請求書をAI-OCRでデータ化するメリット｜OCRとの違いも解説

AI-OCRでは、従来のOCRの弱点であった識字率が向上されており、請求書の入力業務などを高精度に自動化することができます。本記事では、請求書処理でAI-OCRを利用するメリットと、AI-OCRを導入する方法などについて解説します。

目次

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1. 請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ
2. AI-OCRとは
3. 請求書処理でAI-OCRを利用するメリット
4. AI-OCRを利用して請求書を電子データ化するメリット
5. 請求書処理にAI-OCRを導入する方法
6. まとめ

請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ

AI-OCRとは

OCRとは、Optical Character Readerの略で、日本語で「光学文字認識」を意味します。OCRは画像や書類に記載されている文字列を解析し、文字データに変換する技術を指します。

しかし、従来のOCRは精度に差があり、文字の誤認識が発生し、人の手で修正する工程が必要な場合もありました。

そこで登場した最新のOCR技術が「AI-OCR」です。AI-OCRは、OCRにAI技術を組み合わせており、機械学習機能による文字認識の精度がアップしています。また、フォーマットの異なる帳票でもAIが読み取り位置や項目を自動抽出することが可能です。

そのため、紙ベースの書類をスキャンするだけで、高精度な電子データ化が実現できるようになりました。企業によりフォーマットが異なる請求書でも、スキャンするだけで項目を抽出できるため、業務効率がアップします。

OCRとの違い

OCRとAI-OCRの大きな違いは、文字解析精度の差です。OCRの場合は手書き文字などの認識率が低く、人の手による修正作業が必要なケースも少なくありません。また、書類のフォーマットについても、事前に設定されていないものは正確に読み取ることができません。

しかし、AI-OCRはAIの特徴である学習機能により、データの読み取りを重ねるごとに、より正確な文字・フォーマットを認識することができます。OCRの弱点である誤認識や認識不足をAIが補ってくれるため、修正・設定などの手間が省けます。

請求書処理でAI-OCRを利用するメリット

請求書の処理業務をAI-OCRで行うと、請求書のデータ化が自動化されるため、月末月初のコア業務による担当者の負担が大幅に軽減されます。請求書処理を手動で行う場合は細かな確認や集計作業など煩雑な工数が多く、入力ミスなどが発生しやすいデメリットがあります。

また、月末月初は請求書業務に多くの時間を要するため、残業代などコストも発生します。AI-OCRを利用すれば、読み取った請求書をAIが自動認識し、一括してデータ化することができるため、作業が効率的になり人的コストも削減できます。

通常のOCRよりも高精度のため、読み取り結果の確認・修正も少なく済み、工数をかけずに請求書処理を完結させることができます。

AI-OCRを利用して請求書を電子データ化するメリット

AI-OCRを利用して請求書を電子データ化することで、さまざまなメリットが得られます。ペーパーレス化の取り組みが促進することや、その他ツールと連携するとさらに業務効率が上がるなどの効果が期待できます。

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ペーパーレス化が促進される

AI-OCRを利用して請求書をデータ化することで、ペーパーレス化が促進されます。請求書には保存期間が5～7年という定めがあり、紙ベースの請求書の場合、ファイリングを行い書庫などに保管しなければなりません。

紙保存の場合、紙の劣化などで読みにくくなったり、量が多いと保管場所の確保にコストが発生したりするなどのデメリットが発生する場合もあります。しかし、請求書をデータ化することで電子データのまま保存できるため、紙保存が不要になるメリットがあります。

保管する際の手間や特定の請求書を探す手間も、データ化によって削減されます。電子データは紙と比べて保管や検索がしやすく、請求書の再確認が必要になった場合もスムーズに行うことができます。

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告 – 国税庁

ペーパーレス化の必要性

政府も企業のペーパーレス化を推進しています。電子帳簿保存法が改正され、電子データで受け取った請求書などの書類は、電子データのまま保存することが義務化されました。紙ベースの書類も、要件を満たせば電子データでの保存が可能です。

また、2023年10月1日から導入されるインボイス制度への対応準備にあたり、デジタル化による業務効率化の必要性が高まっています。インボイス制度導入後は適格請求書か否かの分類といった追加業務が必要になるため、デジタル化による工数の削減が推奨されます。

さらに、働き方改革という面でもデジタル化は重要で、テレワーク促進などの観点から見てもペーパーレス化は必須です。AI-OCRなどを活用して業務のデジタル化・効率化を進めれば、こうしたペーパーレス化への流れにも適切に対応することができます。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

参考：テレワークとは｜働き方・休み方改善ポータルサイト

他のツールとデータ連携できる

書類を電子データ化すれば、その他のツールとのデータ共有も効率的に行うことができます。データを自動で他のツールに取り込むことで、手入力による手間や入力ミスを削減することができます。

たとえば、請求書をAI-OCRでデータ化し、会計ツールと連携すると、データの自動入力から自動仕訳まで実現できます。請求書から会計ツールへの入力作業、また支払業務まですべての工程を自動化することが可能です。

データ連携を行う方法

AI-OCRで読み取ったデータを他のツールと共有するには、API連携やCSV連携を行う必要があります。

API連携とは、他システムとAPIを使ってデータ連携させ、機能の拡張を図ることを指します。APIは、アプリやソフトウェア同士を繋ぐインターフェースです。API連携により、それぞれの役割を持つツール同士をつなぎ、業務効率をアップさせることが可能になります。

CSV連携とは、CSVファイルというデータ形式を用いて、異なるシステム間でデータの受け渡しを行う連携方法です。CSVでデータ保存をする機能、CSVのインポート・エクスポート機能が備わっているシステムではCSV連携を行うことができます。

請求書処理にAI-OCRを導入する方法

請求書処理にAI-OCRを導入するには、AI-OCR機能が搭載されているツールを導入する必要があります。

請求書の読み取り・データ化に特化したツールもあれば、請求書受領サービス・システムや請求書管理システム、会計システムなどにAI-OCR機能が搭載されている場合もあります。

ツールやシステムの選び方

ツールやシステムを利用して効率化したい業務や自動化したい業務により、選定するツールは変わります。シンプルに請求書をデータ化したいだけであれば読み取りに特化したツールを、周辺業務も効率化したい場合はより幅広い機能を持つツールを選択しましょう。

欲しい機能が定まったら、費用対効果を検証することも重要です。小規模な企業や個人事業主であれば無料のツールで事足りる場合もありますが、一般的に企業向けのツールやシステムは有料です。料金体系もさまざまなため、よく確認しておきましょう。

また、ツールやシステムを選ぶ際は、会計システムや決済システムなど、連携したいツールとの互換性も併せて確認が必要です。このように、複数のツールやシステムを多角的に評価することで、自社にマッチしたものを選ぶことができます。

まとめ

AI-OCRは、AIによる最新技術を採用しています。従来のOCRの弱点であった誤字率が改善されており、文字認識の精度が非常に高いのが特徴です。請求書処理でAI-OCRを利用すると、飛躍的な業務の効率化を実現することができます。

そのため、月末月初の業務工数が削減され、コスト削減にも繋がるなど多くのメリットが得られます。また、書類のデータ化により、デジタル化・ペーパーレス化が促進されます。

インボイス制度や電子帳簿保存法の改正、働き方改革の推進に伴い、デジタル化による業務効率化の必要性が高まっています。AI-OCRによる請求書処理を取り入れ、業務改善を目指しましょう。