請求書をAI-OCRでデータ化するメリット｜方法やOCRとの違いも解説

AI-OCRは従来のOCRと比べて識字率が高くなっており、高精度な電子データ化によって業務効率化や生産性向上に期待できます。本記事では、OCRとの違いや請求書処理でAI-OCRを利用するメリットなどについて解説します。

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目次

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1. 請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ
2. AI-OCRとは
3. AI-OCRで請求書をデータ化する方法
4. AI-OCRの利用で請求書を電子データ化するメリット
5. 請求書処理業務でAI-OCRを活用する際のツール・システムの選び方
6. AI-OCRで請求書をデータ化する際の注意点
7. まとめ

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AI-OCRとは

OCRとは「Optical Character Reader」の略で、日本語で「光学文字認識」を意味します。OCRは画像や書類に記載されている文字列を解析し、文字データに変換する技術です。

しかし、従来のOCRは識字率の低さから精度に差が生じやすく、文字の誤認識によって人の手での修正が必要な場合も多いです。そんなOCRにAI技術を組み合わせたのが「AI-OCR」です。機械学習機能による文字認識の精度が向上しています。

また、フォーマットの異なる帳票でも、AIが読み取り位置や項目を自動抽出することが可能です。そのため、紙ベースの書類をスキャンするだけで高精度な電子データ化が行え、業務効率化につながります。

OCRとの違い

OCRとAI-OCRの大きな違いは、文字解析精度の差です。OCRは手書き文字の読み取り精度が低く、修正作業が必要なケースも少なくありません。また、書類のフォーマットについても、事前に設定していない場合は正確に読み取ることが困難です。

対して、AI-OCRはAIの学習機能により、データの読み取りを重ねるごとに学習し、より正確な文字・フォーマットを認識することができます。OCRの弱点である誤認識や認識不足をAIが補ってくれるため、修正・設定などの手間が省けます。

ただし、AI-OCRは高機能な反面、利用にはコストが発生することがほとんどです。そのため、なるべく低コストで運用し、修正作業は自社内で行うといったケースではOCRの方が好まれる傾向にあります。

AI-OCRが注目される背景

AI-OCRはAI技術の発展に加え、政府が推奨する働き方改革への対応に伴い、テレワーク・在宅勤務を導入する企業が増えたことで注目度が高まっています。紙の請求書では承認フローにおいてオフィスへの出社を必要としますが、デジタル化によって業務フローの見直しが可能です。

手作業での承認・保管作業を削減することで、業務効率化と生産性向上に期待できます。また、さまざまなシステムとの連携により、ペーパーレス化の推進と離れた拠点間での情報共有がしやすくなり、取引先とのスピーディーなやり取りにも役立ちます。

これらにより、OCRと比べてもAI-OCRを導入する企業が増えているのが現状です。

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AI-OCRで請求書をデータ化する方法

AI-OCRで請求書をデータ化する際には、専用のスキャナや複合機を使って紙の請求書を読み取ったり、画像ファイルからデータとして抽出したりします。AI-OCRの読み取り精度はシステム・サービスによって異なりますが、AI技術を活用しているため高精度なものが多いです。

また、スマートフォン・タブレット端末のカメラ機能を活用し、専用のアプリで撮影したものをデータ化できるといったサービスも存在します。そして、請求書をデータ化したら、文字や数字を含めてExcel（エクセル）、Word、PDFなどにデータ抽出が可能です。

なお、AI-OCRは100%の読み取りを保証しておらず、請求書に記載された内容は目視での確認も求められます。請求書の作成や受領、データ化から適切な保管までを効率的に行うには、代行依頼も可能な請求書受領サービスの利用がおすすめです。

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AI-OCRの利用で請求書を電子データ化するメリット

AI-OCRを利用して請求書を電子データ化することで、他ツールとの連携やペーパーレス化につながるなど、さまざまなメリットが得られます。ここでは、AI-OCRの利用で請求書を電子データ化するメリットについて解説します。

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ペーパーレス化につなげられる

紙で請求書を保管する場合、経年劣化で読みにくくなったり、量が多いほど保管場所の確保が大変だったりします。しかし、請求書のデータ化によって電子データでの保存ができるため、紙保存が不要でペーパーレス化につなげることが可能です。

税法上、請求書には保管期間が定められており、紙の請求書はファイリングを行って書庫などに保管しなければなりません。電子請求書は紙と比べて保管・検索がしやすく、請求書の確認が必要な際にも素早く対処できます。

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告 – 国税庁

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電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しやすい

改正電子帳簿保存法により、電子データで受け取った請求書などの証憑書類は、電子データのまま保存することが義務付けられています。紙の書類においては、スキャナ保存の要件を満すことで電子データ化して保存が可能です。

また、インボイス制度への対応において、業務効率化の必要性が高まっています。正確な仕入税額控除を行うためには、要件を満たした適格請求書（インボイス）の発行・保管が必要であり、経理担当者の負担が大きいのが課題です。

そこで、デジタル化による工数の削減が推奨されており、AI-OCRなどを活用して業務の効率化を進めれられると、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法制度にも対応しやすく、デジタル化への流れにも適切に対応できます。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

参考：テレワークとは｜働き方・休み方改善ポータルサイト

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管理コストを大幅に削減できる

請求書の電子データ化で担当者の確認作業が減ると、属人化を防止しながら他のコア業務に対応できる時間を増やせます。そして、人件費をはじめ、書類の紙代や印刷代、郵送費といった費用もなくすことが可能です。

また、電子帳簿保存法では請求書をスキャナ保存の要件に沿って保管すれば、紙ベースの原本は破棄して良いとされています。そのため、AI-OCRを活用して電子データ化を加速させることで、大幅な管理コストの削減が可能です。

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他のツールとデータ連携できる

書類を電子データ化すれば、さまざまなツールとのデータ共有が効率的に行えます。例えば、請求書をAI-OCRでデータ化して会計ツールと連携すると、データの自動入力・自動仕訳が可能です。

請求書から会計ツールへの入力作業、支払業務といった手間のかかる工程を簡略化し、手入力による入力ミスを削減できます。さらに、請求データが常に最新の情報に更新されるため、月次決算の早期化や業務負担の軽減につながります。

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請求書処理業務でAI-OCRを活用する際のツール・システムの選び方

請求書処理業務でAI-OCRを活用する際には、AI-OCR機能が搭載されているツール・システムを選ぶことになります。自社が効率化・自動化したい業務に合わせて、サービスを比較検討することが大切です。

ツール・システムは、請求書の読み取り・データ化に特化したツールをはじめ、請求書受領サービスや請求書管理システム、会計システムなどにAI-OCR機能が搭載されている場合もあります。企業向けの有償サービスがほとんどですが、中には無料で利用可能なものも存在します。

また、クラウド型やオンプレミス型など、提供するサービスごとに対応している導入形態は異なるため、問い合わせや無料トライアルを活用しながら、自社に最適なツール・システムを選択しましょう。

セキュリティ対策とサポート体制を確認する

AI-OCR機能を搭載したツール・システムは、検討時にセキュリティ対策とサポート体制を確認することが重要です。請求書には自社と取引先に関する重要な情報が記載されているため、情報流出のリスクを考慮しなければなりません。

特に、無料のサービスでは情報漏洩を防ぐセキュリティ対策や、万が一に備えたサポート体制が充実してないことが多いです。さらに、AI-OCR機能を含めた好みのカスタマイズ性が低く、独自のニーズに合わせた柔軟な対応ができません。

そのため、有償サービスを選ぶ際にも、費用対効果や連携したいツールとの互換性について確認が必要です。複数のツール・システムを多角的に評価することで、効率的な請求書処理業務の最適化を図れます。

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AI-OCRで請求書をデータ化する際の注意点

AI-OCRの活用で請求書のデータ化を素早く行うことができますが、利用する際には注意点もあります。ここでは、AI-OCRで請求書をデータ化する際の注意点について解説します。

読み取ったデータの確認・修正作業が必要

OCRと比べてAI-OCRの文字・数字を読み取る精度は高いですが、100%正確なデータ化が実現するわけではありません。そのため、必ず人による目視確認を行い、修正すべき箇所が見つかった場合には修正作業が必要です。

AI-OCRの活用によって手入力の作業を減らせますが、すべてをAIの技術に頼ることにはリスクも伴います。限りなく100%に近い読み取り精度を求める場合、一定の利用期間・学習期間を要する点にも留意しましょう。

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使える機能や読み取り精度によって費用が異なる

AI-OCRは多様なシステム・サービスで提供されていますが、請求書の読み取り方法と精度、搭載している機能によって費用が異なります。また、さまざまな形式で届く請求書を正確にデータ化するには、豊富なフォーマットへの対応が必要です。

システム・サービスによっては、事前に設定・用意されたフォーマットにしか対応できないものがあるため、自社がどのような請求書を取り扱うのか把握しておきましょう。

機能やフォーマットなどを柔軟にカスタマイズ可能なサービスは便利ですが、費用対効果をしっかりと確かめた上で導入を検討するのがおすすめです。

まとめ

AI-OCRは、AI技術によってOCRの識字率が改善されており、文字認識の精度が非常に高いのが特徴です。請求書処理業務でAI-OCRを利用すると業務効率化につながり、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しやすくなります。

その他にも、紙保存が不要になることでペーパーレス化が促進され、大幅な管理コストの削減も可能です。また、請求書をAI-OCRでデータ化して会計ツールと連携すると、データの自動入力・自動仕訳ができます。

働き方改革の推進に伴い、自社でもテレワーク・在宅勤務に対応しながら、業務効率化と生産性向上を目指しましょう。

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