管理会計システムとは？主な機能や導入の際の比較ポイントも解説

管理会計システムとは、管理会計に必要な予実管理や原価管理を効率化するためのシステムです。この記事では、管理会計システムの主な機能やタイプ、システム導入によるメリット・デメリットや、比較のポイントなどについて詳しく解説していきます。

目次

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1. 管理会計システムとは？
2. 管理会計システムの主な機能
3. 管理会計システムのタイプ
4. 管理会計システムのメリット
5. 管理会計システムのデメリット
6. 管理会計システムの選び方
7. 無料の会計管理システムはあるのか
8. まとめ

管理会計システムとは？

管理会計システムとは、企業内の予実管理や原価管理をするための会計システムです。自社の売上や経費などのデータを収集し、組織全体の収支を分析するための集計や、グラフ作成が可能です。

部門ごとに細かく予算管理ができたり、未来の数値をシミュレーションできたりする機能もあります。

管理会計システムを使うことで、Excelへの入力・集計・分析にかかる時間が短縮され、業務効率化が可能です。また、日々の変化がすぐにデータ化されるため、リアルタイムで経営状況が把握でき、的確な経営戦略の策定、判断に役立ちます。

管理会計とは？

管理会計とは、経営状況を可視化した社内向けの会計です。企業の経営層が、管理会計を元に現状の経営状況を把握し、将来の戦略や方針を決める際に欠かせません。加えて、管理会計で部門ごとの予算管理をすることで、成長戦略や業績の指標としても役立ちます。

管理会計システムは、社内で使用されるため作成に法的ルールがなく、企業ごとにデータ収集や分析の方法、フォーマットが異なります。そのため、会計システムを導入していない場合は、Excelで作成しているケースがほとんどです。

自社でフォーマットを作成し、手作業でデータ集計するため、時間がかかり、入力ミスや計算ミスが発生するため、正確なデータが導き出せない課題を抱える企業も多いでしょう。

財務会計システムとは？管理会計との違いについて

企業の会計には、管理会計に加えて財務会計と呼ばれる会計もあります。財務会計と管理会計の違いは、確認する人と目的が異なります。

管理会計は、経営者や役員など、社内の経営層が経営状況を確認するための内部資料です。一方で財務会計は、株主や債権者が経営状況、財務状況を判断するために確認する、外部向けの資料です。

そのため、財務会計システムは、外部向けに情報開示するための会計帳簿や財務諸表の作成を効率的にするために用いられます。

管理会計システムの主な機能

管理会計システムには、主に4つの機能があります。管理会計システムの導入を検討している方に向けて、どのような作業が効率化できるのかを解説します。

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会計情報の分析機能

管理会計システムには、収集したデータを分析できる機能が備わっています。たとえば、支店や部門、プロジェクトや製品ごとなど、さまざまなセグメントのデータに分けられます。またそれをレポートに出力することも可能です。

経営判断する場合には、過去データとの比較や部門ごとの数値の推移など、多角的な視点が不可欠です。さらに売上や利益率に加えて、人件費や経費管理を総合的に分析する必要があるでしょう。

管理会計システムを使えば、時間をかけずに分析資料を作成でき、リアルタイムで状況を把握できるため、社内の具体的な課題を見つけ、早めに対処できます。

細かい予算管理と予実帳票機能

管理会計システムには、予算管理や予実帳票機能が備わっているため、業務効率化や経営状況の把握に役立ちます。たとえば、部門やプロジェクトごとに設定した予算を一括管理したり、セグメントごとの予実帳票を簡単に作成できたりします。

未導入の企業では、部門やプロジェクトごとに振り分けられた予算を、各自Excelで管理し、月末の会議に合わせて予実帳票を作成している企業も多いのではないでしょうか。

資料作成に時間がかかるだけでなく、月末にしか経営状況を把握できないという問題点があります。しかし、管理会計システムの機能を利用すれば、各部門で収集されたデータを経営層がリアルタイムで確認できます。

シミュレーション機能

管理会計システムには、シミュレーション機能が付いている場合もあります。蓄積されたデータを元に、赤字案件を事前に察知したり、予算達成が危ぶまれる部門を事前に把握できたりします。また、システムによっては、勘定科目ごとのシミュレーションも可能です。

未来の可能性を示す指標のため、必ずしも正確とは言えませんが、企業の経営サポート・リスク対策に役立つ貴重な情報が得られるでしょう。

管理会計帳票の作成・変更機能

管理会計システムには帳票の作成や、登録した内容を変更できる機能が備わっています。管理会計は、財務会計のように法的に記載内容が規制されていないため、企業ごとの課題に合わせたフォーマットが作成できます。

また、プロジェクトごとの細かい帳票が作成可能です。管理会計の帳票は、Excalで作成している企業も多いのでしょう。しかし、Excelで作成すると入力ミスが発生したり、引き継ぎしにくかったりするケースがあります。

管理会計システムの作成機能を利用すれば、正確性の高いデータで、短時間で帳票作成が可能です。

管理会計システムのタイプ

管理会計システムは大きく3つのタイプに分類できます。どのようなタイプがあるのか、それぞれの特徴と適した企業を解説するので、管理会計システム選びにお役立てください。

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経営管理に幅広く使用できるタイプ

管理会計システムには、さまざまなシステムと連携し、経営管理に幅広く対応できるタイプがあります。

企業が大きく成長するにつれて、企業全体のデータ統合や損益管理が追いつかず、在庫管理、労務管理、プロジェクト管理など、独立したシステムを使用している企業におすすめのタイプです。

たとえば、労務の時間に対する対価を換算し、会計を統合して管理できます。利益率を上げたい企業の場合は、売上を上げることも重要ですが、人件費を見直すことも重要です。特に営業部門では、案件ごとの労務費を管理することで案件単価を上げることもできます。

予実管理に特化したタイプ

プロジェクト単位や地域単位など、細かなセグメントに分けて予実管理が可能なタイプです。大企業で部門が多い場合や、営業部門が全国に分散している場合、もしくは同時進行で多数のプロジェクトを抱える企業にもおすすめです。

予実管理に特化したシステムは、プロジェクト×月間、部門×費用科目など、さまざまなデータを細かく組み合わせて把握できるものもあります。データの更新がリアルタイムででき、資料作成に時間がかからないため、進捗管理や分析業務に集中できます。

販売管理業務全般の効率化が可能なタイプ

販売管理業務全般の効率化が可能な管理会計システムでは、たとえば、受注・開発・納品・精算のプロセスが一括管理できます。

各部門で案件管理や事務処理をする手間があり、経理や総務の作業負担が大きい企業におすすめのタイプです。また、受注から精算までのキャッシュフローが、案件全体で管理できていない企業にもおすすめできます。

管理会計システムで販売管理業務が一括管理できれば、発注、営業の売上見込み、担当者の労務費用を一括管理できるため、企業全体の業務効率が高まります。また、生産コストと売上の差異を簡単に確認できるため、利益率の向上も図れるでしょう。

管理会計システムのメリット

管理会計システムを導入して得られるメリットは主に3つあります。自社の課題が解決できるか、システム導入検討の参考にしてください。

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管理会計業務を効率化できる

管理会計システムを導入すれば、管理会計の作成・分析・共有などの工程において業務効率化が期待できます。部門ごとに作成してもクラウド上に管理会計を保存できるため、一括管理が可能です。また、情報共有がしやすくなります。

さらに、業務プロセスの属人化を防ぎ、引き継ぎや作業分担がしやすく、業務軽減が実現できます。システムが自動で集計してくれるため、データの正確性も上がるでしょう。

的確な経営判断が可能になる

管理会計システムの導入により、データが正確に可視化されるため、迅速で的確な経営判断がしやすくなります。

Excelでは、データ入力に時間がかかり、ミスが生じやすい傾向があります。また、他のシステムと管理が別れていれば、複数のデータを組み合わせることや部門・費用項目ごとに分けることも困難でしょう。

管理会計システムはリアルタイムでデータが更新でき、未来のシミュレーションができる機能もあるため、的確な経営戦略や経営方針を策定・打ち出しができます。

業務の目標が明確化される

管理会計システムを導入すれば、部門ごとに予算管理・予実管理ができるため、問題点や成果を把握しやすくなります。部門ごとに業績を上げるための施策が考案できるため、現場業務の目標を明確化することが可能です。

Excelでは部門ごとの管理会計比較や、どこの部門が売上を伸ばしているかなど、細やかな状況把握が困難でしょう。また、経営戦略や方針をトップダウンで落とし込んでも、それぞれ課題が異なるため、浸透しづらい傾向にあります。

しかし、管理会計システムを導入すれば、部門同士を比較したり、科目別にしたりする作業が簡単にできます。そのため具体的な課題を見つけ出し、業務目標が明確に設定できるのです。

管理会計システムのデメリット

管理会計システムを導入することで、業務効率の向上や、的確な経営判断や企業の成長が期待できますが、デメリットもあります。ここからは2つのデメリットについて解説します。

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導入にコストがかかる

管理会計システムは、システム本体の金額や初期費用、月額費がかかるため、導入にはコストがかかります。さらに会計のルールが変わるため、勉強会を実施したり、簿記や勘定科目の基礎知識を習得したりするための教育費も発生します。

そのため、多額のコストをかけにくい中小企業にとって、導入へのハードルは高くなるでしょう。

ただし、導入初期は手間もコストもかかりますが、導入することで業務効率化が高まり、売上を上げられる可能性があります。自社の課題を洗い出し、投資に見合ったリターンが見込めるか、検討することが重要です。

情報漏洩のリスクがある

管理会計システムは、クラウド上にデータを保存するため、対策をしていてもコンピューターウイルスやハッキングによる情報漏洩のリスクがあります。他にも、データの改ざんやデータ消失も全くないとは言い切れません。

しかし、企業の貴重なデータを取り扱うため、システム会社ごとにセキュリティ対策をしています。たとえば、データを暗号化して送受信する方法や、社外でのネットワーク接続時にパスワードが変更できない方法です。

また、バックアップが取れるシステムもあります。導入を検討する際は、どのような対策をしているのかも確認するとよいでしょう。

管理会計システムの選び方

管理会計システムの導入を検討している方は、さまざまな種類の中から、どのシステムを選べばよいか悩むでしょう。ここからは管理会計システムを選ぶ際のポイントを解説しますので、比較検討にお役立てください。

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システム移行はスムーズか

管理会計を導入するにあたり、従来のシステムやExcelデータからの移行がスムーズにできるかを確認しましょう。直接ファイルをインポートできるシステムや、移行後もExcelを扱う感覚で利用できるシステムもあります。

データを移行するために手間がかかると、導入自体がスムーズに進まず、効率化よりも作業負担が増す可能性があります。これまでに蓄積したデータを活かすためにも、移行がスムーズにできるシステムを選ぶことがおすすめです。

自社の運用にはどの提供タイプが最適か

管理会計システムには、3つの提供タイプがあります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の運用にはどのタイプが適切か、以下の内容を参考に検討してください。

クラウド型

クラウド型の管理会計システムは、システム運営会社のサーバーにデータを保管するタイプです。サーバーを構築する必要がないため、短期間で導入が可能です。

サーバーを借りるため、ランニングコストがかかりますが、社内にシステム管理のノウハウが十分でなくても導入しやすいため、コストや管理の手間を総合的に判断すると、最も導入しやすいタイプといえます。

メリット	デメリット
短期間で導入できる	導入と月額費用がかかる
インターネット環境があればどこでも作業できる	カスタマイズしにくい
常に最新バージョンを利用できる	情報漏洩やデータ消失する可能性がある

パッケージ型

パッケージ型の管理会計システムは、パソコンにインストールして利用するタイプで、買い切りのシステムです。

初期費用のみで導入が完了し、オフラインでも作業できる点がメリットです。ただし、バージョンアップは手動で対応する必要があるため、手間がかかったり、柔軟性に欠けたりします。

メリット	デメリット
買い切りでコストが把握しやすい	カスタマイズしにくい
オフラインでも利用できる	特定の端末でしかアクセスできない
クラウド型に比べてセキュリティが高い	手動でバージョンアップする必要がある

オンプレミス型

オンプレミス型の管理会計システムは、自社でサーバーを構築し、運用するタイプです。柔軟にカスタマイズできる点と、高いセキュリティがメリットで大企業にもおすすめです。ただし、初期費用とサーバーの構築に時間がかかり、運用保守に人員も必要なため、導入は難しい傾向にあります。

メリット	デメリット
セキュリティが高い	初期費用が高額
自社に合わせた機能をカスタマイズできる	運用保守の人員とノウハウが必要
機密性の高い情報が扱える	作業する場所・端末が限られる

対応できる帳票は幅広いか

管理会計システムを選ぶ際は、自社で必要な帳票が作成できるか、事前に確認することをおすすめします。管理会計は、企業の経営判断を下すうえで重要なデータです。しかし、そのデータは企業ごとに異なり、作成できる帳票もシステムによってさまざまです。

たとえば、部門ごとやプロジェクトごと、科目ごとに帳票作成できるか、帳票は縦軸、横軸どちらで作成されるのかなどのポイントがあります。自社の目的や経営層が見やすい帳票が作れるのかを確認しましょう。

無料のお試し期間はあるか

導入後の使用感のギャップを防ぐためにも、無料のお試し期間があれば、事前に利用することがおすすめです。たとえば、30日間自社のデータを用いて操作の体験や、サンプルデータであれば即時体験できるシステムもあります。

無料体験のため、機能が制限されている場合や、ユーザー人数が絞られることもありますが、予実管理の方法や分析、レポート機能など、自社の会計に適しているか確認できます。

費用がかからずに運用体制を事前に確認できるため、導入のハードルを下げ、導入後は安心して利用できるでしょう。

他のシステムとの連携は可能か

企業全体のキャッシュフローを見て経営判断したいと考える場合は、他のシステムと連携可能かを事前に確認しましょう。たとえば、原価計算システム・販売管理システム・給与計算システムなどがあげられます。

他のシステムと連携することで、資料作成の二度手間や確認作業が短縮できたり、販売業務の全体的なフローが一目で確認できたりするため、業務改善にも役立ちます。

自社の課題を洗い出し、どのシステムと連携したいのかを検討したうえで、管理会計システムを選ぶとよいでしょう。

無料の会計管理システムはあるのか

システムの中には、永年無料で使える会計管理システムも存在します。ただし、無料システムについては、使用の際の注意点があります。この見出しでは、どんな注意点があるのかを紹介しています。

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機能に制限があるものがある

無料システムでは、多人数でのシステムの利用の制限や、データの出力回数などが制限されるものがあります。特に大量の取引を記録したい場合は有料システムでないと記録がしきれない場合もあるため注意が必要です。

サポート体制が手薄い場合がある

無料システムでは、サポート体制が整っていないシステムも存在します。特に初めて管理会計システムを使う場合、「操作方法がわからない」「導入が難しい」と悩んでしまう方も多いため、不安な方はサポート体制の整ったシステムを導入することをおすすめします。

まとめ

管理会計システムは、管理会計のためのデータ収集や帳票作成を自動化するシステムです。社内の経営層が経営状況を把握し、データ収集や分析する資料作成にかかっていた時間を削減できるため、的確な経営戦略や方針を定めることに役立ちます。

部門やプロジェクトごとに予算管理したり、リアルタイムで経営状況を把握したりできますが、導入にコストがかかり、クラウド上に保管されるため情報漏洩のリスクがある点が欠点です。

管理会計システムの導入を検討する際は、無料のお試し期間を利用し、機能の充実度やデータ移行のしやすさを確認しましょう。他のシステムと連携し、自社の課題解決ができるか、スムーズに運用できるかで判断することをおすすめします。