FAX書類は電子帳簿保存法の対象になる？適切な対応方法を解説

2022年1月1日に電子帳簿保存法が改正されたことにより、電子取引データについての電子保存が義務化されましたが、送受信方法が多様化した現代において、FAX書類の適切な保存方法が複雑化しています。本記事では、送受信したFAX書類の適切な保存方法を解説します。

目次

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1. FAXの種類によって対応が異なる
2. FAXのタイプ別にみる電子帳簿保存法への対応
3. 電子取引に該当したFAXデータの保存要件
4. FAXをペーパーレス化するメリット
5. FAXをペーパーレス化する方法
6. FAXをペーパーレス化する際のポイント
7. まとめ

FAXの種類によって対応が異なる

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、電子取引データの電子保存が義務化されました。それにより、送受信の形式が多様化している近年のFAXでの取引に対する扱いがわかりにくくなっています。

FAXは、基本的に紙の文書を読み取って送信・受信して印刷されるもの、複合機などのFAX機能で電子データを送受信するタイプがあります。また、電話回線ではなくインターネットでやり取りするインターネットFAXも普及しつつあります。

本記事では、送受信したFAXをどのように取り扱うべきかをFAXのタイプ別に解説し、電子化した場合の保存要件やFAXのペーパーレス化についても解説します。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

参考：電子帳簿保存法取扱通達解説（趣旨説明）｜国税庁

宥恕措置は2024年1月で終了

電子帳簿保存法改正により、2022年1月から電子取引の情報は電子データでの保存が義務付けられました。しかし、改正前では電子データでの保存要件が厳しかったことなどから、多くの企業では電子取引のデータを紙に印刷して保存していました。

なお、宥恕期間を2023年12月31日まで設けていましたが、すでに終了しています。現在では、電子帳簿保存法への対応が完了していなければなりません。

FAXのタイプ別にみる電子帳簿保存法への対応

現在のFAXには、大まかに紙を使用して送受信するタイプと電子データで送受信するタイプとがあり、基本的に前者は書面による取引、後者は電子取引に該当します。ここでは送信側と受信側に分け、電子帳簿保存法においてどのように対応すべきかを解説します。

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送信側

FAXで送信する場合、PDFなどに変換した電子データを送信したか、紙の文書を読み取って送信したかで対応が異なってきます。以下では、電子データで送信した場合と紙の文書を読み取って送信した場合の対応について解説します。

電子データで送信した場合

複合機のFAX機能などを使って電子データで送信した場合は、電子取引に該当します。請求書をはじめ、送信側でも控えを保管しなければならない文書は、控えを電子データのまま保管する必要があり、電子帳簿保存法における保存要件が適用されます。

なお、受信側が紙で出力するタイプのFAXを使っているのが明らかでも、送信側には関係なく電子取引として扱われます。

紙を読み取って送信した場合

紙の文書を読み取るタイプのFAXを用いて文書を送信した場合は、電子取引に該当しません。そのため、送信した文書は紙のままで保管でき、電子帳簿保存法の保存要件に沿っていればスキャナ保存も可能です。

仮に受信側が複合機などのFAX機能で電子データとして受け取っていても、送信側が紙の文書を読み取っている場合は送信側にとって書面での取引になります。

受信側

FAXを受信した場合も、受信したFAXを電子データで受け取ったか紙に印刷したかによって対応が異なってきます。以下では、FAXで受信した際の対応の違いについて解説します。

電子データで受け取った場合

複合機などのFAX機能で電子データとして受領したFAX書類は、電子取引になります。そのため、受信した電子データのまま保存しなければならず、データを紙に印刷して保管することは禁止されます。

この場合も、送信側のFAXが紙か電子データかは問われません。そのため、送信側が紙の文書を読み取って送信していたとしても、受信側は電子取引として電子帳簿保存法上の保存義務が発生します。

紙に出力されて受け取った場合

従来のようにFAXを紙に印刷して受信した場合は電子取引に該当しないため、印刷したFAXを書面による取引として紙のまま保存できます。送信側が電子データの状態で送信していても関係なく、書面での取引として扱います。

なお、この紙の文書は電子化もでき、電子データが電子帳簿保存法の保存要件に沿っている場合は原本の破棄も可能です。

インターネット（クラウド）FAXでのやり取りは電子取引扱いになる

インターネット（クラウド）FAXは、電話回線でなくインターネット回線を使って送受信するFAXです。FAX専用機がなくても送受信できるため、近年では広く普及しつつあります。

インターネットFAXでは、送受信に電子データを使用して紙に印刷しないため、複合機のFAX機能での送受信と同じく電子取引に該当します。この場合も、相手がどのタイプのFAXを使用したとしても関係なく、電子取引になります。

電子取引に該当したFAXデータの保存要件

電子取引に該当するFAXのデータは、電子帳簿保存法における電子データの保存要件を満たす必要があります。ここでは、保存要件における「真実性の確保」と「可視性の確保」について解説します。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

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真実性の確保

電子帳簿保存法における真実性の確保とは、電子保存した文書が改ざんなどをされないようにするための要件のことです。下記のいずれかの要件を満たしている必要があります。

1. タイムスタンプが付与された後、取引情報の受領を行う
2. 取引情報の受領後、速やかにタイムスタンプを付与する
3. 訂正や削除を確認できる、または訂正や削除が行えないシステムを使用する
4. 訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する

タイムスタンプとは、タイムスタンプが付与された時刻にデータが存在し、データの改ざんが行われていないことを証明するためのものです。誰でも簡単に付与できるわけではなく、タイムスタンプが付与されている文書は真実性が高いといえます。

可視性の確保

可視性の確保とは、保存されたデータを検索してすぐに表示・閲覧できるようにすることです。下記の要件すべてを満たす必要があります。

1. 14インチ以上のカラーディスプレイやカラープリンタなど、見読可能装置を備え付ける
2. パソコンや専用ソフトなどの使い方が分かる書類を備え付ける
3. 取引年月日などの日付・日付または金額の範囲指定・2つ以上の任意の記録項目を組み合わせての検索ができること（検索機能の確保）

文書管理システムなどを導入している場合は、別途特別な対応をせずとも上記3つの要件を満たせているケースが多いですが、未導入であれば適切な対処が必要です。

FAXをペーパーレス化するメリット

電子帳簿保存法の改正により電子データの保存要件が緩和されたことに伴い、FAXをペーパーレス化するメリットが大幅に増えています。ここでは、FAXをペーパーレス化するメリットについて解説します。

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業務が効率化する

紙による読み取りと出力を行うFAXの場合、FAX専用機があるオフィスに赴かないと送受信できないのが難点です。FAXを急いで送受信したいがテレワーク中などでオフィスに不在になっている場合には、対応が遅れてしまう可能性があります。

そこで、FAXを電子化すればインターネットFAXなども使えるようになり、テレワークや出張中でもすぐにFAXの内容を確認できるようになります。オフィスへ赴く手間や時間を省くことで、業務を迅速に進められます。

また、パソコンで作ったフォーマットをそのまま送信できることから、従来のように手書きで用紙に書き込む必要がなくなり作業効率がアップします。

コストを削減できる

従来の送受信に紙を使うFAXの場合、紙やインクなどの消耗品や、印刷した文書を保管するためのスペース・棚などの備品が必要になります。企業によっては、文書を保管するために倉庫など別のスペースを借りる必要もあるでしょう。

しかし、FAXを電子化しペーパーレスにすると、消耗品はもちろん、紙の文書の保管に使っていた倉庫などのスペースや備品が不要です。また、保管期限が過ぎた文書を破棄するための人員や費用も減らすことができ、大幅なコスト削減につながります。

保管・検索が簡単になる

送受信に紙を使用するFAXでは、印刷した書類のファイリングと書類を保管するスペースを確保しなければなりません。また、書類を後で確認しなければならない場合、探し出すのに時間がかかります。

電子データなら、文書管理システムなどにより自動的に振り分けて管理できます。確認したいときには検索機能ですぐに確認できるようになるため、探す手間や時間の大幅な削減が可能です。

また、保管や更新期限が過ぎた文書も検索機能で素早く見つけられます。期限が過ぎた文書を自動的に破棄する機能を搭載したシステムもあり、手間や時間が削減できる上に見逃しや新旧のバージョンが混同するなどのミスもありません。

セキュリティが強化される

受信側にとってFAXのペーパーレス化は、セキュリティ強化につながります。アクセス制限をかけたフォルダに保存されるようあらかじめ設定しておけば、権限を持った社員のみが送られてきたデータを閲覧できない状態にできます。

紙のFAXの場合、オフィス環境やタイミングによっては外部の人の目に触れる可能性もありますが、ペーパーレス化していれば情報漏洩を防げます。送られてきた他のFAXと混ざって紛失するといったリスクもなくなり、セキュリティ強化に役立ちます。

FAXをペーパーレス化する方法

FAXをペーパーレス化するには、FAX機能付きの複合機とインターネット（クラウド）FAXのどちらかを利用するのが一般的です。複合機が導入されている企業の場合は、搭載されているFAX機能を使用するだけでペーパーレス化が可能です。

しかし、個人事業主など複合機を導入していない場合は、インターネットFAXの利用がおすすめです。複合機のようなコピーやプリントアウトといった機能はありませんが、電話回線やFAX機なしでFAXが利用できるようになります。

FAXのペーパーレス化に向けて複合機を導入するのも1つの方法ですが、物理的なスペースや導入費用を用意できない場合はインターネットFAXを利用しましょう。

FAXをペーパーレス化する際のポイント

FAXで受信した書類や帳簿データは、電子帳簿保存法を遵守した形で適切に電子保存し、保存要件を満たす必要があります。ここでは、FAXをペーパーレス化する際のポイントについて解説します。

改ざんが困難なファイル形式で保存する

電子帳簿保存法では、データの保存後に改ざんが困難なファイル形式で保存することを推奨しています。例えば、PDFやTIFFなどで保存すれば、仮にファイル内容が変更された際にも痕跡が残るため、保存後に改ざんされていないことを証明できます。

さらに、操作履歴を記録し、誰が・いつ・どのデータを保存または変更したのか、操作ログの適切な管理によって内部統制の強化につなげることも可能です。なお、クラウド型のシステムの場合、データのアクセス記録などが自動記録できて便利です。

保存したデータを迅速に検索できるようにする

保存したデータは、電子帳簿保存法によって迅速に検索できるような仕組みづくりが義務付けられています。そのため、「取引年月日」「金額」「取引先名」で検索をかけた際に、素早くデータを見つけ出せるようにしておく必要があります。

電子FAXシステムやクラウド型のシステムであれば、検索条件を自動で付与し、簡単に検索できる状態にすることが可能です。また、手動で検索条件を付与する場合でも、保存時のファイル名に検索条件となる条件を組み込むことで、検索機能として活用できます。

まとめ

取引先との連絡などに必要なFAXは、従来の紙文書を読み取り・出力するものと、複合機のFAX機能など電子データを送受信するものに加え、インターネット回線を使用するインターネット（クラウド）FAXも登場し、使用するFAXが多様化しています。

そのため、送受信した文書が電子取引にあたるか否かの解釈が難しくなりました。しかし、基本的に送受信したFAXがどちらに当てはまるかは、自社が送信もしくは受信した際にどの形式かで判断が分かれます。

紙のFAXもスキャンして電子化が可能で、電子帳簿保存法の保存要件を満たす必要があります。FAXのペーパーレス化は、保管場所などの削減になるのはもちろん、後で発生する確認や廃棄の際の手間をなくす意味でも大きなメリットがあります。