電子契約書とは？導入のメリット・デメリット、注意点も解説

電子契約書とは、紙を使わず電子データで作成した契約書のことです。電子署名を付与することで書面の契約書と同じ効力を持ち、書面よりもスピーディーに締結できます。本記事では、電子契約書のメリット・デメリット、作り方、注意点などについてわかりやすく解説します。

目次

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1. 電子契約書とは
2. 書面の契約書との違い
3. 電子契約書のメリット
4. 電子契約書のデメリット
5. 電子契約システムの導入がおすすめ
6. 電子契約書の作り方・締結までの流れ
7. 電子契約システム導入にあたっての注意点
8. まとめ

電子契約書とは

電子契約書とは、デジタルデータによって作成された契約書のことです。わかりやすく言うと、紙を使わず電子データで作成した契約書が電子契約書に該当します。電子契約書を発行・受領した場合には、電子帳簿保存法に則った形で保管を行う必要があります。

電子契約書は従来の紙の契約書と異なり、押印や署名が行われません。ただし、それらに変わって電子署名の付与を行うことで、書面の契約書と同等の法的効力を有すると認められます。

電子契約とは

電子契約とは、紙の契約書に代わって電子データとして契約を締結する方法です。電子署名法や電子帳簿保存法に基づき、署名やハンコの代わりに電子署名を行うことで、法的な証拠能力とセキュリティを確保します。

オンライン上で迅速な契約締結ができ、業務効率を高めながら印刷・郵送・保管などにかかるコスト削減が可能です。改正電子帳簿保存法などの法改正や、DX推進の流れから企業の間で電子契約の導入が進んでいます。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

電子署名とは

電子署名は電子証明書とタイムスタンプで構成されますが、それぞれ異なる仕組みや特徴を備えています。以下では、電子証明書とタイムスタンプについて詳しく解説します。

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電子証明書

電子証明書とは、インターネット上の身分証明に該当するものです。電子証明書は認証機関から発行され、電子署名に電子証明書を付与することで、署名を行う契約者の本人性を確保する印鑑証明のような役割を果たします。

電子証明書の付与によって、電子契約書のデータ改ざん防止などの効果が得られます。また、付与によって署名を行なった日時が記録されます。

タイムスタンプ

タイムスタンプとは、電子データの作成日時を記録する技術です。タイムスタンプの付与により、電子契約書の信頼性を保証し、改ざんが行われていないことを証明する役割があります。

電子証明書による日時の記録はパソコンやシステム上で行われるのに対し、タイムスタンプでは時刻認証局を介した認証作業が行われます。そのため、電子契約書が作成された日時や非改ざん性について強固な証明が可能です。

書面の契約書との違い

書面の契約書と電子契約書にはさまざまな違いがあります。最も大きな違いは形式で、電子契約書はPDFや画像などの電子データであるのに対し、書面の契約書は紙です。電子契約書は物理的な原本がないため、紙の契約書のように郵送を行わず、インターネットによるデータの送付を行います。

また、書面契約においては印鑑の押印によって原本であることを証明しますが、電子契約書の場合は電子証明書やタイムスタンプの付与で真実性の確保を行います。

さらに、書面の契約書には契約金額に応じた収入印紙の貼付が義務付けられますが、電子契約書の場合は印紙が不要です。

	電子契約	書面契約
形式	電子データ	紙の書面
本人性の担保	電子証明書	印鑑証明書
改ざん防止の仕組み	タイムスタンプ	割印
送付方法	電子メール・クラウドサービス	郵送
印紙	不要	必要

電子契約書のメリット

電子契約書を使用することによって、さまざまなメリットが得られます。ここでは、スピーディーな契約締結・コストの削減・コンプライアンス強化の3点について詳しく解説します。

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スピーディーに契約締結できる

紙の契約書を交わすには、ワードやエクセルなどで作成した契約書をプリントアウトし、正・副2通それぞれに押印を行い、郵送しなければなりませんでした。郵送してから先方に到着するまでには数日を要する場合が多く、期日が迫っている契約の場合は持参などの対応も必要でした。

また、契約に使用する印鑑の管理や使用は、一部の担当者にのみ認められている場合が多く、作成から押印までにも時間を要する場合がありました。契約書を受け取った場合も、内容の確認・押印・副本の返送などの作業が発生していました。

これに対し、電子契約書では一連の作業時間を削減し、スピーディーな契約締結が可能です。パソコンで作成した電子契約書をメールでやり取りすれば、押印や郵送などの工程を省略でき、大幅な時間短縮が見込めます。

さらに、電子契約システムを利用すれば、作成・押印・送信・閲覧・管理などの全てをシステム上で完結させることも可能です。

コストを削減できる

紙の契約書を発行する場合、印刷用紙・プリンターのインク、トナー・封筒・切手代などの費用がかかってしまいます。また、紙の契約書を受け取った場合は保管のためのスペースに加え、ファイルやキャビネットの設置なども必要になります。

さらに、紙の契約書は課税文書に該当するため、内容や契約金額に応じて収入印紙を貼付しなければなりませんでした。契約金額の高さで収入印紙の額も増えるため、契約を取り交す機会が多い企業ほど負担が大きいです。

電子契約書では、これらにかかる費用が不要になります。郵送作業や保管作業にかかる人件費も考慮すると、大きなコスト削減効果が期待できるでしょう。

コンプライアンスを強化できる

電子契約書システムの中には、期間が定められている契約の更新時期をアラート通知してくれる機能を備えたものがあり、更新漏れを防げます。また、契約書の編集や閲覧を行える担当者を限定するアクセス制限機能を使えば、不正アクセスを防止できます。

電子契約書は、タイムスタンプの付与によってファイルの更新や閲覧に関する情報が保存されるため、客観的な真実性を確保できます。さらに、電子署名の付与によって改ざんのリスクが軽減され、コンプライアンスの強化にも期待できます。

電子契約書のデメリット

電子契約書は多くのメリットをもたらしますが、デメリットもいくつか存在します。先方との合意が必要となる点や、電子契約書に対応できないものがあるという点に注意しましょう。ここでは、それぞれの詳細を解説します。

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電子契約書が使えないケースもある

電子契約書は全ての契約において有効となるわけではありません。書面による契約が義務付けられている契約においては、従来通り書面による契約書の発行が必要となります。電子契約書を使用したいときは、電子化が可能な契約内容かどうかを確認しましょう。

例えば、公正証書による締結が必要な「定期借地権設定契約書」や「任意後見契約書」などは電子契約書が使えません。今後電子化が認められる可能性もありますが、現時点で公正証書は書面での作成のみ有効とされているため注意が必要です。

相手の合意が必要

電子契約書による契約締結を行う際は、双方の合意が必要となります。発行する側だけでなく受け取る側にも対応が求められるため、理解を得た上で電子契約書の導入を行いましょう。

近年ではペーパーレス化を推進する企業も増加していますが、規模の小さな事業所などでは電子化に対応できない場合もあります。メリット・デメリットを伝えた上で、事前に協議を行って判断しましょう。

電子契約システムの導入がおすすめ

電子契約書の導入には電子契約システムの利用がおすすめです。システムによって電子署名の付与や書類データの保管・管理について自動的に対応できるため、業務効率が大幅に向上します。

また、システムの提供形態にもよりますが、従来のような原本の作成や管理が不要となるため、リモートワークでの対応も可能になります。手間なくスムーズな電子契約を実現するために、システムの導入を検討しましょう。

電子契約書の作り方・締結までの流れ

電子契約書の作成方法はいくつかありますが、近年では電子契約システムの利用によるものが一般的です。ここでは、電子契約システムを使った電子契約書の作り方や締結までの流れを解説します。

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契約書をPDFや画像データに変換する

電子契約書で契約を締結する際は、まず通常の契約書と同様に契約内容の設定が必要です。続いて、電子契約書による契約を行うことについて契約者間で同意を交わします。

契約内容と電子契約書に関する合意が成立したら、システム上で契約書を作成し、PDFや画像データなどの電子データに変換します。最後に、電子データに変換した契約書に電子署名を付与します。

電子契約システムにアップロードして送信

作成した電子契約書を送信する際は、前のステップで作成した電子契約書のデータをシステムにアップロードします。その際、タイムスタンプが付与されます。システムによっては、アップロードするタイミングで電子署名が同時に付与される場合もあります。

受信側が承認して締結完了

システム上に電子契約書がアップロードされると、受信側にメールで通知が届きます。その際、取引先と共通の電子契約システムを利用していれば、システム上で全てのやりとりを完結できます。

受信側が契約書の内容を確認し、承認処理を行えば締結完了です。承認処理が行われたタイミングで、受信側のタイムスタンプや電子署名が付与されます。

電子契約システム導入にあたっての注意点

電子契約システムを導入するにあたり、書類の保存方法が変わります。また、紙の契約書からの切り替えに伴い、社内研修などの対応が必要です。ここでは、電子契約システム導入にかかる注意点を詳しく解説します。

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電子帳簿保存法に対応する

電子帳簿保存法は電帳法とも呼ばれる法律で、1998年に施行されて以来複数回の改正が行われてきました。2022年の改正では、電子的な手段で発行された書類データの保存方法にかかる要件が定められ、電子契約書においても新たな対応が求められています。

この改正により、電子契約書を発行・受領した場合、電子データのまま書類の保管を行うことが義務付けられました。要件には、タイムスタンプの付与や、データの改ざんを防止する機能を備えたシステムの導入などが含まれており、対応可能なシステムの導入が必須です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

必要に応じて教育や研修を行う

契約書の電子化にあたり、業務フローを見直す作業が発生します。また、電子帳簿保存法やセキュリティに関する知識を浸透させる必要があるため、社内研修などで教育を行いましょう。

実際に操作を行う担当者はもちろん、関連部署の従業員に研修を実施することで、導入後の業務がスムーズになります。ベンダーがWebセミナーなどを開催している場合もあるため、適宜取り入れてみるのもおすすめです。

まとめ

電子契約書とは、電子データによって作成された契約書です。電子署名やタイムスタンプの付与によって真実性を確保することで、書面の契約書と同等の効力を有します。

電子契約書の利用によって、紙の契約書にかかっていたさまざまな費用を削減できます。また、スピーディーなやり取りが可能になり、セキュリティ面での対策強化も可能です。

電子契約書の発行・受領を行なった場合は、電子帳簿保存法の要件に即した形で文書を保管する義務を負います。コンプライアンスの遵守と契約書関連業務の効率化を目指し、電子契約書システムの導入を検討しましょう。