電子署名のやり方｜電子署名の法的効力や安全性についても解説

紙の契約に代わって電子データによる契約が増えている近年、電子署名の普及も広がっています。本記事では、電子署名のやり方を3つ紹介し、電子署名の法的効力や安全性についての他、電子署名を導入するメリット・デメリット、電子契約システムがおすすめな理由も解説します。

目次

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1. 電子署名とは
2. 電子署名のやり方
3. 電子署名の法的効力
4. 電子署名の安全性
5. 電子署名を導入するメリット
6. 電子署名を導入するデメリット
7. 電子署名の作り方と注意点
8. 電子署名に電子契約システムがおすすめな理由
9. まとめ

電子署名とは

電子署名とは電子文書に付与されるデジタル署名で、電子文書の送受信や契約締結など、さまざまな場面で使用されています。電子署名を利用すると、紙の文書に押印する印鑑と同等の法的効力を電子文書に付与できるのが特徴です。

電子署名を利用した電子契約書を導入すれば、業務の効率化を図れるほか、コストの削減など多くのメリットが得られます。電子契約において、電子署名はなくてはならない存在だと言えるでしょう。

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは、電子文書の作成日時または電子文書が変更された日時を記録したものです。電子文書の作成日時や変更日時を証明するために使用されます。タイムスタンプは、電子文書の信頼性を高めるために不可欠なものです。

タイムスタンプは、基本的に電子署名と組み合わせて使用されます。電子署名は電子文書の作成者を認証し、電子文書が改ざんされていないことを保証するものであり、タイムスタンプは電子署名が作成された日時を証明するのが役割です。

電子署名と併せてタイムスタンプを利用することで、電子文書の法的効力を高めることができます。

電子署名のやり方

電子署名のやり方としては、PDFファイルを利用する方法とWordやExcelを利用する方法、電子契約システムを利用する方法の3種類があります。一般的には、電子契約システムを利用するのがおすすめです。以下で、それぞれの特徴を解説します。

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PDFファイルに電子署名する

PDFファイルに電子署名する場合には、専用のツールを利用してファイルを開き、デジタルIDなどを設定した上で電子署名を作成しておきます。その後、ファイルを開いた画面上で「電子署名」などの項目をクリックし、指示に従って電子署名を行います。

PDFファイルへの署名は、やや手間と時間がかかってしまいます。ただし、電子署名をすることでデータの改ざんを防止したり、信頼性をアップさせたりすることが可能です。

Word・Excelに電子署名する

Word・Excelに電子署名するには、それぞれのデータを開いた上で操作を行います。「挿入」から「署名」に進み、「署名欄の追加」から署名の設定に進みましょう。署名する方法を選択した上で、開いているファイルに署名を追加します。

Word・Excelに電子署名することで文書の改ざんを防止し、文書の作成者を認証することができます。電子署名は文書を送信する際に、文書の信頼性を高めるためにも使用可能です。ただし、WordやExcelに電子署名をする際にも、PDFと同様にやや手間がかかってしまいます。

電子契約システムを利用する

電子契約システムとは、インターネット上で契約書を作成・締結・保管することができるシステムです。紙の契約書に押印する印鑑の代わりに電子署名を使用することで、契約書の改ざんを防止し、法的効力を保証できます。

電子契約システムを導入すれば電子署名が簡単にできるだけでなく、契約書の作成や締結など電子化に必要な業務を一通り行えるのが特徴です。電子データでのやり取りとなるため、時間と場所を問わずいつでもどこでも契約を締結することができます。

また、電子契約は紙の契約書に比べて契約書の作成や保管にかかるコストも削減可能です。セキュリティやサポートに優れたシステムも多くあるため、自社に合ったものを選んで導入を検討しましょう。

電子署名の法的効力

電子署名法は、電子署名の法的効力を規定する法律です。電子署名法では、電子署名を「電子文書に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するもの」と定義しています。

電子署名に法的効力を持たせるための要件については、以下で詳しく解説します。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索

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本人性

電子署名法には、本人性に関する要件が定められています。本人性の要件は、電子署名が作成された者の意思に基づいて作成されたことを証明するものです。本人性を証明するためには、電子署名が作成された者の本人確認を行う必要があります。

本人確認の方法としては、氏名・住所・生年月日などの個人情報の確認や指紋や顔などの生体情報の確認などがあります。本人性を証明することで、電子署名が作成された者が誰であるかを特定し、電子署名が作成された者の意思に基づいて作成されたと確認可能です。

非改ざん性

非改ざん性の要件として、「当該電子文書に係る作成者の承認に係る電子情報が改ざんされていないこと。」と記載されています。電子情報が改ざんされていないことを証明できなければ、法的効力が得られない場合があるため注意が必要です。

電子署名の非改ざん性を証明するためには、タイムスタンプなどが必要になります。契約書の作成後に改ざんされていないことを証明し、法的効力のある契約書を作成しましょう。

電子署名の安全性

電子署名の安全性については、電子署名の仕組みによって担保されています。以下で、電子署名の安全性を担保するためのセキュリティ対策を解説します。

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公開鍵暗号方式

電子署名の公開鍵暗号方式とは、電子署名を作成するために公開鍵暗号技術を使用する方法を指します。公開鍵暗号技術は、公開鍵と秘密鍵の2つのカギを使用することで、データを暗号化したり復号したりする技術です。

公開鍵は誰でも知ることができますが、秘密鍵は知っている者だけがアクセスできます。署名者が電子文書に署名する際に秘密鍵を使用して電子文書を暗号化し、安全性を高めることが可能です。署名者が電子文書を送信する際には、公開鍵を一緒に送信します。

ハッシュ値

電子署名のハッシュ値とは、電子署名が作成された電子文書の改ざんを検出するために使用される値を指します。ハッシュ値とは、電子文書の固有の値です。電子文書が改ざんされると、ハッシュ値も変更されます。

そのため、ハッシュ値を比較することで電子文書が改ざんされていないかどうかを確認できるのが特徴です。電子署名の作成者が署名する際にハッシュ値を取得するため、改ざんされている場合には最初のハッシュ値と異なる値が表示されます。

電子証明書

電子証明書とは、電子署名を作成した者の本人性と電子署名の真正を証明するもので、公開鍵暗号技術を用いて作成されます。電子証明書には、電子署名を作成した者の氏名・住所・生年月日などの個人情報のほか、公開鍵や発行者情報などが含まれています。

また、電子証明書は電子商取引や電子契約などの分野で広く使用されているのが特徴であり、代表的なものとしてはマイナンバーカードが挙げられます。マイナンバーカードは、電子証明書を搭載したICカードです。

電子署名を導入するメリット

電子署名を導入するメリットとしては、改ざん検知や業務の効率化、コストの削減などが挙げられます。ここでは、電子署名の導入によって得られるメリットを3つ紹介します。

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改ざん検知ができる

電子署名には、電子文書の改ざんを検知する機能があります。電子署名が付与された電子文書が改ざんされると、電子署名が失効してしまいます。そのため、電子署名が付与された電子文書は、改ざんされていないことが保証されるのが特徴です。

電子署名により原本性の担保になるため、電子文書の作成者・作成日時・内容などの真正も証明できます。また、電子署名により電子文書の改ざんを防止できるのもメリットです。紙の契約書は改ざんや盗難のリスクもあるため、この機会に電子化を検討しましょう。

業務を効率化できる

電子署名を導入して契約書を電子化すると、紙の契約と比較して多くの業務が効率化できます。効率化できる業務としては、契約書の作成・送付・保管・締結・管理などが挙げられます。契約書を電子化すれば、電子データのやり取りのみでの契約が可能です。

そのため、郵送する手間や直接署名をして貰う手間がなくなり、業務の効率化に繋がります。また、紙の契約書は保管したり検索したりするのに手間がかかりますが、電子契約の場合には閲覧したいデータをすぐに探し出せるのもメリットです。

コストを削減できる

電子署名を導入すると契約書が電子化され、紙契約と比較してコストを大きく削減できます。削減できるコストには、郵送費・人件費・印刷代・紙代などが挙げられます。契約書を郵送する必要がないほか、保管場所を用意する必要もありません。

また、業務の効率化が図れることで余計な人件費も削減できるでしょう。多くのコストを削減するためにも、契約書の電子化を検討しましょう。

電子署名を導入するデメリット

電子署名を導入するデメリットとしては、電子署名が使用できない契約書がある点が挙げられます。電子署名が使用できない契約書には、法律で紙の契約書の使用が義務付けられている契約書などがあります。

また、電子システムなどを導入する際にコストがかかる点もデメリットです。社内の整備を行なったり取引先からの理解を得たりする必要がある点にも注意しなければなりません。しかし、電子署名の導入には多くのメリットがあり、導入する価値は十分にあります。

電子署名の作り方と注意点

電子署名を作る際には、いくつかの点に注意しなければなりません。以下で、電子署名の作り方と注意点を解説します。

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作成前にテストをする

電子署名を作成する際は、テストを行うことが大切です。電子署名は万能ではなく、電子署名を行うためのシステムに不具合があると電子署名が正しく作成されない可能性があります。そのため、電子署名を導入する際には、テスト運用を行わなければなりません。

テスト運用では、「電子署名の機能が正常に動作するか」「作成方法が分かりやすいか」「セキュリティが十分か」などの点に注目しましょう。

電子署名が利用できるか確認する

電子署名はすべての電子文書に使用できるわけではありません。電子署名を使用する際には法的に問題ないか、相手先が対応可能かどうかを確認する必要があります。法的に問題ないか確認する際は、電子署名法の規定に準拠しているかどうかなどをチェックしましょう。

また、電子署名のセキュリティが十分に確保されているかどうかも重要なポイントです。相手先の状況については、電子化をする前に必ず確認しましょう。

秘密鍵の管理方法を確認する

秘密鍵とは、暗号化されたデータを復号するために使用される鍵です。秘密鍵は公開鍵と対になる鍵で、公開鍵は誰でも知ることができますが、秘密鍵は特定の人しか知ることができません。秘密鍵が漏洩すると暗号化されたデータが復号され、改ざんされるリスクがあります。

そのため、秘密鍵の管理は非常に重要です。秘密鍵を安全に管理するためには、秘密鍵を暗号化して保管したり複数の場所または複数の人で保管したりするなどの工夫をしましょう。また、アクセス制限を設けることも有効な手段です。

電子証明書の効力を確認する

電子証明書には、有効期限があることを覚えておきましょう。電子証明書の有効期限は、電子証明書を発行する認証局によって異なり、1年から3年程度の期限が設定されています。電子証明書の有効期限が切れると、電子証明書は使用不可です。

そのため、電子証明書を使用する際には、必ず有効期限を確認する必要があります。有効期限を含め、電子証明書の効力を確認することは非常に重要です。効力がなくなると契約が無効になってしまうため、注意しましょう。

電子署名に電子契約システムがおすすめな理由

電子契約システムとは、電子データによる契約書の作成・締結・保管ができるシステムです。紙の契約書に押印する印鑑の代わりに電子署名を使用することで、契約書の改ざんを防止し、法的効力を保証できるのが大きな特徴です。

電子契約システムを導入することで、企業はコストの削減や契約にかかる時間の短縮、紛失や盗難のリスク回避など多くのメリットが得られます。また、テレワークなど多くの勤務形態にも対応できるようになるでしょう。

さらに、電子契約システムは、スマホでも利用することができます。場所を問わず電子契約を結ぶことができるため、電子署名を効率よく行いたい場合には電子契約システムの導入を検討しましょう。

まとめ

電子署名のやり方としてはPDF・Excel・Wordを使う方法など、さまざまなものがありますが、契約書の電子化をスムーズに行うためには、電子契約システムの導入がおすすめです。電子契約システムがあれば、電子化に関わる作業を効率よく進められるでしょう。
契約書の電子化を行なえば業務の効率化を図れるだけでなく、コストの削減や時間の短縮などさまざまなメリットが得られます。契約書の電子化を検討している企業の方は、本記事を参考に電子契約システムの導入を検討しましょう。