名刺をデータベース化する方法｜メリットやおすすめの方法を解説

名刺をデータベース化することで、検索により特定の名刺データを簡単に見つけることができ、業務効率化に繋がります。本記事では、名刺をデータベース化するメリットとその方法について解説し、名刺管理ソフトがおすすめな理由や向いている企業の特徴についても紹介します。

目次

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1. 名刺管理ソフトを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 名刺のデータベース化とは
3. 名刺をデータベース化するメリット
4. 名刺をデータベース化する方法
5. 名刺のデータベース化に名刺管理ソフトがおすすめな理由
6. 名刺管理ソフトでのデータベース化がおすすめな企業の特徴
7. まとめ

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名刺のデータベース化とは

名刺はビジネスシーンにおいて欠かせないツールであり、取引先が増えるにつれ蓄積量も増えていきます。名刺はデスクの中や名刺ファイルの中に点在し、管理しきれないケースも少なくありません。

名刺をデータベース化し営業に活かすツールにするには、名刺フォルダやボックスを活用するアナログの方法と、Excelでの管理やオンラインストレージの活用、名刺管理ソフト・名刺管理アプリを利用するデジタルの方法があります。

名刺のデータベース化を行うと、ほしいデータを簡単に見つけられます。名刺は小さな紙ですが、マーケティングに活用することもでき、重要な情報が詰まっています。

名刺をデータベース化するメリット

名刺をデータベース化すると、検索しやすくなったり、紛失リスクが軽減したりなど、さまざまなメリットが得られます。デスクやかばんの中に点在しがちな名刺を効率よく活用することが可能です。

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検索しやすくなる

名刺が大量に蓄積され、整理が追いつかないケースも少なくありません。整理されていない状態では、目当ての名刺が見つけにくくなります。名刺を1枚ずつ確認する作業は、非常に煩雑です。

名刺をデータベース化することにより、あいうえお順や、業種など属性ごとに名刺が整理されるため、検索が容易になり業務が効率化するメリットがあります。

紛失リスクが軽減する

名刺はサイズが小さく、受け取り場所もさまざまであるため、保管場所に行きつくまでに紛失するケースや、さまざまな場所に点在したまま紛失するなど、紛失リスクが高い傾向があります。

名刺を紛失することは、ビジネスチャンスを失うことになりかねません。名刺をデータベース化することにより、紛失リスクも少なくなり、数多くの営業活動に活用できるツールにすることが可能です。

名刺をデータベース化する方法

名刺をデータベース化する方法は、名刺フォルダやボックスを活用するアナログの方法と、Excelやオンラインストレージ、専用ソフトやアプリを利用するデジタルの方法があります。それぞれのデータベース化の特徴について解説します。

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名刺フォルダ・ボックスを活用

名刺をデータベース化する方法の1つが、名刺フォルダ・ボックスを利用したアナログな管理方法です。名刺をわかりやすいように、あいうえお順や業種・企業別などわかりやすいカテゴリを設定し、並び替えをして収納します。

しかし、紙のままデータベース化するため、収納場所の確保や、収納・検索などに時間がかかる点はデメリットになります。名刺フォルダ・ボックスを利用したデータベース化は、名刺枚数が少ない場合に向いています。

エクセルやオンラインストレージを活用

名刺のデータベース化をさらに効率よく行う方法は、Excelやオンラインストレージを使用したデジタルの方法があります。Excelのフォームを活用すれば、作業効率も上がり、検索も容易になります。

また、オンラインストレージに、名刺を複合機などでスキャンした電子ファイルを格納しておくことで、データベース化が可能です。保存フォルダが自動で仕分けされるものは、属性分類の手間も省けるため効率よく収納できます。

専用ソフトやアプリを利用する

名刺をデータベース化するには、名刺管理ソフト・アプリを利用する方法もあります。スマホなどで撮影した名刺を送信すると、OCR機能で画像の文字列を認識し、自動的にテキスト化されます。また、オペレーターによる手入力で登録する方法もあります。

中には、無料で利用できる名刺管理ソフトやアプリもあるため、気軽に導入できます。名刺の検索もしやすく、自分の名刺も電子化すればアプリ上で名刺交換も可能です。紙の名刺は蓄積すると整理しにくくなるため、電子化して保存すると効率が良くなります。

名刺のデータベース化に名刺管理ソフトがおすすめな理由

名刺のデータベース化には、名刺管理ソフトがおすすめです。名刺管理が効率化し、情報共有ができるため、営業活動に活かしやすいなどといったメリットがあります。以下で具体的に解説します。

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名刺管理が効率的にできる

名刺管理ソフトは、名刺をスマホなどで撮影するだけで、名刺の情報をアップロードできるため、追加しやすいのが特徴です。名刺情報は、読み取った名刺の画像から文字列を認識してテキスト化するOCR機能にて自動的に追加されます。

さらに精度の高いオペレーターによる入力の方法を採用しているソフトもあり、自分でExcelなどに入力する必要がありません。データベース化された名刺は、属性ごとに分類もできるため、検索もしやすくなります。

情報共有ができる

名刺管理ソフトやアプリは、登録した名刺情報を社内全体で共有することが可能です。共有することで、誰がどの企業と取引を行ったのか、など接点の履歴や顧客関連情報が把握できます。

そのため、営業先の重複を避けられたり、社内の人脈を活かしてサポートしてもらったり、さまざまな営業効率をアップさせることが期待できます。情報共有は、モバイルアプリに対応しているものだと、外出先からでも顧客情報を確認することが可能です。

営業活動に活かせる

名刺管理ソフト・アプリで登録した名刺情報は、CRMやSFAなどと連携が可能なものであれば、営業活動に活かせます。名刺情報から、ダイレクトメールの配信をしたり、展示会やセミナーなどへの招待を行ったり、アプローチ策に活用できます。

名刺情報からリードナーチャリングを行い、商談を行いやすくすることで、営業活動が効率化し、新規顧客の開拓も期待できます。名刺をデータベース化するだけでなく、顧客との接点を増やすためのツールとして、マーケティング策略に活かせます。

名刺管理ソフトでのデータベース化がおすすめな企業の特徴

名刺のデータベース化によるメリットは多い上に非常に魅力的ですが、中には名刺管理ソフトなどを使った電子ファイルでのデータベース化が不向きな企業も存在します。

ここからは、名刺管理ソフトなどを使用して電子ファイルでのデータベース化がおすすめな企業の特徴を解説します。

名刺情報をマーケティングに活用したい

名刺情報をマーケティングに活用したいと考えている企業は、電子ファイルによるデータベース化がおすすめです。名刺管理ソフトと顧客管理システムや営業支援システムを連携させることで、名刺情報と営業活動の履歴などを紐づけて一元管理できます。

名刺情報と営業履歴などを紐づけることで見込み顧客を見つけることもでき、マーケティングが活性化します。

リモートワークや直行直帰を可能にしたい

クラウド型の名刺管理ソフトはインターネット環境があればオフィス外からも名刺情報を確認できるため、リモートワークや直行直帰が可能になります。

スマホで写真を撮るだけでスキャンが完了するソフトは名刺情報の取り込みもオフィス外から行えるため、営業担当者は直行直帰ができます。オフィスに戻るための時間もカットでき、従業員の負担軽減にも役立ちます。

まとめ

名刺はビジネスシーンにおいて、初めて会う人に対し、自らを示す重要なコミュニケーションツールです。名刺交換は形式化しており、営業活動を活発に行うほどに枚数が増えていきます。

名刺が増え続けると、さまざまな場所に点在し、検索に時間がかかるなど、効率が低下します。しかし、名刺はデータベース化することにより、検索も容易になり、営業活動にも活かすことが可能です。

名刺をデータ化する方法は、名刺フォルダの利用や、Excelやオンラインストレージのほかに、名刺管理ソフトやアプリがあります。効率よく、名刺管理を行うには名刺管理ソフト・アプリを利用してデータベース化を行うのがおすすめです。

中には無料のものもあり気軽に導入ができます。名刺のデータベース化の方法は、名刺の枚数や自社の規模に併せて選ぶとよいでしょう。名刺のデータベース化は、名刺の整理だけでなく、営業活動を効率化できるため、自社に合った方法でデータベース化しましょう。