文書管理システムとは？主な機能や導入における比較ポイントも解説

文書管理システムは、企業にある資料や文書をデジタル化し、効率良く管理するためのサービスです。管理の大変な法改正の対応にも適しています。本記事では、文書管理システムの主な機能やシステム導入によるメリット・デメリット、導入の際の比較ポイントなどについて解説します。

目次

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1. 文書管理システムとは
2. 文書管理システムが注目される背景
3. 文書管理システムの主な機能
4. 文書管理システムのメリット
5. 文書管理システムのデメリット
6. 文書管理システムを選ぶ際の比較ポイント
7. まとめ

文書管理システムとは

文書管理システムとは、電子化した文書を保管・活用・廃棄までのサイクルを一括して管理できるシステムのことです。

文書管理システム導入には「電子化による業務効率化」という目的があります。そのため、文書の電子化や検索する機能が搭載されています。さらに、バージョンや更新日の管理機能によって、必要な情報のみを取得することで、担当者の負担を軽減できます。

また、テレワークの普及で、社外でも文書を確認したい場面が増え、確認のためだけに出社するという問題が発生しています。

しかし、文書管理システムはブラウザ上でも閲覧できるため、インターネット環境があれば社外のどこでも文書の確認が可能であり、出社の手間が省けるメリットがあります。

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文書管理とは

文書管理とは、業務上で作成または受け取った文書を管理することです。この「文書」には、履歴書や契約書・伝票などの紙文書をはじめ、メールやOfficeソフトで作成した文書、PDF文書などの電子データも含まれます。

文書管理は単に文書を保管するのみでなく、作成から廃棄に至るまでの適切な管理を行うことを言います。しかし、企業の規模や創立からの年数が増えるほどにその数は膨大になり、紙文書では保管場所の確保が問題になってきます。

物理的に文書が膨大になると、目的の文書を探すのが困難になり、紛失や無断での持ち出しにも気づかず、情報漏洩のもとになりかねません。また、紙の場合、劣化や災害などで消失すると復旧できないため、企業の情報を急に失う恐れもあります。

自治体・中小企業・総務省で利用される「文書管理システム」

2011年4月に施行された「公文書管理法」では公文書の作成から廃棄まで適正な管理が定められ、国では総務省を主体に地方自治体でも条例整備が進んでいます。

しかし、膨大な文書を持つ行政組織にとって、紙媒体での文書管理業務は大きな負担です。そのため、文書を電子化する文書管理システムを使用することで、職員の負担を大幅に軽減でき、保管場所も不要になって時間短縮やコスト削減に繋がります。

また、増加し続けるサイバー攻撃では、近年においてセキュリティ対策が不十分な中小企業を狙うケースが多くなっています。その点でも、文書管理システムならセキュリティ機能も搭載しているため、不正アクセスや情報漏洩を未然に防げます。

これらのことから、多くの自治体や中小企業において文書管理システムが導入されており、総務省でも利用されています。

参考：公文書管理法の概要｜内閣府

文書管理システムとファイルサーバの違い

文書管理システムと同じく電子文書を保管しておくツールとして、ファイルサーバがあります。「文書を保存する」機能は同じで混同されがちですが、特徴が大きく異なります。

文書管理システムは、文書を保管する機能だけでなく、作成から廃棄まで文書に関係する一連の業務をすべて管理しているシステムです。そのため、保存や管理機能のほか、セキュリティに関する機能など多機能であるのが特徴です。

一方、ファイルサーバは、個人やグループが持つデータを共有とバックアップのために保存しておく「ストレージ（倉庫）」です。つまり、文書管理システムのようなセキュリティなどの機能がありません。

文書管理システムが注目される背景

従来までの、紙媒体による文書管理において、日本国内をはじめ世界中で電子化の動きが進んでいます。特に、国内では2024年1月1日移行、原則として紙で印刷された帳簿書類の保存は行えず、電子帳簿保存法の要件に則って保存する必要があります。

ハンコ文化が根付いた日本において、この電子化の動きは問題が多く、電子化・ペーパーレス化が進みづらいのが大きな課題となっています。しかし、紙文書のままでは情報資産としての利便性が低く、テレワークなどにも対応ができません。

よって、申請書類における承認フローなどの効率化に向けて、文書管理システムのようなツールの活用が推進されています。また、ツールを導入するだけでなく、費用対効果を向上させる上手な活用方法にも注目することが重要です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

文書管理システムの主な機能

文書管理システムに搭載されている機能は、文書の検索機能だけでなく、セキュリティやワークフローなど多岐にわたります。しかし、機能の内容や種類が製品によって異なるため、事前に必要な機能を確認しておきましょう。

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文書登録機能

文書登録機能とは、文書の属性を設定して、部署や文書の種類ごとに分類して保管する機能です。ファイルを1つの文書としてまとめて登録でき、関連したファイルが違う場所に保管されて探しにくくなる事態を防げます。

また、文書管理システムには、画像データのテキスト部分を文字データに変換できるOCR機能を搭載しているものがあります。この機能があると、元々紙の文書でもパソコンで編集や検索ができるようになるため、とても便利です。

検索機能

検索機能は、登録した文書を探す機能です。文書の内容や登録した際に設定したインデックスを参照して、文書を検索します。なお、検索方法には、全文検索、完全一致検索、あいまい検索、タグ検索などがあります。

これらの検索方法は、サービスによってできるものが異なっています。検索方法が多いほど文書を探す時間が減るため、導入する際はなるべく検索方法が多い製品を選びましょう。

バージョン管理機能

バージョン管理機能は、作成された文書のバージョンを管理する機能です。文書には事情が変わると更新していくものが多いですが、特に紙文書では、どれが最新版なのか分からなくなりやすいです。

その点、バージョン管理機能があると最新版にすぐにアクセスできるため、間違えて旧版を使ってしまうミスを防げます。また、最新版に問題があった場合も、古いバージョンを保管していることにより、過去の文書を探し出すのに便利です。

セキュリティ機能（アクセス権限、ファイル暗号化機能）

セキュリティ機能は、文書への不正アクセスや情報漏洩を防ぐための機能です。文書管理システムでは、文書にアクセスした日時や人物、操作の内容を記録しているため、不正アクセスを監視しやすくなっています。

例えば、個人情報や機密情報が載っている文書の場合、閲覧や編集ができるユーザーを制限、または万が一不正アクセスでデータが漏れても読めない状態にしておくと安心です。

また、コピー・印刷を不可にする機能などが搭載されている製品もあり、社外への不正な持ち出しを防げます。

保管期限・更新日の管理機能

文書の中には、法律で保管期間が定められているものがあります。この保管期限は文書の内容によって異なり、文書が多くなるほど管理が大変です。また、決まった日に更新・提出が必要な文書もあります。

よって、文書管理システムの保管期限や更新日の管理機能を活用することで、期限を過ぎて廃棄対象になった文書があるかもすぐに確認できます。そして、設定された更新日を知らせてくれるため、更新忘れも防げます。

参考：帳簿書類等の保存期間｜国税庁

ワークフロー機能（申請・承認）

文書の作成は、作成後に承認やチェックを受けなければならないことが多いでしょう。しかし、複数の承認やチェックが必要な場合、チェックや承認をすべき人物や事項が途中で分からなくなるといった問題が発生しやすいです。

そこで役立つのが、文書のチェックや承認、稟議などのワークフローを設定できる機能です。このワークフロー機能があると、どこまで承認されたか、誰がチェックすべきかをすぐに確認でき、業務効率化に繋がります。

文書管理システムのメリット

文書管理システムは、膨大な量になる文書を適切かつ効率的に管理できるシステムです。文書管理システムを導入すると、それまで費やしていた多くの時間や手間を削減でき、業務効率化が可能になります。ここでは、文書管理システムのメリットを詳しく解説します。

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検索機能で必要な文書が探しやすい

文書管理機能の主な機能の1つである検索機能を使うと、文書のタイトルやテキストなどから目的の文書を検索することが可能です。

紙文書の場合、管理を徹底していても、目的の文書を探し出すまでに、保管場所へ出向いたり、文書の出し入れやページをめくったりする手間と時間がかかります。しかし、文書管理システムなら、そのような手間をかけず素早く目的の文書を探し出せます。

ペーパーレス化でコストの削減が可能

文書の中には長期間の保管が必要なものがあります。特に、紙の文書では時間が経つほどに膨大な量になり、その保管場所にも悩まされてきました。さらに、文書のインクや紙、場所代や備品費など、保管のためのコストもかかります。

そのため、文書管理システムを使用することで文書をペーパーレス化でき、保管場所の確保や保管費用を心配する必要がなくなります。そして、必要なときのみ印刷するため、紙やインク代も削減が可能です。

また、紙の文書だとどうしても目的の文書を探すのに時間がかかります。しかし、電子化することで検索機能を使ってすぐ見つかり、業務の効率化にも繋がります。

バージョン管理で古版の参照を防げる

紙の文書の場合、更新前の古い文書と最新版とが混在してしまい、誤って更新前の古い文書を参照してしまう問題が起こりやすくなります。その結果、トラブルに繋がりやすく、修正などにも時間を要することで業務の効率性が低下します。

その点、文書管理システムのバージョン管理機能には、新しい順に並び替えたり最新情報にアップデートしたりできる機能があり、最新版に簡単にアクセス可能です。また、バージョンごとに個別で管理しているため、誤って上書きした場合にも即座に元に戻せて安心です。

文書の共有や承認がしやすくなる

文書管理システムでは、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどからも文書を閲覧・編集できる機能を持った製品があります。これにより、所有するどのデバイスでも文書の使用が可能となり、場所を問わずに情報共有が可能で業務効率が向上します。

また、紙の文書では文書のチェックや承認などに時間がかかっていましたが、文書管理システムのワークフロー機能によってスムーズに確認が行え、生産性の向上にも寄与します。

セキュリティを強化できる

紙の文書の場合、膨大な量の文書を一度に全てチェックするのは不可能です。そのため、紛失または無断で持ち出されても、すぐに気づけないリスクがあります。また、重要文書を無資格者が閲覧しても、その閲覧記録がなく、誰がいつ無断で閲覧したのかが分かりません。

しかし、文書管理システムには、不正アクセスを検知するセキュリティ機能も搭載されています。ファイルを暗号化しておけば万一のときも安心であり、閲覧や編集ができるユーザーを制限できることで、より強いセキュリティ対策が可能となります。

テレワークなどに対応できる

近年、テレワークの普及により、自宅などのオフィス以外の場所で仕事をする機会が増えてきました。しかし、仕事に使う文書が社外で見られないために、出社不要な勤務体系でも出社せざるを得ない状況が起きています。

その点、文書管理システムを導入すると、ネットワークさえ繋がっていれば自宅などからすぐに文書が確認でき、時間やコストの削減になります。また、セキュリティ機能も備わっているため、重要文書を閲覧したいときにも安心です。

文書管理システムのデメリット

文書管理システムには多くのメリットがありますが、デメリットが発生する可能性もあるため、導入前にはしっかりと認識しておく必要があります。ここでは、文書管理システムのデメリットをいくつか解説します。

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導入・運用にコストがかかる

文書管理システムを導入する場合、初期費用などのコストがかかります。さらに、導入後もランニングコストなどの運用コストがかかります。また、従業員がシステムを使いこなせるよう、機能や業務における使用方法の教育にかかるコストも必要です。

その中でも、導入にかかる費用は、システムの提供方式によって異なっています。例えば、自社でサーバを用意するオンプレミス型は導入費用が高額になりやすく、数百万円掛かることがほとんどです。

一方、クラウドを活用するクラウド型は初期費用こそ少ないですが、定額料金などのランニングコストがかかるのが特徴です。

スキャニングや移行に時間を要する

文書管理システムを導入するには、文書すべてを電子化する必要があります。電子化する際には、スキャナーなどスキャン機器を使った「スキャニング」が多く使われますが、スキャニングには多くの手間と時間がかかります。

例えば、紙の文書の場合、スキャンできるように1枚ずつファイルから取り外さなければなりません。また、ファイリングが間違っている場合は、並べ直しなどにさらなる時間を要します。

さらに、スキャン後も、文書の分類や登録、権限設定などの作業が必要です。しかし、文書のスキャニングや登録などはアウトソーシング化できます。そのため、なるべく効率的にシステムへの移行を行いたい場合、アウトソーシングの利用も考えてみましょう。

適切な使用ルールの周知と徹底が必要

文書管理システムは、導入すれば終わりというわけではありません。効果的に運用するためには、閲覧や編集などに関するルールの策定、従業員へ周知の徹底および教育が必要です。

しかし、策定したルールが複雑で分かりにくいと、従業員にとってシステムが使いにくくなり、使用を敬遠してしまう恐れがあります。そのため、導入前から明確なルールを決める必要があります。

また、最初に決めたルールに問題点が見つかる場合があり、法改正や新機能の追加に合わせて、導入後も定期的にルールを見直す必要があります。よって、システムが古くなって形骸化しないよう、こまめに管理しながら運用しましょう。

文書管理システムを選ぶ際の比較ポイント

文書管理システムを活用するには、適切な製品を選ぶのが重要です。合わない文書管理システムを導入すると、活用できずに費やしたコストが無駄になることにも繋がるため、いくつかの比較ポイントを確認しておきましょう。

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導入目的が明確になっているか

文書管理システムを導入したいと思う理由は、企業によって異なっています。よって、まずはどの文書をどのような目的で管理したいのか、管理すべき対象の文書を整理しておく必要があります。

そして、対象とする文書の種類が決まったら、現時点での文書管理の問題を検討します。その際、問題点は部署によって違うため、各部署の意見をもとに検討し、社内で意思が共有されるようにしましょう。

目的を明確化して必要な機能を考えることで、自社に合った文書管理システムを選択できるようになります。

必要な機能が備わっているか

文書管理システムを導入する目的を明確化したら、その目的に必要な機能を検討しましょう。例えば、文書を探す手間を省きたいなら、検索機能が充実したものを選ぶと便利です。

そして、生産管理システムなどの別システムと文書管理システムを連携できると、さらに業務効率化に貢献します。特に、すでに利用している他のシステムがあるなら、導入したいサービスとの連携を確認しましょう。

また、文書は種類に応じて法律で保管期間を定めているため、法令や制度に適切に対応しているかも重要です。最近では、電子帳簿保存法改正により、電子取引での文書は電子化した状態で保存のみが有効であると定められました。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

セキュリティ対策は万全か

情報漏洩や紛失は企業にとって信用をなくす一大事ですが、その原因となるサイバー攻撃などは日々増加するばかりです。また、文書を電子化すると、紙媒体と比べて外からの攻撃だけでなく、内部からの不正な持ち出しも行いやすくなるため、厳重な対策が必要です。

文書管理システムには、文書へのアクセス制限や暗号化による情報漏洩防止のほか、ログ管理、印刷やダウンロードを禁止するなど、多くのセキュリティ機能が搭載されています。

そういったシステムの中でも、文書やユーザーごとに細かく設定できるものが、高度なセキュリティ対策にはおすすめです。

価格はどうか

文書管理システムの価格は、製品によって大きく異なります。基本的に機能が多いほど高額になるため、必要な機能に優先順位をつけておきましょう。また、サーバ容量やユーザー数によっても価格が変わるため、将来の状況も考えて選択する必要があります。

その他にも、提供方式によっても価格が大幅に変わります。特に、オンプレミス型は初期費用が高額であることから、大企業を中心に導入されています。対して、クラウド型は初期費用が少ないため、導入のハードルは低くなります。

なお、文書管理システムには無料のOSS（オープンソースソフトウェア）もありますが、機能が制限されたり運用に専門スキルが必要だったりします。そのため、企業の場合は有料版を選択するのがおすすめです。

オンプレミス版かクラウド版か

文書管理システムの提供方式には、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれメリットとデメリットがあるため、自社の状況や予算などを考慮して提供方式を選びましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社で用意したサーバーにソフトウェアをインストールして運用する方式です。運用開始前に自社サーバーの用意が必要なため、多額の初期費用がかかるほか、サーバーの管理やメンテナンスの費用もかかり、膨大なコストが発生します。

しかし、自社でサーバーを所有していることから、高いセキュリティを維持できるという長所があります。これらのことから、予算に比較的余裕があり、セキュリティを重要視したい企業に向いています。

メリット	デメリット
サーバを所有するためセキュリティリスクが低い	初期費用や運用コストが高い
自社に合った仕様にカスタマイズしやすい	サーバの運用管理やメンテナンスが必要

クラウド型

クラウド型は、サービス提供企業のサーバー上で管理システムを使用する方式です。自社でサーバーを用意する必要がなく、導入後もサーバーの維持管理が不要です。そのため、オンプレミス型と比べて導入コストが低いのがメリットです。

また、インターネット環境があれば社外からでも接続できるため、テレワークや出張中でも使えて便利です。一方、外部サーバにインターネットで接続して使用するため、サーバを所有するオンプレミス型よりセキュリティ性が低いのが短所です。

メリット	デメリット
初期費用が低い	外部サーバ使用のためセキュリティに不安
社外からのアクセスが可能	運用コストがかかる
バージョンアップがしやすい

マルチデバイスに対応しているか

文書管理システムの中でも、特にクラウド版を採用する場合、マルチデバイスに対応しているかも確認しておきましょう。テレワークや出張などでの使用を想定して導入する場合、パソコンでしか利用できないと非常に不都合です。

そのため、出張や営業などの外出が多いなら、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末から閲覧・編集・承認・決裁ができる製品を選ぶと便利です。これにより、出先からでも即座に文書を確認できるため、時間短縮を行えることで業務効率が向上します。

まとめ

文書管理システムは、電子化した文書を作成から廃棄まで一括して管理できるシステムです。近年では、電子帳簿保存法などの法改正で文書を電子化して保管することが必要となり、自治体や中小企業でも導入が進められています。

文書管理システムには、保管された文書を探す検索機能だけでなく、承認や決裁が必要な文書をすぐに把握できるワークフロー機能などの便利な機能があります。また、不正アクセスや情報漏洩など、セキュリティ対策も充実しています。

文書管理システムを選ぶ際は、まず導入目的を明確にし、それを叶える機能が備わっているかをチェックしましょう。そして、提供方式の違いや機能の数によっても価格が大幅に変わるため、目的に優先順位をつけて予算に合ったシステムを選ぶことをおすすめします。