電子契約システムにかかる費用｜料金体系・相場・比較ポイントを解説

電子契約システムにかかる費用は、基本使用料や契約終結ごとにかかる料金など、料金体系によって異なります。本記事では、電子契約システムの料金体系・費用相場・その他にかかる費用について解説します。電子契約を導入する際の相手方の負担についても解説します。

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目次

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1. 電子契約システムの料金体系
2. 電子契約システムの費用相場と比較
3. 電子契約システムの利用料以外にかかる費用
4. 書面契約と電子契約の費用対効果
5. 電子契約で相手側に負担はかかるのか？
6. 電子契約システムを選定・比較する際の費用以外のポイント
7. まとめ

電子契約システムの料金体系

電子契約システムは、クラウド型の電子契約サービスによって提供されることが多いでしょう。クラウド型の電子契約サービスは、インターネットに接続できる環境があればどこからでも利用することができ、サーバーを自社で用意する必要がありません。

電子契約システムの料金体系は、主に以下の3種類があります。

1. 月額基本料金
2. 契約締結ごとの従量料金
3. 両方を合わせたタイプ

月額基本料金は、契約書の保管件数や利用者数によって異なり、月額基本料金はアカウント数に応じる場合とそうでない場合があります。

契約締結ごとの従量料金は契約書を締結するごとに発生する料金で、契約書のページ数や署名者数によって異なります。両方を合わせたタイプは、月額基本料金と契約締結ごとの従量料金の両方を支払う必要があり、場合によっては費用が高額になるでしょう。

電子契約システムの費用相場と比較

電子契約システムを利用する際にかかる費用としては、初期費用と運用の際にかかるランニングコストがあります。ランニングコストとは月額基本料金や送信料、オプション費用などのことです。

初期費用については無料のシステムも多くありますが、中には数万円の費用がかかるシステムもあります。月額基本料金・送信料・オプション費用については選ぶシステムによって大きく異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。

初期費用	0～50,000円
月額基本料金	5,000円～20,000円
送信料(/件)	100円～300円
その他オプション費用	数百円～数万円

主な電子契約システムの費用比較

ここでは、主な電子契約システムとして、GMOサイン、CLOUD SIGN、BtoBプラットホーム契約書の利用料金を比較して解説します。ここでは、電子契約システムの有料プランの中で一番利用料金が低いプランを利用し、1カ月10件契約したときの費用を算出しています。(税抜表示)

	GMOサイン	クラウドサイン	BtoBプラットフォーム契約書
基本料金	8,800円~	10,000円~	10,000円~
送信料(/件)	300円/100円※	200円	50円
1カ月あたりの費用	9,000円~	12,000円~	10,500円~

これらは月額基本料金と契約締結ごとの従量料金を組み合わせた料金体系になっています。費用以外にも使うことのできる機能が異なるので、比較することが必要です。

無料の電子契約システムの注意点

無料の電子契約システムは、コストを抑えて電子契約を導入したい企業に魅力的です。しかし、無料の電子契約システムにはいくつかの注意点があります。無料プランはユーザー数や電子署名件数に制限があるケースが多く、企業に導入する場合は有料版がおすすめです。

また、無料の電子契約システムは機能が制限されている可能性があるほか、セキュリティが低かったりサポート体制が整っていなかったりするケースもあります。そのため、本格的な導入をする場合には有料版の契約を検討しましょう。

電子契約システムの利用料以外にかかる費用

電子契約システムを利用する際は、システムの利用料以外に電子証明書の取得料や自社システムの構築料などがかかります。利用料以外にかかるコストにも目を向けながら、自社に合ったシステムを選びましょう。

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電子証明書の取得料

電子契約システムにおける電子証明書の取得料とは、電子契約システムを利用するために必要な電子証明書を取得するための費用です。電子証明書は、電子契約システムで契約書に署名する際に使用されます。

電子証明書は、電子契約システムを提供する企業から取得可能です。取得料については、電子契約システムを提供する企業によって異なります。一般的に電子証明書の取得料は、数千円から数万円程度です。

電子証明書は、電子契約システムを利用する際に必要なため、電子契約システムを導入する際には、電子証明書の取得料も考慮する必要があります。

自社システムの構築・メンテナンス料

電子契約システムにおける自社システムの構築・メンテナンス料とは、社内で効率よく電子契約システムを運用するために必要な費用です。

電子契約サービスの導入そのものに対し新しくシステムを構築する必要はありませんが、導入する機会に関連する社内システムを見直したい場合には構築費用やメンテナンス費用がかかります。

現在、自社で使用しているシステムがあり、電子契約サービスの導入によって見直す必要がある場合には構築・メンテナンス費用も視野に入れましょう。かかる費用については、見直すシステムの種類や数によって大きく異なります。

書面契約と電子契約の費用対効果

電子契約は書面契約に比べて業務効率化が図れることに加えて、書面契約にかかる費用を削減できます。ここでは、書面契約と電子契約の費用対効果について解説します。

電子契約の導入で抑えられる費用

書面契約から電子契約に移行することによって、主に以下の5つの費用を抑えられます。

• 印紙税
• (取引先への)郵送費
• (印刷用の)インク代
• 保管場所
• 用紙代

書面契約では契約数に比例して、郵送費や印刷費がかかります。また、印紙税は契約金額に応じて定められた税額が異なります。つまり、契約をすればするほどかかる費用も増えるということになります。一方、電子契約では初期費用はかかりますが、契約をすればするほど費用対効果は高くなります。

書面契約と電子契約の価格差

書面契約と電子契約の費用対効果は、大きく異なります。書面契約では契約書を印刷し、押印し、郵送しなければなりません。また、契約書を保管するために保管場所を用意する必要があります。一方、電子契約では、電子契約書を用いるため費用を削減可能です。

電子契約の費用対効果は、契約書の件数やページ数によって異なります。一般的に契約書の件数が多いほど、電子契約の費用対効果は高くなります。また、契約書のページ数が多いほど、印紙税の節約額が大きくなるのが特徴です。

例えば、100件の契約書を締結する場合、書面契約では印紙税として約10万円の費用がかかります。一方、電子契約では印紙税は不要です。そのため、電子契約では約10万円の費用を削減することができます。さらに、電子契約は迅速に契約できるのが魅力です。

電子契約で相手側に負担はかかるのか？

電子契約においては、相手側にデメリットが発生する可能性があります。ここでは、相手側に発生する可能性のあるデメリットについて解説します。

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業務フローを変更しなければならない

書面契約から電子契約に移行する場合、取引先も電子契約に移行しなければなりません。電子契約は、コストカットできる点や業務を効率化できる点などメリットがありますが、従来の業務フローを変更する必要があります。

取引先の負担も大きいため、電子契約のメリットや変更点を丁寧に説明することが重要です。

相手方に費用がかかることがある

電子契約サービスには、「当事者型」と「立会人型（事業者型）」の2種類があります。当事者型は、契約当事者自身が電子署名を行うことで契約を締結する方式です。立会人型は、電子契約サービス事業者が契約当事者の代わりに電子署名を行います。

当事者型の場合、電子証明書を各々で発行する必要があるため相手方にも手間と費用がかかります。

電子契約システムを選定・比較する際の費用以外のポイント

電子契約システムを選定・比較する際には、費用以外のポイントにも注目しましょう。以下で、詳しい内容を解説します。

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自社の目的に合った機能か

電子契約システムを選ぶ際は、自社の目的に合った機能があるかどうかを確認することが大切です。必要のない機能があるシステムを選んでも無駄になり、必要な機能が揃っていない場合は十分な効果が得られません。

どのような目的で電子契約システムを導入するのか考えながら、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。

使いやすいか

電子契約システムを選ぶ際には、担当者の使いやすさにも注目しましょう。操作しにくいシステムを導入しても効果が出にくく、余計な時間がかかってしまいます。また、自社だけでなく取引先の使いやすさにも注目して選ぶのがおすすめです。

契約時の操作が分かりにくいと、契約に手間取って時間やコストがかかってしまう可能性があります。画面の見やすさや操作の分かりやすさなどにも注目し、自社に合ったシステムを選びましょう。

セキュリティは万全か

電子契約システム内では個人情報や機密情報を扱うケースがあるため、必ずセキュリティ対策についても確認しましょう。セキュリティが万全ではないシステムを選ぶと、情報の漏洩や改ざんなどに繋がってしまう可能性があります。

大きなトラブルを避けるためにも、アクセス制限や暗号化などセキュリティが整ったシステムを選ぶのがおすすめです。

サポート体制は十分か

電子契約システムに限らず、各種システムを導入する際にはサポート体制にも注目しましょう。トラブルなどがあった際、どこまで対応してくれるのか確認しておくと安心です。土日や夜間の問い合わせ先もチェックしておくと良いでしょう。

また、導入時の不明点や運用における質問に回答してくれる体制が整っていると便利です。特に、初めて電子契約システムを導入する場合には、サポート体制が充実したシステムを選びましょう。

まとめ

電子契約システムは初期費用やランニングコスト、オプション費用など多くの費用がかかります。しかし、書面での契約をし続けることと比較すると、費用面で大きな差が出てくるでしょう。長い目で見ると、システムを導入した方がコストの削減に繋がります。

また、電子契約システムを導入することで在宅ワークなど多種多様な働き方にも対応できるようになり、多くのメリットが得られます。電子契約システムの導入に迷われている方は、ぜひ本記事を参考に自社に合ったシステムを検討してみましょう。