給与明細電子化とは？機能やメリット・デメリット、進め方を解説

給与明細電子化とは、給与明細を紙ではなく電子で従業員に交付することです。紙代・印刷代などのコストを削減し、従業員が確認しやすく紛失のリスクを軽減できます。本記事では、給与明細電子化の機能やメリット・デメリット、システムの選び方、導入手順などを解説します。

目次

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1. 給与明細電子化とは
2. 給与明細電子化システムの機能
3. 給与明細電子化のメリット
4. 給与明細電子化のデメリット
5. 給与明細電子化システムの選び方
6. 給与明細電子化の進め方
7. まとめ

給与明細電子化とは

給与明細電子化とは、今まで紙で交付していた給与明細を電子化し、メールやクラウドサービスなどを使って配布することです。近年では、クレジットカードの明細や公共料金の通知書も電子化されており、給与明細に関しても電子化する企業が増えています。

給与明細電子化は、ペーパーレス化によって紙や印刷代などのコストを削減し、経理担当者の負担を軽減できるのがメリットです。

給与明細電子交付の方法には、「電子メールを利用する方法」「社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する方法」「CD等の媒体に記録して交付する方法」の3種類があります。本記事では、クラウド型の給与明細電子化サービスを前提に解説します。

参考：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A｜国税庁

給与明細を電子化する目的

給与明細電子化には、コスト削減や人為的ミスの防止など、さまざまな目的があります。電子化の目的を把握し、より効果的な導入を目指しましょう。

ペーパーレス化でコスト削減・人為的ミス防止

給与明細電子化には、ペーパーレス化によってコストの削減や人為的ミスを防止する目的があります。これまでは、一つひとつを紙に印刷していたため、印刷代や紙代などの経費がかかっていましたが、給与明細電子化を導入することで発生するコストを削減できます。

また、紙の給与明細は印刷・封入などの事務作業に時間がかかります。しかし、給与明細を電子化すれば作業の時間を大きく減らすことも可能です。誤って別の人の給与明細を封入してしまうなど、人為的なミスも減らせるようになり、低コストで正確な作業が行えます。

給与明細をメールやアプリで配信・確認できる

給与明細電子化を行うと、給与明細をメールやアプリなどで配信・確認可能です。一人ひとりに手渡す必要がなく、紛失や渡し間違いなどのミスも減らせます。また、いつでもどこでも給与明細を確認できるなど、従業員側にも大きなメリットがあります。

紙の給与明細の場合には、社内などで受け取るまで詳細を確認できませんが、電子化を行ってメールやアプリで配信すれば、出先や出張中などでも自由に確認可能です。受け取った後に紛失し、情報漏洩するなどのリスクもなくなるため、安全に給与明細を管理できます。

勤怠管理システムとの連携による業務の効率化

毎月の従業員の給与や賞与にかかる計算は、勤怠管理システムとの連携によって大幅に効率化できます。そのため、自社ですでに使用している勤怠管理システムと連携できると、給与明細の電子化と合わせて給与・賞与の計算が楽に行えるようになります。

人の目による勤怠時間からの給与計算、手入力による勤怠管理・給与計算はヒューマンエラーが発生しやすいため、給与計算の電子化が推奨されます。

給与明細電子化システムの機能

給与明細電子化を行う場合には、システムの導入を検討しましょう。給与明細電子化システムには、給与明細の自動配信や給与データの取り込み、給与明細の作成など多くの機能があります。

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機能	主な内容
給与明細の自動配信	メールやWebシステム上などで給与明細を自動配信して共有する
給与データ取り込み	CSVファイルなどで取り込んだ給与に関する情報を反映させる
給与明細の作成	各企業のフォーマットやルールにあわせて給与明細を作成する
給与明細の配布手段の設定	給与明細をメール・PDFで各従業員に配信する
過去データの閲覧	過去の給与明細などが確認できる

給与明細の自動配信

給与明細の自動配信では、メールやWebシステム上など、各システムが用意している機能で給与明細を従業員に自動配信します。あらかじめ配信日時を予約しておくと、決められた日時に給与明細を各従業員に配信可能です。

自動で配信してくれるため、一人ひとりに給与明細を配布する必要がありません。また、配信されたことを知らせるWeb通知機能など、より便利な機能が備わったシステムもあります。自動配信機能を使えば、給与明細の電子化によって事務的な作業を減らせるでしょう。

給与データ取り込み

給与データの取り込みでは、CSVファイルなどで取り込んだ給与に関する情報をシステム上に反映させることができます。過去のデータや別の場所で管理しているデータがある場合でも、取り込み機能があればシステム上で一括管理できて便利です。

また、給与計算・労務管理・勤怠管理などのデータを一緒に管理できるようになっており、取り込みが不要なシステムもあります。よって、従来までの給与明細のデータ管理と合わせて、使いやすいシステムの導入がおすすめです。

給与明細の作成

給与明細の作成では、給与明細自体の作成が行えます。給与データの取り込みなどで得たデータをもとに、各企業のフォーマットに合わせた給与明細の作成が可能です。中には、細かなルールが設定できるシステムもあります。

特に、テンプレートやフォーマットが多数用意されているシステムは、雇用形態が多岐にわたる企業におすすめです。その他、シンプルな作りで簡単に操作できるシステムもあるため、各企業の雇用形態や作成したい給与明細の内容に適したシステム選びが推奨されます。

給与明細の配布手段の設定

給与明細を作成したら、どのような形で従業員に給与明細を渡すのかを設定します。主な方法としては、メールにテキストとして表示する形や、個々がPDFで確認・印刷できるように設定する方法が挙げられます。

配布手段の選択においては、オフィスで作業することが多いのか、テレワークに対応したいのかなどに合わせて柔軟に対応可能です。また、給与計算システムなど外部システムとの連携によって、CSV出力を行いながらさまざまな項目を選択できる場合もあります。

過去データの閲覧

過去データの閲覧では、過去の給与明細や給与に関するデータを確認できます。給与明細を作成する際、過去のデータを確認したいと考えることもあるでしょう。その場合には、過去データの閲覧機能が搭載されたシステムを選ぶと便利です。

閲覧機能があると、企業側だけでなく、従業員側もシステムにログインするだけで簡単に過去のデータを閲覧できます。遡って閲覧できる期間はシステムによって異なり、中には無制限で閲覧可能なものもあります。

給与明細電子化のメリット

給与明細電子化には、コストの削減や人為的ミスの削減、作業の効率化など多くのメリットがあります。また、企業側だけでなく従業員にもメリットがあり、管理する数が多いほど導入の価値が高いといえます。以下で、給与明細電子化のメリットを解説します。

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管理者	従業員
コスト削減	過去の明細確認・紛失防止
人為的ミス削減・業務効率化	時間・場所を問わず給与明細を確認できる
個人情報漏洩防止

【管理者】コスト削減

管理者側にとってのメリットとして、コストの削減が挙げられます。紙で給与明細を作成する場合、紙代・封筒代・印刷代など多くの経費がかかりますが、電子化すれば細かな経費を効率よく削減できます。

また、封入作業などにかかっていた人的コストも削減できるため、経費の削減が見込めます。したがって、給与支払日前は担当者が残業しがちだった企業でも、電子化を取り入れることで封入などの事務作業を減らし、残業代の削減にも寄与します。

【管理者】人為的ミス削減・業務効率化

給与明細電子化はクラウド上やWeb上で配信するため、配布先を間違えたり、封入する際に誤った人の明細を入れてしまったりといった人為的ミスを防止できます。また、手作業が減ることにより、担当者の負担を軽減できるのもメリットです。

なお、従業員はシステムにログインするだけで過去の明細を随時確認できるため、紛失した際の再発行にかかる問い合わせ・対応業務なども削減できます。

【管理者】セキュリティリスク軽減

給与明細を紙媒体で管理する場合は、紛失や誤配送などセキュリティ面で不安な部分があるでしょう。例えば、従業員が不在の際にデスクへ給与明細を置いたり、責任者に預けたりした場合には、盗難や情報漏洩のリスクが懸念されます。

しかし、給与明細電子化を取り入れることで、さまざまなセキュリティ面でのリスクが軽減されます。さらに、明細閲覧時に必要なIDやパスワードが発行できるサービスを併用すると、より強固なセキュリティ対策になります。

【従業員】過去の明細確認・紛失防止

従業員側のメリットとしては、過去の明細を確認できる点が挙げられます。会社外や自宅にいても、好きなタイミングで過去の明細を確認できるため、紛失によるリスクや再発行の手間を軽減できるでしょう。

紙の給与明細の場合、過去のものをどこに保管しているか忘れたり紛失したりするリスクがあります。しかし、給与管理システムの場合には、クラウドやWeb上で給与明細を管理できるため紛失の心配がありません。

そして、税金関係の手続きにおいて過去の給与明細を確認したい場合には、システムにログインするだけで簡単に閲覧できます。

【従業員】時間・場所を問わず給与明細を確認できる

時間・場所を問わずに給与明細を確認できる点も、従業員側のメリットとして挙げられます。中でも、スマートフォンやタブレットに対応しているシステムを導入すれば、外出先やパソコンのない環境でも自由に閲覧可能です。

給与明細が配布される日に会社を休んでいたり、出張など社外に出ていたりする場合も、好きなタイミングで給与明細を確認できます。また、企業側も出勤の有無に関わらず明細を送信することができるため、渡し忘れの防止にも貢献します。

給与明細電子化のデメリット

給与明細電子化には、コストの削減や紛失防止など多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットも存在します。ここでは、メリットと合わせて理解しておくべき5つのデメリットを解説します。

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システムの導入・運用にコストがかかる

給与明細電子化のメリットとして、コストの削減が挙げられると解説しましたが、システムの導入時や運用時には一定のコストがかかります。給与明細電子化システムは、ユーザー数に応じて課金するタイプが多く、従業員規模が大きい企業ほどコストが高い傾向です。

よって、導入にかかるコスト・削減可能なコストを比較しながらシステムを選ぶ必要があります。初期費用から運用コストまでをしっかりと確認し、給与明細電子化システムの導入によって削減できるコストも加味しながら、費用対効果を考えつつ導入を検討しましょう。

セキュリティ対策を行わなければならない

給与明細電子化システムを使うと、紛失や盗難のリスクを削減できるといったセキュリティ対策ができる一方で、情報漏洩のリスクもあります。

給与明細電子化では、インターネットを介して給与明細を配信するケースが多いため、少なからずハッキングやウイルスなどによる情報漏洩の可能性があるでしょう。そのため、社内のセキュリティ対策を定期的に見直しながら、万全な状態を保つ必要があります。

なお、システム自体でセキュリティ対策が施されているものがほとんどですが、社内のセキュリティ対策も整備しておくのがおすすめです。給与明細には個人情報も記載されているため、情報漏洩が発生しないよう十分に気を付けましょう。

従業員からの同意を得られない場合がある

給与明細電子化システムの導入については、従業員から反対の声が出る可能性があります。同意が得られない場合にはシステムの導入ができず、給与明細の電子化は不可能です。従業員全体の同意・理解を得るためには、導入の理由や目的などを事前に説明しましょう。

その際、過去データの閲覧や紛失防止など、従業員側が得られるメリットを中心に説明すると理解を得やすくなります。あくまでも強制するのではなく、従業員一人ひとりの要望を正確に聞き出し、可能な限り反映させられるようにするのがポイントです。

既存のシステムと連携できない場合がある

給与明細電子化システムは、給与計算システムと連携できない可能性があります。すでに自社で使っている給与計算システムと連携できない場合、手作業でデータを加工しなければならず、余計な時間や手間がかかってしまうでしょう。

また、読み込み機能がついているシステムでも、相性が悪いとエラーが発生したり、ミスが起こりやすくなったりする原因となります。なお、給与計算システムが一体となった給与明細電子化システムもあるため、スムーズに導入したい場合の選択における候補の1つです。

紙で欲しい場合には印刷しなければならない

給与明細電子化システムを使うと、紙媒体での配布が必要なくなり、電子データで給与明細を送信できるのがメリットです。しかし、従業員から紙で給与明細が欲しいといった声が上る場合もあるため、その際は対応しなければなりません。

紙で欲しいと言われた場合にスムーズな対応ができるよう、印刷可能なサービスであるかどうかも確認しておきましょう。電子データを簡単な操作で印刷できるサービスであると、時間と手間をかけずに素早く紙媒体にして渡すことができます。

給与明細電子化システムの選び方

給与明細電子化システムを導入する際は、コストや対応デバイスなどを確認し、自社に合うシステムを選ぶ必要があります。ここでは、選ぶ際に注目したい7つのポイントを解説します。

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専用型か一体型かを確認する

まずは、給与明細の電子化を専用型にするか一体型にするかを検討しましょう。給与明細の電子化システムには、給与明細を電子化して従業員に交付する専用型と、労務管理や給与計算ソフトと一体化された一体型があるため、自社に合うものを選ぶ必要があります。

専用型のシステムは給与ソフトの情報をCSVで取り込み、電子データで発行・配信する作業に特化したタイプです。API連携により、取り込みの自動化が可能なシステムもあります。給与計算ソフトをすでに使用していて、明細だけを電子化したい企業におすすめです。

一方、一体型のタイプは労務管理や給与計算ソフトも一緒に使用できるため、連携がしにくいなどのトラブルが起きません。給与明細だけでなく、さまざまな手続きや書類をデータで管理して効率化させたい場合や、給与計算ソフトを使用していない企業におすすめです。

費用対効果が得られるかを計算

給与明細電子化システムは初期費用や月額料金がかかり、発行する給与明細の数に応じて課金するタイプが多いのが特徴です。そのため、従業員数などを考慮し、発生するコストを事前に確認して費用対効果が得られるかを計算するのがおすすめです。

コスト削減のために給与明細電子化システムを導入しても、導入・運用コストの負担が大きくなるとメリットが薄れてしまいます。選ぶシステムによって機能性や費用が異なるため、自社に必要な機能が搭載されており、予算内に収まるシステムを選択しましょう。

対応可能なデバイスの確認

給与明細電子化システムで配信する給与明細の確認において、使用できるデバイスにも注目しましょう。パソコンでの閲覧はもちろん、スマートフォンやタブレットにも対応したものであれば、外出先やパソコンのない環境でも閲覧可能です。

また、中にはスマートフォンやタブレットなどで専用アプリをダウンロードし、給与明細を閲覧できるものもあります。社用のパソコンにしか対応していない場合、自宅で確認できないなどのデメリットが生じるケースもあるため、必ず確認しておきましょう。

紙での印刷に対応しているか

スマートフォンやパソコンの操作が苦手な従業員の場合、給与明細を紙で印刷して欲しいとの希望を出す可能性があります。そのため、紙で手渡しするケースがあることも踏まえ、印刷に対応した給与明細電子化システムを選ぶのがおすすめです。

印刷に対応しているシステムなら、紙に印刷したい給与明細を選んでクリックするだけで印刷できることが多いです。

外国語に対応しているか

社内に外国人の従業員がいる場合や、今後採用する可能性がある場合には、複数言語に対応しているシステムを選ぶのがおすすめです。日本語や英語をはじめとし、なかには中国語や韓国語に対応しているシステムもあるため、外国人がいる場合でも柔軟に対応できます。

なお、外国語に対応していないと、外国人向けの給与明細のみ別途で作らなければならなくなり、非常に手間がかかります。システムの導入によって作業の効率化を図るためにも、外国語対応の有無を確認しておきましょう。

データの保管期間を確認する

給与明細電子化システムでは、過去のデータも確認可能ですが、システムによって閲覧可能な期間が異なります。基本的に過去の明細は一定期間しか保管できないため、あらかじめ何年間保管できるのかを確認しておきましょう。

システムの中には、無期限で過去のデータを確認できるものもありますが、使用量が高額な傾向にあります。したがって、無期限で確認できるシステムを選ぶ場合には、メリットや目的を明確にした上で導入を検討することが重要です。

サポート体制とセキュリティ対策

給与明細には個人情報が多く含まれるため、セキュリティ対策にも注目しましょう。情報漏洩のリスクを踏まえ、パスワードやIDなどを発行して管理できるなど、セキュリティ対策がしっかりされているかどうかの確認が求められます。

また、トラブルなどがあった際にどのようなサポートを受けられるかも確認しましょう。サポートの内容はもちろん、対応時間も確認しておくと安心です。土日は対応してくれるか、夜間対応ができるかどうかなど、細かな確認が大切となります。

給与明細電子化の進め方

給与明細電子化は、順を追って進めていく必要があります。ここでは、給与明細電子化の進め方を5つのステップに分けて解説します。

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電子化する範囲を決める

最初は、どの部分まで電子化するのか範囲を決めましょう。給与明細のみを電子化するのか、源泉徴収や勤怠管理も含めて電子化して管理するのかによって、選ぶシステムの種類も変わってきます。

例えば、給与明細のみを電子化するなら専用型を選ぶのがおすすめです。専用型は操作性がシンプルで使いやすく、給与明細の電子化に特化しているため、作成や印刷なども簡単に行えます。

ただし、自社で使っている給与計算ソフトが対応しているかどうか、あらかじめ確認しなければなりません。また、一体型は勤怠管理や給与計算を同じシステム内で管理できるものの、すでに社内で給与計算ソフトなどを使用している場合には移行作業が必要です。

現在の社内における管理体制と合わせて、どこまで電子化したいのかを検討しましょう。

従業員からの同意を得る

給与明細電子化を行うためには、従業員から同意を得る必要があります。従業員の同意がなければ電子交付ができず、システム導入の意味が薄れてしまうでしょう。

仮に従業員から反対の声が上がる場合には、給与明細電子化のメリットなどを説明しながら、同意を得るようにしましょう。給与明細電子化においては、希望があれば紙への印刷もできることを伝えると、同意が得やすくなる場合があります。

給与明細を電子化できるシステムの選定

導入の目的が定まって従業員から同意を得られたら、給与明細を電子化できるシステムを選定しましょう。給与明細電子化システムには専用型と一体型があるため、目的やコストなどを加味した上で選びます。

その際、各システムのサービス内容やサポート体制なども確認し、自社に合うものを検討するのがおすすめです。中にはトライアル期間を設けているシステムもあるため、気になるものがある場合には、お試し運用しながら使用感を確かめてみると良いでしょう。

セキュリティ対策を考える

導入するシステムが決まったら、社内のセキュリティ対策を考えましょう。システム自体にセキュリティ対策が施されているのはもちろんですが、社内でもパスワードやIDの管理体制などを考える必要があります。

そして、各従業員に対してもパスワードやIDの管理について周知し、情報漏洩やトラブルが起こらない体制を事前に作っておくことが重要です。ログインに必要なIDやパスワードを従業員が忘れた場合、どのようにして対応するかも確認しておきましょう。

テスト運用後、給与明細自動配信・交付

使用するシステムの決定やセキュリティ対策など、給与明細電子化を行う準備を整えた後に交付を行います。ただし、最初から従業員に給与明細を交付するのではなく、テスト運用を経てから本格導入を進めましょう。

無料トライアル期間があるシステムなら、課題・改善点を確認するためのテスト運用を行えます。テスト運用後、配信方法を確認してから実際に給与明細を配信・交付しましょう。その際、正しく交付できているかどうかを必ず確認してトラブルを防止します。

まとめ

給与明細電子化には、コスト削減や作業の効率化など、さまざまなメリットがあります。しかし、従業員から同意が得られなかったり、情報漏洩のリスクがあったりなど注意すべき点もあります。

導入後の失敗を防ぐため、給与明細電子化システムを導入する際は、システムのタイプ・コスト・セキュリティ面・対応デバイス・データの保管期間・サポート体制など、細かな部分まで確認するのがおすすめです。

給与明細電子化を取り入れることができれば、担当者の手間を減らしながら人為的ミスを削減し、給与明細の管理体制をシステム化できます。本記事を参考にしながら、メリット・デメリットを考慮しつつ導入を検討してみましょう。