タブレット対応のおすすめ電子帳票システム｜選び方も解説

見積書・注文書・請求書・納品書など、企業が扱うあらゆる書類を電子化できる電子帳票システムには、タブレット端末で操作できるものもあります。本記事では、タブレットに対応したおすすめの電子帳票システムやメリット・デメリット、選び方を解説します。

目次

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1. 電子帳票システムはタブレットでも利用できる
2. タブレットで電子帳票システムを使うメリット
3. タブレットで電子帳票システムを使うデメリット
4. タブレット対応のおすすめ電子帳票システム
5. その他の電子帳票システムの選び方
6. まとめ

電子帳票システムはタブレットでも利用できる

電子帳票システムとは、取引で生じる帳票の作成・送付・管理を一貫してコンピューター上で行えるシステムです。帳票は業種を問わずあらゆるシーンで作成・管理が必要となるため、業界や業種の垣根を超えて多くの企業が導入しています。

クラウド型の電子帳票システムの中には、パソコンだけでなくタブレットで利用できるものもあります。タブレットで利用できる電子帳票システムのメリット・デメリットについて、次章から詳しく解説します。

タブレットで電子帳票システムを使うメリット

タブレットで電子帳票システムを利用できるメリットとしては、次のようなものが挙げられます。ここでは、それぞれについて詳しく解説します。

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社外からでも帳票の作成・編集・閲覧ができる

電子帳票システムをタブレットで利用する最大のメリットは、携帯性に優れている点です。タブレットはノートパソコンなどと比べて持ち運びがしやすく、電子帳票システムをインストールしておけば、製造や販売の現場、営業先でも帳票の作成・閲覧が簡単に行えます。

これにより、帳票の作成や提出のための帰社が不要となるため、業務の効率化や残業の削減につながります。また、リモートワークや在宅勤務といった多様な働き方に対応できる点もメリットです。

フォーマットの設定により入力ミスを減らせる

タブレットで利用できる電子帳票システムの多くはフォーマットの設定ができ、適切に設定することで入力ミスやばらつきを減らせます。

パソコンでの入力はキーボードとマウスを使って行いますが、全角か半角かなどは自身で判断して入力をしていくため、入力する人によってばらつきやすいです。

しかし、タブレットでは数字はテンキー、テキストはキーパッドが表示されて入力します。また、入力項目ごとにフォーマットを設定できるため、全角半角を自身で切り替えたり変換したりする必要がなく、入力ミスを減らせます。

商談中・会議中もすぐにデータを提示できる

業務の中で、社内で作成した帳票を商談や会議で使用することがありますが、その度に紙で印刷をしていると紙代や印刷代がかかるだけでなく、関係者の人数分用意する必要があり、作業にも手間と時間がかかります。

その点、タブレットで電子帳票を参照できれば、商談中・会議牛でも即座にデータを参照・提示することができ、時間の有効活用やコストの削減が見込めます。

大型デバイスの設置場所がない店舗でも利用可能

タブレットはパソコンと比べて広い設置スペースを必要とせず、小型の店舗や小規模な事業所でも導入しやすい点もメリットです。また、パソコンより画面の確認がしやすく、手元に持ちながら店内で作業を行うことも可能です。

さらに、クラウド型の電子帳票システムであれば、サーバーへの負荷などにも気を使う必要がなく、インターネット環境さえ整っていれば効果的な運用を行うことができます。

パソコンよりも直感的な操作が可能

タブレットはスマートフォンのように直感的に操作できるため、パソコンが苦手な従業員でも扱いやすいといったメリットがあります。

製造業や工場などの現場ではパソコン操作に不慣れな従業員が所属していることが多く、システムの導入によるパソコン作業にマイナスな印象を持たれることも少なくありません。

タブレットでも使える電子帳票システムであれば、日常的に使用しているスマートフォンと同じ感覚で使用でき、システムの導入がスムーズに進みやすいです。

タブレットで電子帳票システムを使うデメリット

タブレットで電子帳票システムを利用する場合、情報漏えいに注意する必要があります。例えば、タブレットは社外に持ち出して利用する頻度が高く、部外者がデータを覗き見できる機会が多くなります。

また、タブレットのデータが丸ごと盗難されたり、利用者の不注意でタブレットを紛失したりする可能性もある上に、フリーWi-Fiを利用する場合は気付かない間にデータが抜き取られるといったリスクも存在します。

こうしたセキュリティリスクに備えるには、セキュリティの精度が高いソフトウェアを選定することが大切です。具体的には、ログイン認証・アクセス権限・通信の暗号化に対応したものを選びましょう。なお、タブレットの盗難や紛失にも十分な注意が必要です。

タブレット対応のおすすめ電子帳票システム

その他の電子帳票システムの選び方

電子帳票システムは、自社に適したものを選ぶ必要があります。以下のポイントを参考に、対応している業務範囲や対応フォーマット、電子帳簿保存法に対応しているかなどを確認し、最適なシステムを導入しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 対応できる業務範囲を確認
2. 対応フォーマットを確認
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. データ処理能力や検索能力を確認
2. 過去の帳票データを取り込みやすいか
3. サポート体制は充実しているか

まとめ

電子帳票システムの中には、タブレットで利用できるものもあります。タブレットは携帯性に優れており、社外からでも簡単に帳票の作成・管理が行える点がメリットです。また、設置スペースが不要なため、規模の小さな事業所や店舗でも導入しやすいと言えます。

一方、タブレット対応の電子帳票システムには常に情報漏えいのリスクがつきまといます。したがって、主に部外者によるデータの覗き見やタブレットの盗難・紛失には十分に気をつけましょう。そして、フリーWi-Fi使用時のデータの抜き取りにも十分な注意が必要です。

情報漏えいのリスクに備えるには、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことが大切です。その他にも、カバーできる業務範囲・対応フォーマット・電子帳簿保存法への対応可否などを基準にしながら、自社に適した電子帳票システムを導入しましょう。