シフト管理システムとは？機能やメリット・デメリット、選び方を解説

シフト管理システムとは、従業員のシフト希望・役職・労働基準法など様々な条件を考慮してシフトを自動作成してくれるツールです。本記事では、シフト管理システムをよく知らない方のために、機能やメリット・デメリット、選び方のポイントを解説します。

目次

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1. シフト管理システムとは
2. シフト管理システムの種類
3. シフト管理システムの導入形態
4. シフト管理システムの機能
5. シフト管理システムのメリット
6. シフト管理システムのデメリット
7. シフト管理システムの選び方
8. まとめ

シフト管理システムとは

シフト管理システムとは、従業員のシフト回収から作成・調整を効率的に管理できるシステムのことです。飲食業・サービス業・医療業など特定の業種向けの管理システムもさまざまあり、その特性を活かしたシフト作成・管理が行えます。

シフト管理においては、製品によって機能に違いはありますが、日勤・夜勤・土日勤務などの変形労働に加えて、正社員・アルバイト・パート・派遣社員など多様な働き方でもシステムが自動で集計を行い、従業員同士で情報共有が行えます。

システムの多くは専用のアプリやシステムから、従業員が直接希望シフトを入力するだけで一元管理ができます。また、有休・忌引などに加えて、急な欠勤などの管理も容易に行えるようになるため、業務効率がアップしさらにコストカットにも繋がる点がメリットです。

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そもそもシフト管理とは

シフト管理とは、従業員の出勤や休日の組み合わせなどを管理するマネジメント業務を指します。シフト制を導入することで、企業における繁忙期や閑散期などに合わせて、担当部署ごとに仕事量や休日の設定を調整するのに便利です。

また、シフト管理を行うことで、業務を効率よく行える体制づくりを作ることができ、売上や利益向上に役立てることができます。しかし、抱える従業員数が増えれば増えるほど、シフト管理者の負担が大きくなるため、管理のしやすいシステムの導入が求められます。

エクセルでのシフト管理との違い

企業によってはエクセルを用いてシフト作成・管理を行う場合もあります。エクセルを使ったシフト作成・管理は簡単に行えますが、毎回従業員から希望シフトを回収する作業や、急なシフト変更が起こると再度作成する必要があり、業務に負荷が大きくかかります。

また、手書きのシフト表をエクセルに手入力をする際に、入力ミスや見落としなどが発生する場合もあります。その結果、人員の配置に不備が出るという事態になりがちです。さらに変更後に、再度シフトを従業員に周知しなければならないという手間がかかってしまいます。

一方、シフト管理システムの場合は急なシフト変更が起こっても、システム側でシフトを自動で組み直してくれる上に、従業員への共有も即座にできるので、手間なくスピーディーに対応ができます。

Googleツールでのシフト管理

前述のようにシフト管理はエクセルで行うほか、GoogleスプレッドシートやGoogleフォームで管理する方法もあります。

Googleスプレッドシートはエクセルと使用方法はほとんど変わりません。Googleフォームは、管理者がシフトの希望表を従業員へメールなどで一括送信し、返ってきた回答を調整してスプレッドシートなどに自動で反映させます。

また、飲食店などの少人数制の場合では、Googleカレンダー機能などを使用して、オンライン上やアプリ上で簡単に確認できる方法もあります。

シフト管理システムの種類

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シフト作成・管理特化タイプ

シフト作成・管理特化タイプは、シフトの作成・管理を効率的に行います。従業員がアプリやシステムなどから希望システムを入力するだけで、シフトの回収ができる上に自動で作成できます。

さらに、急な変更が起こった際も瞬時に変更が反映され、部署ごとでのシフト共有が可能です。社内・自宅・外出先でも即座にシフトの確認ができるので、非常に効率的です。

こちらのタイプでは勤怠管理までは行えませんが、シフト作成・管理をスムーズに行いたい場合に適しています。

業種別特化タイプ

業種別特化タイプは、主に飲食店などのサービス業・医療業のような特定の業種向けです。業種によっては、日勤・夜勤・土日出勤などに加え、正社員だけでなくパート・アルバイトなど働き方も多様で、シフト管理はかなり複雑です。

しかし、業種別特化タイプであれば、業種独自の勤務形態の場合もスムーズにシフト作成・管理が行うことが可能です。また、エクセルなどで管理していた時とは違い、入力や読み間違いなどのミスを防ぐことができます。

勤怠管理内蔵タイプ

勤務管理内蔵タイプは、勤務管理システムの一つの機能としてシフト管理が搭載されているものです。勤怠管理・給与計算に加えて、シフト作成まで一元化してくれるメリットがあり、業務の簡略化が実現可能です。

シフト作成・管理だけに特化したシステムとは違い、シフト作成を行ったデータをわざわざ連携させる手間を省けます。そのため、シフト管理から給与計算までを1人の担当者で行っている企業の場合には、業務効率向上を期待できます。　

シフト管理システムの導入形態

シフト管理システムは、自動でシフトを作成できるため、業務効率化を期待できますが、初めて導入する際にはコスト面や使いやすさなどが気になる要素でしょう。

シフト管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の二通りの形があります。導入にあたり、それぞれの形態による違いを確認しておくことが重要です。

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機能	特徴
クラウド型	インターネットを介してシステム運用を行う
	自社でサーバーを保有する必要はない
	社外など場所を問わず使用が可能
オンプレミス型	自社でサーバー・システムを設置・管理を行う
	自社に合わせたカスタマイズが可能

クラウド型シフト管理システム

クラウド型とは、インターネットを介して社外の環境を利用し、システムを運用する方法です。インターネットが使用できる環境であれば、どこからでも運用が可能です。そのため、外出先やスマートフォンなどからでも利用できる点がメリットです。

また、その他のメリットとして、社内にサーバー・システムを設置する必要がないため、導入初期費用を抑えられるという点が挙げられます。システム管理が不要ということもあり、ここ最近はクラウド型を選択する企業も増えてきています。

対して、社外の環境を使用するという点でランニングコストが必要となります。こちらは多くのシステムが使用するアカウント数によって変動するため、利用者が多くなるほどコストが増えてしまいます。

また、社外環境を使用する点で、セキュリティ面にも心配な部分が出てきます。ネット環境によっては、アクセスが不安定になるなどのデメリットもありますので、導入の際はあらかじめ確認を行いましょう。

メリット	デメリット
利用開始までの期間が早い	社内システムとの連携が難しい場合もある
初期費用を抑えられる	ランニングコストがかかる
自社でサーバーを持たなくても良い	社外環境を使用するためセキュリティ面で不安
自社でのソフトウェアの更新・バックアップが不要	ネット回線状況によりアクセスが不安定になる場合もある
場所を問わずアクセスが可能

オンプレミス型シフト管理システム

オンプレミス型シフト管理システムは、自社でサーバー・システムを設置し、さらに保守管理を行うことが必要です。外部に情報が流出しないので、セキュリティ面での安心感はありますが、自社で保守管理を行うという点で専門人員を設ける必要が出てきます。

また、サーバー・システムの設置を行うなど、導入するまでにはある程度の期間が必要です。加えて導入コストが高額になる場合も多く、その後のメンテナンスや電力消費等にも費用が掛かる点がデメリットです。

しかし、クラウド型に比べるとランニングコストは抑えることが可能となり、さらに自社設置型のため、業種や勤務形態に合わせてカスタマイズが自由な点がメリットと言えます。

メリット	デメリット
セキュリティ面が安心	導入コストが高額
ランニングコストを抑えられる	社内に保守管理のための人員が必要
カスタマイズの自由度が高い	導入まで設置作業など一定期間が必要

シフト管理システムの機能

シフト管理システムでは、希望シフトの収集機能やシフトの自動作成機能が搭載されています。そのほかにもどのような機能があるのか解説していきます。

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機能	主な内容
希望シフト収集機能	アプリから申請されたシフトを自動収集
シフト自動作成機能	事前設定したあらゆる条件を基にAIが判別
シフト表共有機能	社内外問わず共有可能
スマホ・アプリ対応機能	スマートフォンアプリから簡単申請
他システムとの連携機能

希望シフト収集機能

従業員がスマートフォンのアプリなどを通じて希望シフトを入力するだけで、自動でシフト管理システムに情報が収集されます。この機能を使用することによって、これまでは手作業で担当者が行ってきた収集作業の手間を省くことができます。

さらに、従業員がシフトの変更を行う場合も、同様にアプリなどから入力するだけで、即座に申請が行えます。

シフト自動作成機能

シフト自動作成機能が採用されていれば、収集したデータをシステム内で設定した条件に基づき、シフトを自動で作成できます。作成されるシフトは、サービス業・製造業などでよくある日勤・夜勤・土日出勤などの1日単位、パート・アルバイトなどの時間単位と業種によっても異なってきます。

システムの仕様についても、１日単位・時間単位のどちらに対応しているのか、もしくは両方対応しているのかの確認が必要です。さらに自社はどちらのタイプのシフト管理に合致するのか、あらかじめ見極めが大事です。

シフト表共有機能

シフト表を作成する機能があれば、作成されたシフトは従業員間で共有が可能です。自分のシフトだけでなく、他の従業員のシフトも確認ができ、さらに飲食業やサービス業においては、他店舗のシフト状況も把握できます。

複数店舗間で共有が可能になると、急な人員不足の際にも、他店舗に応援の要請がしやすくなります。また、企業においてもその日は誰が休暇を取っているのか、出張に行っているのかなどの把握も可能になり、業務をスムーズに進められます。

スマホ・アプリ対応機能

スマートフォンでの使用や、スマートフォンアプリに対応しているタイプであれば、シフトの申請・従業員同士の共有が自宅や外出先などからいつでも行えます。また、システムによっては、LINEやLINEWORKSと連携が可能なタイプもあります。

LINEなどからシフト申請が行えるほか、自動でリマインド通知が送られてくるため、申請漏れを防ぐことができます。また、普段から使い慣れているLINEのトーク機能を使用して、従業員同士でシフトの調整に関するコミュニケーションも可能です。

他システムとの連携機能

自社で使用している勤務管理・給与計算などの他のシステムと連携ができる機能があれば、システムごとに入力をする手間が省け、効率の良い業務遂行に繋がります。

他のシステムと連携する際には、TEXT・CSVデータで受け渡しを行う場合が多いですが、より詳細な項目まで対応可能かの把握が必要です。また、連携方法も手間なくスムーズに行えるかも確認しましょう。

シフト管理システムのメリット

シフト管理システムの導入にはメリットがいくつかあります。システム導入によってシフト作成時間の短縮・簡単申請が行え、従業員の満足度向上にも繋がります。

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シフト作成時間短縮で業務効率化ができる

シフト管理システムを導入するメリットの一番大きな点は、時間のかかるシフト作成を短時間に行え、業務効率化を図れることです。希望シフトの募集・調整・修正を人の手で行うと、どうしても時間も手間もかかります。

その点、シフト管理システムはシフトの募集・作成・管理までの業務を簡略化でき、これまでかかっていた時間が大幅に短縮する分、他の業務に充てられる時間が増えます。

入力ミスを防ぐことができる

シフト管理システムを導入することで、入力ミスといった人的ミスを防ぐことができます。シフト作成をエクセルで行う場合は、手入力後に目視で確認をする必要がありました。

そのため、タイピングミスや、読み間違いなどのヒューマンエラーが起こりがちでした。

その点、シフト管理システムは、従業員が入力したデータを基に自動でシフトが作成されるため、人的ミスを最小限に抑えることが可能となり、社内コンプライアンスの遵守や労務リスクの削減にもつながります。

適切な人員配置でコスト削減ができる

シフト管理システムでは、事前に設定した条件を基に、その日に必要な人員や配置を自動で計算をしてシフトの作成を行います。そのため、シフトに変更があった場合でも、無駄な人件費を省くことが可能になり、会社の利益にも繋がります。

また、自動計算された人員配置でも業務に支障が出る場合は、事前設定した内容を変更するなどの対応で、新たな人員配置をシステムが行います。季節・曜日・時間帯によって、より良いシステムの条件設定を行うことで、コストの無駄が省けます。

スマホで申請・共有ができる

今や誰もが持っているスマートフォンを利用して、従業員は手軽にシフト申請を行うことができます。企業側は改めて手入力する手間などは要らず、システムが自動で素早くシフト作成が可能です。

従業員はいつでもどこでもスマートフォンがあれば、シフトの確認・共有が可能になり、さらに申請したシフトを変更したい場合も、スマートフォンから簡単に行えます。シフトを変更する際にも、システム側で自動でシフトを再作成してくれます。

安定したシフトで従業員満足度向上に繋がる

シフト管理システムを利用することによって、希望したシフトで働くことができ、労働基準法に関する法令や就業規則に準じたシフト作成が行われます。従業員にとっても、希望シフトで働けることによって、労働環境の満足度アップにつながります。

また、企業側にとっても働きやすい環境が提供できるようになり、従業員がすぐに退職してしまうなどの離職リスクを軽減できます。

シフト管理システムのデメリット

シフト管理システムを導入することで、多くのメリットが得られますが、一方で導入や運用についてデメリットが発生する場合もあります。システム導入の前にはこれらの課題もしっかり確認しておくことが必要です。

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運用ルール設定やスタッフ研修が必要

企業や店舗によっては休業日・営業時間帯や独自のルールがそれぞれ異なり、システム側にはあらかじめ設定が必要です。また、システムの操作方法などを人事担当や店舗の店長などは理解しておく必要があるため、事前研修を行わなくてはなりません。

あらかじめ管理者が、操作方法やシステムの設定内容をしっかり把握した上で、従業員への操作指導・説明を行うことが大事です。システム全体を把握した人がいないと、運用にも支障をきたし、せっかく導入したシステムが活用されなくなってしまいます。

導入コストがかかる

シフト管理システムを利用する際には、クラウド型・オンプレミス型のそれぞれで導入・運用にコストが生じます。無料で使用が可能なシステムもあり、コストは抑えられますが、機能面で制限や不自由さがあります。

クラウド型は、自社でサーバー・システムなどの設備を導入する必要がないため、初期費用は抑えることができます。しかし、運用に関してはランニングコストが発生するため、利用人数や環境によっては高額になる場合もあります。

一方、オンプレミス型は自社でサーバー・システムを設置する必要があるため、初期費用がクラウド型に比べて高額です。導入後はサーバー等を維持管理するために、保守費用が必要です。

セキュリティリスクがある

インターネット回線を使用するクラウド型については、機密情報の取り扱いなどにはしっかりとルールを定めておく必要があります。従業員情報やアクセスログなどが漏洩しないよう、セキュリティ面の強化は重要です。

オンプレミス型については、自社ネットワーク内で完結しますので、社内の人為的流出等を厳重に防ぐことでリスクは軽減できます。しかし、自社独自のセキュリティーポリシーを確立をする必要があり、社内で専任者を配置するなどの対応が求められます。

シフト管理システムの選び方

シフト管理システムにもさまざまな種類があります。企業の規模や業種によってもニーズが異なるため、どれを選んでいいのか迷ってしまう方もいるでしょう。ここでは、シフト管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。

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自社の業種に合った機能はあるか

飲食業・医療業・販売業など業種によっては、休日や勤務形態が異なります。日勤・夜勤などに加えて、土日勤務など休日が固定曜日でない場合もあります。また、パート・アルバイトなど時間ごとの設定が必要な場合にも、シフト管理システムが対応できるかの見極めも必要です。

そのため、導入する際にはあらかじめ勤務形態・勤務時間の細かな設定が、自社のルールに合っているかの確認が必要です。さらに、設定した内容に変更が生じた場合も、即座に反映が可能かもチェックをしましょう。

急なシフト調整に対応できるか

事前に決まっているシフトでも、従業員の急な病気や都合によって欠勤が発生してしまう場合があります。その際には代わりの従業員を充てる必要がでてきますが、そのような場合でもシステム側でスピーディーに対応が可能かのチェックが必要です。

また、急なシフト調整が発生した場合のシステム側への設定方法や、従業員の再申請の操作方法が簡単に行えるかも確認をしておきましょう。さらに、シフト変更後の従業員への共有が即座に可能であるかも併せてチェックが必要です。

労働基準法に自動対応しているか

労働基準法には休日や労働時間についてさまざまな規定があります。そのため、企業側も労働者も労働基準法に理解したうえで雇用・労働を行う必要があります。しかし、その都度考えながらシフト申請を行うことは困難です。

そこで、シフト管理システム側が労働基準法に自動対応しているかも事前にチェックしておくことが大事です。また、法改正などが行われた際にアップデートなどで法改正に対応できるか確認しておきましょう。

操作は簡単か

いくら便利なシステムであっても、従業員やシフト作成担当者が使いこなせなくては意味がありません。システムの条件設定や、従業員のシフト申請の操作方法が簡単かをあらかじめ確認が必要です。

導入前に無料トライアルなどを活用し、操作方法や作成までの流れを事前に試すことをおすすめします。無料トライアルを活用する際には、システム担当者だけではなく、実際に使用する従業員にも試してもらい、操作が簡単であるか確認しておくとスムーズです。

他システムと連携できるか

シフト管理に特化したシステムの場合、企業であらかじめ使用している「勤怠管理システム」や「給与計算システム」と連携ができるかを事前に確認しておく必要があります。既存のシステムと連携が不可能なシステムの場合、業務効率が悪くなり、手間が増えてしまいます。

多くのシステムは、CSVデータなどを用いて共有が可能ですが、実際に導入するシステムにはそういった機能があるかを事前に確認しておきましょう。連携が可能であれば、他の業務についても効率化が進み、業務全体が円滑に行えます。

料金を確認

シフト管理システムの料金体系は、システムによってさまざまです。導入・運用までを無料で行えるもの・ランニングコストが発生するクラウド型・初期費用がかかり、自社でサーバー設置が必要なオンプレミス型などがあります。

導入・運営については、自社の業務形態や運用方法に適したシステムを選ぶことが重要になってきます。したがって、あらかじめ初期費用・料金体系・機能が、自社にとって費用対効果が高いものであるか、しっかりと確認しておきましょう。

まとめ

シフト管理システムを導入すると、これまで煩雑になりやすかったシフト作成・管理・申請が自動で行えるため、管理業務の簡略化に繋がります。勤務管理システムや給与計算システムと連携することで、さらに業務の効率化が期待できます。

業種や業務形態によって、向き不向きがあるため、選定時には自社の要望に合ったシステムであるか検討しましょう。また、シフト管理システムを最大限活用するために、記入フローやルールをあらかじめ検討し、従業員へ周知する必要があります。

シフト管理システムを導入する際は、この記事を参考にシステムの選定や準備を進め、企業および、従業員がよりメリットが感じられる職場環境づくりを行いましょう。