電子領収書とは？電子化の注意点や電子契約システムの利便性を解説

領収書を電子データで作成し管理できる電子領収書は、紙の領収書に比べて業務効率化やコスト削減に繋がるので、導入を進める企業が増えています。本記事では、電子領収書の概要から電子領収書のメリット、注意点、そして電子契約システムの活用まで分かりやすく解説します。

目次

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1. 電子領収書の概要
2. 電子領収書のメリット
3. 電子領収書の注意点
4. 電子領収書の作り方
5. 電子契約システムなら法対応やセキュリティも安心
6. まとめ

電子領収書の概要

近年、ビジネス環境において急速なデジタル化が広がる中、電子領収書が注目を浴びています。これまでは紙の領収書で発行・保管されてきましたが、電子領収書はデジタルメディア上で作成され、データとして保管される新たなスタイルです。

しかし、これまで国税関係帳簿のデジタルデータによる保存には税務署長の事前承認が必要であり、そのため事業者にとっては負担となる事例も見受けられました。

このような状況を受け、デジタル化の進展に合わせて経理の効率化や正確性の向上を図るため、2022年には電子帳簿保存法に改正が加えられました。

電子帳簿保存法の改正内容

電子帳簿保存法の具体的な変更点は以下の通りです。これらの改正によって、情報管理の効率化が進み、事業者の負担が軽減されるとともに、法的な要件の遵守が保証されるようになりました。また、紙を減らすことで環境へのポジティブな影響も期待されています。

1. 紙の領収書のデータ化保存が可能に

法改正により、これまで紙で提供されていた領収書も、電子データとして保存することができるようになりました。これにより、物理的な領収書の保管に依存することなく、デジタルデータとして簡便に管理できるようになりました。

2. 事前承認の不要化

従来、税務署長の事前承認が必要でしたが、電子帳簿の保存においては事前承認が不要とされるようになりました。これにより、煩雑な手続きが軽減され、デジタルデータの保存がスムーズに行えるようになりました。

3. 法的要件の整備

電子帳簿の保存に関する法的要件が明確化されました。これにより、法的な要件を満たし、適切な方法でデータを保管することが容易になりました。電子領収書を取り扱う際に重要な保存要件については、次の項で紹介します。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子帳簿保存法による電子保存要件

電子帳簿保存法による電子保存要件は、電子的な形式で帳簿や記録を保存する際の条件をいくつか規定しています。

これらの要件を満たし優良な電子帳簿に該当する場合、あらかじめ提出された届出書によって、後からその電子帳簿に関連する過少申告が判明しても過少申告加算税が５％軽減される制度の適用を受けることができます。

参考：優良な電子帳簿の要件｜国税庁

電子帳簿等保存

電子帳簿保存とは、国税関係帳簿書類を電磁的記録によって保存することです。領収書も国税関係帳簿書類に該当するため、電子保存が認められています。帳簿等の作成において、最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用する場合、この電子帳簿に当たります。

電子帳簿保存の要件は、大まかに「可視性」の確保と「真実性」の確保の2つです。具体的には、電磁的記録の訂正・削除・追加の事実及び内容を確認することができる電子計算機処理システムの使用や、見読可能装置の備え付け、検索機能の確保などが定められています。

参考：電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】Ⅱ　適用要件 【基本的事項】｜国税庁

スキャナ保存

電子領収書のスキャナ保存とは、紙の領収書をスキャナ（画像スキャナ）を使用してデジタル画像として保存することを指します。

紙の領収書をスキャナで読み取り、その画像を電子ファイルとして保存するプロセスです。この制度により、従来の紙の領収書を電子データとして保管できるようになります。

この方法を使って所定の要件に従いデータを保存することで、紙の領収書を保管する必要がなくなり、処分が可能になります。紙の領収書が紛失するリスクも軽減されます。

スキャナ保存をする際も電子帳簿保存と同様、「真実性」と「可視性」を確保するための要件を満たす必要があります。具体的には、一定水準以上の解像度や検索機能の確保、タイプスタンプの付与、バージョン管理などが挙げられます。

参考：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】Ⅱ　適用要件【基本的事項】｜国税庁

電子取引

領収書の電子取引は、領収書の発行や受け取りを電子的な手段で行う取引方法です。電子メールやオンライン支払いを使って領収書を発行・受け取ることを含みます。

具体的には、ビジネス取引や支払いの際、領収書を電子メールなどでPDFや画像ファイルとして発行します。これにより、受け取る側が領収書をデジタルデータとして保持できるようになります。

また、クラウド上で運営される会計ソフトウェアを利用して、支払い情報や収入を記録し、領収書の発行と保存を電子的に行うこともできます。

電子取引における領収書など電子データの保存要件には、「システムの概要に関する書類の備え付け」「見読可能装置の備え付け」「検索機能の確保」「データの真実性を担保する措置」の4つが定められています。

参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅱ　適用要件【基本的事項】｜国税庁

電子領収書のメリット

電子領収書は、紙の領収書と比べて多くのメリットを提供します。従来の紙の領収書に比べ、効率化やコスト削減、環境保護など、さまざまな観点から見て利点があります。以下では、電子領収書の主なメリットを解説します。

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業務効率化につながる

紙の領収書から電子領収書に切り替えることにより、手動で領収書を記入・印刷・郵送する手間が不要となり大幅な業務効率化が期待されます。

また、領収書を受け取った場合も、その場でシステム上にアップロードして経費の承認を得ることなどもできるため、時間の削減になります。業務効率化が実現することで担当者の負担が減り、他のコア業務により多くの時間と労力を費やすことができます。

コスト削減に繋がる

従来の紙の領収書を扱う場合、印刷して郵送する必要がありますが、電子領収書ではその費用を削減することができます。加えて、印紙も不要です。用紙やインクの消耗費用が減少し、郵送料や封筒代なども節約できます。

また、ファイリング用具も不要です。紙の領収書を整理するためにはファイリングキャビネットやフォルダ、ラベルなどが必要ですが、電子領収書ではこれらのアイテムが不要です。その結果、保管スペースを削減できます。

必要な時に領収書を検索できる

電子領収書はデジタル形式で保存され、データベースに統合されることが多いため、情報の管理が容易です。複数の領収書を一元的に管理でき、検索も簡単です。

電子領収書の注意点

電子領収書には多くの効率的なメリットがありますが、利用する際にはいくつか注意点があります。

これらの注意点を把握しておくことは、正確な記録の保持や法的な安全性を確保するために重要です。以下では、電子領収書を利用する際の注意点を解説します。

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社内で業務フローの確認をする

電子領収書を導入する際には、自社の業務プロセスとの適合性を確認しましょう。アクセス権の制限とセキュリティ対策を徹底し、個人情報や取引データの漏洩を防ぐ体制を整えることが重要です。

従業員には適切なトレーニングと教育を提供し、法令を順守するよう意識を高めることで、誤った取り扱いを防ぎましょう。これらの対策をとることで、電子領収書の取り扱いが安全かつスムーズに行え、企業にとって大きな利益をもたらします。

運用コストがかかる

電子領収書を導入する際には、様々な運用コストが発生します。まず、デジタル化のために必要なソフトウェアの購入、カスタマイズ、システム設定にかかるコストがあります。これに加えて、電子領収書のセキュリティを強化するための対策も必要です。

従業員には電子領収書の取り扱い方法やセキュリティ対策についてトレーニングや教育を行う必要があります。トレーニングのコスト、教材の作成、トレーニングに費やす時間なども考慮しなければなりません。

ただし、電子領収書の導入により紙の領収書の印刷や保管コスト、業務時間が削減できる可能性が高いため、長期的な視点でコスト削減の効果が期待できます。

電子領収書の作り方

電子領収書の作り方としては、いくつかの方法が考えられます。最も一般的な方法としては、WordやExcelなどで領収書のフォーマットを作り、それに内容を記入してPDF化する方法が挙げられます。

また、書類の電子化のためのサービスやシステムを使う方法もあります。請求書発行サービスや電子契約システムを使えば、領収書の電子化にも対応できます。

こういったシステムでは、領収書の作成・発行・保存まで一貫して行えます。相手方は、URLの共有などで領収書をダウンロードできます。また、必要であればプリントアウトすることもできます。

システム上での作業は効率的にできるうえ、領収書のテンプレートを保存しておくこともできるので、企業でも個人でも、領収書の発行枚数が多い場合などにはシステムの利用がおすすめです。

電子契約システムなら法対応やセキュリティも安心

近年、電子契約システムはビジネスにおいて重要な役割を果たすツールとなっています。書類の電子化や契約の電子化などに関連する各種法制度への対応も整備されているため、法によるルールから逸脱してしまう心配もありません。

また、重要な契約にも使われるシステムであるためセキュリティ面でも安心です。紙の領収書に比べて保管時のリスクも軽減することができます。

領収書をはじめとする書類の信頼性や安全性、そして検索性を高めるために、電子契約システムは有効な選択肢です。

まとめ

電子領収書はデジタルで発行・保存される領収書で、ビジネス環境のデジタル化に合わせて導入されています。

以前は税務署長の承認が必要でしたが、電子帳簿保存法の改正により事前承認不要となり、紙の領収書をデジタルデータとして容易に保存できるようになりました。

この改正により、情報管理が効率的になり、事業者の負担も軽減されて法的要件も満たしやすくなりました。ペーパーレス化が進むことで、環境にも良い影響が期待されます。

これらのメリットを最大限に活かすため、電子領収書に切り替える際には電子契約システム導入の検討をおすすめします。