ウェビナーツールとは？導入のメリットや比較のポイントも解説

ウェビナーツールとは、Web上でセミナーを行う「ウェビナー」を配信するためのツールです。この記事では、ウェビナーツールの配信方式や機能、導入のメリット・デメリットだけでなく、ツールを選定する際の比較ポイントなどについても詳しく解説していきます。

目次

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1. ウェビナーツールとは
2. ウェビナーの配信方式
3. ウェビナーツールの機能
4. ウェビナーツールのメリット
5. セキュリティ診断サービスのデメリット
6. ウェビナーツールを選ぶ際の比較ポイント
7. まとめ

ウェビナーツールとは

ウェビナーツールとは、インターネットを介してウェビナーを配信できるツールです。オンラインプラットフォーム上で映像を配信することで、オンラインでのセミナーなどを実現します。

参加者は、スマホやPCなどを用いてプラットフォームにアクセスし、配信される映像を視聴することができます。

そもそもウェビナーとは

そもそもウェビナーとは、「ウェブ」と「セミナー」を合わせた造語であり、インターネット上で行うオンラインセミナーを意味します。通常、セミナーを行う場合は、参加者・主催者ともに会場に出向く必要があります。

そのため、会場への移動費や宿泊費などのコストや、会場の準備や設営など、手間や時間がかかってしまうのが、セミナー開催の課題です。ウェビナーではこうした課題を払拭できます。

ウェビナーとセミナー・ミーティングの違い

ウェビナーとは、インターネット上で参加者に映像配信をして、一方的に情報を提供するオンラインセミナーを指します。また、セミナーとは、決められた日時に会場へ出向き、講師の話から情報を得る形式です。セミナーも規模により一方的になるケースがあります。

一方、ミーティングとは双方向でのコミュニケーションを取り、複数で集まって話し合いを行う会合を指します。オンラインミーティングの場合は、お互いの顔を見ながら、リアルタイムで双方からの意見交換が可能です。

ウェビナーの配信方式

ウェビナーの配信方式にはリアルタイム配信とオンデマンド配信の2種類があります。それぞれの特徴をメリット・デメリットを交えながら解説します。

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配信方式	概要
リアルタイム配信	決まった日時に、録画撮影をしながらライブ形式でセミナーを配信する方式
オンデマンド配信	事前に録画撮影したセミナーを、配信期間中ならいつでも視聴できる方式

リアルタイム配信

リアルタイム配信は決められた日時に、いわゆる生放送にてセミナーをライブ配信する方式です。ライブ感を求められるイベント・オンラインセミナー・株主総会などに向いています。参加者とチャット機能を通じて、双方向でコミュニケーションを取ることも可能です。

そのため、臨場感があり音楽ライブ配信に利用するケースも増えています。ライブ配信の内容は録画ができるため、後日セミナーの内容を確認したり、配信を見逃した方に向けて後日配信することも可能です。

しかし、生放送であるため、失敗できない点がデメリットになります。映ってはいけないものが映りこんだり、通信トラブルが発生したり、予期せぬトラブルにも対応できる事前の入念な準備が必要です。

オンデマンド配信

オンデマンド配信は、あらかじめ撮影した映像をクラウド上にアップし、視聴登録を行っている参加者へ配信する方式です。参加者は、配信期間中ならいつでも好きな時間に動画ファイルにアクセスして視聴できます。

運営側も撮影した映像を必要に応じて編集・加工できるため、テロップや効果音など加えることにより、さらに質の高い映像を配信できます。映像の時間を調整できるのもポイントです。

また、アップロードした動画ファイルは、会社や団体のホームページなどでPR動画として配信したり、教育現場での学習資料として配信したり、さまざまな方向で活用できる映像資産になります。

しかし、リアルタイム配信とは異なり、セミナー後などに参加者とリアルタイムにコミュニケーションを取れない点がデメリットです。また、配信する動画の編集などに時間とコストがかかります。

ウェビナーツールの機能

ウェビナーツールには、ライブ配信機能・録画機能のほかにも便利な機能があります。配信側と視聴者側でコミュニケーションを取れる機能などについても、詳しく解説します。

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配信機能

ウェビナーツールの配信機能は、リアルタイム配信やオンデマンド配信など、任意の方式で配信を行う機能です。配信者1アカウントに対して、多数のユーザーが参加できます。アーカイブ配信や追っかけ再生などができる場合もあります。

録画機能

ウェビナーツールの録画機能は、リアルタイム配信の映像を録画する機能です。リアルタイム配信を見逃してしまった方へ、動画ファイルを共有して視聴してもらうことが可能です。また、録画映像は議事録代わりにもなるため議事録作成の手間が省けます。

録画した映像は、必要に応じて編集や加工を加えられる場合もあります。編集することにより、さらに質の高い映像資産の作成が可能です。

参加管理・アンケート機能

ウェビナーツールには参加者の管理と、視聴後の反響を把握できるアンケート機能もあります。ウェビナーは、基本的には配信側から一方通行での配信になり、参加者の反応がわかりにくいです。

ウェビナーツールでは、配信側で参加者の出席状況を一覧で確認ができ、配信後に出席者レポートを確認することも可能です。出席者レポートには、参加者の登録情報・入退出時間などが集計されているため、参加者管理も行いやすくなっています。

また、配信終了後にはアンケートへ誘導することにより、参加者の興味・関心についてタイムリーな反響を収集できます。アンケートは視聴終了後に回答してもらう方法と、ウェビナー配信中の投票による方法があります。

決済機能

ウェビナーツールには、参加費などの徴収が可能な決済機能が搭載されたサービスもあります。参加費がかかる有料セミナーなどを開催する場合、ほかの決済システムを利用しなくても、配信中のウェビナー上で決済ができるためスムーズです。

決済方法は、クレジットカードやQRコード決済などさまざまな決済方法が選択できます。QRコード決済なら、画面上にQRコードを表示できるため、参加者も簡単に決済を行うことが可能です。

画面共有機能

ウェビナーツールは、配信中の画面上に資料や画像・映像をスライドのように表示できる画面共有機能があります。セミナーなどで表やグラフを表示したり、画像を表示して説明をしやすくしたりと、画面を共有することにより、セミナーを質の高い内容にできます。

画面に講師の姿だけでなく、資料や映像を表示し、進行にメリハリを加えることにより、参加者も飽きずに視聴できる効果もあります。

チャット・コメント機能

ウェビナーツールでリアルタイム配信を行う場合、参加者とコミュニケーションが取れるチャット・コメント機能が利用できます。チャットで質問を受け付けたり、リアクションを許可したりして、参加者からのアクションを受け取りコミュニケーションが取れます。

チャットの公開範囲は指定できるため、参加者も気軽に質問やディスカッションができる配慮をすることも可能です。

ウェビナーツールのメリット

ウェビナーツールにはさまざまなメリットがあります。ツールを利用することによって、さまざまな場所からでも気軽に参加ができるため、効率のいい集客とコスト削減などが期待できますが、どんなメリットがあるのか事前に確認しておきましょう。

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参加者側のメリット

ウェビナーは、参加者にとっての利便性向上のために、従来の対面型のセミナーに代わって行われることも多いです。具体的には以下のような参加者側のメリットがあります。

どこからでも参加しやすい

ウェビナーツールでのセミナーは、オンラインで行われるためわざわざ会場に出向くことなく、離れた場所からでも気軽に参加ができます。移動にかかる費用や時間も節約できるため、参加しやすいのがメリットです。

また、オンデマンド配信の場合は、いつでもどこからでも好きな時間に、じっくりと内容を繰り返し再生や停止などを行いながら、自分のペースで視聴できます。普段忙しくてなかなか研修などに参加できない方でも、自宅などから参加できるのがポイントです。

講師に質問がしやすい

ウェビナーツールには、リアルタイム配信で行われる場合、配信側の講師や主催者に質問ができるチャット機能があります。ウェビナーは、参加者の顔や音声を配信側からは見えない状態で、主催者の一方的な配信になるのが通常です。

しかし、ウェビナーツールのチャット機能を利用すれば、講師に質問やコメントを送ることができ、講師からの回答をその場で受け取れる可能性も高いです。

主催者側のメリット

ウェビナーツールの利用は、参加者だけでなく主催者にとっても大きなメリットがあります。セミナーやイベントの効率性や成果をアップさせたい場合、ウェビナーツールが役立ちます。

集客しやすい

ウェビナーツールを利用すれば、オンラインでセミナーやイベントを開催できるため集客しやすいのがメリットです。限られた地域だけでなく、オンラインなら離れた地域からの集客も望めます。

集客する際は、できるだけ簡単な手段で参加できる形態をとり、ウェビナーの仕組みを伝えて興味を持たせるのもポイントです。また、有料で開催するセミナーでも、ウェビナーの決済機能で簡単に決済できる点も、集客へのアピールになります。

コストを削減できる

ウェビナーツールを利用したセミナーは、オンラインで行われるため、会場費・設営費・交通費や宿泊費などさまざまなコスト削減に繋がります。わざわざ会場に出向かなくても、セミナーを開催できるため、スケジュールの調整もしやすいです。

顧客情報を得やすい

ウェビナーはビジネスにおいても、便利に活用できるツールです。リアルで開催するセミナーやイベントでは、会場の規模や地域により参加する人数も限られますが、オンラインの場合、どこからでも参加できるため、参加者の幅も大きく広がります。

ウェビナーに参加するには、事前に氏名やメールアドレスなどの情報が必要です。そのため、主催者は見込み客の情報を獲得し、アプローチを望めます。また、参加後のアンケートにより、参加者の意思や興味・関心が確認できるため、確度の高いリードを得やすいです。

振り返りがしやすい

ウェビナーツールを利用した映像の配信は、リアルタイムで行えますが、配信と同時に録画も可能です。録画した映像は、動画ファイルとして残し、議事録代わりにも使用できます。議事録を作成する場合にも、簡単に振り返りができるため内容の充実した議事録作成が可能です。

また、議論したい場面があった場合にも、録画を資料として活用することで次回以降のミーティングの質を高めるツールにもなります。

セキュリティ診断サービスのデメリット

以上のように、ウェビナーツールにはさまざまなメリットがありますが、一方で利用の仕方によりデメリットが発生する場合もあります。ツールを利用する際には、これらの事項にも注意しなければなりません。

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設備・通信トラブルが起こる可能性がある

ウェビナーツールを利用するには、基本的にインターネット環境と、PCやスマホなどのデバイスがあれば配信可能です。しかし、質の高い映像を配信するには、機材やネット環境も整えておく必要があります。

インターネット回線は、専用回線ではないことがほとんどなので通信状況により、映像の乱れや回線切断などのトラブルが起こる可能性があります。また、外部カメラやマイクの設備にも不具合が発生するとセミナーの進行に遅延が発生するため、事前に入念なチェックが必要です。

参加者の反応を確認する工夫が必要

ウェビナーでセミナーを配信する際、基本的に参加者のマイク・カメラはミュート状態です。そのため、参加者の顔が見えず、配信側は一方的な発信になります。顔が見えないことで、参加者がどれほど真剣に視聴しているのか、また表情も見えず反応がわかりにくいです。

チャット機能を用いて、参加者からの質問やコメントを受け付けできますが一部の意見しか見えません。セミナー終了後に配信するアンケートは、反応がわかりやすいアンケート内容にすると良いでしょう。

ウェビナーツールを選ぶ際の比較ポイント

以上でウェビナーのメリット・デメリットを解説しましたが、メリットだけでなくデメリットも踏まえたうえで、ウェビナーツールを選ぶことが重要です。ツールの利用が無駄にならないように、求める要素が備わっているかどうか、比較ポイントを確認しましょう。

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接続可能人数は何人か

一般的にウェビナーは、接続可能な人数がWEBミーティングでは上限100〜500人ほどに対し、10,000人規模での接続が可能です。ただし、同時接続可能な人数はツールにより異なります。

参加人数が多く見込まれるセミナーやイベントを開催するなら、接続可能人数はツールを選ぶ際に必ずチェックしておく必要があります。

配信以外の付随機能や有料・無料の違いはあるか

配信以外の付随機能については、企業のニーズにより要不要が変わってきます。そのため、実際のウェビナーの進行を考慮して、欲しい機能を洗い出しておく必要があります。

なお、ウェビナーは無料で使用できるサービスも多数存在しますが、無料のサービスは付随機能が制限されるケースがほとんどです。ウェビナー配信の録画や画面共有も、一部サービスでは有料オプションになります。

どのくらいの金額がかかるのかもしっかりと比較しながら、基本料金が有料のツールが良いのか、無料ベースのツールが良いのか検討しましょう。

料金体系もよく確認する

ウェビナーツールの料金プランには大きく「月額固定制」と「従量課金制」の2種類があります。自社が提供するサービスや利用状況に応じて適したプランを選択しましょう。

「月額固定制」は、定額を支払うことでサービスを利用できる仕組みです。利用頻度や使用量に関わらず、どれだけ利用しても料金が一定ですが、実際の利用量が少ない場合にも固定された料金が発生します。「従量課金制」は実際の利用量に応じて料金が発生します。

「月額固定制」は予算の安定性がありますが、無駄な支出となる可能性があり、「従量課金制」は柔軟性がありますが、利用量による支出の変動があるのが特徴です。

参加者が使いやすいか

ウェビナーでのセミナーは、多くの方が参加できるように、参加者が使いやすいツールを選ぶ必要があります。ウェビナーの入り口であるアプリのダウンロードや、参加登録など事前の準備が複雑だと、面倒に感じてしまい、離脱にも繋がりかねません。

また、視聴中のコメントやチャット機能も、できるだけシンプルで操作方法がわかりやすい表示であるかどうか、チェックしておくべき事項です。主催者は参加者側の目線でツールを選ぶことが、セミナーの質を高めるポイントになります。

サポート体制が充実しているか

ウェビナーツールを利用するにあたり、設定方法や操作方法などをサポートしてくれるサービスがあるのか、また、トラブルや不具合が発生した場合、サポート体制はどの程度整っているのか事前に確認しておくと安心です。

特に、まだウェビナーの経験が浅い場合や、準備期間が足りない場合はサポートが必要になるシーンが多くなるため、できるだけサポート体制が充実したツールがおすすめです。また、休日のサポートに対応可能かどうかも把握しておきましょう。

無料トライアル・デモ体験はあるか

ウェビナーツールの無料トライアルやデモ体験があれば、実際に使用してみることで、そのツールの機能や使いやすさを直接体験でき、自社のニーズやビジネスに適したかどうかを評価できます。

機能やインターフェース、カスタマーサポートの質などを実際に確認することで、導入のリスクを避け、導入・運用の成功に繋げることができます。

まとめ

ウェビナーツールは、インターネットを介してセミナーを配信できる便利なツールです。主催者は、リアルタイムで臨場感のある配信をしたり、あらかじめ録画したセミナーをクラウドにアップして配信したりできます。

ウェビナーツールを利用したセミナーは、会場準備など手間が省けるうえに、交通費や宿泊費などが不要になるためコストの削減にも繋がるのが最大のメリットです。

ウェビナーツールの導入を検討する際は、利用するツールの選定や準備を行い、効率化やコスト削減といったメリットを実感できる環境を作りましょう。