店舗管理システムとは？機能やメリット・デメリット、選び方を解説
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- 店舗管理システムとは、売上や店舗業務に関する情報を一元管理できるシステムである
- 店舗管理システムの導入で、日常業務を効率化しコスト削減に繋げることができる
- 店舗管理システム導入の際は、機能やコストが自社の業種に合っているか確認する
店舗管理システムとは、売上や店舗業務に関する情報を一元管理できるシステムを指します。多数の支援機能を搭載し、業種別に合わせて店舗運営の課題を解決してくれるシステムです。本記事では、店舗管理システムの機能やメリット・デメリット、選び方のポイントを解説します。
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目次
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店舗管理システムとは
店舗管理システムとは、店舗経営の効率化を図るためのシステムです。店舗経営には在庫管理・売上管理・運営管理・従業員管理・本部や各店舗との連絡などさまざまな業務がありますが、店舗管理システム上でこれらの業務をまとめて管理できます。
店舗管理システムによって、在庫状況・売上データなどの情報がリアルタイムで管理でき、作業自体も自動化されることで、手作業によるミスを抑えられます。
作業時間も短縮され、空いた時間をより丁寧な接客に充てたり、顧客情報から好みに合った商品・サービス提供をしたりと顧客満足度の向上にもつながるのがメリットです。
そもそも店舗管理とは
店舗管理には、利益計上のために正確な記録が求められる「売上管理」や、売上のカギとなる適正在庫を維持するための「在庫管理」などの業務があります。
また、従業員の勤怠状況や稼働状況を管理する「従業員管理」や長期的な経営計画としての「運営管理」も重要です。
これらの業務はいわゆる事務作業であり、手作業で行うとその作業量は膨大となり、従業員の疲弊・ミスの増加・コミュニケーション不足・接客に対するクレーム増加などのリスクが高まります。
そして、手作業時のミスや正確ではない情報による在庫過不足、売上拡大のために行う間違った方向性の施策にも気を付ける必要があります。
店舗管理システムは、在庫管理・売上管理・従業員管理などをシステム上で統合し、作業自動化・データの正確性向上・業務効率化に貢献します。
店舗支援システムとの違い
店舗支援システムとは、店舗管理システムの一種であり、多店舗経営する企業が、本部や各店舗間の情報のやりとりを円滑に行うためのシステムです。本部からの通達や多店舗からの連絡などについて、見逃し・行き違い・情報共有するスタッフのバラつきなどを防ぎます。
システム上で情報伝達するため、連絡手段を統一化でき、情報の流れを整理しやすいのも利点です。キャンペーンや売り場づくりなどの通達だけでなく、ノウハウの共有やマニュアル配信など、スタッフ育成やコミュニケーションツールとしても活用できます。
販売管理システムとの違い
販売管理システムとは、商品の販売に特化したシステムです。受発注・出入荷・請求・入金などを一元管理して販売業務を効率化します。また集計データの収集・分析を行って、課題を洗い出すことによって、需要予測やターゲットマーケティングへの活用も可能です。
店舗運営全体をサポートする店舗管理システムと連携できれば、より効果的に経営戦略が立てやすくなります。よって、店舗管理システムの中には、店舗管理システムの中には販売管理システムを組み込んでいるケースもあります。
受発注システムとの違い
受発注システムとは、受発注のプロセスや在庫管理などをデジタル化し、効率的に管理するシステムです。在庫情報の把握・発注書や請求書を始めとする関係文書の作成・出荷指示をシステム上で行え、業務に関わる商品やお金の流れも管理できます。
受発注システムは販売管理システムとの関連性が高く、販売管理システムがもつ販売データに基づき、適切な発注量の計算や納品スケジュールの管理などを行います。また受発注システムのデータを販売管理システムが分析して需要予測に役立てることも可能です。
店舗管理システムからデータを受け取って、適切な発注プロセスを行い在庫状況を管理する場合もあり、どのように連携するかは実際に店舗に導入されるシステムによって異なります。いずれも機能性は異なりますが、店舗運営を効率化する目的は共通しています。
店舗管理システムの導入形態
店舗管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型は導入コストが抑えられる、オンプレミス型は企業独自の制御がしやすい、といったメリットがあり、ニーズやリソースを考慮して選ぶのが大切です。
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| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| クラウド型 | ベンダーがインターネット経由で提供するサービスを利用 |
| 自社でサーバー・インフラを保有せず導入コストも抑えられる | |
| バックアップやアップデートが簡単で拡張もある程度可能 | |
| 現代ではクラウド型を導入するケースが多い | |
| オンプレミス型 | 自社にシステムを構築し、自社内で運用・管理を行う |
| 企業独自の特徴に合わせて自由に拡張しやすい | |
| メンテナンスやアップデートにリソースや専門知識が求められる |
クラウド型
クラウド型は、インターネット経由で利用できるシステムです。そのためパソコンとインターネット環境さえあればどこでも利用でき、低コスト・短期間で導入できます。またある程度カスタマイズも柔軟にでき、アップデートやメンテナンスも簡単です。
多店舗経営になるほどコストが抑えられるばかりででなく、システム変更・廃止もオンプレミス型より柔軟に対応可能なため、変化の激しい現代における主流のタイプです。ただし信頼できるベンダーを選ばないとセキュリティやサービス終了のリスクがあります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 低コストで導入できる | ネットワークの安定性が求められる |
| アップデート・メンテナンスが簡単 | セキュリティ管理はベンダーに依存する |
| 拡張もある程度は柔軟にできる | 拡張に制限がある可能性有り |
| 複数拠点間で情報共有できる | サービス終了のリスクがある |
| 導入から運用までの期間が短く済む | |
| システム変更や廃止も柔軟に対応しやすい |
オンプレミス型
オンプレミス型は店舗内にサーバーを設置して利用するシステムです。データの保管場所が店舗内にあるためセキュリティ面に強く、インターネット接続に依存せずとも、処理性能や応答性能を維持しやすい魅力もあります。
近年はクラウド型のシステムが主流ですが、厳格なセキュリティ要件や特殊な業務プロセス有する企業では、オンプレミス型を採用しているケースもあります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| セキュリティ管理を制御できる | システム導入コストが大きい |
| 自社に合わせたカスタマイズが柔軟にできる | 運用・メンテナンスに専門知識が必要 |
| インターネット接続に依存しない | サーバー故障によるデータ損失のリスクがある |
| 処理性能・応答性能を維持しやすい |
店舗管理システム導入の業種別選び方
店舗管理システムは企業によって必要な機能が異なりますが、おおよそ業種で最低限必要な機能は絞られます。ここでは飲食・アパレル・EC業を例に一般的に必要とされる機能について解説します。
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飲食店
飲食店は多様なメニューを扱い、食材の鮮度も重要になります。店舗管理システムにおいて、即時に売上データを生成できるPOS・売上データから、売上動向や人気メニューの把握などを分析し、売上管理・売上データに基づく適切な在庫管理を必要とします。
また、売上の分析には顧客管理も重要な要素となります。飲食店は多店舗化しやすいため、店舗ごとの管理が大変な面があり、店舗支援システムと連携可能であることが大切です。アルバイト雇用が人材のカギとなるケースも多く、従業員管理機能も推奨されます。
アパレル業
アパレル業は、スタイル・サイズ・カラーと商品バリエーションが豊富で、季節・トレンドの影響を受けやすいのが特徴です。品薄状態の回避や効果的な商品配置のためには、POS・売上管理のデータに基づく在庫管理がポイントになります。
在庫管理はサイズ・カラーと細かく管理できる点に加え、セールやキャンペーン割引と連携できることも大切です。飲食店同様に多店舗化しやすい面もあり、本部が各店舗の状況を把握できたり、店舗間で在庫状況を共有しやすいシステムが推奨されます。
EC業
EC業は、通常インターネット上での販売が主であり、自社で運営するオンラインストア以外に、有名通販サイトやSNSを使った複数の販売方法を組み合わせます。そこで、各サイトでの在庫・注文・商品情報・売上データなど、一元管理できる機能が必須となります。
例えば在庫状況を一元管理できないと、品切れやオーバーセールのリスクが高くなります。また、EC業で売上拡大を狙う場合、売上データの分析に基づく戦略が重要であるため、売上動向の把握がしやすいシステムが望ましいです。
店舗管理システムの基本機能
ここでは店舗管理システムの基本機能として、POS管理機能・売上管理機能・在庫管理機能について解説します。在庫の把握や売上データの把握など、基本的な機能を確認しておきましょう。
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| 機能 | 主な内容 |
|---|---|
| POS管理機能 | ・売上データのリアルタイムに収集・レジ操作の支援・領収書やレシートの発行 |
| 売上管理機能 | ・売上日報の自動作成・売上推移やランキングなどの出力 |
| 在庫管理機能 | ・発注や入荷・出荷に関する入力・在庫管理表の出力・棚卸に関する入出力 |
POS管理機能
まずPOS(Point of Sales)は「販売時点情報管理」と訳され、商品の販売時刻・価格・数量を単品単位で記録して集計するシステムです。POS管理機能は、売上管理機能の基となるデータを収集するのが基本的な役割です。
一般的にはレジ操作の支援や領収書・レシート発行など、顧客へのサービス提供を円滑にするための実務的な機能を備えています。
POS売上データ管理
POS売上データ管理の基本は、売上データの収集です。販売された商品の売上情報をリアルタイムに記録します。売上情報には価格・個数のほか、販売時刻・支払方法も記録されるため、それらのデータは時間帯別の売上分析や支払傾向の分析にも役立ちます。
また販売戦略の評価に役立つデータの収集も可能です。例えば、キャンペーンやセールなどの割引適用の情報も記録できます。
売上管理機能
店舗管理システムの売上管理機能は、POS売上データを基に売上の現状把握や売上増の戦略策定のためのデータ整理や分析を行います。具体的には売上日報の作成・推移表の出力・商品別売上ランキング表の出力などがあります。
売上日報入力
売上日報とは期間内(日次・週次・月次など)の売上金額・数量・平均単価・客数などの売上データをまとめたものです。売上日報入力機能では、POS売上データを受けとって、売上日報を自動的に入力します。
売上日報は将来的な売上予測・在庫管理・マーケティング戦略などに生かされます。それだけ情報量が多く、これらの入力の自動化によって売上に関わる事務作業の労力・時間の大幅な削減が可能です。
売上推移表出力
売上推移表出力は、期間内(日次・週次・月次など)の売上の変動や傾向をグラフやチャート形式などで視覚的に把握できる機能です。売上額の推移・売上数量の推移・商品別の売上推移・カテゴリー別の売上推移など、さまざまな項目で出力できます。
売上額の増減を知りたい時は売上額の推移を、顧客の購買傾向を把握したい場合は顧客別の売上推移を出力するなど目的に合わせて活用しやすい機能です。また、前年度との売上比較などもでき、成長率の分析にも役立ちます。
商品別売上ランキング表出力
商品別売上ランキング表出力は、指定期間内の売上に大きく貢献している商品や不振な商品の把握に役立つランキングを作成する機能です。ランキング表は、商品別に集計した売上高に基づいて作成され、売上額や売上数量の表示など、細かい設定も可能です。
またカテゴリー別のランキング出力もできるため、商品ジャンルに対象を絞った分析や販促の見直しにも役立ちます。前回のランキングとの比較もでき、順位変動や伸び率も押さえられ、需要の把握がしやすい機能です。
在庫管理機能
在庫管理機能は、主に適切な在庫維持と在庫状況の把握を目的とした機能です。売上データや在庫動向に基づき在庫需要の予測にも役立ちます。機能には、発注入力・入荷と出荷に関する入力、在庫管理表の出力機能などがあります。
発注入力
発注入力は適切に発注手続きを行うための機能です。発注したい商品情報(商品コード・商品名・数量・価格)の指定や発注先・希望納期を指定します。発注データ送信前には発注内容の確認も可能です。
これらはシステム上で行われるため、手作業による発注処理の労力・時間短縮、入力ミスの回避ができます。またメール・電話・FAXなどの発注連絡も不要です。
入荷・出荷入力
入荷・出荷入力は在庫状況の正確な把握を目的とした入力機能です。入荷によって商品在庫が増えたこと、出荷によって商品在庫が減ったことを記録します。入力する情報は、日時・数量・商品コード・仕入れ先などです。
入荷または出荷入力を行うと、在庫状況をまとめた在庫管理表が自動的に更新され、在庫管理表によって正確な在庫を把握できます。
在庫管理表出力
在庫管理表は在庫状況をまとめた表です。在庫商品の基本情報(名称やコードなど)・在庫数が一覧で表示されるだけでなく、最小在庫数・最大在庫数・発注数量など適正な在庫維持に役立つ情報も表示されます。
なお最小在庫数は発注すべき目安となる数値であり、最大在庫数は発注を止めるべき目安となる数値です。発注数量は発注の必要がある場合に推奨される発注数で、これらは売上データ・納期・保管場所のスペースや回転率・発注ロットなどから自動計算されます。
棚卸入力・棚卸表出力
棚卸は、店舗内の在庫を実際に確認する作業で定期的に行われます。棚卸入力では実際の商品の種類や数量を確認してシステムに入力します。在庫数だけでなく、品質・状態をチェックして不良品の登録も必要です。
棚卸入力の情報に基づいて棚卸表が作成され、システム上の在庫と実際の在庫にズレがないかを確認します。棚卸表出力とは、在庫数の正確性を維持し、在庫管理の改善に役立てるための機能です。
店舗管理システムの支援機能
店舗管理システムは、顧客管理機能や勤怠管理機能、情報共有機能などの支援機能を提供します。これらの機能では、効率的な顧客管理・従業員の勤怠管理・本部や他店舗とのスムーズな情報共有が可能です。
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| 機能 | 主な内容 |
|---|---|
| 顧客管理機能 | ・顧客リスト入力：データベースに顧客情報を登録 ・顧客検索：データベースから顧客情報を検索 ・顧客情報管理：ランク・キャンペーン・メール送信など ・DMラベル出力：ダイレクトメールのラベル出力 ・顧客分析：売上向上や顧客満足度向上のための分析 |
| 勤怠管理機能 | ・シフト予定表出力：シフト予定の作成 ・印刷・共有など・勤怠承認：勤怠データの承認の可否 |
| 情報共有機能 | ・ポータルや業務指示：店舗情報を一元管理 ・掲示板：コミュニケーションの促進 |
顧客管理機能
顧客管理機能は顧客情報を集約して、売上向上・顧客満足度の向上・長期的な関係構築を支援する機能です。主に顧客リスト入力から始まり、検索・分析などの機能があるほか、DMラベル出力のような実務的な機能が備わっている場合もあります。
顧客リスト入力
顧客リスト入力では、データベースにさまざまな顧客の情報を登録・蓄積可能です。どんな情報を登録するかは業種は企業の要件によって異なりますが、顧客の氏名・連絡先・住所などの基本情報や年齢・性別など分類に必要な情報が考えられます。
また、顧客の好みや購買履歴など分析に役立つ情報や、問い合わせやリクエスト内容など、顧客一人ひとりの満足度向上に役立つ情報も登録可能です。登録した情報は、必要に応じて簡単にアクセス・確認できます。
顧客検索
顧客検索機能では、顧客リストに入力された顧客情報をさまざまな方法で検索できます。例えば氏名や電話番号で検索すれば、登録された多くの情報の中から該当する顧客情報を検索できます。特定の顧客の購買履歴や応対履歴を知りたいときに役立ちます。
また、顧客入力時に設定した項目や分類を検索条件に指定できます。性別や年齢で検索して購買の傾向を探ったり、誕生日で検索して特典割引を提供、趣味で検索してターゲットに合わせた商品の提案などをしたりと、分析やマーケティングにも活用可能です。
そして、過去の要望やクレーム履歴で検索して、個別に応じたサービス提供のヒントにも活用でき、顧客リスト入力と合わせて実用性の高い機能です。
顧客情報管理
顧客情報管理機能は顧客情報の入力や検索ができるだけでなく、条件指定による新たな属性の設定や属性に該当する顧客のイベント・キャンペーン管理も可能です。例えば、顧客の購入額や購入回数などの情報から、顧客にランク付けや優先度を設定できます。
そして、ランクが上がるごとに特典を増やす、VIPランクに達した顧客には特別なサービスを提供するなど、顧客との長期的な関係を築くために活用できます。イベント・キャンペーン管理では、顧客の参加状況や反応も顧客情報として管理可能です。
また顧客に対してメールや通知を送信でき、新商品情報・キャンペーン情報をお知らせできます。項目で絞り込みもできるため、性別や年齢で送信する内容を分けることもできて効率的です。
DMラベル出力
顧客管理機能には、顧客にダイレクトメールを送りたい時に便利なDMラベル出力機能も存在します。顧客リスト入力時に住所の登録があれば、手作業で住所を1人ずつ入力する手間がいらず、氏名や住所を記載したラベルの出力・印刷が可能です。
なお、特定の顧客だけに送りたい場合には、必要な情報で顧客を抽出できます。特定の地域や購買履歴に基づいて絞り込めるため、特定のターゲットに絞った内容のダイレクトメール送信にも活用できます。
また、ラベルデザインを自由にカスタマイズでき、ロゴの挿入・テキストの色やフォントの設定などが可能です。よって、自社のブランドイメージに合ったラベルを作成できます。
顧客分析
顧客分析機能では顧客情報から顧客の購買行動の傾向を把握できます。例えば顧客の購買履歴や属性情報は、優良顧客や人気商品の傾向の分析に活用可能です。分析内容は、幅広い層から支持される商品を選定し、ターゲットを絞ったマーケティングに活かせます。
また、季節やキャンペーンの際の購買行動の変化の分析も可能です。季節によって人気が出る商品を効果的にプロモーションしたり、キャンペーンで購入した商品の関連商品の情報を提供したりと、売上向上の施策に役立ちます。
顧客によるアンケートや評価を、顧客情報として登録しておけば、商品展開や接客などの改善点の分析にも応用できます。
勤怠管理機能
勤怠管理機能は、従業員の勤怠管理を効率的かつ適正に行うための機能です。基本的な機能としては、従業員全体の勤怠状況を可視化するシフト予定表出力と、勤怠データの承認などがあります。
シフト予定表出力
シフト予定表出力は、シフト予定を作成・変更・調整を行う機能です。出勤日・勤務時間・休暇を入力すれば、日次・週次・月次など任意の表示期間や表やカレンダーなどの任意の表示形式で出力できます。
また作成したシフトをファイル形式でエクスポートすれば、印刷したシフト表の従業員への配布や、オンラインでの共有も容易です。さらに、作成履歴を残せるため、過去のシフトの参照・変更前の復元・誰がいつシフトを変更したかの追跡もできます。
勤怠承認
勤怠承認は、入力された従業員の勤怠データについて管理者が確認・承認するための機能です。管理者は入力された各従業員の出勤・退勤・休憩時間などについて適正であるかを確認した後、承認の可否を行います。
入力された情報に修正が必要な場合や入力漏れがある場合には従業員に通知でき、未処理のデータがないようにリマインダーの設定も可能です。また、勤怠データの集計もでき、給与計算や勤務時間分析に応用することもできます。
情報共有機能
情報共有機能は、従業員間や複数店舗の情報共有や本部との連携を支援する機能です。売上に関する情報・プロモーションの指示・在庫などの膨大な情報を統一的に管理できるため、経営を効率化できます。またコミュニケーション強化の役割も担っています。
ポータルや業務指示
ポータル機能は、店舗内の情報を一元管理し、店舗別の売上速報・在庫状況・連絡事項・スケジュール・業務マニュアルなどの情報を共有できる機能です。多店舗経営の場合は、自店・他店の情報について、本部や従業員が簡単にアクセスできます。
多店舗経営になるほど、一元管理された情報へとすぐにアクセスできるメリットが大きくなりますが、店舗内に限定した場合でも従業員へ等しく情報を伝える手段として有効です。
また、休暇や経費精算に必要な文書などをファイル化して、ダウンロード・申請手続きもできます。
そして、業務指示機能は、本部からの指示を各店舗に伝える機能です。各店舗は業務指示の内容や期日を確認して、本部の方針に沿った業務を迅速に行えます。それにより、また本部は各店舗の達成状況についていつでもすぐに確認できます。
掲示板
掲示板機能は、掲示板への投稿・閲覧を通じて、従業員同士や管理者と従業員間でのコミュニケーションを促進する機能です。掲示板をどのように活用するかは企業によって方針やルールが異なります。
業務に関わるお知らせやイベント情報の共有・業務に関わるQ&A・成功事例やプレゼン資料のファイルのアップロードなどが、活用方法として一般的です。意見交換・感謝の投稿など、従業員同士の人間関係構築に使われる場合もあります。
店舗管理システムのメリット
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本部側のメリット
本部側にとって、店舗管理システムの導入は、データの一元管理・コスト削減・PDCAの改善などさまざまなメリットがあります。ここでは特に重要なメリットについて解説します。
情報を一元管理できる
店舗管理システムの導入はさまざまなメリットがありますが、本部側としては情報の一元管理が最も大きなメリットです。各店舗の売上・在庫・顧客・本部指示に対する達成状況などのさまざまな情報をリアルタイムに把握できます。
情報を一元管理できるため、複数店舗間を比較し、業績・トレンド・改善点などの分析に基づいた適切な施策を展開できます。また、店舗によって業務プロセスに差が出ないように、全店共通の基準を設けて周知させやすいのも一元管理のメリットです。
さらに、各店舗への必要な指示伝達、各店舗からの連絡や報告も容易です。一元化されたデータに基づくコミュニケーションが可能となり、本部と店舗間の問題認識に差が生じるリスクも抑えられます。
コスト削減ができる
コスト削減ができる点も店舗管理システム導入における本部側のメリットです。各店舗のデータ集計や統合などが自動化され、入力にかかる時間・労力を削減できます。入力作業の大幅な削減により、余剰人員の把握・人員配置の最適化・労働時間の削減などが可能です。
これらは人件費コストの削減ができるメリットだけでなく、入力ミスの低減によるデータの正確性の向上や労働環境改善の向上につながるメリットも含んでいます。
また、情報の一元管理に関連して、在庫の最適化による無駄の削減や、顧客情報の分析に基づく効果的なマーケティングで、顧客の獲得・維持に関わるコストも最小限に抑えられます。効率的な情報共有によって、連絡や指示などにかかる時間・コストの削減もできます。
業務の連携・改善がしやすい
店舗管理システムによって本部と店舗につながりがあると、業務連絡の共有がしやすく、業務内容の連携においても不備が生じにくくなります。通常本部側は、各店舗の状況を即座に判断するのが難しいため、店舗管理システムの存在は大きなメリットとなります。
また、普段の業務に関することだけでなく、効率化を目指した改善に関しても一括でまとめて共有できるため、わざわざ本部側の人間が店舗に出向かなくても、改善に向けた指摘ができるようになります。
迅速かつ的確な経営判断・PDCAサイクルの実施ができる
店舗管理システムは、データに基づく迅速かつ的確な経営判断に活用できます。一元化されたデータにリアルタイムにアクセスできるシステムは、需要変動・売れ筋商品・在庫推移などの傾向やパターン把握の正確性を向上させます。
正確なデータは正確なPDCAサイクルの実施に役立ちます。
- データ分析に基づく計画(Plan)
- 計画の実施と結果となるデータの収集(Do)
- 収集したデータに基づく施策の評価(Check)
- データに基づく改善や調整(Act)
上記のようなPDCAサイクルの中で、より効果的な施策へと展開可能です。
PDCAサイクルによる施策は、需要予測に基づく在庫管理・売上や評価に基づく製品の調整・顧客の動向に基づく的確なマーケティングなど、業務プロセスを効率化させます。無駄のない最小のプロセスで最大限の利益向上の実現に寄与できるのも大きなメリットです。
店舗側のメリット
店舗管理システムの導入は、店舗側へのメリットも大きく、店舗間や本部との情報共有が容易になり、業務効率も飛躍的に向上します。ここではシステム導入によるメリットについて具体的に解説します。
情報を共有できる
店舗管理システムの導入による店舗側のメリットは、店舗間や本部との情報共有が容易な点です。売上実績・在庫情報・顧客情報・従業員の勤怠情報などさまざまなデータが統合され、簡単にアクセスできます。
他店舗の売上実績や業績向上に関わる情報は、ライバル意識による自店のモチベーションアップや自店の問題点改善につながります。在庫のある店舗から商品を取り寄せたり、自店で起こったクレームが、他店でも起こらないように注意を促したりするのに活用できます。
本部との連携がしやすいのも重要で、現場での課題について相談や要望などのコミュニケーションがとりやすいため、問題の早期解決を図れます。
業務を効率化できる
店舗管理システムは、店舗における事務作業・単純作業・伝票計算などを自動化します。手作業で行われる場合よりも時短・効率的・正確な処理が可能です。
従業員の作業負担の軽減は、本来の接客業務に集中して顧客満足度を向上させたり、余剰人員を整理して人件費を削減したりすることにもつながります。
また、ヒューマンエラーのリスクも抑えられるため、正確なデータに基づく分析や報告ができ、本部と連携しながら利益率の向上につながる店舗運営を実現します。
店舗・システム管理がしやすい
店舗管理システムは便利ですが、日頃から店舗を運営・管理する店長などにとっては、管理の負担が増えてしまう懸念があります。しかし、店舗管理システムは比較的簡単に使用可能であり、店舗側の管理者にとっても扱いやすいシステムとなっています。
逆に、情報管理という大変な作業をシステムによって軽減しない方が、長期間の運営・管理に関しては負担が大きくなってしまうことも考えられます。よって、本部側だけでなく、店舗側も利用しやすいシステム選びが重要となります。
店舗管理システムのデメリット
業務効率化や正確かつ迅速な経営判断に役立つ店舗管理システムですが、導入する場合は、事前準備が大変な側面や、コスト面・セキュリティ面でのデメリットに対する考慮も必要です。ここではシステム導入によるデメリットの可能性について解説します。
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店舗管理システムのデメリット
運用ルール設置やスタッフ研修が必要
店舗管理システムは、それらの機能性を効果的に活用できるよう、事前に態勢を整えておかないとシステム導入後に混乱が生じるリスクがあります。そのため、本部や管理者がシステムの機能や効率的な活用方法を理解した上で、運用ルールの設定をするのが大切です。
効率的にデータを参照するためにデータ入力のルールや優先すべき手順を定めたり、セキュリティ面や社内秩序を考慮した情報共有のルールを定めたり、できるだけ明確に設定しましょう。
また従業員全員がシステムを上手に活用するためには、従業員へのトレーニング・教育も必要です。これらの教育に関しては、運用ルールの設置や時間・人員などのリソース確保が必要となり、システム導入・運用にあたって綿密に計画しておくことを推奨します。
導入コストがかかる
店舗管理システムは、初期費用に加えて維持費もかかります。特に自社サーバーを導入するオンプレミス型のシステムの場合、インフラ整備にかかるコストが高額になる可能性が高いです。サーバーの電力消費・バックアップなどのランニングコストも見逃せません。
ソフトウェアのライセンス更新・サーバーの保守・セキュリティ対策など定期的な費用もかかります。初期費用が抑えられるクラウド型においても、月額利用料に加え、データ容量による追加コストも踏まえて試算しておく必要があります。
導入コストを抑えるために、システムの内容や導入費用の見積をしっかりと比較検討し、カスタマイズについては最小限に済ませられるかも検討しましょう。また、長期契約や導入規模などをポイントにベンダーと交渉し、少しでもコストを抑えるのが大切です。
セキュリティリスクがある
店舗管理システム内の売上データを始め、在庫・顧客・従業員・業務指示などのさまざまな情報はいずれも機密情報です。しかしシステム内の情報が操作ミス・パスワードの管理不備・権限設定のミスなどによって、外部に漏れる可能性があります。
加えて、ヒューマンエラーだけでなく、悪意のある情報の改ざんやハッキングなどの不正アクセスも大きなリスクです。これらの情報漏洩を防止するためには、セキュリティ対策をしっかりと行い、不備や脆弱なポイントがないように努めなければいけません。
アクセス制御・パスワードポリシーの設定・暗号化技術などのセキュリティ強化や、情報セキュリティの意識を高める従業員の教育が大切です。また、アクセスログの監視や、不正の検知など、早期発見・早期対応できる体制を整えておく必要もあります。
店舗管理システムの選び方のポイント
店舗管理システムの種類はさまざまあり、どれが自社に合っているかの判断は慎重に行う必要があります。ここでは店舗管理システムを選ぶ際に必ずチェックしておきたいポイントについてまとめています。
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店舗管理システムの選び方のポイント
店舗管理の課題を明確にしておく
店舗管理システムでは、解決すべき課題を明確にするのが大切です。通常は解決すべき課題は1つではなく、その課題に関連して多数見つかります。そのため、どの課題が売上や業務効率に最も重要なのか優先順位を決めましょう。
そして課題解決に必要なシステム要件の洗い出しを行います。例えば、「売上データの集計に時間がかかり過ぎてミスも多い」のが課題だとしたら、集計機能やデータ分析機能が必要です。要件に合致するシステムを比較検討して最適な選択を行いましょう。
また、選ぼうとしているシステムが、導入後にどのような改善に寄与するのかも見極めておく必要があります。データ分析は効果的か、導入後の業務フローはスムーズになるかなど、機能性が要件に沿っているか確認しておくことが大切です。
業種に合ったシステムや機能を選ぶ
店舗管理システムでは業種とシステムの相性について必ず考慮しておきましょう。なぜなら、業種によって独自の要件や規制を踏まえたシステムが求められるためです。また業界特有の業務フローに適合したシステムなら、より円滑に業務を進められます。
例えば、アパレル業界なら、在庫管理機能を備えたシステムでも、商品のサイズやカラーバリエーションを踏まえて管理しやすいかが1つのポイントです。業種との相性の考慮は、不要な機能・扱いづらさなどの導入後のミスマッチを防ぐ上でも重要になります。
細かな機能性のチェックも大切ですが、おおまかに同業種の導入実績を確認しておくのも1つの目安です。導入実績の多さは、それだけ多くの企業が経営改善ができた可能性を示します。レビューを参照できる場合は、適用性のために参考にしましょう。
従業員が使いやすいか
システムの使いやすさは、業務効率化にとって重要なポイントです。従業員が直感的に操作できるシステムは、正確かつスピーディーな業務の実現に寄与します。
インターフェースや操作手順は直感的で、わかりやすいアイコンやメニュー配置など、可能な限りシンプルな方が、人的ミスによるリスクを抑えられます。
また、PCだけでなく、スマホ向けアプリなどで画面操作できるとより効率的です。スマホと連動することで、移動中や店舗内を移動しながら効率的に業務を進められます。
セキュリティ対策は万全か
セキュリティ対策がどれだけ充実しているかも店舗管理システムにおける重要性の1つです。複数の認証方法を採用しているか・パスワードは長く複雑なものに設定できるか・浸入検知システムを導入しているかなどの不正アクセス対策を確認しましょう。
またベンダーがアクセスログを適切に管理しているかどうかもポイントです。ログイン履歴・操作ログの記録を行い、必要に応じて追跡や調査可能であるかを確認しておくのを推奨します。
ベンダーがどのレベルまでセキュリティに配慮しているかは、企業の信頼にも関わるため必ず確認しておきましょう。
サポート体制は手厚いか
システム障害や、トラブルによる業務の停滞、顧客への対応遅延は企業にとって大きな損失となるため、サポート体制のチェックも軽視できません。時間外や休日・土日のトラブル対応ができ、レスポンスが速くて的確な回答をしてくれるベンダーが理想的です。
またシステムは定期的にメンテナンスやアップデートを必要とするため、適切なメンテナンススケジュールを提供してくれるかどうかもポイントです。これらは、評判や口コミを確認できる場合は参考にし、必要に応じてベンダーに直接問い合わせてみましょう。
他システムと連携できるか
既存のPOSレジやシフト作成ツールなどがある場合は、それらと店舗管理システムが連携可能かどうかも判断のポイントです。連携可能なら情報の二重入力のリスクや手作業の手間が省け、統合的にシステムとツールを併用できます。
ベンダーに連携方法やどこまで連携可能なのかを問い合わせましょう。連携方法には、API連携やデータのエクスポート・インポートによる連携などがあります。
自社に見合った費用対効果か
システムによっては、導入・運用に莫大な費用がかかるため、導入コストや維持費に対する効果を検討した上で選ぶのが大切です。
費用対効果の検討には、導入コスト・維持費・追加コストまでできるだけ正確に把握する必要があります。総費用に対して得られる利益あるいはコスト削減額から、費用対効果を評価するのが一般的です。
まとめ
店舗管理システムは、店舗の業務を効率化し、情報の一元化を実現するための重要なツールです。本部側・店舗側それぞれにメリット・デメリットがあり、システムの選び方にもさまざまなポイントがあります。
店舗管理システムには、POS管理機能・売上管理機能・在庫管理機能・顧客管理機能・勤怠管理機能といった基本的な機能や支援機能があり、業務の効率化・作業の正確性向上など、店舗経営の改善に寄与します。
ただし、便利なシステムであるが故にデメリットも存在するため、導入には慎重な選択が大切です。店舗管理システムの導入を検討する際には、本記事で解説した使いやすさやセキュリティ対策、サポート品質などを考慮して選びましょう。
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