タイムスタンプとは？仕組みや取得方法、費用についても解説

タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、その時刻以降改ざんされていないことを証明する技術のことです。電子帳簿保存法に対応するにあたって重要とされています。この記事ではタイムスタンプの概要や仕組み、取得方法などを詳しく解説します。

目次

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1. タイムスタンプとは
2. タイムスタンプの役割
3. タイムスタンプの仕組み
4. タイムスタンプの取得方法
5. タイムスタンプの付与には電子契約システムがおすすめ
6. まとめ

タイムスタンプとは

タイムスタンプは、電子データが作成された日付と時刻を記録し、データの信頼性を証明する役割を果たします。

電子データは、紙の書類と比較して簡単に改ざんされてしまうことがあります。しかし、タイムスタンプを電子データに付与することで、その時刻以降にデータが改ざんされていないことを確実に証明することができます。

さらに、デジタル署名や暗号化と組み合わせることで、データの完全性とセキュリティを強化するための重要なセキュリティツールとして利用されます。

このような理由から、電子データにタイムスタンプを付与することは、電子帳簿保存法に対応する際に特に重要とされています。この記事では、タイムスタンプの役割や仕組み、取得方法などを詳しく解説します。

参考：タイムスタンプとは？｜総務省

タイムスタンプの役割

タイムスタンプを導入するにあたって、なぜタイムスタンプには電子データの信憑性を証明できる役割があるのかを理解しておくことが重要です。ここからは、タイムスタンプの役割について詳しく解説します。

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電子帳簿保存法における「真実性の確保」を担う

電子帳簿保存法とは、1988年に制定された、国税に関する取引関係書類を電子保存する方法について定めた法律です。その電子帳簿保存法には、定められた要件があり情報の真実性の確保をする必要があります。

電子データが作られた時刻から改ざんされていないことを証明するため、タイムスタンプを付与することが要件となっています。タイムスタンプを付与することにより、その電子データの真実性の確保を担います。

電子帳簿保存法とは、1988年に制定された、国税に関する取引関係書類を電子保存する方法について定めた法律です。その電子帳簿保存法には、定められた要件があり情報の真実性の確保をする必要があります。

現在では、電子データが作られた時刻から改ざんされていないことを証明するため、タイムスタンプを付与することが一部で要件となっています。タイムスタンプを付与することにより、その電子データの真実性の確保を担います。

タイムスタンプが要件となるケース

電子帳簿保存法では、紙書類をスキャンして電子データ化する「スキャナ保存」、電子的に取引を行った場合の情報が対象の「電子取引の取引情報の保存」、帳簿類が対象の「国税関係帳簿書類の保存」の大きく3つの区分が設けられています。

このうち、タイムスタンプが要件となるのは「スキャナ保存」と「電子取引情報の保存」の2区分です。ただし、必ずしもタイムスタンプを付与しなければならないわけではなく、以下のようなケースではタイムスタンプは不要とされています。

1. スキャナ保存で、電子データの訂正・削除を行うとそれらの事実や内容が記録されるシステムを利用する場合
2. 電子取引で、すでにタイムスタンプが付与された書類を受領する場合
3. 電子取引で、データの訂正や削除を確認できる、または訂正や削除を行うことができないシステムを利用する場合
4. 電子取引で、データの訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、備え付けている場合

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

いつ書類が作成されたか証明する

タイムスタンプは、第三者を介してその書類が作られた日付や時刻を証明する役割があります。

似ているものとして「電子署名」や「ログ管理」がありますが、「電子署名」は、その書類の本人性と非改ざん性を証明します。「ログ管理」はパソコンやシステムの履歴を記録し、管理する方法です。

あくまでパソコンに登録された履歴となるので、正確な日付や時刻を証明することは困難です。

タイムスタンプは、「協定世界時UTC（世界標準時の基礎となるもの）と１秒以内で同期されているものでなければならない」と規定されているため、書類が作成された時刻を正確に証明できます。

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプの利用にあたり、タイムスタンプはどのように付与されるのか、ここからはその仕組みについて着目して詳しく解説します。

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要求｜文書をハッシュ値に変換して時刻認証局に送る

電子データにタイムスタンプの付与を依頼する際は、元の電子データではなく、ハッシュ値と呼ばれる固定の桁数値に変換したものをインターネット経由で時刻認証局に送付します。

元のデータから１文字でも異なったものからハッシュ値を生成した場合、全く別の数値に変換されます。また、ハッシュ値から元データを特定することはできません。そのため元のデータの内容を、時刻認証局に知られる心配がありません。

発行｜時刻認証局がハッシュ値に時刻情報を結合させる

時刻認証局は送付されたハッシュ値に、偽造することが不可能な時刻情報を結合します。このハッシュ値と時刻情報の結合がされたものがタイムスタンプです。このタイムスタンプを利用者へインターネット経由で返送します。

検証｜改ざんされていないかの確認

発行されたタイムスタンプを検証し、データが改ざんされていないか確認することができます。元のデータのハッシュ値とタイムスタンプのハッシュ値を比較することで、特定の時刻以降にデータが改ざんされていないかを確認できます。

元データが改ざんされている場合、ハッシュ値が一致しないことになります。一致する場合、それはタイムスタンプが付与された時刻から、元データが変更されていないことを証明します。

タイムスタンプの取得方法

タイムスタンプの付与は、自社で行うことはできず、外部の時刻認証局との契約を通じて行います。電子データは、タイムスタンプの付与が可能な状態に変換する必要があります。ここからは、タイムスタンプの取得方法について詳しく解説します。

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タイムスタンプを付与したい書類を作成する

まずは、タイムスタンプを付与したい書類を作成します。書類の作成方法は、パソコンを使用してデジタルで作成するか、紙の書類に手書きするか、どちらでも問題ありません。

書類に手書きしたものにタイムスタンプを付与したい場合は、スキャンや撮影をしてパソコンに取り込みます。

書類をPDFや画像データに変換する

タイムスタンプを付与するために、作成した書類を撮影やスキャンして、PDFまたは画像データに変換する必要があります。

スキャナがない場合、スマートフォンで撮影した画像を代替として利用できます。この場合、電子帳簿保存法に対応するには、解像度は一般的なスキャナと同等の200ドット以上である必要があります。

また、赤色、緑、青色の階調がそれぞれ256階調以上であることが必要です。これにより、色の微細なニュアンスやコントラストが適切に保持されます。

電子帳簿保存法に基づき、スキャナで保存した電子データには「最長で約2か月以内、概ね7営業日以内」にタイムスタンプを付与することが求められます。したがって、作成した電子データには迅速にタイムスタンプを付与する必要があります。

特に国税関係書類など重要なデータを扱う場合、正確性と信頼性が求められます。そのため、タイムスタンプの付与には慎重な対応が不可欠です。

書類をシステムにアップロードする

電子データをタイムスタンプが付与可能な形式に変換した後、タイムスタンプ対応のシステムやクラウドにデータをアップロードします。通常はPDFがよく利用されますが、システムによっては他のフォーマットを要求されることがあるため、データ作成前に確認しましょう。

アップロードが完了したら、時刻認証局（TSA）にハッシュ値を送付し、タイムスタンプの付与を依頼します。一般的には、アップロードすると同時に自動的にこの作業が行われます。これにより、そのハッシュ値が特定の時刻に存在したことが公式に証明されます。

この手順を踏むことで、データの正確な時刻情報が保証され、後からの改ざんや不正なアクセスから守られることになります。

タイムスタンプの付与には電子契約システムがおすすめ

電子契約システムは、一連の流れをスムーズに処理し、電子契約に必要な機能を提供する役割を果たします。デジタル化やペーパーレス化の流れにより、タイムスタンプや電子署名の需要は今後一層増加すると考えられます。

また、電子契約システムは当事者が遠隔地にいる場合でも効率的な契約を可能にします。これにより、国際的な取引やリモートワーク環境でも契約の進行が円滑に行えます。

これまでに、複雑なタイムスタンプの役割や仕組みについて詳しく説明してきましたが、タイムスタンプの付与や電子署名を効率的に行うことができる電子契約システムの導入を積極的に検討することをおすすめします。

これによって、契約プロセスがスムーズ化し、データの信頼性も高まります。ビジネスの効率向上とリモートワーク環境に適応できる柔軟性を持つため、電子契約システムは今後のビジネスに不可欠なツールと言えます。

電子契約システムを利用した場合のタイムスタンプの費用

電子契約システムは、基本料金を月額で支払うプラン、契約ごとに支払うタイプなど、様々な料金形態があります。

予算や規模、必要な機能に応じてよく比較検討することがおすすめです。タイムスタンプ付与機能を備えた電子契約システムを利用する場合、通常はタイムスタンプの付与には追加料金がかかることは少ないです。

無料のPDFソフトを使用しても、タイムスタンプを付与することはできますが、電子帳簿保存法に対応していない場合がありますので注意が必要です。

また、電子契約への移行により、紙の使用量が減少し、印刷や郵送費などのコストが不要となります。さらに、手続きの効率化により、書類の認証、保管、管理に関わる人件費など、これらの費用を大幅に削減できます。

上記のポイントを踏まえると、適切な電子契約システムの選択をすることでコスト削減効果が費用を上回ることもあると言えるでしょう。

まとめ

タイムスタンプの主な役割は、電子データがある特定の時点で存在したことやデータが特定の時刻に生成されたことを証明することです。タイムスタンプが付与されたデータは後から改ざんされたり書き換えられたりすることを防止します。

タイムスタンプのプロセスは、データの準備、アップロード、ハッシュ値の生成、タイムスタンプの付与依頼の一連の手順から成ります。このプロセスにおいて、時刻認証局（TSA）など信頼性の高い第三者がタイムスタンプを付与することにより、データの真実性を確保します。

また、電子契約システムによるタイムスタンプ付与は、プロセスの効率化とコスト削減に繋がります。紙ベースの契約作成や郵送にかかる手間や時間を減少させ、契約の作成と署名をスムーズに行えるようにします。

さらに、電子契約システムは当事者が遠隔地にいる場合でも効率的な契約が可能です。これにより、国際的な取引やリモートワーク環境でも契約の進行が円滑になります。

これらのメリットにより、電子契約システムによるタイムスタンプ付与は、効率化と信頼性向上の重要な手段です。タイムスタンプの付与には、電子契約システムの利用がおすすめです。