オフィスコンビニとは？メリット・デメリット、選び方を解説

オフィスコンビニとは、コンビニエンスストアのように飲料水やお菓子、軽食、日用品などをオフィス内の従業員が購入できるサービスです。本記事では、オフィスコンビニをよく知らない方のために、オフィスコンビニのメリット・デメリット、選び方を解説しています。

目次

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1. オフィスコンビニとは？
2. オフィスコンビニのメリット
3. オフィスコンビニのデメリット
4. オフィスコンビニの比較ポイント・注意点
5. オフィスコンビニを導入する方法
6. まとめ

オフィスコンビニとは？

飲み物やお菓子、サンドイッチやおにぎり、日用雑貨などを手軽に購入できるコンビニエンスストアは、私たちにとってとても身近な存在です。

ローソンやセブンイレブン・ファミリーマートなどに代表される便利なサービスが、今や職場内にも設けられるようになりました。このサービスは「オフィスコンビニ」と呼ばれ、オフィスに勤める多くの従業員からとても重宝されています。

この記事では、オフィスコンビニについて、そのメリットと活用方法・デメリットと対策方法などをご紹介します。またオフィスコンビニの種類と選び方についても詳しく解説していきますので、ぜひ最後まで読んで参考にしてみてください。

オフィスコンビニが注目されている理由

オフィスコンビニが注目されている理由の一つには、働き方改革が掲げられたことが深く関係しています。仕事の効率性が求められるなかで、食事時間の確保は大切な要素の一つです。

お弁当を持参したり、ランチへ赴いたりするにも時間を取られるため、コンビニを利用する方も多くおられます。

社内にいながらコンビニエンスストア同様のサービスが受けられるオフィスコンビニのシステムは、外へ買いに出る往復時間を短縮できるのはもちろん、社員同士のコミュニケーションをスムーズにする役割も果たしています。

更には、毎日忙しく働いている従業員の健康や栄養を管理する目的があるなど、オフィスコンビニはさまざまな角度から注目を集めています。

オフィスコンビニの仕組み

オフィスコンビニで品物を購入する際は、どのような仕組みがとられているのでしょうか。ドリンクやスナック類が入った専用の保冷ケースから、購入する物を取り出して料金を支払うタイプが一般的です。

中には、お惣菜やサラダ・スムージーなどを買えるサービスもあります。商品を陳列するための冷蔵庫・冷凍庫は、サービスの提供会社から無料貸し出しされていることが多いです。

支払い方法としては、従来は集金用のボックスを設置して中に代金を入れていくタイプが主流でした。

そして最近では、電子マネーをはじめとしたキャッスレス決済に対応したオフィスコンビニも増えています。その他には、お金を入れると商品が出てくる自動販売機タイプもあります。

オフィスコンビニの種類

オフィスコンビニには、大きく分けてタイプが二種類あります。一つは「備蓄型」、そしてもう一つは「注文型」です。それぞれどのようなものなのか、その特徴を見ていきましょう。

備蓄型タイプ

備蓄型は、予めオフィス内に商品を備蓄しておき、それらを販売するものです。従業員は、陳列棚にある商品が欲しい時はいつでも購入できます。

取り扱っている主な品物は、ティッシュやタオル・歯ブラシなどの生活用品や文房具などの事務用品です。また、賞味期限の長い菓子類をはじめとする食料品やドリンク類なども常時置かれていることが多いです。

注文型タイプ

注文型は、従業員からの注文を受けてから発送されるタイプです。取り扱っている商品は主に、当日作られたお弁当などです。注文の品を指定した場所まで届けてもらえるのも嬉しいポイントです。

オフィスコンビニのメリット

次に、オフィスコンビニのメリットを挙げてみました。メリットはたくさんありますので、一つずつ詳しく見ていきましょう。

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低コストで福利厚生を提供できる

オフィスコンビニの一番のメリットは、何といっても少ないコストで福利厚生を実現できる点です。これは、サービスの導入に伴う備品の費用が、多くの場合無料であることが大きいです。

企業側は、商品の冷蔵や冷凍にかかる電気代のみの負担で、従業員にこの便利なシステムを提供することができます。オフィスコンビニを利用する従業員からの満足の声も多く聞かれており、仕事に対するモチベーションの向上が大いに期待されています。

注文や商品補充の手間がかからない

いくら便利なシステムでも、その運営に多くの時間と手間を割かれてしまっては良さが半減してしまいます。この点においても、オフィスコンビニはセルフ決済が基本なので、支払いのやり取りのために人員を配置する必要がありません。

また、本来なら手間のかかる商品の注文や補充、設備内の清掃などもオフィスコンビニを提供する企業の担当者が定期的に行ってくれます。そのため、社内の人々は手間をかけることなくサービスを利用でき、総務部に負担がかかることもありません。

時間を問わず利用できる

コンビニエンスストア同様、時間帯を気にせず利用できるのも嬉しいポイントです。お昼を食べる時や、オフィスで使う日用品を買いたい場合にも、オフィスコンビニがあれば気軽に利用できます。

外へ出て行く必要がないので、行き帰りに必要な時間を短縮でき、その分を作業や休憩に回すことができます。また、急な残業で小腹が空いた時などにも手軽にドリンクや食料品を得られるオフィスコンビニは、従業員たちの間でとても重宝されています。

災害時・非常時には非常食になる

オフィスコンビニは、万が一の非常時の備えとしても大変有効なシステムです。大雨や大雪・地震などの災害で帰宅が困難になってしまい、職場へ留まらざるを得ないこともないとはいえません。

そのような場合でも、飲料水や食料品・日用品を常備しているオフィスコンビニがあれば、当面のライフラインを確保することができるので、防災面からも心強いと言えるでしょう。保冷庫や自動販売機などは、停電の時にも開け閉めが可能になっているケースがほとんどです。

安く購入できる場合がある

オフィスコンビニは機材を設置するだけで利用でき、販売管理をする常駐の店員を置く必要がありません。このように提供企業側の人件費を削減できるため、その分商品を安く提供してくれるケースが多いです。

商品によって価格差はありますが、コスパの良いものが多く、一般のコンビニエンスストアで購入するよりもお得な値段で手に入れられる場合が多いです。

メリット	内容
低コストで福利厚生を実現	システム利用料がほとんどかからない
余分な手間がかからない	商品の補充や清掃は、システムを提供する業者が行ってくれる
いつでも使用可能・時間短縮できる	好きな時に商品を購入でき、外へ買いに出る手間や時間を省くことができる
災害時の備えになる	食料や日用品が置かれているので、非常時にも心強い
安く購入できる	セルフ決済で人件費を抑えられるので、品物を安く提供できる

オフィスコンビニのデメリット

これまで主に、オフィスコンビニのメリットについて述べてきましたが、一定のデメリットもあります。オフィスコンビニのシステムを導入する際は、デメリットについても事前に理解しておきましょう。

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従業員以外が社内に入る

オフィスコンビニを導入すると、その運営のために業者の方々が自社フロア内へ入って来ることになります。日々の商品補充や清掃、月ごとの集金などの業務で、自社の従業員以外の方々が頻繁に出入りするようになるのです。

そのため、セキュリティ対策に力を入れる必要が出てきます。どのような業者が来るかを予め社内の人々に周知しておいたり、業者が出入りする場所を決めておいたりするとスムーズです。

また、外部から来られたオフィスコンビニ担当の方が、作業場や社内の重要書類などが置いてある部屋を通らなくても済むよう、オフィスコンビニの設置場所にも気を付けたいところです。

作業効率が落ちる可能性がある

お菓子などの軽食がオフィスコンビニで手軽に買えるようになるのは嬉しいことですが、同時にあまり好ましくない状態にもなり得る要素を含んでいます。

オフィスコンビニで購入したもので頻繁に飲食を行ったり、だらだらとお菓子を食べながら作業をしたりすることで、仕事の効率が落ちてしまう可能性があります。

また、就業時間と休憩時間とが混同されがちになってしまうのも問題です。このような事態を避けるためにも、従業員一人ひとりがオンとオフの切り替えをしっかりと心掛けていきましょう。

食事のバランスには注意が必要

ジュースやお菓子などの甘いものを必要以上に摂取することは、生活習慣病の原因になるなど、健康上あまり好ましくありません。これはオフィスコンビニという便利なシステムが身近にあるからこその悩みとも言えます。

オフィスコンビニでは、このようなニーズにも対応して、ヘルシー志向の食品を取り入れるサービスが増えています。たとえば、産地直送の野菜を使用したサラダや無添加食品などのラインナップが用意されているサービスもあります。

オフィスコンビニに食料品を置く場合は、購入者の選択肢幅が広がるようになるべく多くの種類を取り入れることをおすすめします。

代金未払いが発生する恐れがある

セルフ会計は人手が要らず便利な反面、未払い発生のリスクが高くなります。オフィスコンビニには常駐の店員がいません。

そのため、陳列棚から自由に商品を取れるようになっている場合が多いので、お金を支払わずに品物だけを持っていってしまう人が出てくる恐れがあります。

収支が合わなかった場合、不足分のお金を会社が立て替えて業者に支払わざるを得ないケースも少なくありません。個々人のモラルの問題ともいえますが、そういったことが起きにくい環境作りも重要です。

故意にしたことであれば窃盗罪に値しますが、お金の入れ方が分からなかったり、代金を払わなければならないこと自体を知らなかったというケースも稀にあります。

代金が必要なことを周知するのはもちろん、支払い方法を明示したものを現場に置いたり、監視用にカメラを設置したりといった工夫も大切です。

デメリット	対策方法
社外の方が出入りする	セキュリティを万全にしておく
作業効率が落ちることも	仕事時間と休憩時間とのメリハリをつける
健康上良くないことも	食生活が偏らないように気を付ける なるべく身体にやさしい食品を選ぶよう心掛ける
未払い金発生のリスク	支払い方法を周知し、明確にしておくカメラの設置を検討する

オフィスコンビニの比較ポイント・注意点

一口にオフィスコンビニといっても、その商品の提供方法・利用条件や決済方法・商品の種類などには、さまざまなタイプがあります。

ここでは、システムを導入するに当たって参考にしたい比較ポイント・実際に利用する際の注意点など解説していきます。

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商品提供のタイプ

商品提供の仕方には「備蓄型」と「注文型」の二つの種類があります。オフィスコンビニ導入の目的や社内のニーズに応じて、より良いタイプを選びましょう。

日用品や日持ちする飲料水や食料品などを常備しておくタイプの備蓄型には、急に必要なものが出来たり、空腹時などにも、すぐ商品を手にできるという利点があります。

また、災害で外との繋がりが絶たれてしまったなど、万が一の場合にも当面を凌ぐことができるとの安心感があります。

一方で注文型には、必要に応じて当日注文することでできたてのお弁当などを届けてもらえるという利点があります。注文の数だけ配達されるので、余ってしまう心配がありませんし、商品を保管しておく必要がないので、社内にあまりスペースがなくても利用できるメリットがあります。

タイプ	特徴	利点
備蓄型	商品を常備しておく	・急な買い物にも対応できる ・その場で選ぶ楽しみがある ・災害時にも有効である
注文型	購入したいものを都度注文する	・作りたてのものを届けてもらえる ・品物が余る心配がない ・社内にスペースがなくても利用しやすい

利用条件

オフィスコンビニを導入する際には、利用条件を確認しておくことも大切なポイントです。オフィスコンビニを提供する企業によってさまざまですが、一日の最低購入金額や注文の際の最小ロット数を定めているサービスが多いです。

また、オフィス内の従業員が何人以上で利用可能との規定を設けている場合があります。そのため、社員の数が少なく少量の注文しか見込めない場合は、サービスを利用できないこともあります。

オフィスコンビニを導入する前に、利用条件をよく確認し、その条件をクリアできるかどうかを検討してみましょう。

決済方法

オフィスコンビニを導入する際には、支払いの方法も確認しておきましょう。現金支払いのみか、キャッシュレス決済に対応しているかどうかを確認することで、導入時の運用もスムーズです。

現状としては、現金支払いとキャッシュレス決済とを併用している場合が多いです。

商品の内容

どのような種類の商品を扱っているかも気になるポイントです。商品の内容はオフィスコンビニによって異なりますので、従業員のニーズに沿って選びましょう。

従業員がどのような品物を必要としているか・どのようなサービスを求めているか、アンケートをとって予め調査しておくのも効果的です。また、長い期間同じ商品ばかりだとマンネリ化しやすいため、定期的に商品を変更できるか確認しておきましょう。

社内の設置場所や利用範囲

オフィスコンビニのシステムを導入するには、社内にある程度のスペースが必要になってきます。備蓄型タイプの場合は特に、保冷庫や自動販売機を設置するための場所を確保しなければなりません。必要な電源の数と位置を確認し、設置場所を検討しましょう。

また、自社に複数の支社がある場合、すべての支社が同じオフィスコンビニを利用できるとは限りません。それぞれの利用可能なエリアについても調べておくことをおすすめします。

利用ルールの策定

全社員がオフィスコンビニのシステムを気持ちよく利用できるよう、購入の際のルールを決めておくことをおすすめします。利用ルールの策定は、起こり得るデメリットを回避するためにも大切なことです。

また、決めた内容はしっかりと周知しておきましょう。必要に応じて変更を加えるなど、より良い利用方法を考えて運用していくことをおすすめします。

オフィスコンビニを導入する方法

オフィスコンビニのメリット・デメリットや選び方がわかったところで、実際に導入するまでの大まかな流れを見ていきましょう。

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電話やフォームから問い合わせる

導入してみたいサービスが見つかったら、まずは電話やサイトのフォームから問い合わせを行います。コンビニのタイプや機能、取り扱う商品や利用料金について話を進めます。

どのサービスにしようか決めかねている場合は、それぞれのサービスに問い合わせを行い、具体的な話を聞いたうえで導入を決定するのがおすすめです。

商品棚・冷蔵庫・料金箱を設置する

サービスの担当者と日程の調整を行って、オフィスコンビニに必要な商品棚や冷蔵庫、料金箱などの設備を設置していきます。社員の利便性を考慮して、事前に設置場所を確認しておきましょう。

また、冷蔵庫を設置する場合はコンセントの位置も重要になります。さらに、セキュリティ面を考えて「防犯カメラの死角になっていないか」「外部の人間が出入りする場所ではないか」といった確認も必要です。

商品を並べて運用を開始する

設備が設置できたら、あとは商品を並べて運用スタートです。商品はサービス業者が並べてくれます。また、足りなくなった商品の補充や、料金の回収もサービス業者が定期的に行ってくれるため、社内で行うことは特にありません。

運用していくうちに、「あの商品を置いてほしい」「この商品のバリエーションを増やして欲しい」など、社員からリクエストがあった場合は、担当者に対応可能かどうか確認を行いましょう。

まとめ

飲料水や軽食・日用品などをオフィスにいながら手軽に購入できるオフィスコンビニは、働き方改革が謳われるなかで重要な役割を担っています。今やオフィスで働く多くの方々の生活を支えているといっても過言ではありません。

オフィスコンビニは、福利厚生の一環として低いコストで導入でき、災害時など緊急の場合にも役立つ点でも注目されています。

これらのメリットをぜひとも最大限に活かしていきましょう。そのためにも、使用ルールを定めるなどの工夫で、適切に運用することをおすすめします。
オフィスコンビニを導入する際は、利用条件や設置場所をしっかりと確認・検討し、自社にとってより相性の良いサービスを選びましょう。