電子印鑑とは｜電子印鑑の法的効力や導入メリット・注意点を解説

電子印鑑とは、電子契約システムなどで使用される電子印鑑ですが、そもそも電子印鑑とはどういうものなのか、法的効力はどのくらいあるのかを書類や帳簿等を電子化する上で知っておかなければいけません。本記事では、電子印鑑の概要や電子印鑑の法的効力を解説します。

目次

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1. 電子印鑑とは
2. 電子印鑑の法的効力
3. 電子印鑑を導入するメリット
4. 電子印鑑を使用する際の注意点
5. 電子契約システムを活用し電子印鑑を作成する
6. まとめ

電子印鑑とは

近年、デジタル化が急速に進展する中で、文書の認証や署名においても新たなアプローチが求められています。その中で注目されているのが、「電子印鑑」です。

電子印鑑は、従来の紙文書に捺印する印鑑（判子や実印など）をオンライン上で作成できるシステムです。このシステムは、個人や法人がデジタル技術を活用して作成された契約書などの文書に署名や押印する際に使用することが可能です。

従来の印鑑は主に紙文書に使用され、文書の正当性や認証を示す重要な役割を果たしてきました。しかし、紙文書だけでなくデジタル文書も増加しており、これらに対する認証や署名が必要とされています。

デジタル化の進展とともに電子印鑑の需要は増しており、文書管理や取引の効率化に貢献しています。この記事では、電子印鑑の種類や役割、メリットについて詳しく紹介します。

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電子印鑑の種類

電子印鑑には主に「印影を画像化したもの」と「印影に識別情報が保存されたもの」の２つの種類があります。それぞれの特性を理解し、適切に活用することが重要です。ここからは、その使い方と効力について詳しくご紹介します。

印影を画像化したもの

この種類の電子印鑑は、従来の実印や判子の印影をスキャンまたは撮影するなどしてデジタル画像として保存したものです。

具体的には、実際の印鑑をスキャンしてデジタルファイルに変換するか、デジタルペンやタッチデバイスを用いて印鑑の形状を電子的に描画して保存します。これらの画像を文書上に配置して、印鑑として使用します。

この種類の電子印鑑は作成が容易であり、一般的な利用には適していますが、重要な書類や契約に使用する際には注意が必要です。特に法的な文書や契約においては、その信頼性や法的効力が法律や規制に準拠しているか確認することが重要です。

印影に識別情報が保存されたもの

この種類の電子印鑑は、単なる画像だけでなく、印鑑に関する識別情報が組み込まれています。電子印鑑に含まれる識別情報は、印鑑の所有者や作成者を明確に示すものです。

これにより、文書の署名者の身元を証明し、署名の正当性を認証する際に役立ちます。信頼性の高い身元確認は、文書の信頼性を向上させます。

識別情報が保存された電子印鑑は、デジタル署名や認証の際により多くの情報を担保するため、電子書類の信頼性が高まります。

印鑑との違い

印鑑は、従来から紙文書に対して押される印影であり、特に法的な文書や契約においてその正当性や認証を示すために使用されてきました。

一方、電子印鑑はデジタル技術を用いて生成される認証手段であり、デジタル文書やオンライン上での取引に適したものです。

印鑑と電子印鑑は、異なる状況で文書の信頼性を確保するために使われます。どちらの手段を選ぶかは、状況に応じて適切に判断する必要があります。

参考：押印に関するQ＆A｜経済産業省

電子印鑑の法的効力

電子印鑑は、従来の紙の印鑑と同様に文書に対する認証や署名を行うために使用されますが、電子印鑑はデジタル技術を活用しているため、その信頼性をより高められる方法があります。

経済産業省によると、「私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。」とされているため、契約書への押印自体に法的効力があるわけではありません。

つまり、押印においても電子印鑑においても「本人による押印であること」が重要です。印鑑では、実印証明によって本人性が保証されます。一方で、電子印鑑は簡単に情報の改ざんや複製をすることができてしまいます。しかし、電子印鑑に識別情報やタイムスタンプ情報を組み込むことで、その法的効力が向上します。

このような情報を含むことにより、電子印鑑を使用した文書が正当な方法で作成され、適切なタイミングで署名されたことを証明する際に有益なツールとなります。

参考：電子署名法の概要｜法務省

参考：押印に関するQ＆A｜経済産業省

電子印鑑を導入するメリット

電子印鑑は、従来の印鑑をデジタル技術で再構築したものであり、その導入には数々のメリットがあります。ここからは、そのメリットに注目してご紹介します。

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押印のために出社しなくてよくなる

電子印鑑の導入により、従来のように紙文書に物理的な捺印を行う必要がなくなります。リモートワーカーはデジタル文書に電子印鑑を適用することで、オフィスにいない状況でも文書の認証や署名が可能となります。

電子印鑑の登場により、働き方の多様性が大きく広がりました。これにより、業務プロセスがスムーズに進行し、効率的なリモートワークが実現されます。

コスト削減ができる

電子印鑑の導入により、印紙代や郵送費といったコストの削減が期待されます。従来の紙文書には印紙が必要でしたが、電子印鑑を使用することで、印紙代を削減できます。

また、紙文書を郵送する際には郵送費用がかかりますが、電子印鑑を使用することで、デジタルで文書を認証・署名できます。これにより、郵送費用を削減するだけでなく、送付の手間や時間も大幅に軽減されます。

書類や印鑑の紛失防止ができる

電子印鑑の導入により、書類や印鑑の紛失のリスクを軽減できます。従来の紙文書や物理的な印鑑は、紛失や盗難による情報漏洩の可能性がありました。

しかし、電子印鑑を使用することで、デジタル形式で文書を署名・認証するため、紙文書や印鑑を保管する必要がありません。

電子印鑑の導入は、安全性を確保しながら業務プロセスをスムーズに進めるための有力な手段と言えるでしょう。

電子印鑑を使用する際の注意点

電子印鑑は便利なツールですが、その効果を最大限に引き出すためにはいくつかの注意点があります。ここからは、電子印鑑を使用する際の注意点をご紹介します。

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取引先が電子印鑑に対応していない場合がある

電子印鑑の利便性が広がる一方で、取引相手がまだ電子印鑑に対応していない場合があります。業界ごとの規模や習慣の違いにより、受け入れ体制が整っていないケースも考えられます。

取引前に相手の電子印鑑対応状況を確認し、必要に応じて従来の紙文書を活用することが重要です。円滑なコミュニケーションと柔軟な対応が、取引の成功につながる要因と言えるでしょう。

セキュリティを確保する必要がある

電子印鑑の便利さには多くのメリットがありますが、印影データの複製リスクも懸念されます。

不正なアクセスやハッキングにより、印影データが盗まれた場合、重大なセキュリティリスクが生じる可能性があります。そのため、セキュリティを強化することが不可欠です。

適切なセキュリティ対策を講じることで、情報漏洩や不正アクセスからのリスクを最小限に抑え、安全な利用を実現できます。

電子契約システムを活用し電子印鑑を作成する

電子印鑑は簡単に作成できる一方で、自作する際にはセキュリティの確保が難しいデメリットがあります。無料の印影スキャンやExcelを用いる方法は、情報漏洩や不正アクセスのリスクを抱えています。

こうしたセキュリティ上の課題に対処するためには、電子契約システムなどのツールを活用することが重要です。

電子契約システムは、印影データや署名情報の暗号化など、セキュアな環境での電子印鑑の保管を提供します。正当な権限を持つ者のみが電子印鑑を使用できるため、セキュリティを確保しつつ効率的な押印が可能です。

これにより、情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑え、信頼性の高い電子印鑑を作成できます。自作の場合に比べ、情報の安全性を守りながらビジネスプロセスを効率化できるため、安心して利用できる方法と言えるでしょう。

まとめ

電子印鑑の導入は、現代のビジネス環境における重要な課題に対する解決策となり得ます。信頼性の向上、環境への配慮、遠隔取引の効率化など、そのメリットは多岐にわたります。

デジタル時代において、電子印鑑は文書の信頼性を確保し、新たなビジネスチャンスを拓く重要なツールです。なお、セキュリティ対策と信頼性向上を図るため、電子印鑑の作成には電子契約システムの活用が推奨されます。

リモートワークや環境配慮にも貢献し、ビジネスプロセスの効率化と持続可能性を実現します。ビジネスの効率化とセキュリティ確保を同時に成し遂げるため、電子印鑑の導入を検討しましょう。