コラボレーションツールとは？メリット・デメリットや選び方を解説

コラボレーションツールとは、組織やチーム内のコミュニケーション・情報共有をサポートして効率化できるツールであり、テレワークなどにも活用されています。本記事では、コラボレーションツールを導入した際のメリット・デメリット、主な機能や比較ポイントなどを解説します。

目次

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1. コラボレーションツールとは
2. コラボレーションツールの主な機能一覧
3. コラボレーションツールのメリット
4. コラボレーションツールのデメリット
5. コラボレーションツールの比較ポイント
6. コラボレーションツール導入を成功させるポイント
7. まとめ

コラボレーションツールとは

「コラボレーションツール」とは、組織で共同作業を行う際に、メンバー間のコミュニケーションや情報共有などをサポートしてくれるツールです。共同作業を行うために使用する、さまざまな機能を備えたツールを指します。

「コラボレーションプラットフォーム」と呼ばれることもあり、Web会議、ビジネスチャット、タスク管理・プロジェクト管理など多彩な機能によって、組織内での共同作業についてリアルタイムで確認・分析することができます。

コラボレーションツールが注目される背景

組織で共同作業を行うには、メンバー同士がコミュニケーションを取りながら進めることが不可欠です。最近は、テレワークも定着してきていることから、離れた場所でもいかに効率的に情報共有できるかが、作業を円滑に進めるカギとなります。

情報共有・コミュニケーションを図るツールとして、メール・チャット機能、ファイル共有機能、プロジェクト管理機能など、機能ごとに別のシステムを併用しているケースも多いことでしょう。

しかし、さまざまなシステムを使い分けていると、目視による見落とし・対応漏れなど、人為的なミスが発生しやすくなるリスクも考えられます。その対策として、必要な機能が1つに集約されたコラボレーションツールが注目されるようになりました。

コラボレーションツールの主な機能一覧

コラボレーションツールの機能は大きく分けて、「情報共有を効率化」するための機能と、「コミュニケーションを円滑に進める」ための機能の2つに分類されます。以下に、それぞれの機能でできること、期待できる効果について解説していきます。

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情報共有の効率化	コミュニケーションを円滑に進める
社内Wiki機能	チャット機能
タスク管理・プロジェクト管理機能
スケジュール共有機能	ビデオ通話・Web会議機能
オンラインストレージ機能

【情報共有】社内Wiki機能

社内Wiki機能とは、業務に関する情報をメンバー自らがアップロード・共有できる機能です。イメージとしては、多言語インターネット百科事典のWikipediaを、社内専用版にしたものと考えると良いでしょう。

業務に使うフォーマットのひな型や、過去のノウハウや社内マニュアルなど、独自の情報をメンバーがアップロード・蓄積・共有することで、情報を探す時間の短縮につながります。これにより、業務効率化の促進と属人化を防止する効果が見込まれます。

【情報共有】タスク管理・プロジェクト管理機能

タスク管理・プロジェクト管理は、メンバーそれぞれがタスクを計画的に進めたり、責任者がメンバーの進捗状況やタスクの割り振りを行うなど、プロジェクト全体の管理・情報共有をしたりすることを目的とした機能です。

これらの機能を使うことで、個人・全体での進捗状況が可視化され、メンバー間の作業量の偏りがあるかも見つけやすくなるため、業務の最適化も図れます。さらに、タスクの抜け漏れも防げます。

【情報共有】スケジュール共有機能

スケジュール共有機能は、チームや個人のスケジュールを作成・閲覧・編集できる機能です。会議室などの共有施設の登録ができるものや、アラームで通知が受け取れるリマインダーが付いているものもあります。

スケジュールを組織で共有することで、メンバーそれぞれの予定が把握でき、スケジュール確認の手間やスケジュールの調整ミスがなくなります。進捗具合を反映したスケジュールの変更もしやすくなるでしょう。

【情報共有】オンラインストレージ機能

オンラインストレージ機能は、インターネット上のスペースに書類データなど業務に必要なデータを大量に保管・共有できる機能です。

インターネット環境があれば、出張先などからでも場所を選ばずアクセスでき、自動のバックアップ機能もあります。また、サービスによっては、複数のメンバーでの同時編集機能があり、さらに業務の効率化を図れます。

オンライン上のURLを共有するだけで閲覧・編集できるため、動画などの大容量データのアップロード・ダウンロードに割いていた時間も、大幅に短縮できます。

【コミュニケーション】チャット機能

チャット機能では、ビジネスに適したコミュニケーションが取りやすいです。個人チャットと使い方は似ていますが、グループチャット、音声・ビデオ通話機能など、業務を効率化できる機能が充実しているうえ、セキュリティ機能も兼ね備えています。

チャット機能を利用すると、形式的な挨拶文が不要になり、話し言葉でのシンプルなやり取りがしやすくなります。また、コメントを返さずにリアクションだけを返したいときは、スタンプ機能を活用して、温度あるコミュニケーションを取ることが可能になります。

個人同士やグループなど、参加メンバーも自由に設定でき、親密な雰囲気を作りやすく、活発な意見交換が期待できます。

【コミュニケーション】ビデオ通話・Web会議機能

ビデオ通話・Web会議機能は、従来のテレビ会議とは異なり、専用機器が不要で、インターネット環境があればどこでもオンライン会議ができる機能です。その際、ほとんどのサービスに会議内容を暗号化する機能があるため、セキュリティ面でも安心して利用できます。

微妙なニュアンスを伝えたいときなどは、電話やメールでは充分伝わらないこともあります。そのため、物理的な距離があって対面で話すことが難しい場合でも、メンバーの表情が確認できて親密な雰囲気でのやり取りがしやすく、コミュニケーション不足を補えます。

コラボレーションツールのメリット

多くの機能を併せ持つコラボレーションツールは、工夫して利用することでさまざまなメリットをもたらします。以下に、具体的な内容を解説していきます。

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コミュニケーションが効率的になる

コラボレーションツールには、チャットやビデオ会議といった複数のコミュニケーション機能が備わっています。そのため、議題にしたい内容によって適切なコミュニケーション方法を選ぶことができます。

従来のコミュニケーション方法と比べて気軽にやり取りできるのも大きなメリットです。例えばビジネスメールは、宛名・定型文の挨拶や署名など、本件以外の部分で気を遣うことが多く時間も掛かりがちです。

スマホ・タブレット・PCなど端末の種類も問わないため、話したいときにすぐに話せてビジネスのスピードも向上するでしょう。

業務のやり取りを一箇所に集約できる

コラボレーションツールには、タスク管理やオンラインストレージなど業務上の情報共有に必要となる機能が揃っているため、複数のデータを行き来する必要がありません。

たとえば、会議中にクラウド上の共有データを簡単に表示したり、チャットグループの活用で同時に全員にデータ共有したりすることができます。

やり取りに参加するメンバーは自由に選べるので、用途ごとに複数のコミュニティを作れて、メールのようにその都度メンバーを選ぶ手間もありません。また、チャットでは過去のやり取りは時系列で見返すことができるため、簡単な議事録のようにも利用できます。

どこからでもアクセス可能

ここ数年の働き方改革により、個々の働く環境が大きく変わり、テレワークが定着している企業も増えています。徐々に在宅勤務者を増やしたり、パソコン1つあれば業務ができる仕組みへと変更を続けている企業も多いでしょう。

コラボレーションツールはクラウド型のツールであるため、インターネット環境があるだけで利用できます。場所に関係なくどこからでもアクセスが可能となり、リアルタイムに対応ができるメリットがあります。

生産性向上・コスト削減に繋がる

コラボレーションツールにより情報共有とコミュニケーションが円滑になると、今まで発生していた無駄なやり取りが削ぎ落とされます。また、複数人で同じファイルを同時編集できるなどといった点からも、生産性向上の効果が期待できるでしょう。

また、Web会議を活用すれば、交通費や時間を削減できた分、そのリソースを他の業務や商談に充てられます。ツールの導入にはコストがかかりますが、効果的な運用ができればそれ以上の効果を得られるでしょう。

コラボレーションツールのデメリット

コラボレーションツールには多くのメリットがありますが、利用の仕方によってはデメリットが発生することもあります。ツール導入を検討する際は、以下で解説する事項にも注意するとよいでしょう。

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集中力が低下する恐れがある

チャット機能はリアルタイム性が高く、メールよりも気軽に送りやすいため、場合によっては必要以上にやり取りが増え、メッセージの受信通知のたびに集中力が落ちてしまう恐れがあります。

そのため、チャット機能を利用するときは、本来必要な情報と別の情報とが混在しないよう、あらかじめ組織内で利用ルールを決めておくといった対策が必要になります。

社内で浸透しない可能性がある

何の前触れもなくいきなりコラボレーションツールを導入してしまうと、従業員はどのようにツールを使ったら良いのかわからず、なかなか受け入れてもらえない可能性があります。

コラボレーションツールを検討するときに大切なのは、社内でツールを使う予定の従業員・グループメンバー全員に対し、利用目的と想定されるメリットを周知することです。

その際、新しいIT関連システムの操作に不安や抵抗感を覚える従業員には、利用に前向きな気持ちになれるような対応が必要です。例えば、操作に慣れることで今まで不便だった業務がシンプルにできるようになる、といったメリットを説明するなどの工夫があります。

オフラインでは利用できない

サービスの大半がクラウド型であるコラボレーションツールは、地下や山中などの電波状況が安定しない環境や、オフライン環境では利用できない弱点があります。

多機能なツールを導入しても、社内の回線状況やWi-Fiの安定状況によっては活用できないことも考えられるため、必要に応じて通信回線をアップグレードするなどの対策を検討しましょう。

コラボレーションツールの比較ポイント

一口にコラボレーションツールといっても、さまざまな製品（サービス）があります。大きな導入効果を得るには、自社にマッチするツールを選ぶことが重要です。ここからは、コラボレーションツールを選定する際の比較ポイントを解説していきます。

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搭載機能を確認

各コラボレーションツールには、それぞれ異なる特徴や強みがあります。主な機能は上述した通りですが、搭載機能にも少しずつ差があります。そのため、そのツールにはどのような機能が搭載されているのかをよく確認することが重要です。

自社にとって過不足のない機能を持つツールを選ぶことで、従業員に活用されない・機能の一部しか使われておらず費用対効果が低いといった事態を防げます。

コストを確認

コラボレーションツールはクラウド型のツールであるため、初期費用が無料なものも多いです。しかし、月額料金が発生するため、中長期的な視点でコストについて検討することが重要です。

ツールによって料金体系や具体的な金額は変わるほか、同じツールの中でも複数のプランが酔いされている場合が多いため、じっくりと比較検討しましょう。

料金プランによってストレージ容量が異なる場合もあるため、自社に過不足のない容量のプランか、しっかりと確認しながら選ぶことが大切です。

無料で利用できる場合もあるが注意が必要

コラボレーションツールの中には、無料プランを提供しているものもあります。しかし、無料版ではアカウント数や機能に制限があることが多いです。そのため、ごく小規模な利用をする場合以外は有料ツールを検討した方が良いでしょう。

なお、無料プランから始めるとしても、将来的に利用規模が拡大することを想定して、有料プランにアップグレードした時の機能や費用などを確認しておくべきでしょう。

また、オープンソースのツールであるためツールそのものに費用がかからない、というケースもありますが、この場合は導入やカスタマイズに専門知識を持った人材による作業が必要となるため、人的コストはかかります。

動作環境を確認

ツールを選定する際、対応可能なOSやブラウザといった動作環境が、自社で使用中の端末に適合しているかを調べておくことが必要です。例えば、スマートフォンのアプリなども活用したい場合は、iPhoneやAndroidといったOSのバージョンに対応しているかに注意です。

ほとんどのツールは、PC・スマートフォン・タブレット端末などへのマルチデバイス対応しており、外出先やテレワーク中でも利用しやすいことが想定されます。しかし、ツールの中には、動作環境によって未対応のOSもあるため注意しましょう。

使いやすい操作性か

ツールの導入は、組織で情報共有・コミュニケーションを図ることが主な目的の1つであることから、導入に携わったメンバーだけでなく、使用する人全員が使いやすいツールを選ぶ必要があります。

よって、運用後にツールの利用が浸透しないことがないよう、無料トライアル期間や無料プランを利用してみましょう。ITツールに不慣れな人にも実際に操作を試してもらい、感想を集めるのもよい方法です。

他システムと連携できるか

すでに他の業務システムを利用している場合、自社で利用中のシステムと連携できるかも選定材料にすると、情報の移行と業務にかかる負担を大幅に効率化できるでしょう。

既存のツールからコラボレーションツールに以降する場合は、連携によってデータ移行の作業が簡単になります。また、併用する場合は、ツール同士をシームレスに繋ぐことで業務をさらに効率化し、生産性向上に繋げることができます。

ベンダーのサポートは十分か

ほとんどのツールにはサポート体制がありますが、従来のメールやチャットによる有人サポートから、マニュアルやユーザーコミュニティでの自己解決型に留まるものまで、幅広く種類があります。

そのため、利用するメンバーのITリテラシーも踏まえ、自社にとって必要なサポートが受けられるベンダーを選ぶのがベストです。また、サポートの問い合わせ可能な時間が、自社の営業日・時間に合っているかも確認しておきましょう。

セキュリティ性に問題がないか

コラボレーションツールで共有する情報には社外秘や知的財産が含まれることもあるため、情報漏洩のリスクを防ぐためにも、セキュリティ対策が充分であるかを確認しながらサービスを選ぶことが大切です。

通信の安全性やクラウド上のデータがどのように保管されるのか、といった点のほか、ログイン方法やアクセス制限、ユーザーごとの権限設定ができるかなどについても確認しておきましょう。

コラボレーションツール導入を成功させるポイント

コラボレーションツールの導入においては、導入前の準備や運用面でもいくつかの注意点もあります。ここでは、導入を成功させるためのポイントについて詳しく解説します。

導入目的を明確にする

コラボレーションツールの選定を行う際には、まず導入する目的・解決したい課題点を明確にしておきましょう。ツールは、利用するメンバー間の情報共有とコミュニケーションの向上が大きな目的であり、メンバー全員で共通認識を持っておくことはとても重要です。

提供されているツールは、それぞれ機能や得意分野が異なるため、導入する目的と自社の課題点を意識しながら選定を進めると、よりニーズに合ったものを選びやすくなります。そして、費用対効果も実感しやすくなります。

社内の運用体制を整える

コラボレーションツールのような新しいツールを使用する際、社内周知を徹底する必要があります。例えば、従業員への教育期間を設けたり、定期的に説明会を開いたりして、実際にツールを最大限に活用するための対策を講じることが大切です。

ツールの使い方だけでなく、不適切な利用を防ぐためにも、明確なルールを設けてそれを周知したうえで運用を開始することも大切です。

また、社内に運用チームを設置するなど、ツールのサポート面でも社内でどのような対応を行うか、トラブルが起きた時のシミュレーションを行うことも重要です。

まとめ

コラボレーションツールとは、組織内のメンバー間のコミュニケーションや情報共有などをサポート・効率化を目的としたツールです。

使用する場所に関わらず、どこからでもアクセスでき、よりリアルタイム性が高い円滑なコミュニケーションと業務遂行が望めます。

本記事を参考に、コラボレーションツールを最大限活用できるように準備を行い、ビジネスの促進を図りましょう。