おすすめの電子帳票システム6選｜選び方や導入時の注意点を解説

電子帳票システムとは、請求書や注文書等の帳票の作成や配信、管理を効率化できるシステムのことです。電子帳票は電子帳簿保存法やインボイス制度などが関わるため、システム選びが重要です。本記事では、おすすめの電子帳票システムの紹介や導入時の注意点などを解説します。

目次

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1. 電子帳票システムで帳票の作成・保管を効率化
2. 電子帳票システムは対応範囲・電帳法への対応可否で選ぶ
3. 電子帳票システム選びで重要な3つのポイント
4. 電子帳票システム選びのその他の比較ポイント
5. おすすめの電子帳票システム6選
6. 電子帳票システムの導入の仕方と注意点
7. まとめ

電子帳票システムで帳票の作成・保管を効率化

電子帳票システムは、紙の帳票や文書を電子的な形式に変換して管理するシステムです。帳票を電子データ化することにより業務プロセスが効率化され、紙の使用が削減されることから環境への影響も軽減されます。

ワークフローの自動化やセキュリティ機能によって、業務の進行がスムーズに行われ、機密情報の保護も確保されます。また、データの検索や分類が容易に行えるため、必要な情報に素早くアクセスできます。

総じて、電子帳票システムは業務効率向上、情報共有の促進、セキュリティの確保といった多くの利点を提供し、現代のビジネス環境において重要な役割を果たしています。

電子帳票システムは対応範囲・電帳法への対応可否で選ぶ

電子帳票システムの選択において、特に注目すべき重要なポイントは3つあります。それは、対応できる業務範囲・対応できる帳票フォーマット・電子帳簿保存法への対応可否です。

電子調達システムは数多くありますが、これらのポイントを確認することで自社に合うシステムを絞ることができます。

次の章から、これら3つの重要ポイントとその他に注目したいポイントについて詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 対応できる業務範囲を確認
2. 対応フォーマットを確認
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. データ処理能力や検索能力を確認
2. 過去の帳票データを取り込みやすいか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか

電子帳票システム選びで重要な3つのポイント

まずは、重要な3つのポイントから解説していきます。現代のビジネス環境では、効率的な情報管理と業務プロセスの最適化が求められます。それを実現するために、これらのポイントは必ず確認しておきましょう。

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対応できる業務範囲を確認

電子帳票システムによって対応できる業務範囲が異なるため、導入したい業務範囲に対応しているシステムでなくてはなりません。受領した帳票のデジタルデータ化、帳票の作成・発行、データ管理、ワークフロー自動化など、対応できる内容はシステムごとに異なります。

たとえば、帳票データのデータベース管理により検索と分類が容易に行えるようになり、過去のデータにもアクセス可能です。また、帳票の自動作成や発行、承認プロセスの自動化によって業務効率化が図れます。

帳票の作成など基本的な機能はほとんどのシステムに搭載されていますが、メールアドレスの収集や予約発行など細かな機能に違いがあるため、対応できる業務範囲を確認し、自社にとって必要な機能を備えているシステムを選びましょう。

対応フォーマットを確認

業務遂行や情報共有のためには、電子帳票システムの対応フォーマットも確認しておかなければなりません。帳票は主にCSV・Excel・PDFなどが使用されることが多いですが、対応フォーマットの種類が乏しい場合は希望通りに出力できないこともあります。

特に、データの一元化やカスタムレポート作成の必要性がある場合には、多様なフォーマットに対応できるかが重要です。自社で用いるフォーマットに対応したシステムを導入することで、柔軟性・相互運用性・効率性を高め、円滑な業務プロセスと情報共有を実現できます。

電子帳簿保存法に対応しているか

電子帳簿保存法への対応は、電子帳簿の適切な管理と法的要件の遵守に関わる重要なポイントです。この法律は、電子帳簿の信頼性と安全性を確保する役割を果たし、J-SOXやJIIMA認証などの認証を通じて規制遵守を証明します。

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶことで、法的要件を順守し、データの保全性と信頼性を確保できます。

また、内部統制の強化や監査対応の容易化など、多くのメリットも生まれます。信頼性の向上と企業の信用構築に貢献し、健全な業務遂行とデータ管理を実現する重要な側面です。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は1998年に制定された法律で、帳簿の電子データ保存の方法などについて定めたものです。2022年には改正電子帳簿保存法が施行され、2024年より電子取引におけるデータの電子保存が完全義務化されています。

「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの保存区分があり、業界や業種、法人や個人事業主などの事業形態に関わらず全ての事業主に適応されるため、法的要件を満たしたシステムの導入が急がれています。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：JIIMA認証制度｜JIIMA公式サイト

電子帳票システム選びのその他の比較ポイント

電子帳票システムを選ぶ際には、業務ニーズや組織の特性に合わせてさまざまな観点から検討することが重要です。以下では、上記の3つポイント以外の比較ポイントを解説します。

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データ処理能力や検索能力を確認

データ処理能力と検索能力は、電子帳票システム選定において極めて重要な要素です。企業が取り扱う帳票やデータの量は多岐にわたり、システムがこれらを効率的に処理できるかどうかが業務の遂行に影響します。

データの取り込み・変換・保存などが滞ると業務効率が低下しますし、スケーラブルな性能を持たないシステムは将来的なデータ増加に対処できません。

また、情報の迅速な検索も重要です。帳票の履歴やデータベースから特定の情報を素早く取り出す能力は、効率的な意思決定や業務プロセスの迅速化に寄与します。

自社の帳票量や業務量に合わせて、システムのデータ処理能力と検索能力を検討し選定することで、業務の効率性と正確性を確保できます。

過去の帳票データを取り込みやすいか

電子帳票システムを導入する際は、導入後に作成する帳票だけでなく過去の帳票データも取り込んでおくと便利です。

たとえば、これまで紙で帳票を保管していた場合、保管スペースの浪費・検索のしにくさ・損失や劣化のリスクなど多くのデメリットが発生しています。電子帳票システムに紙の帳票も含めて過去のデータを取り込むことで、これらの課題も払拭できます。

過去の帳票データを取り込む方法には、スキャンによる画像保存やAI-OCRによる読み込みなどがあります。帳票データを取り込みやすいシステムを選び、過去の帳票データをシームレスに移行することは重要なポイントと言えます。

セキュリティ対策は万全か

セキュリティ機能は電子帳票システム選定において欠かせない要素であり、サイバー攻撃やデータ漏洩などのリスクを最小限に抑えます。アクセス制御やデータ暗号化、ログ管理と監視などのセキュリティ機能が備わっているか確認することが肝要です。

ユーザーアクセス管理を強化し、機密データを暗号化して保護し、異常アクセスを検出する監視を行うことで、セキュリティを強化できます。また、自動アップデートにより最新のセキュリティ対策を維持できることも重要です。

サポート体制は充実しているか

電子帳票システム選定において、ベンダーのサポート体制も重要なポイントです。適切なサポートがあるかどうかは、導入後のトラブル対応や運用の円滑さに影響を及ぼします。

導入サポート・技術的な問題への対応・アップデート提供などのサポート範囲を確認し、システム運用の安定性を評価します。また、問い合わせ方法も重要で、電話やメールなど連絡手段についても確認しましょう。

また、緊急時の対応を想定した上で、サポート提供時間帯や土日祝日の対応可否も考慮しておくことが理想です。

おすすめの電子帳票システム6選

電子帳票システムの導入の仕方と注意点

電子帳票システムの導入は、組織の業務プロセスを効率化し、情報の正確な管理を実現するための重要な取り組みです。

しかし、スムーズな導入と運用を行うためにはいくつかの注意点を押さえる必要があります。以下では、電子帳票システムの導入方法と注意点について解説します。

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導入目的・要件を明確にする

システムには、それぞれ異なる強みや特徴があります。そのため、まずは自社の導入目的やシステムに求める要件を明確にして、それにマッチするシステムを選ぶことが重要です。

「帳票作成にかかる工数を削減したい」「電子化で取引先とのやり取りを効率化したい」「帳票の管理の負担を減らしたい」「経理・営業など周辺の業務も効率化したい」など、自社が解決したい課題を明確にすることで、候補となるシステムを絞りやすくなります。

費用対効果を確認

クラウド型の電子帳票システムを導入する場合は、料金体系に着目しましょう。クラウド型システムの料金体系は月額固定制と従量課金制の2つの選択肢があります。どちらの料金体系が合っているのか、費用対効果を確認することが肝要です。

また、機能と要件のマッチングを通じて、組織の業務要件に合致する機能を選択することで、不要なコストの発生を回避できます。コストと効果のバランスを検討し、システム導入によるメリットと費用のバランスを見ることが大切です。

さらに、将来予測やスケーラビリティを考慮して、システムの将来的な利用拡大に対応できるかを確認します。製造業・サービス業など自社と同じ業種での導入事例や、シェア率・導入数などの導入実績も、費用対効果を評価する際に有効な情報です。

取引先の理解を得る

電子帳票システムを導入して本格的に運用を開始する前に、取引先の理解を得ましょう。取引先に送る帳票を電子化する場合は、先方が電子帳票に対応している必要があります。

特に今まで紙で取引をしていた取引先に突然電子帳票を送ると、最悪の場合今後の取引がなくなる可能性も出てきます。

電子帳票システム導入時はいつから電子での取引を開始するか伝えた上で、従来通りの紙でのやり取りを希望する企業にどう対応するか考えておきましょう。

運用環境を整える

電子帳票システム導入に伴う帳票の運用方法変更を成功させるためには、適切な運用環境を整備することが重要です。帳票の作成から管理までの手順を明確なマニュアル化により定着させ、スムーズな運用をサポートしましょう。

また、トレーニングを行うことで従業員がシステムの利用方法を習得でき、混乱やトラブルを防げます。従業員からのフィードバックを取り入れながら、マニュアルなどの改善を進めることもできます。

導入後はデータのバックアップを取る

電子帳票システムには、災害や障害によるシステムダウンのリスクが存在します。データのバックアップは、こうしたリスク対策として重要な措置です。

バックアップを取ることで、データの損傷や消失による業務停止を最小限に抑え、データ復旧の保証を確保できます。バックアップ戦略の策定と定期的なバックアップ実施によって、運用におけるリスクを最小限に抑えることができます。

まとめ

電子帳票システムは、紙ベースの帳票処理業務をデジタル化に導くツールであり、業務プロセスの効率化と情報管理の向上を実現します。ただし、業務範囲への適合性や対応フォーマット、法的要件への準拠などを比較検討してシステムを選定することが重要です。

運用面では、マニュアル化とトレーニングを通じてシステムの定着を図り、データのバックアップにより災害や障害への備えを確保しましょう。

本記事を参考にマッチ度の高いシステムを選定し、スムーズな運用開始を実現して業務の効率向上とデータの安全性を確保しましょう。