グループウェアとは？機能やメリット・デメリットをわかりやすく解説

グループウェアとは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションに活用できるソフトウェアです。業務効率化やテレワークでのコミュニケーション不足解消にも繋がります。本記事では、グループウェアの機能やメリット、選び方などを解説しています。

目次

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1. グループウェアとは
2. グループウェアには2つのタイプがある
3. グループウェアの主な機能一覧
4. グループウェアのメリット
5. グループウェアのデメリット
6. グループウェアの比較ポイント
7. まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内のコミュニケーションや、情報共有を円滑にするためのソフトのことです。スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有など情報共有する機能と、チャット機能やビデオ通話、Web会議などのコミュニケーション機能が備えられています。

グループウェアの必要性

グループウェアを導入することで、会議やイベントのスケジュール管理、それに伴うメール送信やデータ共有など、本来異なるソフトウェアで行っていた業務がひとつに集約されます。

例えばタスク管理機能では、各メンバーの担当タスクや進捗状況を把握しやすくなります。重要な情報やタスクの把握が容易になり、円滑な業務管理が実現できます。

また、チャットツールやビデオ通話、Web会議などのコミュニケーション機能により、メンバー同士が簡単に連絡を取り合い、プロジェクトやタスクの進捗状況や情報をスムーズに共有できます。コミュニケーションの円滑化を図り、チーム協力も促進します。

ERP・CRM・UCとの違い

グループウェアとよく似たシステムとして、ERP・CRM・UCがあります。それぞれの特徴に加えて、グループウェアとの違いを簡単に説明します。

ERPとの違い

ERP（Enterprise Resource Planning）は、会計、人事、製造、調達、販売といった企業の基幹となる部門や機能を統合し、リアルタイムでデータを共有することで、情報の一元管理や業務プロセスの最適化を支援する情報システムやソフトウェアです。

グループウェアは、企業内のコミュニケーション円滑化により業務の効率化を目指すシステムです。一方、ERPは基幹業務の統合による経営の効率化に焦点を当てています。

CRMとの違い

CRM（Customer Relationship Management）は、一般的に「顧客関係管理」や「顧客関係性マネジメント」と呼ばれています。顧客に関する情報を一元管理したうえで、営業、マーケティング、カスタマーサポートなどの業務改善に活用し、顧客や企業の利益を向上させるのが狙いです。

グループウェアは企業内のコミュニケーション円滑化が主な目的ですが、CRMは顧客との良好な関係性を長期的に築くために用いられます。

UCとの違い

UC（Unified Communications）は、例えば電話、メール、チャット、ビデオ会議などさまざまなコミュニケーション手段を、一元的に統合するためのテクノロジーやプラットフォームを指します。

グループウェアが、コミュニケーションの円滑化による業務効率化が狙いであるのに対して、UCは連絡手段の統合により業務の効率化を図るという違いがあります。

グループウェアには2つのタイプがある

グループウェアの導入形態には、主に、オンプレミス型とクラウド型の2つのタイプがあります。オンプレミス型は、組織内のサーバーにソフトウェアをインストールし、内部ネットワーク上で運用する形態です。

クラウド型は、インターネットを介してサービスプロバイダーが、サーバー上でグループウェアを運用する形態です。最近では、導入コストやメンテナンスの点から、クラウド型のグループウェアが主流になりつつあります。

組織のニーズや予算、セキュリティ要件などを考慮し、適切な導入形態を選択することが重要です。

オンプレミス型

オンプレミス型のグループウェアは、自社内でサーバーを調達・構築し、内部ネットワーク上で運用する形態です。

オンプレミス型のグループウェアは、カスタマイズ性が高く、情報漏洩のリスクを低減できるというメリットがあります。オーダーメイドのシステムのため、自社のニーズに合わせたカスタマイズができ、内部ネットワーク上で運用するので、情報漏洩のリスクが低いです。

一方、デメリットとして、オーダーメイドのシステムのため導入コストが、高くなる傾向にあります。また、自社でサーバーを調達、運用する必要があり、サーバーの管理やメンテナンス、アップグレードなど、運用にかかる作業負担が組織内で大きくなりやすいです。

クラウド型

クラウド型のグループウェアは、インターネット経由で提供されるサービスであり、オンプレミス型と異なり、企業が自社のサーバーやインフラを所有・管理する必要がありません。

クラウド型のグループウェアは、自社インフラへの投資がないため、導入コストが少なく、社内で運用管理の必要もなく、提供側が行ってくれます。また、インターネット環境があればどこでも利用ができ、場所を問わず柔軟に利用できます。

一方で、既存のシステムのソフトウェアを利用するため、オーダーメイドのオンプレミス型と異なり、カスタマイズに制限があります。また、クラウド上での運用管理となるので、一定のセキュリティーリスクを伴います。

グループウェアの主な機能一覧

グループウェアの機能は、製品によって機能の種類や範囲、使いやすさが異なるため、企業やチームのニーズに合ったグループウェアを、選ぶことが重要です。ここでは、グループウェアの主な機能を解説します。

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ファイル管理・共有

グループウェアのファイル管理・共有機能では、複数のメンバーがアクセスできる共有フォルダを設定でき、ファイルの一元管理が可能です。また、フォルダやファイルごとにアクセス権限を設定し、メンバーごとに適切なアクセスを、与えることができます。

ファイル管理・共有機能を利用することで、メンバー間でのファイル共有や情報共有が、スムーズになります。情報共有がスムーズになると、協力作業が容易になり、チームの生産性向上が期待できます。

ワークフロー

ワークフロー機能は、稟議書や見積依頼書、経費精算書といった申請業務を、電子化・システム化したものです。ワークフロー機能を利用することで、申請プロセスが明確になり、申請、承認、決裁の進捗状況の確認が可能になります。

ワークフロー機能の利用によって、申請業務が効率的に運用できます。電子化・システム化により、煩雑な申請業務がなくなり、人的ミスも回避できます。また、決裁時間を短縮でき、意思決定のスピードの向上も期待できます。

設備予約

グループウェアの設備予約機能は、社内の会議室や共有施設、プロジェクターなどの機材の予約状況を一元管理できる機能です。予約状況はリアルタイムに表示され、利用者は、予約可能な設備の時間帯や利用可能な機材を確認し、予約申請ができます。

これにより、設備、機材のダブルブッキングや予約ミスを防ぎ、共有施設、機材がスムーズに利用できます。設備予約機能はスムーズな会議やイベントの運営を支援し、時間の節約やスケジュール管理の効率化を、図ることができます。

スケジュール管理

グループウェアのスケジュール管理機能は、個人やチームのスケジュールを、一元管理するための機能です。個人やチームのスケジュールを共有し、把握することができます。また、会議などのスケジュールを作成し、メンバーへの通知や招待を行うこともできます。

スケジュールはカレンダー形式で表示され、スケジュールの重複を避けることができます。これにより、メンバー間の予定調整が容易になり、効率的な時間管理が可能となります。

ToDo管理

グループウェアのToDo管理機能は、個人やチームのタスクやToDoリストを、管理するための機能です。利用者はタスクを作成し、期限や優先度、担当者などの情報を設定することができます。タスクの進捗状況や完了状況も確認できます。

ToDoリストは期限が近づいたり、担当者からのコメントがあったりすると通知が届きます。これにより、タスクの把握や優先順位の設定が容易になり、作業の効率化や期日の遅れを、防ぐことができます。

チャット機能

グループウェアのチャット管理機能は、コミュニケーションツールの一つで、チームや特定のグループでチャットを利用できます。チームやプロジェクトごとに複数チャットルームを作成でき、画像やファイルの添付、絵文字やスタンプの使用できるソフトもあります。

チームやプロジェクトごとに、複数チャットルームを作成できるので管理しやすく、メールのように件名や署名が不要なため、気軽に使用できます。チャット管理機能を利用すると、コミュニケーションが円滑になり、業務効率の向上を図れます。

掲示板・回覧板

グループウェアの掲示板・回覧板機能は、情報の発信や共有を効果的に行うための機能です。社内ニュースや人事情報など、全社員に向けた広報や速報性のある情報の管理・共有に適しています。

掲示板・回覧板機能は、トップ画面など、アクセスしやすい設定となっているので、情報の見落としや漏れを防ぎ、情報共有や意見交換などが円滑に行えます。

グループウェアのメリット

グループウェアを導入するメリットは多くありますが、ここでは、5つのメリットを解説します。グループウェアは、組織内のコミュニケーションや、情報共有を円滑化する優れたソフトです。自社のニーズや改善点と5つのメリットを比較してみましょう。

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情報共有を素早く行える

グループウェアの導入により、会議の資料や、従業員の予定などの情報を、一斉に素早く共有することが可能です。メンバーはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットを使ってリアルタイムで情報を確認できるため、いつでもどこでも必要な情報に、アクセスできます。

また、通常業務においても、プロジェクト管理機能により、メンバーのプロジェクト期限や業務進捗の状況を確認できます。業務の情報共有が円滑になり、会議や業務の調整がスムーズに行えるため、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。

作業効率化

ワークフロー機能を利用すると、各種申請の回付が可視化できます。申請・承認・決裁の進捗状況が確認できるので、どの段階で誰が承認待ちなのかが一目で分かります。また、社外からの決裁もグループウェア上で行えるため、場所や時間に制約されずに対応できます。

これにより、迅速な決裁が可能となり、業務の滞りや待ち時間を減らすことができます。全体の業務が効率的になり、組織全体の業務効率化や、意思決定のスピードの向上にも繋がります。

ペーパーレス化を推進できる

グループウェアの導入により、書類や資料の管理を電子化することで、ペーパーレス化を推進できます。それにより、書類の保管スペースを削減でき、また、紙で行なっていたアンケートをWeb上で行うなどをすれば、紙・印刷代のコスト削減に繋がります。

紙ベースのファイリングの管理・保存に比べて、デジタルな環境では、大量の書類を効率的に管理・保存でき、また必要書類を簡単に検索できます。

テレワーク環境の整備に効果的

クラウド型のグループウェアの場合、インターネット環境があれば、どこからでもアクセス可能です。これにより、テレワークやリモートワークを実施する際に、効果的な環境整備が整っています。

タスク管理、ファイル共有など情報共有機能に加え、チャットやWeb会議などのコミュニケーション機能も充実しています。そのため、従来のオフィスだけでなく、自宅や外出先からもグループウェアにアクセスし、業務の進捗管理や情報共有が円滑に行えます。

従業員同士のコミュニケーションが活発になる

グループウェアの導入により、チャット機能を活用することで、メンバー同士のコミュニケーション不足を解消するメリットがあります。電話やメールでは、ある程度手間がかかりますが、チャットは気軽に利用でき、複数人で利用することも可能です。

チャット機能を利用することで、従業員同士のちょっとした雑談やアイデアの共有を、気軽に行うことができ、テレワークによるコミュニケーション不足の解消にも、効果的です。また、リアルタイムに連絡ができるため、迅速な意思決定や連絡事項の共有も、スムーズに行えます。

グループウェアのデメリット

以上のように、グループウェアの5つのメリットを紹介しましたが、導入するにあたっていくつかのデメリットも発生します。ここでは、グループウェアを導入する上での3つのデメリットを紹介します。

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導入コストがかかる

グループウェアの一部は、無料で使えるツールもありますが、その場合は、機能や利用人数に制限があるケースが多いです。また、無料版では、サポート体制やセキュリティ対策が限定されていることもあります。

一方、充実したサービスや機能を提供するグループウェアを導入するには、一定のコストがかかることがあります。自社のニーズやコスト面を明確にして、複数のグループウェアを比較検討することをおすすめします。

従業員に周知させる必要がある

グループウェアを導入した後は、運用マニュアルの作成や配布、従業員への研修などを行う必要があります。これには、時間と労力がかかるデメリットがあります。運用マニュアルの作成には、システムの機能や操作方法、ルールやガイドラインの整理が必要です。

グループウェアは、多機能であるため、使いこなすには、従業員の理解と十分なサポートが必要となります。効果的なグループウェアの活用をするためにも、導入後は、的確なマネージメントを行いましょう。

部門を超えたコミュニケーションが難しい

グループウェアのチャット作成では、管理者の許可が必要な場合が多いです。これにより、部門や役職を超えたコミュニケーションが制約されるデメリットがあります。特定のチームでのコミュニケーションが主となり、他の部門とのやり取りが制限されることがあります。

セキュリティや情報管理の観点から、適切な制限設定も重要となります。自社のニーズやセキュリティ要件を考慮し、適切なチャット作成を行いましょう。

グループウェアの比較ポイント

グループウェアにもさまざまな種類があり、どのソフトを選択すればよいか、迷うこともあると思います。ここでは、グループウェアの選び方について解説します。グループウェアを選ぶ際には、以下の7つのポイントを確認して、自社のニーズと比較しましょう。

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導入目的を明確にしておく

グループウェアを選ぶ際には、自社のニーズを明確にし、各ソフトを比較することが重要です。自社の課題や目標から、導入目的を明確化することで、社内での浸透がしやすくなります。導入目的を具体化すると、従業員も導入の意義を理解しやすくなります。

また、既存のシステムとの重複を避けるために、現状のシステム環境を把握し、必要な機能や連携ができるかを、確認することも重要です。さらに、自社の環境や業務に合わせて、機能の過不足がない適切なツールやプランを選ぶことも大切です。

導入形態を確認

グループウェアの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型では、セキュリティやカスタマイズ性が重要な場合や、組織内でのデータ管理を厳密に行いたい場合に適しています。

一方、クラウド型は、柔軟性やコスト効率を重視し、テレワークや多拠点展開を行う場合に有効です。オンプレミス型・クラウド型のどちらの導入形態にもメリット・デメリットがありますので、自社のニーズに合わせて導入形態を選択しましょう。

コストを確認

グループウェアの導入においては、オンラインストレージの容量や利用人数、オプション、機能によって料金が変わります。オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保管することで、その容量が大きいほど料金も高くなる傾向があります。

また、利用人数やオプション、機能の豊富さも料金に影響します。ユーザー数が多い場合や、追加のオプションや高度な機能を利用したい場合は、料金が高くなる可能性があります。

さらに、導入形態によってもコストが変わることもあります。オンプレミス型では、自社運用でき、カスタマイズできる一方、導入コストが高いです。クラウド型は、初期投資が少なく、月額の料金システムであることが多いです。

オンラインストレージの容量や利用人数、オプション、機能など自社のニーズと予算やリソース状況を照らし合わせて、料金プランや導入形態を選択することが大切です。

他システムと連携できるか

グループウェアは、多機能ではありますが、それだけでは全ての業務ニーズを満たすことは難しいです。そのため、既存のシステムとの連携が重要です。既存のシステムとの連携により、さらに利便性が上がり、業務の効率化が図れます。

グループウェア導入の前に、既存のシステムとの連携が可能かまた、システム移行する際のサポート体制はあるかなども、確認しておきましょう。

従業員が使いやすいか

グループウェアの導入にあたり、使い勝手の良さは重要な要素です。操作が複雑だと、研修を行っても社内に浸透しづらくなります。そのため、情報共有の仕方やチャット機能の使いやすさなど、使いやすさを確認することが重要です。

また、モバイル対応も考慮すべき点です。スマートフォンやタブレットからも利用できれば、いつでもどこでも業務にアクセスできます。グループウェアを導入する前に、無料トライアル期間のある製品もあるので、活用することをおすすめします。

サポート体制・セキュリティ対策を確認

グループウェア導入時には、サポート体制とセキュリティ対策も重要です。トラブルや疑問点が生じた場合、どれくらいのサポートを受けられるかまた、受付や対応時間も確認しておきましょう。

グループウェアは、従業員の個人情報や企業の機密情報を管理する場合もありますので、セキュリティ対策も重要な点です。特にクラウド型のグループウェアは、オンライン上での管理共有となるので、適切なセキュリティ対策が備わっているかを、確認しておきましょう。

海外製or日本製かで選ぶ

グループウェアは、海外製品と日本製品から選ぶこともできます。簡単に分類すると以下のような特徴があります。

1. 海外製：カスタマイズをしながら汎用性を高められる仕様
2. 日本製：カスタマイズ性は低いが初期搭載機能が多い、日本独自のビジネス習慣にも対応

Google Workspace・Microsoft 365などの海外製グループウェアは、汎用性の高い基本機能に追加拡張を行うことで、さまざまな場面で利用できるのが特徴です。

一方で日本製のグループウェアは初期搭載機能が多く、カスタマイズ性はあまり高いとはいえません。ですが、日本独自の稟議書やワークフローにも対応しており、カスタマイズの手間が省けるという見方もできます。

費用に関しては大して差がないため、自社との親和性が高いものを選ぶことで導入後の乖離も発生しづらいでしょう。

まとめ

グループウェアの導入は、異なる業務を一つのソフトウェアに集約することができます。情報共有がスピーディーにでき、従業員同士のコミュニケーション円滑化や、テレワーク環境の整備にも効果的です。一方デメリットとして、導入コストや従業員への周知などの負担があります。

グループウェアを選ぶ際には、導入目的を明確にし、また、オンラインストレージの容量や利用人数、オプション、機能によって料金が変わる傾向があるので、自社のニーズを細部まで確認しておくことが重要です。

グループウェアの比較するポイントを参考にして、より自社のニーズにあったグループウェアを選択し、業務の効率化や生産性の向上につながる環境整備を行いましょう。