅速に作成できます。ページを作成する際、テンプレートから選択することで、特定の目的に合ったページをすばやく作成可能です。

例えば、プロジェクトのタスクリスト・会議の議事録・アイディアのブレインストーミングページなどの作成が容易に行えます。

NotionAI

NotionAIは、入力された情報を基に情報整理や機能をサポートする機能です。AIに必要な情報を提供し依頼することで、Notionの機能を効果的に活用できます。

例えば、「〇〇と〇〇の情報を使って表を作成してください」と指示すると、AIは迅速に表を生成します。情報整理が時短化できるため、業務の効率化が実現されます。NotionAIに頼ることで、機能の幅広い活用が可能となるでしょう。

NotionAI コネクター

NotionAI コネクターは、業務アプリと連携して必要な情報を検索できる機能です。例えば、メッセージングアプリである「Slack」との連携に対応し、過去のスレッドやメッセージ履歴にアクセスできることにより、情報の検索にかかる時間を削減可能です。

Slack以外にも、Google ドライブ、Jira、GitHub、Salesforceとの連携が予定されており、AIに関する機能は今後もアップデートしていくと予想できます。情報に基づいた意思決定の迅速化により、ツールとしての利便性をより高めることができるでしょう。

Notionの料金

Notionの料金体系は、無料プランを含めて4つのプランに分かれています。各プランには異なる機能と利点があり、ニーズに応じて選択できます。それぞれ機能や利用可能なユーザー数が異なるため、適切なプランを比較して選ぶことが重要です。

プラン名	フリー	プラス	ビジネス	エンタープライズ
料金	無料	¥1,650／ユーザー	¥2,500／ユーザー	要問い合わせ
機能	Slack、GitHubなどとの連携	チームで使える無制限のブロック	SAML SSO（シングルサインオン）	ユーザープロビジョニング（SCIM）
	ベーシックなページアナリティクス	無制限のファイルアップロード	プライベートチームスペース	高度なセキュリティ設定
	7日間のページ履歴	30日間のページ履歴	PDFの一括エクスポート	監査ログ
	10名のゲストを招待可能	100名のゲストを招待可能	高度なページアナリティクス	カスタマーサクセスマネージャー
	友人や家族、同僚とコラボレーション	社外の共同制作者を追加	90日間のページ履歴	ワークスペースアナリティクス
			250名のゲストを招待可能	無制限のページ履歴
				250名のゲストを招待可能

参考：料金

Notionのメリット

Notionは、情報整理やチームコラボレーションを効率化するツールとして注目を集めています。多彩な機能により、個人からビジネスまでさまざまな用途に対応可能です。ここでは、Notionのメリットについて詳しく解説します。

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データ管理がしやすい

Notionでは、複数のプロジェクトやタスクを1つのプラットフォームで管理できるため、データの分散を防げます。複数のページやデータベースを使っても、関連する情報を簡単に探すことができます。

また、柔軟に使用可能なデータベース機能により、複雑な情報を整理しながら、アクセスがしやすく効率的な運用の実現につなげられます。

テンプレートが豊富にある

Notionのテンプレートには、ノート・プロジェクト管理・カレンダー・ガントチャートなどさまざまな種類があります。個人用途からビジネスプロジェクトまで、幅広い領域に対応する豊富なテンプレートが用意されています。

豊富なテンプレートライブラリの提供により、ユーザーが求める用途ごとに合わせたコンテンツを簡単に作成できるため、カスタマイズ性が高いのも特徴です。

豊富な記述方式を持っている

Notionはブロックエディタであり、一つひとつのコンテンツを「ブロック」として管理・編集するツールです。Notionでは、多種多様なブロックを組み合わせて情報を構築するため、情報の配置を自由に変更したり再構築したりできます。

例えば、見出しをドラッグアンドドロップで移動するだけで、セクションの順序を変更することができます。また、情報を整理するために最適な構造を簡単に作成可能です。

ブロックエディタは、ユーザーの創造性やコンテンツの多様性を最大限に引き出しつつも、整理や編集をシンプルに行えるため、幅広いニーズに応えることができます。

クラウドで同期できる

Notionはクラウドベースのプラットフォームで、データをオンライン上で同期させる仕組みとなっています。この同期機能により、異なるデバイスや場所からアクセスしても常に最新の情報を利用できます。 

また、データの安全性・アクセスの柔軟性・リアルタイムコラボレーションなど、効率的な運用にかかせない要素を網羅しているのもメリットです。データの保護と共有、作業の効率化を実現し、個人からビジネスまで多くのユーザーの利便性を高めています。

他のツールと連携できる

Notionは多くの異なるツールとの連携をサポートしており、ユーザーはさまざまな作業や情報の統合を実現できます。他のツールとの連携が可能であることにより、作業の効率化・情報整理の向上・チームコラボレーションの強化など、多くの利点をもたらします。

例えば、ナレッジベースを作成できるツールと連携すれば、Notionに蓄積されたデータを有効活用できます。その他にも、さまざまなツールの得意分野を組み合わせれば、個々の業務をより迅速かつ効率的に進めることが可能です。

使い慣れたツールとNotionを連携させ、自分やチームのニーズに最適なワークフローを構築すると、得られるメリットが大きくなります。

無料プランがある

Notionは無料プランを提供しており、個人ユーザーや小規模なチームでも手軽に利用が可能です。会社全体での使用を検討する際にも、無料プランを活用してNotionの基本的な使い方や機能を体験できます。

ただし、無料プランでは基本的な機能やツールを利用できますが、一定の制限があります。プロジェクトの規模やニーズに合わせて、無料プランから有料プランへのアップグレードを検討するとよいでしょう。

セキュリティ対策が施されている

Notionはビジネス利用を想定しているため、十分なセキュリティ対策が施されています。主なセキュリティ対策としては、以下のようなものが挙げられます。

1. データの暗号化
2. アクセスの監視
3. データのバックアップ

これらに加え、有料のビジネスプランとエンタープライズプランでは、SSO機能が使用できます。SSO機能は1度のログインで複数のアプリケーション間の行き来を可能とし、不正アクセス対策に有効とされています。

その他にも多くのセキュリティ対策が施されているため、機密性の高い情報をNotionで扱う場合でも安心して使用できます。

Notionのデメリット

Notionでは多くのメリットを得られる一方、いくつかのデメリットも存在します。ここからは、利便性が高いことによるNotionのデメリットについて解説します。

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機能が多すぎて使いこなせない

Notionは機能が豊富であることが魅力の1つですが、機能が多すぎて使いこなせないというケースも考えられます。初めて利用する人にとっては、どの機能をどのように使えばいいのかがわかりづらく、使い方を理解するまでに時間がかかることがあります。

また、必要のない機能が表示されることにより、使い勝手が悪化する可能性も高いです。そのため、ツールを上手に使いこなすには時間と労力が必要とされ、知識のない状態だとすべての機能を活用することは難しいといえます。

使いこなすには理解力が必要

Notionを利用する際には、ある程度の理解力が求められます。例えば、プロジェクトごとのページを作成するためには、適切なブロックを選択し、自身のニーズに合わせて組み立てる必要があります。

特に、初めて使用する際には、各機能の目的や操作方法を理解するまでに時間がかかり、適切な手順がわからなくなることもあるでしょう。しかし、Notionの機能を使いこなすことができれば、非常に効率的な作業や情報整理が行えます。

Notionの多彩な機能を最大限に活用するためには、初期段階での理解力と継続的な利用が必要です。初めは少々難しいかもしれませんが、ヘルプセンターや効果的な使い方を検索しつつ徐々に慣れていけば、ツールを上手く使いこなすことができるでしょう。

チームで活用するには費用がかかる

Notionは個人利用向けの無料プランが提供されていますが、10名以上のチームを想定した利用には有料プランへの加入が必要であり、費用が発生します。Notionの料金で解説したとおり、チームで活用した際の料金はチームメンバーの数や利用する機能に応じて異なります。

特に、大規模なチームやプロジェクトの場合、参加人数の増加によって追加のコストが発生するケースも多いです。ただし、有料プランには高度な機能やセキュリティ対策が含まれており、効率的なチームワークのサポートにつながる面もあります。

チームで活用するには費用がかかりますが、より効率性を高めたい場合には、組織のニーズや予算に合わせた検討が重要です。

情報漏洩につながる危険性がある

Notionで作成したページは一般公開が可能であるため、ページの公開設定を誤ると社内の機密情報が外部に流出する危険性も持ち合わせてます。

ページの公開設定自体は非常に簡単なため、Notionの使用に慣れていない従業員が誤って公開してしまうといったトラブルの発生が考えられます。情報漏洩を防ぐには、編集権限を管理者のみに付与するなどの工夫が必要です。

まとめ

現代のビジネス環境は急速に変化を続けており、効率的な情報管理と円滑なチームコラボレーションが重要視されています。このような課題に対応するためのツールとして挙げられるのが、Notionです。

Notionはオールインワンのプラットフォームで、メモ・タスク管理・プロジェクト管理・ドキュメント作成・チームワーク・AIサポートなど、多岐にわたる機能を提供します。シンプルながらも高いカスタマイズ性を有しており、さまざまなニーズに適応します。

柔軟なブロックエディタを通じて情報を整理するだけでなく、AI機能の活用によって効率性を向上させることができます。ビジネスの競争力を高め、持続的な成長を達成するためには、Notionの導入を検討するのがおすすめです。