社内共有機能付き名刺管理ソフトおすすめ6選(全21製品)を比較！【2024年最新/比較表付き】

名刺の情報を電子データで一元管理できる名刺管理ソフトには、社内共有できる機能を持ったものがあります。社内共有することで営業活動を効率化でき、情報の引き継ぎもスムーズになります。本記事では、社内共有機能を搭載したおすすめの名刺管理ソフトや選び方などを解説します。

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目次

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1. 社内共有機能付き名刺管理ソフトの始め方
2. おすすめの社内共有機能付き名刺管理ソフト6選
3. 【比較表】社内共有機能付き名刺管理ソフト
4. 名刺管理ソフトは社内共有機能付きのものが便利
5. 社内共有機能がある名刺管理ソフトのメリット
6. 社内共有機能付き名刺管理ソフトを選ぶ際の選び方・注意点
7. 法人向け名刺管理ソフト | 導入企業社数ランキング

社内共有機能付き名刺管理ソフトの始め方

名刺管理ソフトの利用を開始するには、公式サイトでも資料請求が必要となる場合が多いです。本サイトでは、複数のサービスの特徴をまとめて比較・資料請求できますので、ぜひご活用ください。なお、資料の取り寄せは無料なので複数の資料をダウンロードして、自社に最適な名刺管理システムを選ぶことができますよ！

おすすめの社内共有機能付き名刺管理ソフト6選

【比較表】社内共有機能付き名刺管理ソフト

名刺管理ソフトは社内共有機能付きのものが便利

名刺管理ソフトとは、紙媒体の名刺をスキャンしてデータ化し、管理するためのソフトのことです。スマートフォンとアプリで対応できるタイプもあり、会社に出社しなくてもスマートフォンで撮った名刺写真をアップロードし、自動で読み取れるため、使い方も簡単です。

例えば、紙ベースの名刺ホルダーやExcel（エクセル）で管理していると、必要な名刺を探すのに時間がかかりますが、名刺管理ソフトを利用するとすぐに検索できるため、ストレスがかかりません。

また、名刺管理ソフトには社内共有機能が搭載されているものがあり、社内で名刺を共有することで会社の人脈が可視化されます。それにより、営業担当者間で営業先が被ることなく、効率的に営業を行うことができます。

特に、社内の属人化が課題となっている企業に対しては、この社内共有機能を搭載した名刺管理ソフトの利用をおすすめします。

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社内共有機能がある名刺管理ソフトのメリット

社内共有機能がある名刺管理ソフトには、様々な業務の効率化を行えるメリットがあります。ここでは、それぞれのメリットについて詳しく紹介します。

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形成した人脈を有効活用できる

従来の紙ベースの名刺は、受け取った個人しか相手の情報を管理することができず、社内にその人脈を広げることができません。しかし、社内共有機能がある名刺管理ソフトを使用することで、個人が形成した人脈を最大限に有効活用することができます。

常に1人が全ての取引先と相手をするのは困難であるため、社内共有を行うことで、名刺から読み取れる相手の情報から、新たなアプローチ方法を考察することができます。営業において、このような人脈形成は非常に重要なポイントです。

シームレスな情報共有により営業活動を効率化できる

紙媒体の名刺では、顧客情報を保持しているのは名刺を交換した本人だけですが、社内共有機能がある名刺管理ソフトなら、どの社員がどの取引先とコンタクトを取ったのかが分かり、営業活動の重複を防げます。

ソフトの活用によって、離れた拠点間でも顧客情報を共有でき、名刺交換をする度に情報がアップデートされるため、常に最新情報が保たれながら営業が効率的に行えます。

グループ分けしたメール配信が可能

名刺管理ソフトによっては、他のシステムとの連携によって、取り込んだ名刺情報から自動でグループ分けを行う機能を搭載したものがあります。その機能を活用・共有することで、グループごとの特性に合わせたDMやメール配信を行うことができます。

膨大な名刺情報から人力でグループ分けするのは大変であり、グループごとに一括で御礼のメッセージを送ることができるのは非常に便利です。また、メールの開封状況や関心の高い層を絞ることができる機能を搭載したものもあり、企業に好まれる傾向にあります。

スムーズに引き継ぎができる

担当者の退職や移動の際は、取引先との関係や人脈の引き継ぎも重要です。紙媒体の名刺で引き継ぐ場合は、コピーなどの取り忘れによって引き継ぎを忘れてしまったり、漏れが生じたりする可能性もあります。

しかし、社内共有機能が搭載された名刺管理ソフトなら、常に情報がアップロードされているため、取引先との繋がりもスムーズに引き継ぐことができます。そして、引き継ぎ忘れ等がビジネスに及ぼす悪影響を防ぐことにも繋がります。

社内共有機能付き名刺管理ソフトを選ぶ際の選び方・注意点

社内共有機能を搭載した名刺管理ソフトを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。金額面だけで選んで後悔しないように、それぞれのポイントをチェックして自社に合うソフトを選びましょう。

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CRMやSFAと連携できるか

営業活動をスムーズに行うためのツールとして、CRMとSFAが挙げられます。CRMは、受注後の顧客データやカスタマーサポートなどを管理するシステムであり、SFAは、商談が成立してから受注するまでの、プロセスを管理するシステムです。

現在、すでにCRMやSFAを社内で利用している場合、名刺管理ソフトと連携できるかを確認しておきましょう。特に、CRMは顧客のデータ管理を行うシステムであるため、連携すれば、名刺管理ソフトでアップデートした情報をそのままCRMに取り込めて便利です。

よって、社内共有機能を搭載した名刺管理ソフトを導入する際には、既存のシステムとどこまで連携が可能なのか、できる限り把握しておくことが重要です。

メモやラベルを付ける機能があるか

名刺交換の際は、社員それぞれが様々な状況下で名刺を交換するため、受け取ったときの状況を忘れてしまうことがあります。そのため、名刺管理ソフトにメモやラベルを付けられる機能があると、受け取ったときの状況などをメモすることができ、後の確認が容易です。

例えば、自社の展示会で受け取った名刺に、「〇〇年〇〇月〇〇日展示会」とメモを付けておきます。そのメモの内容で検索すれば、展示会で受け取った名刺だと分かり、お礼状と共に営業することも可能となります。

また、「〇〇月受注」など、受注状況に分けてラベルを付け、グルーピングすることも可能であるため、翌月以降に向けた営業の効率化も可能です。

共有設定を自由に変えられるか

共有のしやすさは、他部署や第三者が情報にアクセスしやすいということでもあります。場合によっては、情報の不正利用・漏洩に発展しかねません。

それぞれの部署やチームによって共有範囲やアクセス権を制御する機能があるかを必ずチェックしましょう。そうすることで、機密性の高い名詞情報も安全に保護することができます。

セキュリティ対策をチェック

決して忘れてはならないのが、名刺管理ソフトの内容は重要な個人情報を含むという点です。現在の名刺管理ソフトでは、情報漏洩を防ぐために様々な対策が取られています。対策方法はソフトによって違いますが、安全性を確認するポイントがいくつかあります。

まずは、事業者が法令やガイドラインを遵守していることを認定する「プライバシーマーク」を取得しているかどうかです。次に、IPアドレス制限機能を搭載し、アクセス制限できるかどうかも確認しておくと良いでしょう。

さらに、名刺をスマートフォンなどで撮影しアップデートする際に、データが暗号化されているかどうかもチェックポイントになります。これらのセキュリティ対策についても加味しながら、名刺管理ソフトの比較検討を行いましょう。

法人向け名刺管理ソフト | 導入企業社数ランキング

※公式サイトから引用

法人向け名刺管理ソフトの中で導入企業社数が多いものをランキングにしました。第1位は、9,000社以上の導入実績があるSansanです。法人向け名刺管理サービス市場でシェア率82%、業界でNo.1の実績があります。第2位は、Knowledge Suiteです。導入社数7,500社を超える実績があります。第3位は、3,000 社以上の導入実績がある、CAMCARD BUSINESSです。

多くの導入実績や導入事例があれば、安心して利用することができますよね。ぜひ名刺管理ソフト選びにご活用ください！

その他の名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトは様々な企業で開発されているため、現在では選択肢の数が多く、選ぶ際には迷ってしまいます。そのため、まずは名刺管理ソフトは法人向けのタイプと個人向けのタイプに分けて考え、自社が求めるタイプと間違えないように注意しましょう。

また、名刺をスキャナーやスマートフォンで読み込んだ際に、正常にテキスト化されないと入力し直す手間が発生するため、読み取りの精度も確認しましょう。

そして、導入前から、名刺管理ソフトを導入してどのような機能を利用したいのかを明確にし、必要な機能が備わっているかどうかを確認することも重要です。その他、以下のチェックポイントも確認しておきましょう。

【重要な3つのポイント】

1. 法人向けか個人向けか確認
2. 名刺データ化の精度を確認
3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. 名刺の取り込み方法を確認
3. 多言語に対応しているか
4. データの引き継ぎは可能か
5. 操作しやすいか

その他の社内共有機能付き名刺管理ソフト

社内共有機能付き名刺管理ソフト比較一覧表

まとめ

社内共有機能のある名刺管理ソフトを利用すると、社内の誰がどの企業にコンタクトを取ったのかが分かり、営業の重複を防いで効率よく営業ができます。

さらに、担当者の退職・移動時も、名刺を社内共有していれば、取引先との人脈までスムーズに引き継ぐことができます。

名刺管理ソフトを選ぶ際には、社内で利用しているCRMやSFAと連携できるか、名刺を受け取った際の状況などに関してメモできる機能があるか、セキュリティ対策は万全かなどのチェックが必要です。

また、法人向けか個人向けか、読み込んだ情報は正常にデータ化できるか、自社に必要な機能が備わっているかという比較ポイントも重要です。このような点をチェックし、導入に失敗しないように入念なソフトの選定を行いましょう。