注文書・注文請書の電子化は可能？保存要件やメリットを解説

電子帳簿保存法の改正により、注文書など取引に関係する書類を電子データで受け取った場合は、電子データのままで保存することが義務付けられました。本記事では、注文書・注文請書の電子契約化のメリットや電子化する方法、注意点などを解説しています。

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目次

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1. 注文書・注文請書は電子化が可能
2. 注文書・注文請書の保存方法
3. 注文書・注文請書を電子保存する際の電子帳簿保存法の要件
4. 注文書・注文請書の保存期間
5. 注文書・注文請書を電子化するメリット
6. 注文書を電子化する方法
7. 注文請書を電子化する方法
8. 注文書・注文請書の電子化には電子契約サービスもおすすめ
9. 注文書・注文請書を電子化する際のポイント
10. まとめ

注文書・注文請書は電子化が可能

注文書・注文請書は、商品やサービスを購入する際に使用される契約書類です。発注者側が契約条件を記載した注文書を受注者側に送り、受注者側は注文を受け付けた旨を記載した注文請書を発注者側に返送することで契約が成立します。

注文書・注文請書は、同じ取引に対して使用される一対の書類ですが、発行者が異なるという点に違いがあります。なお、注文書は「発注書」と呼ばれるケースも多いです。

売買契約は書面での締結がなくても成立しますが、発注・受注ミスによるトラブルを防ぐために重要な書類です。注文書・注文請書は電子化が可能であり、電子化することで郵送でのやり取りの手間やコストを省けるメリットがあります。

注文書とは

注文書とは、発注者側が商品やサービスを注文する際、受注者側に送付する書類です。売買契約は注文書がなくても成立しますが、受注者側とのトラブルを回避するため、注文書を発行して商品やサービスを注文した証拠を残しておくのが一般的です。注文書には、主に以下のような項目が記載されます。

1. 注文者名・住所・電話番号
2. 商品名・数量・金額
3. 納期
4. 支払条件

なお、下請法の対象となる取引では、注文時に一定事項を記載した書面（注文書）の発行が義務付けられています。下請法では支払期日が規定されており、支払い遅延時には利息支払いの義務があるため、注文書に納期と支払日を記載する際は法令違反にならないよう注意しましょう。

注文請書とは

注文請書とは、発注者側から送付された注文書に対し、受注者側が注文を受けた旨を発注者側に伝えるための書面です。注文書を送付しても、発注者側は注文が確実に相手に伝わったかどうかの判断がつきません。そのため、受注者側は受注した旨を相手に伝えるために注文請書を発行します。

しかし、注文請書を発行する企業は少なく、メールや電話で受注した旨を伝えて済ませてしまうケースが多いのが現状です。

注文請書を発行しないと、納品した商品の内容や数量に対して食い違いがあった場合などに、先方に根拠となる証拠を提示できません。万が一のトラブルに備え、注文請書を発行しておくことをおすすめします。

注文書・注文請書の保存方法

注文書や注文請書を保存する際には、いくつかのルールに従って保管する保管する必要があります。ここでは、電子データで保存する場合と紙媒体で保存する場合に分けて解説します。

電子データで保存する場合

電子データで保存すると、保管コストを削減することができます。電子データで保存する際、電子帳簿保存法に則って保存しなければなりません。以下に電子データで保存する際の注意点を解説します。

スキャナ保存

自社で作成した注文書の控えと取引先から受領した紙の注文書はスキャナ保存することができます。電子データの場合、そのまま保存することが可能です。紙の場合、スキャナなどで読み取って、電子データとして保存することが可能です。しかし、スキャナ保存する際の要件が細かく定められているので確認が必要です。

参考：はじめませんか、書類のスキャナ保存｜国税庁

電子取引

申告所得税･法人税に関して帳簿･書類を保存する義務のある方が、注文書･契 約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした 場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。

参考：電子取引データの保存方法をご確認ください｜国税庁

紙媒体で保存する場合

自社で作成した注文書や注文請書の控えや取引先から受領した注文書や注文請書はプリントアウトして紙媒体で保存することができます。また、それらの原本を紙のまま保存することも可能です。

しかし、紙でのやり取りは郵送費や保管コストもかかってしまうので、電子データでの保存がおすすめです。

注文書・注文請書を電子保存する際の電子帳簿保存法の要件

注文書・注文請書を電子文書で取引に使用すると「電子取引」に該当し、電子帳簿保存法の要件に従い保存する義務が発生します。電子帳簿保存法とは、保存が義務付けられている帳簿・書類を電子データで保存することを認め、その要件等について定めている法律です。

電子帳簿保存法で、電子データの保存には「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められており、これには4つの保存要件を満たす必要があります。4つの保存要件について、以下で解説します。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

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電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備え付け

「電子計算機処理システムの概要を記載した書類」とは、システム基本設計書・システム概要書・フロー図・システム変更履歴書などの書類を指します。電子帳簿保存法では、この書類を備え付ける必要があります。

書類と聞くと、紙ベースの書類を思い浮かべる方も多いでしょうが、この書類は電子データでも構いません。速やかに出力できる状態であれば、書面以外の方法での備え付けも認められています。

電子計算機処理システムの概要を記載した書類を、いつでもすぐに閲覧できるようにしておくことは、「可視性の確保」につながります。

見読可能装置の備え付け

電子帳簿保存法では、電子データが必要なときにすぐに確認できるよう、見読可能装置を備え付けることが義務付けられています。見読可能装置とは、電子データの閲覧に必要な装置を指します。具体的には、パソコン・タブレット・スマートフォンなどの電子端末、プリンタなどが挙げられます。

なお、保存した電子データを速やかに確認できることが条件のため、見読可能装置を備え付ける際は以下の点に注意しましょう。

1. 電子データの閲覧に必要な機能が備わっている
2. 電子データの保存場所に近く、容易にアクセスできる
3. 電子データの閲覧に必要な電源が確保されている

検索機能の確保

「検索機能の確保」とは、電子データの検索を容易にするために、電子データに検索キーワードを付与したり、電子データの分類をしたりすることです。主に、以下の条件で検索できるようにしておく必要があります。

1. 取引年月日・取引先・取引金額
2. 取引年月日または取引金額の範囲指定
3. 複数の任意の記録項目を組み合わせたもの

これに対応するには、対応する機能を備えたソフトを使用する方法、保存ファイル名を取引年月日・取引先・取引金額（例：20230801_取引先名_123000）などにしてフォルダ検索機能が使えるようにする方法などがあります。

真実性の確保

真実性の確保とは、保存された電子データが改ざんされないように措置を講じることです。主に、以下のいずれかの措置を取る必要があります。

1. タイムスタンプが付与されている取引情報を授受する
2. 取引情報を授受したら、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監視者に関する情報を確認できる環境を整備する
3. 訂正・削除が記録される、もしくは訂正・削除が禁止されたシステムで、取引情報を授受し保存する
4. 訂正・削除の防止に関する事務処理規定を整備し、それに従って運用を行う

参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】｜Ⅱ適用要件【基本的事項】｜国税庁

注文書・注文請書の保存期間

注文書・注文請書の保存期間は法人・個人で異なります。それぞれの保存期間について以下で解説しますので、保存期間をしっかり把握しておきましょう。

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法人は原則7年

法人税法では、取引関連の書類の保存期間は原則7年と定められています。欠損金が発生した事業年度の保存期間は10年ですが、平成30年4月1日前に開始した事業年度において生じた欠損金額の繰越期間は9年となっています。

なお、保管期間は確定申告書類の提出期限の翌日から計算されます。この起算日から数えて、欠損金の繰越控除を受けない企業は7年間、欠損金の繰越控除を受ける企業は10年ないし9年、帳簿書類の保存が必要です。

帳票類は業務で頻繁に使用されるため、保存量が多くなりがちです。そのため、税務署の求めや自社の必要に応じて速やかにデータを取り出せるよう、わかりやすく整理して保管しておきましょう。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

個人事業主は5年

個人事業主の場合、注文書・注文請書の保存期間は、青色申告・白色申告を問わず5年間と定められています。法人と同じく、書類の発行日ではなく確定申告書類の提出期限の翌日を起算日とし、そこから5年です。ただし、会計帳簿は7年間の保管が必要です。

個人事業主の場合は、注文書・注文請書の保存量があまり多くないため、会計に関する書類は全て7年間保存しておけば保存期間の間違いを防止できます。

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

注文書・注文請書を電子化するメリット

注文書・注文請書を電子化すると、コスト削減・取引の迅速化など多くのメリットを享受できます。以下で、注文書・注文請書を電子化するメリットを解説します。

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コスト削減

注文書・注文請書を電子化することで、印刷代や収入印紙などのコスト削減が可能です。紙の注文書・注文請書は「課税文書」に該当するため、注文書の金額に応じた印紙税を収入印紙により納付する必要があります。

しかし、印紙税の納付対象は紙の文書に限定されており、電子化された注文書・注文請書は課税文書に該当せず収入印紙が不要です。

注文書・注文請書を数多く取り交わす企業にとって、印紙代は決して少なくない費用負担です。注文書・注文請書を電子化すれば、印紙代のほか書類の印刷代も削減できます。

取引の迅速化

紙の注文書・注文請書を先方とやり取りするには、郵送やFAXで相手に注文書を送付し、相手から注文請書が返送されてくるまでの日数やコストを要します。書類の印刷・封入・ポスト投函・FAX送信などにも手間がかかり、紙の書類の使用は業務効率低下につながっています。

注文書・注文請書を電子化すれば、メールに添付し送信できるため、タイムロスが少なく迅速に取引を行えます。また、郵便事故で書類が届かないトラブルもなく、書類紛失のリスクも防げるなど、紙の書類でやり取りするデメリットを回避できます。

テレワークへの対応が可能

紙の注文書・注文請書でやり取りする場合、郵便物やFAXを確認するため出社が必要です。一方、注文書・注文請書を電子化すれば、電子データでのやりとりができるようになるため、テレワークへの対応が可能です。

電子データであれば、メール・チャット・クラウドシステム・Web受発注システムなどを使用して注文書・注文請書のやり取りができます。業務の進捗や抜け漏れが容易に把握でき、上司などとも情報共有がしやすく、テレワークに適しています。

ペーパーレス化の促進

注文書・注文請書を電子化すると、書類の印刷が不要になりペーパーレス化を促進できます。用紙が不要になるのはもちろん、プリンターインク代や印刷にかかる電気代が節約でき、紙の書類を保管するためのファイルやキャビネットが不要になるのもメリットです。

また、紙媒体での運用は、森林伐採・CO2排出など環境への負荷が少なくありません。ペーパーレス化は、「環境保全に貢献している」という企業のイメージアップにも役立ちます。

セキュリティの強化

注文書・注文請書を紙媒体で運用する場合には、盗難・紛失のリスクがあります。また、管理方法が甘いと誰でも書類を持ち出せる状況になりかねず、紙の経年劣化や火災などによる消失の可能性もあるなど多くのデメリットを抱えています。

その点、電子データであればIDやパスワードにより管理されるため、セキュリティを強化し盗難・紛失のリスクを低減したり、閲覧を制限したりすることが可能です。劣化の心配もなく、データをクラウド上に保管しておけば、万が一火災が起きた場合にデータを焼失することもありません。

ファイアウォールの導入や定期的なセキュリティ診断により、情報漏えいからデータを保護できるため、紙媒体に比べて電子化での運用のほうがセキュリティ性は強固と言えます。

注文書を電子化する方法

注文書を電子化するには、5つの方法があります。以下では、その5つの方法についてそれぞれ詳しく解説します。

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注文書をスキャンする

注文書を電子化するのに最も用いられているのは、紙の注文書をスキャナーでスキャンする方法です。また、スマートフォンのカメラやデジタルカメラを使用して書類を撮影し、電子化する方法もあります。いずれの場合も、ファイルをPDF形式で保存して使用するのが一般的です。

スキャナやカメラは、購入にそれほど費用がかからず、自社で容易に電子データが作成できるのがメリットです。しかし、書類のスキャンや撮影を手作業で行う必要があり、手間がかかるデメリットもあります。

繁忙期などには社員の手が回らず思うように作業に着手できないケースもあるため、データ化手順のマニュアルを整備するなど運用面に配慮しましょう。

OCRを利用する

注文書の電子化は、OCR（光学文字認識）を利用する方法もあります。OCRは、紙の文書に印刷された文字を器機で読み取り、デジタル化する技術です。スキャナーやデジタルカメラを使用して読み取った注文書の画像から文字を認識し、デジタル文字に自動変換します。

本格的に紙の注文書をデジタル化するには、パソコンを使って手作業でテキストを入力し直す必要があります。しかし、それには膨大な手間と時間がかかり、社員の業務負担が増えてしまいます。そこでOCRを利用すれば、テキストを自動でデジタル化することが可能です。

OCRを使用するには、読み取り機もしくはソフトウェアの購入費用がかかりますが、本格的な注文書の電子化を検討している企業には向いている方法です。

取引先に電子データで送ってもらう

自社で注文書を電子化するのがなかなか難しい場合は、取引先に協力してもらうのも1つの方法です。その場合は、発注書をPDFで保存し、メールにデータを添付してやり取りしてもらうようにしましょう。

ただし、取引先に協力をお願いする形になるため、相手への負担を無理強いはできません。すべての取引先が同意してくれるとも限らず、紙媒体と電子データで発注する取引先が混在することになれば、管理が複雑になるデメリットが生じます。

管理の手順を整備しマニュアル化しておくなどして、運用に配慮することが重要になります。

外部にデータ化を委託する

電子帳簿保存法の制定などにより、書類の電子化に対する需要は高まる一方です。それに伴い、電子化を請け負う業者も増えてきています。

電子帳簿保存法の要件を満たす電子データを作成するには、画質など一定のクオリティが担保されていなければなりません。自社で要件のクオリティを満たすデータの作成が難しい場合は、外部業者に委託する方法もあります。

発注コストがかかる点はデメリットですが、自社で電子データを作成する手間が省け、安定したクオリティの電子データが手に入ります。自社のスキャン画像の画質が低く、クオリティが安定しない場合は、外部委託も検討してみましょう。

電子商取引へ切り替える

電子商取引へ切り替えて、電子化を行う方法もあります。BtoB-ECやEDIを利用して電子データで取引を行えば、取引自体がデジタル化され、注文データも電子データとして保存されます。これにより、注文書をデータ化することが可能です。

電子商取引に切り替えれば、電子化の作業を行う手間が省け、担当者の負担を軽減できます。注文書を電子化するのに、最も適した方法です。

注文請書を電子化する方法

注文請書を電子化するには、3つの方法があります。以下では、それぞれの方法について詳しく解説します。

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スキャンを行う

注文請書は、注文書と同様にスキャナを使用して電子化することが可能です。スキャナでスキャンするだけで紙の書類を簡単に電子化できます。コピー機・複合機にはスキャン機能を搭載しているものも多く、手軽に利用できます。

電子化した注文請書は、PDF形式で保存するようにしましょう。PDF形式は広く普及しているファイル形式のため、多くのデバイスで閲覧することができ、電子データのやり取りに向いています。また、PDFは編集が困難で、セキュリティ面を強化できます。

WordやExcelを利用

注文請書は、WordやExcelを使用した電子化も可能です。OSがWindowsなら、WordやExcelが含まれたMicrosoft Officeが搭載されている場合もあります。

WordやExcelがなくても、無料でGoogleアカウントを作成し、Google ドキュメントやGoogle スプレッドシートで代用することもできます。

インターネット上には、WordやExcelで使用できる書類のテンプレートが多数提供されているため、それらを利用すればより手軽に電子化を進められるでしょう。

電子化ツールを導入

WordやExcelで作成したデータには脆弱性があり、改ざんやウイルス感染の恐れがあります。セキュリティ面を強化したいなら、電子契約サービスなど電子化ツールの利用がおすすめです。

電子化ツールの中には安価なものもあるので、費用対効果を考えて導入を検討するようにしましょう。

注文書・注文請書の電子化には電子契約サービスもおすすめ

電子契約サービスは、電子帳簿保存法・法人税法など各種税法に対応した機能を搭載しています。電子契約サービスの主な機能には、以下のようなものがあります。

1. タイムスタンプ付与
2. 取引年月日・取引先・取引金額での検索機能
3. システム上でのデータの長期保存

これにより、法令を遵守した電子データの保存が可能です。手作業で法対応するのは、担当者にとって大きな負担になります。法対応の負担を軽減したいなら、電子契約サービスの導入がおすすめです。

注文書・注文請書を電子化する際のポイント

注文書や注文請書を電子化するには、電子化する書類を精査したり、定期的にデータ整理を行ったりなど、準備ややるべき項目があります。以下で、注文書や注文請書を電子化する際のポイントを解説します。

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電子化する書類は精査する

書類は全て電子化するのではなく、精査して電子化する書類を絞り込む必要があります。不要な書類までデータ化する必要はなく、不要な書類のデータ化に時間や手間をかけていては、非効率的です。

現場担当者と打ち合わせをして、業務で必要な書類のリストを作成するなどし、不要な書類は省くようにしましょう。

定期的にデータ整理を行う

電子化した注文書は、税務署の求めなどに対し、速やかにデータを取り出し出力できるようにしておく必要があります。そのため、容易に検索ができるよう日頃からデータの整理を行っておくことが大切です。

フォルダ名やファイル形式など、命名規則を統一しておくと、目的のデータに素早くアクセスできるようになります。

デバイスやファイル形式を確認する

従業員の作業環境に適したデバイスやファイル形式を用いるのも、重要なポイントです。データを利用する従業員の作業環境を考慮することで、従業員が作業しやすくなり業務効率も上がります。

現場の環境により、パソコンよりもタブレットの方が作業効率が良いケースもあります。また、どのファイル形式で保存すれば取引先とのやり取りがしやすいのかなど、現場の状況に合わせて管理体制を整えると良いでしょう。

セキュリティ設定をしっかり行う

書類の電子化には、セキュリティ面の不安がつきまといます。電子データの取り扱いでは、サイバー攻撃など外部からの攻撃だけでなく、データ消失など人為的ミスにも備えておく必要があります。

セキュリティ面を強化するためには、パスワード設定・アクセス権限の設定・バックアップ設定など、自社で行えるセキュリティ対策をしっかり講じておくことが重要です。

まとめ

電子帳簿保存法の改正により、取引関連書類を電子データで受け取った場合は、電子データのままで保存することが義務付けられました。紙の注文書・注文請書は、スキャナなどを利用して内製したり、外部委託して電子化することが可能です。

ただし、検索機能や真実性の確保など満たすべき要件があり、電子化の方法によっては導入コストが発生するので、本記事を参照して理解を深めましょう。

注文書・注文請書の電子化には、各種法制度に対応できる電子契約サービスの利用がおすすめです。法令を遵守しながら電子データを保存するために、電子契約サービスの導入を検討しましょう。