帳票とは｜帳票の種類・帳票管理の重要性をわかりやすく解説

帳票とは、帳簿と伝票を総称したものです。企業取引の記録や証明になりますが、電子データの普及により従来の紙の帳票と電子データが混在し、適切な管理が難しくなっています。本記事では、帳票の役割や種類、適切な帳票管理方法などについて解説します。

目次

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1. 帳票とは
2. 帳票の主な種類
3. 帳票管理の重要性
4. 帳票の保存期間
5. 帳票の管理・保存方法
6. 紙の帳票が抱える課題
7. 帳票を電子データで管理するメリット
8. 帳票を電子データで管理するデメリット
9. 電子データでの帳票管理に電子帳票システムがおすすめ
10. まとめ

帳票とは

帳票とは、経営に関連する書類を指します。これは帳簿と伝票を、一文字ずつ組み合わせた会計用語です。帳票には、取引などを記録して、実際の取引経緯を証明する役割があります。

帳簿は、会社の経営状況を知るための書類を指し、仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳・預金出納帳・買掛帳・売掛帳・経費帳・固定資産台帳などの種類があります。

伝票とは、日ごとに行われる取引の際に必要となる書類のことで、入出金伝票・売上伝票や仕入伝票・振替伝票などの種類があり、帳簿のお金の流れを証明するための書類です。違いがややわかりにくいですが、伝票の仕訳・集計が完了したものが帳簿というイメージです。

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帳簿の役割

帳簿は、取引やお金の流れを記録するもので、会社法第432条によって、すべての事業者に作成が義務づけられています。帳簿へ正確に記録することで、利益がどれくらい出たか、経費がどれくらいかかったかなどがわかり、経営状況の正確な把握につながります。

帳簿に記録された内容は、最終的に損益計算書や貸借対照表などの決算書に集約されます。決算書は経営状況の精査や経営方針の決定において重要な指針となるため、正確な作成・記帳が大切です。

参考：会社法｜e-Gov法令検索

伝票の役割

伝票の役割は、企業活動で発生するお金や品物などの出納や取引履歴を記録し、いつ・どのような取引が行われたのかを第三者の誰が見ても把握できる状態にすることです。

企業が貸借対照表や損益計算書などの財務諸表を作成するためには、すべての取引を勘定科目ごとに記録した総勘定元帳が必須です。そのため、伝票を作成して日ごとに発生する取引を記録し、後で総勘定元帳に転記します。

日ごとの取引を伝票ではなく仕訳帳に記録する方法もありますが、取引の発生順に1つずつ記入する必要があり、複数人で取引を記入するのには向いていません。伝票であれば、現場担当者がそれぞれ記入し、後からまとめて総勘定元帳への転記が可能です。

帳票の主な種類

帳票の種類は大きく帳簿や伝票に分けられますが、細分化するとその種類はさまざまです。帳票の種類によって用途や記録する内容の違いがあり、企業により取り扱う帳票の種類も異なります。

そのため、電子データ化に移行する場合においては、帳票それぞれの特徴を正確に把握して対処することが重要です。ここでは、帳票の主な種類についてそれぞれ解説します。

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帳簿の主な種類

帳簿を大きく分けると、主要簿と補助簿の2つに分類ができます。主要簿は、主に仕訳帳・総勘定元帳があり、会社の取引全体を系統的に記録・計算する帳簿で、経営状態を把握するうえでも不可欠です。

もう一方の補助簿は、主要簿を補助するために、主要簿より細かな内容を記入します。ここでは、作成頻度の高い帳簿について個別で解説します。

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仕訳帳

仕訳帳は、すべての取引を借方と貸方に分けて様式通り記入していくのが特徴で、会社の銀行口座から小口資金を出金したときや、売掛金が入金されたときなど、資金が動いた時点で仕分けの記録を行います。借方と貸方にズレが発生している場合は、確認が必要です。

仕訳帳は総勘定元帳の元になるため、常に一致した状態で維持できるように処理を行いましょう。ズレが発生する理由としては、対応させる項目が間違っていたり、仕訳帳に入力する金額が間違っていたりなどが考えられます。

記入内容がよく似た日記帳がありますが、日記帳は仕訳帳を作成する前のメモのような存在です。日記帳は作成が義務づけられていないのに対し、仕訳帳には作成義務があります。

総勘定元帳

総勘定元帳は、仕訳帳から転記するといった手順で、全ての取引を勘定科目ごとに分類して記帳します。勘定科目ごとにひと目で把握できるため、それぞれの残高を早急に把握したいときなどに役立ちます。

仕訳帳の日付・勘定科目・金額・摘要のすべてを転記するだけで済みますが、借方と貸方を書き間違えるなどのミスを起こさないよう正確に転記することが要求されます。会計ソフトがあれば、仕訳帳と総勘定元帳の同時作成が可能になります。

現金出納帳

現金出納帳とは、お金の流れを記録しておく補助簿を指します。帳簿上の現金残高と手元にある現金残高が一致しているか確認をするために用いられ、一般的にお金の流れを正確に把握するために日々記帳します。

現金出納帳の作成は法律上の義務はありませんが、確定申告の書類として提出した場合はほかの帳簿と同様に7年間（欠損金のある事業年度は10年間）の保存義務が発生します。

どれほどキャッシュレス決済が普及しているとは言え、事業活動を営む以上手元の現金をゼロにしてしまっては出金への対応が困難です。そのため、現金出納帳は現金の入出金の管理には不可欠なものとして大部分の企業で用いられています。

買掛帳・売掛帳

取引で発生する発注側の未払いの仕入れ代金を明確にする買掛帳に対し、売掛帳は未回収の売り上げ代金を記入します。

未払い・未回収の代金の有無や残高は、総勘定元帳や現金出納帳などの帳簿では確認ができないため、買掛金や売掛金が発生する取引の際に必須の帳簿です。

固定資産台帳

固定資産台帳は、固定資産を管理するために作成する帳簿を指します。固定資産台帳の作成によって、企業が保有する固定資産の正確な把握が可能です。固定資産台帳は会計帳簿のうち補助簿に相当し、確定申告の際に提出が必要なほか、会社法により10年間の保存義務があります。

固定資産とは、取引を目的とせず企業が長期間にわたって所有する資産を指します。会計上は、以下に当てはまるものが固定資産と呼ばれます。

1. 販売目的ではなく、自社で使うために保有するもの
2. 使用期間が1年を超えるもの
3. 取得額が一定以上の金額のもの

経費帳

経費帳は、日ごとの業務で発生した必要経費を管理するための帳簿を指します。消耗品費や給与賃金などの必要経費を勘定科目ごとに記録します。勘定科目の内容は企業によって異なるため、自社で管理しやすいように設定しましょう。

経費帳の作成義務はありませんが、自社で生じた経費を把握できるため、コストの無駄を見つけ出しやすいといった効果があります。一般的に、経費帳には日付・内容・金額を明記するのが通例です。

伝票の主な種類

事業の取引や資金の流れを系統的にまとめた書類が帳簿であれば、個別の取引内容を記録したものが伝票です。伝票に当たる書類には、主に「入出金伝票」「見積書」「請求書」「納品書」「領収書」などがあります。

事業や取引内容によって、作成される伝票の種類には違いがあります。ここでは、伝票の種類それぞれについて詳しく解説します。

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入出金伝票

入金に関わるものを入金伝票、出金に関わるものを出金伝票と呼び、この2つを合わせたものが入出金伝票です。記載するのは、企業が行った取引履歴です。例えば、オフィス用品を購入した際、いつ・どこで・何を・いくらで買ったか、勘定科目は何かを記載します。

また、給与を支払った際は、何月何日・何人に・いくら支払ったか、勘定科目は何かを記載します。これらを合計したり、会計ソフトに入力したりすることによって、決算書が完成します。

見積書

見積書とは、契約する前に契約しようとしている内容を確認するための伝票です。契約を検討中の製品・サービスについて、実際に契約をした場合にかかる費用が記載されます。

見積書には内訳も記載されるため、取引先は見積書を精査して、契約内容の変更や交渉を行います。お互いに見積書の内容に合意できれば契約、といった流れになるのが一般的です。

あくまでも契約前の予想費用であるため、不測の事態や契約後に追加・変更などがあった場合、最終的に実際の金額と見積書の金額が異なったとしても、支障はありません。

請求書

日常生活でも触れる機会がある請求書とは、取引先に製品やサービスの代金・料金などの支払を要請するときの書類を指します。支払い前であるため、支払期日・支払いの対価である製品やサービスの内訳・個数・支払先・支払期限などを記載するのが通例です。

また、請求書は代金を取引相手に請求するための書類です。取引先から正しく入金されなければ価値がありません。入金を正しく処理してもらえるように、取引先に配慮した請求書の作成が必要です。

納品書

納品書は、受注者が発注者に納品した商品の種類や数量などを通知する書類を指し、商品に同梱されて届くのがほとんどです。発注者は、届いた納品書を確認して商品の数量や内容に間違いがないかの確認ができます。

また、納品書は発注者に安心感を抱かせる効果もあり、一般的に商品と一緒に同梱されます。そのため、納品書を同封せずに商品だけを送付すると、発注者は本当に品物のすべてが送られたのか不安を抱く場合があります。

しかし、納品書があれば商品の種類や数量の確認が可能となるため、注文したすべての商品が届いたかの確認がしやすくなり、受注者の納品作業効率が向上します。さらに、金額の確認もできるため、自社の経理部門と連携を図る際も重要な役割を果たします。

領収書

普段の買い物でも手にする領収書は、お金などを領収した事実を立証する書類を指します。支払いの領収者・取引日付・取引内容・金額などが記載されていれば、レシートも領収書として認められます。

領収書は、会計上・税務上の証憑書類としても重要な役割があります。そのため、領収書がないと会計上において認められず税金が増えることもあるため、一定期間の保存が要求されるものもあります。

領収書は、その特質上多くの法律に関連しているため、さまざまな視点からの解釈が可能であり、それにより予想外のトラブルが発生しやすいといった側面もあります。

帳票管理の重要性

帳票管理は、企業の経営状態を正しく把握するために欠かせません。帳票は金銭の授受をはじめとして、企業運営に関与する広範囲な書類が該当します。しかし、正しく帳票保管がされていなければ管理が複雑になり、経営状態が正しく把握できない恐れがあります。

また、帳票は法律で保存期間が規定されており、帳票管理には十分注意しなければなりません。例えば、帳票に含まれる帳簿などの書類は、事業年度の確定申告提出期限の翌日から7年間保管する必要があります。

そのため、帳票は適切に社内保管し、必要に応じてすぐに内容の確認が可能な状態にしておくための整備が不可欠です。

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

帳票の保存期間

帳票は、法律により保存が義務づけられています。万が一、税務署からの監査が入った場合、帳票を明示できないと取引事実の立証ができません。保存しないと追徴課税などの罰則を課される恐れがあるため、保存期間・管理方法については周知しておきましょう。

法人税法上の保存期間は、個人が5年間、法人が7年間です。また、欠損金が発生した事業年度については、帳簿・伝票ともに9年間または10年間の保存が必要です。ただし、長期間保存の義務が課された帳票もあるため、適切に確認しましょう。

また、会社法上の保存期間は、例外なく10年間と定められています。帳票によって、法人税法に該当するもの、会社法に該当するもの、双方に該当するものがあります。保存期間を正しく把握し、適切に保管しましょう。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

参考：会社法 | e-Gov法令検索

帳票の管理・保存方法

帳票は原則として、紙媒体での保存とされています。しかし、電子帳簿保存法の条件を備えていれば、電子データによる保存もできます。ここでは、それぞれの保存方法について詳しく解説します。

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紙で帳票管理を行う

帳票を管理する形式の1つは、紙のままファイリングすることです。帳票はパソコンを利用してエクセルやワードで作成し、出力・印刷して紙で保管します。種類ごとに区別してファイリングすれば、誰でも容易に仕分けができるメリットがあります。

一方で、保管場所を圧迫する・管理が面倒になる・紙の消費でコストがかかるなどのデメリットもあります。

電子データで帳票管理を行う

1998年に制定された電子帳簿保存法の規定によって、特定の国税関係帳簿書類の電子データによる保存が認可されました。

その後法改正が繰り返され、現在では契約金額の無制限・電子署名不要・紙帳票のスキャンによる保存可・デジカメやスマホでの撮影可など、要件が次第に緩和され、業務への導入が容易になりました。

また、2022年1月に実施された改正電子帳簿保存法において、税務署への事前申請も不要になっています。電子データの場合、紙帳票の保管が不要なこと、目的の帳票を簡単に検索・閲覧できるなどのメリットがあります。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

紙の帳票が抱える課題

運営体制などさまざまな理由により、今でも紙で帳票を管理している企業も多いですが、紙での帳票管理には以下のような課題があります。

1. 業務の効率化が図りにくい
2. テレワークが導入しづらい
3. 物理的な保管場所が必要
4. 紛失による情報漏洩のリスクがある
5. 分析に役立てにくい

これらは電子化することで解決が見込めるため、上記のような課題が深刻化している企業は帳票の電子化が非常におすすめです。特に物理的な保管場所として倉庫を借りている場合、電子化によって大幅なコスト削減に期待ができます。

帳票を電子データで管理するメリット

帳票の電子化には、紙帳票が持つデメリットを解消できる可能性があります。電子帳票システムの導入により、業務効率のさらなる向上に期待が持てます。ここでは、帳票を電子データで管理するメリットについて詳しく解説します。

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コストを削減できる

紙帳票を作成する場合、紙代やコピー代などの費用がかかるうえに、帳票を取引先に郵送する封筒代や郵送代も加算されます。

しかし、帳票の作成を電子化することによって、これまでかかっていたこのような費用を削減できます。特に、事業規模の大きな企業だと帳票数も多いため、費用削減の効果に大きな期待が持てます。

また、社内のPC・サーバー・クラウド上で帳票の管理を行うため、保管するためのキャビネットやスペースを確保する必要がありません。そのため、キャビネット代や保管場所の費用を削減できます。

帳票検索が容易になる

紙の帳票管理では、ファイリングにどれだけ工夫をしても、量が多くなるほど帳票を探すための時間がかかります。特に、古い帳票の場合は、外部倉庫に保管されているケースも多く、探し出すまで数日を費やすことも想定されます。

一方で、帳票作成を電子化に移行することで、帳票の量が多くても必要な情報を容易に探し出せます。キーワードや検索条件を指定して、多種多様な検索が可能になるためです。顧客ごと・日付ごとなど詳細に条件指定ができます。

業務を効率化できる

帳票の電子化において検索性が高まることにより、顧客からの問い合わせに対してスピーディーな対応が可能です。それにより、顧客満足度の向上に役立つうえに、企業競争力も高められます。

さらに、帳票の承認フローも効率化できます。紙の帳票では、承認を得るために関連部署への持ち回りが必要ですが、電子化によっていつでも帳票データの共有が可能となります。なお、スマホやタブレットでも帳票データの閲覧ができます。

また、過去の帳票データを集約し、マーケットや販売状況の分析を行えば、経営的判断がしやすくなります。

リスク回避できる

紙帳票で保管している場合、原本の流出や紛失などのセキュリティリスクが高くなります。その理由は、帳票を置き忘れたり、誤って廃棄したりする可能性があるためです。

また、紙の帳票は閲覧制限やアクセス制限が不可能で、情報が盗み取られやすい上に、流出しても発覚するまでに時間を要するといった課題があります。

電子帳票であれば、アクセス制限を設けることが容易で、バックアップもとれるため、紙による帳票管理よりもセキュリティ面で安心です。強固な認証・暗号化・ログ監視も併用すれば、情報漏えいを防止し、コンプライアンスを徹底できます。

帳票を電子データで管理するデメリット

電子帳簿保存法の要件に合わせた帳簿の電子保存をするためには、要件を満たすシステムやツールを準備しなければなりません。そのため、帳票の電子化にはある程度のコストがかかります。

また、電子化を導入しても、取引先の移行などによって紙の帳票が一部残ったままになると、かえって管理が煩雑になる可能性もあります。

電子化のメリットを最大限活かすためには、システム等の導入コストと電子化により削減できるコストをしっかりと比較し、費用対効果が高いシステム・方法を選ぶこと、社内や取引先に協力を仰ぎ、出来る限り紙媒体の帳票を減らすことが重要です。

電子データでの帳票管理に電子帳票システムがおすすめ

電子帳票システムとは、見積書・請求書などの帳票を電子データとして一元管理が可能なシステムを指します。帳票業務の効率化やペーパーレス化を推進し、紙の帳票管理において課題となる保管スペースの確保や紛失リスクの解消が可能です。

また、単に帳票をシステム上で保管するだけでなく、社内の基幹システムとの連携により帳票データの取り込みも可能です。また、テンプレートのカスタマイズと帳票データの自動入力を活用して、各種帳簿を簡単に作成ができます。

さらに、PDFやエクセルファイルへの出力やメール送信・ファイル共有も可能で、帳票業務にかかる時間を大幅に削減できます。

電子帳票システムを選ぶ際のポイント

電子帳票システムは帳票管理を効率化してくれますが、製品によって機能や使い勝手は様々です。以下のようなポイントに注意して、自社に適したシステムを選びましょう。

必要な機能があるか

電子帳票システムを選ぶ際は、まず必要な機能があるかを確認しましょう。基本的な機能には帳票作成・出力・送付・管理・保管などがありますが、中には他システムとAPI連携できる機能やFAXで帳票を送付できる機能を持つものもあります。

また、電子帳簿保存法に対応しているかどうかもチェックしておきたいポイントです。電子帳簿保存法の要件を満たすには、タイムスタンプ・検索・編集履歴の保存といった機能が搭載されているものを選ぶ必要があります。

操作しやすいか

電子帳票システムは日常的に使うものであるため、操作性の高さも重要です。使い勝手が悪いと、逆に業務の生産性を下げてしまいます。直感的に操作できるか、簡単に項目を入力できるか、UIは使いやすいかなどを確認しましょう。

無料トライアルを活用するなどして、担当者に実際に操作してもらい、使いやすさを確認してから導入するのがおすすめです。また、帳票テンプレートを自社に合わせて柔軟にカスタマイズできるものだと、既存のフォーマットをそのまま転用できて便利です。

セキュリティ性が高いか

電子帳票システムによる帳票管理は、紙ベースでの管理よりも安全ではあるものの、セキュリティ性は製品によって様々です。帳簿や伝票では会社の機密情報や顧客の個人情報を扱うため、どのようなセキュリティ対策がとられているかも必ず確認しましょう。

データ暗号化・アクセス制限・多要素認証などの機能が備わっていると安心です。また、災害時などにおけるデータ喪失に備え、自動バックアップや復旧の機能があるかも確認しておくのがおすすめです。

まとめ

帳票管理が重要な理由は、帳票には企業の全ての取引を書類として記録し、一定期間保存しなければならないといった決まりがあるためです。また、2022年の電子帳簿保存法改正によって電子データで授受した帳票はデータ保存が義務付けられました。

万が一帳票の保存が実行されていない場合、税務調査が入った際に求められた帳票を明示できないと納税額が高くなるうえに、罰則が課せられることもあります。こういった理由から、帳票管理は重要です。

電子帳票システムの導入により、取引や顧客に関してのデータを元に、電子化された帳票の自動作成ができます。さらに、帳票の配信や管理もPC上で行えるため、業務の効率化が可能です。電子帳票システムは、帳票において課題解決をもたらす存在と言えるでしょう。