請求書をAI-OCRでデータ化するメリット｜OCRとの違いも解説

AI-OCRでは、従来のOCRの弱点であった識字率が向上されており、請求書の入力業務などを高精度に自動化することができます。本記事では、請求書処理でAI-OCRを利用するメリットと、AI-OCRを導入する方法などについて解説します。

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目次

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1. 請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ
2. AI-OCRとは
3. AI-OCRで請求書をデータ化する方法
4. 請求書処理でAI-OCRを利用するメリット
5. AI-OCRの利用で請求書を電子データ化するメリット
6. 請求書処理にAI-OCRを導入する方法
7. AI-OCRで請求書をデータ化する際の注意点
8. まとめ

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AI-OCRとは

OCRとは、Optical Character Readerの略で、日本語で「光学文字認識」を意味します。OCRは画像や書類に記載されている文字列を解析し、文字データに変換する技術を指します。

しかし、従来のOCRは精度に差があり、文字の誤認識が発生し、人の手で修正する工程が必要な場合もありました。

そこで登場した最新のOCR技術が「AI-OCR」です。AI-OCRは、OCRにAI技術を組み合わせており、機械学習機能による文字認識の精度がアップしています。また、フォーマットの異なる帳票でもAIが読み取り位置や項目を自動抽出することが可能です。

そのため、紙ベースの書類をスキャンするだけで、高精度な電子データ化が実現できるようになりました。企業によりフォーマットが異なる請求書でも、スキャンするだけで項目を抽出できるため、業務効率がアップします。

OCRとの違い

OCRとAI-OCRの大きな違いは、文字解析精度の差です。OCRの場合は手書き文字などの認識率が低く、人の手による修正作業が必要なケースも少なくありません。また、書類のフォーマットについても、事前に設定されていないものは正確に読み取ることができません。

しかし、AI-OCRはAIの特徴である学習機能により、データの読み取りを重ねるごとに、より正確な文字・フォーマットを認識することができます。OCRの弱点である誤認識や認識不足をAIが補ってくれるため、修正・設定などの手間が省けます。

AI-OCRで請求書をデータ化する方法

AI-OCRで請求書をデータ化する際には、専用のスキャナや複合機を使って紙の請求書を読み取ったり、画像ファイルからデータとして抽出します。AI-OCRの読み取り精度はシステム・サービスによって異なりますが、AI技術を活用しているため高精度なものが多いです。

また、スマートフォン・タブレット端末のカメラ機能を活用し、専用のアプリで撮影したものをデータ化できるといったサービスも存在します。そして、請求書をデータ化したら、文字や数字を含めてExcel（エクセル）、Word、PDFなどにデータ抽出が可能です。

なお、AI-OCRは100%の読み取りを保証しておらず、請求書に記載された内容は目視での確認も求められます。請求書の作成や受領、データ化から適切な保管までを効率的に行うには、代行も可能な請求書受領サービスの利用がおすすめです。

請求書処理でAI-OCRを利用するメリット

請求書の処理業務をAI-OCRで行うと、請求書のデータ化が自動化されるため、月末月初のコア業務による担当者の負担が大幅に軽減されます。請求書処理を手動で行う場合は細かな確認や集計作業など煩雑な工数が多く、入力ミスなどが発生しやすいデメリットがあります。

また、月末月初は請求書業務に多くの時間を要するため、残業代などコストも発生します。AI-OCRを利用すれば、読み取った請求書をAIが自動認識し、一括してデータ化することができるため、作業が効率的になり人的コストも削減できます。

通常のOCRよりも高精度のため、読み取り結果の確認・修正も少なく済み、工数をかけずに請求書処理を完結させることができます。

AI-OCRの利用で請求書を電子データ化するメリット

AI-OCRを利用して請求書を電子データ化することで、ペーパーレス化につながるなど、さまざまなメリットが得られます。ここでは、AI-OCRの利用で請求書を電子データ化するメリットについて解説します。

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ペーパーレス化につなげられる

紙で請求書を保管する場合、経年劣化で読みにくくなったり、量が多いほど保管場所の確保が大変だったりします。しかし、請求書のデータ化によって電子データでの保存が可能なため、紙保存が不要でペーパーレス化につなげることが可能です。

税法上、請求書には保管期間が定められており、紙の請求書はファイリングを行って書庫などに保管しなければなりません。電子データは紙と比べて保管・検索がしやすく、請求書の確認が必要な際にも素早く対処できます。

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告 – 国税庁

電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しやすい

改正電子帳簿保存法により、電子データで受け取った請求書などの証憑書類は、電子データのまま保存することが義務付けられています。紙の書類においては、スキャナ保存の要件を満すことで電子データ化して保存が可能です。

また、インボイス制度への対応において、業務効率化の必要性が高まっています。正確な仕入税額控除を行うためには、要件を満たした適格請求書（インボイス）の発行・保管が必要であり、経理担当者の負担が大きいのが課題です。

そこで、デジタル化による工数の削減が推奨されており、AI-OCRなどを活用して業務の効率化を進めれられると、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法制度にも対応しやすく、デジタル化への流れにも適切に対応できます。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

参考：テレワークとは｜働き方・休み方改善ポータルサイト

管理コストを大幅に削減できる

請求書の電子データ化で担当者の確認作業が減ると、属人化を防止しながら他のコア業務に対応できる時間を増やせます。そして、人件費をはじめ、書類の紙代や印刷代、郵送費といった費用もなくすことが可能です。

また、電子帳簿保存法では請求書をスキャナ保存の要件に沿って保管すれば、紙ベースの原本は破棄して良いとされています。そのため、AI-OCRを活用して電子データ化を加速させることで、大幅な管理コストの削減が可能です。

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他のツールとデータ連携できる

書類を電子データ化すれば、さまざまなツールとのデータ共有が効率的に行えます。例えば、請求書をAI-OCRでデータ化して会計ツールと連携すると、データの自動入力・自動仕訳が可能です。

請求書から会計ツールへの入力作業、支払業務といった手間のかかる工程を簡略化し、手入力による入力ミスを削減できます。さらに、請求データが常に最新の情報に更新されるため、月次決算の早期化や業務負担の軽減につながります。

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請求書処理にAI-OCRを導入する方法

請求書処理にAI-OCRを導入するには、AI-OCR機能が搭載されているツールを導入する必要があります。

請求書の読み取り・データ化に特化したツールもあれば、請求書受領サービス・システムや請求書管理システム、会計システムなどにAI-OCR機能が搭載されている場合もあります。

ツールやシステムの選び方

ツールやシステムを利用して効率化したい業務や自動化したい業務により、選定するツールは変わります。シンプルに請求書をデータ化したいだけであれば読み取りに特化したツールを、周辺業務も効率化したい場合はより幅広い機能を持つツールを選択しましょう。

欲しい機能が定まったら、費用対効果を検証することも重要です。小規模な企業や個人事業主であれば無料のツールで事足りる場合もありますが、一般的に企業向けのツールやシステムは有料です。料金体系もさまざまなため、よく確認しておきましょう。

また、ツールやシステムを選ぶ際は、会計システムや決済システムなど、連携したいツールとの互換性も併せて確認が必要です。このように、複数のツールやシステムを多角的に評価することで、自社にマッチしたものを選ぶことができます。

AI-OCRで請求書をデータ化する際の注意点

AI-OCRの活用で請求書のデータ化を素早く行うことができますが、利用する際には注意点もあります。ここでは、AI-OCRで請求書をデータ化する際の注意点について解説します。

読み取ったデータの確認・修正作業が必要

OCRと比べてAI-OCRの文字・数字を読み取る精度は高いですが、100%正確なデータ化が実現するわけではありません。そのため、必ず人による目視確認を行い、修正すべき箇所が見つかった場合には修正作業が必要です。

AI-OCRの活用によって手入力の作業を減らせますが、すべてをAIの技術に頼ることにはリスクも伴います。限りなく100%に近い読み取り精度を求める場合、一定の利用期間・学習期間を要する点にも留意しましょう。

使える機能や読み取り精度によって費用が異なる

AI-OCRは多様なシステム・サービスで提供されていますが、請求書の読み取り方法と精度、搭載している機能によって費用が異なります。また、さまざまな形式で届く請求書を正確にデータ化するには、豊富なフォーマットへの対応が必要です。

システム・サービスによっては、事前に設定・用意されたフォーマットにしか対応できないものがあるため、自社がどのような請求書を取り扱うのか把握しておきましょう。

機能やフォーマットなどを柔軟にカスタマイズ可能なサービスは便利ですが、費用対効果をしっかりと確かめた上で導入を検討するのがおすすめです。

まとめ

AI-OCRは、AIによる最新技術を採用しています。従来のOCRの弱点であった誤字率が改善されており、文字認識の精度が非常に高いのが特徴です。請求書処理でAI-OCRを利用すると、飛躍的な業務の効率化を実現することができます。

そのため、月末月初の業務工数が削減され、コスト削減にも繋がるなど多くのメリットが得られます。また、書類のデータ化により、デジタル化・ペーパーレス化が促進されます。

インボイス制度や電子帳簿保存法の改正、働き方改革の推進に伴い、デジタル化による業務効率化の必要性が高まっています。AI-OCRによる請求書処理を取り入れ、業務改善を目指しましょう。

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