無料で使える電子帳票システムは何ができる？主な機能や注意点を解説

電子帳簿保存法の改正を受け、電子帳票システムの普及が進んでいます。電子帳票システムでは、帳票を電子データとして取引・一元管理ができますが、無料で使うことはできるのでしょうか。本記事では、無料の電子帳簿システムの主な機能や選ぶ際の注意点を解説します。

目次

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1. 電子帳票システムは無料でどこまで使えるのか
2. 無料で使える電子帳票システムの主な機能
3. 無料の電子帳票システムを選ぶ際の注意点
4. 帳票業務を本格的に行うなら有料版がおすすめ
5. まとめ

電子帳票システムは無料でどこまで使えるのか

電子帳票システムとは、取引で発生する帳票の作成・配信・管理をコンピュータ上で行うためのシステムで、無料で使用できるものもあります。従来は紙で作成・管理していた帳票を電子データ化できるのが特徴です。

電子帳簿保存法の改正により、電子データで受領した各種の帳票は、そのまま電子データとして保存することが義務づけられました。これに伴い、電子帳票を保存できる電子帳票システムに注目が集まっています。

電子帳票システムにはさまざまな製品があり、中にはスマホから請求書の発行ができるアプリを提供しているものもあります。個人事業主の場合は無料システムでも対応できることが多いですが、有料システムに比べて機能面が制限されている点には留意しておきましょう。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

無料で使える電子帳票システムの主な機能

無料の電子帳票システムの多くは、基本的な機能のみが搭載されたシンプルなものです。たとえば、次のような機能が利用できます。

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帳票作成機能

請求書や領収書などのさまざまな帳票を作成する機能です。フォーマットを設定しておけば、入力項目を入力するだけで帳票を作成できるため、従来の手動作業のように1から作成する手間が省けます。

電子帳票システムの中には、既存の業務システムから必要なデータを自動で抽出し、帳票を作成できるものもあります。ただし、この機能は有料システムに搭載されていることが多く、無料システムは手動でのデータの転記が必要な場合もあります。

帳票出力機能

作成した帳票を出力する形式を、複数の中から選択できる機能です。取引先によっては帳票の形式に制限がある場合があるため、希望の形式で出力できる機能は顧客満足度を左右します。次のような各種の出力形式に対応できるシステムが多いです。

1. PDF出力
2. HTML出力
3. Excel出力

帳票送付機能

無料の電子帳票システムにも、作成した帳票を取引先に送付できる機能が搭載されていることが多いです。紙の帳票の郵送が不要になるため、印刷代・インク代・郵送代を削減できます。また、送付先間違いといった人為的ミスの防止にもつながります。

ただし、無料の電子帳票システムは、メールによる送付にのみ対応しているケースが多いため、FAX送信や郵送代行を希望する場合は、有料システムの利用がおすすめです。

データ管理機能

帳票の検索や閲覧をはじめとする帳票の基本的な管理は、無料の電子帳票システムでも行えます。ただし、有料版と比較すると機能が少ない場合が多いため、本格的な管理を行うには機能不足を感じる可能性があります。

有料システムの中には、データの自動取り込み・帳票の自動仕訳やタイムスタンプ（編集履歴の確認）機能を備えたものもあります。自社が必要とする機能が使えるかどうか、導入前に必ず確認しましょう。

無料の電子帳票システムを選ぶ際の注意点

無料の電子帳票システムを選定する際は、利用期間・保存容量に注意しましょう。併せて、OCR機能の有無や法への対応状況もチェックしてください。

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利用期間・保存容量を確認する

無料の電子帳票システムの多くは、機能面が制限されています。特に制限を受けやすいのが、利用期間やデータ容量です。

長期にわたって膨大な帳票を管理したい場合は、無期限・データ容量制限なしのシステムを選びましょう。特に帳票の保存期間・保存枚数については、事前に必ず確認しましょう。

なお、利用期間が設定されている場合、期間終了後は自動的に有料システムに切り替わることが多いです。コストを抑えたい方は、無料期間終了前に契約を終了しましょう。

OCR機能の有無を確認する

無料の電子帳票システムの中には、OCR機能が利用できるものもあります。OCR機能とは、スキャンした画像からテキストを自動で電子データ化・保存できる機能です。

紙の帳票をスキャンするだけで内容をシステムに入力できるため、手動での転記の手間が削減できます。また、OCR機能と併せてタイムスタンプを利用できるシステムも多くあります。

タイムスタンプとは、データを保存した日時を証明するための仕組みで、簡潔にいえば、データの編集・改ざん履歴を一目で確認できる機能です。データ保存時に自動的にタイムスタンプが付与されるシステムであれば、帳票データの不正な改ざんを抑制できます。

電子帳簿保存法に対応しているか確認する

電子帳票システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法に対応しているか確認しましょう。電子帳簿保存法は、税務関係の帳簿を電子データとして保存することに関する法律で、2022年1月に改正が行われました。

改正された電子帳簿保存法に対応していない場合は法への対応が別途必要になるため、対応しているシステムを選ぶことをおすすめします。

また、2023年10月に導入されたインボイス制度への対応も必要なため、電子帳簿保存法だけでなくインボイス制度に対応しているかどうかも同時に確認しましょう。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

連携できるシステムを確認する

電子帳票システムには、販売管理システムや会計ソフトなど、様々な基幹システムと連携できるものも多いです。しかし無料版の場合、連携可能なシステムが限られている、もしくは全く連携できない場合もあるため注意が必要です。

連携できないと、各システムで入力したデータを再度別のシステムに転記する手間が生じます。無料の電子帳票システムを選ぶ際は、自社で使っている基幹システムと連携可能かどうかも確認しておきましょう。

サポート体制を確認する

ベンダーのサポート体制も、確認すべきポイントです。無料の電子帳票システムの場合、有料版と比べてサポートが手薄である場合も多いです。また、無料版ではサポート自体が受けられないケースもあります。

特に導入したばかりでは新しい体制に社員が慣れておらず、使い方に迷うことも多いでしょう。トラブル発生時にすぐに対処できなければ、取引先にも迷惑をかけてしまうため、どのようなサポートが用意されているかを確認する必要があります。

帳票業務を本格的に行うなら有料版がおすすめ

電子帳票システムの中には無料で利用できるものもありますが、機能に制限を受けることが多いため、より本格的な帳票管理には有料システムの利用がおすすめです。ここからは有料の電子帳票システムの必要性やメリットをご紹介します。

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電子帳票の必要性

現在は、帳票を電子でやりとりする企業も増えていることから、やはり電子帳票を適切に管理できる有料の電子帳票システムの導入が必要です。

また、電子帳簿保存法の改正により、電子データで受け取った帳票は電子データのままでの保存が義務づけられました。

これにより、従来のように電子帳票を紙に出力して保存することはできないため、電子帳票の管理に長けた電子帳票システムの早めの導入が望ましいです。さらに、電子帳票は次のような点でも重視されています。

1. 帳票を電子データ化することにより、ペーパーレス化を推進できる
2. 帳票管理業務を自動化できるため、事業拡大に伴って管理すべき帳票が増えても対応できる
3. セキュリティシステムが搭載されており、内部統制の強化につながる

電子帳票システムが直接利益を生み出すことはないですが、業務の効率化やコスト削減などにより、結果的に企業の売上を伸ばす手助けをしてくれます。

電子帳票システム導入のメリット

有料の電子帳票システムには、無料システムにはない機能が搭載されています。導入により、次のようなメリットが見込まれるでしょう。

業務が効率化する

電子帳票システムの導入により、業務の効率化が図れます。従来の手動での帳票管理の場合、まずは売上データなどを目視で確認し、手動でシステムに転記、帳票を作成して取引先にFAXまたは郵送といった手間がかかりました。

一方、電子帳票システムでは、帳票の作成から送信・管理まですべてコンピュータ上で行えます。特に有料システムの場合、帳票作成に必要なデータは既存の業務システムから自動で抽出・転記されます。

従来のような目視での確認・手動での転記は不要のため、帳票の作成効率が大幅に向上します。発行すべき帳票が膨大な場合は、特に重宝するでしょう。

また、詳細な検索機能を備えたシステムであれば、売上データの収集や分析も容易に行えるため、営業やマーケティング業務の高質化も期待できます。

コストを削減できる

帳票を電子データとして管理することで、以下にまとめた紙の帳票にかかっていたさまざまなコストを削減できます。

1. 印刷代・インク代
2. 郵送代
3. 郵送用の封筒代
4. 帳票の物理的な保管スペース
5. 帳票の印刷・郵送・ファイリングにかかっていた手間

金銭的コストだけでなく、手動の帳票管理に費やしていた人的コストも削減できる点は大きなメリットです。人手をコア業務に回せるため、業務効率や生産性の向上も見込めるでしょう。

セキュリティ対策になる

有料の電子帳票システムの多くはセキュリティ対策に力を入れており、主に次のようなセキュリティ体制を備えています。

1. アクセス権限機能
2. ログイン認証機能
3. 印刷権限機能
4. タイムスタンプ機能
5. 自動バックアップ機能

アクセス権限機能・ログイン認証機能・印刷権限機能は、データへの不正アクセス・ハッキングやデータの外部流出防止に役立ちます。また、タイムスタンプ機能では編集履歴を一目で確認できるため、データの改ざんの有無を迅速に発見できます。

データの破損・紛失に備えるには、自動バックアップ機能を備えたシステムを選定しましょう。たとえば、サイバー攻撃やウイルス感染のほか、自然災害・システム障害・デバイスの故障・誤操作などによるデータ消去が起こった際でも、迅速に元データを復元できます。

帳票データには個人情報や取引記録といった機密性の高いデータも含まれます。データを適切に管理するためにも、セキュリティ体制が充実した電子帳票システムを選びましょう。

電子帳簿保存法に対応できる

電子帳票システムの導入により、電子帳簿保存法に自動で対応できるようになります。電子帳簿保存法とは、税務関連の各種書類を電子データとして保存するためのルールです。

電子帳簿保存法に従って電子帳票を保存する場合は、複数の要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法に対応したシステムやソフトであれば、要件を満たした形で自動的に帳票を保存・管理してくれるため、適切な帳票管理が可能になります。

参考：電子帳簿保存法関係｜国税庁

有料版が特におすすめな企業の特徴

帳票の適切な管理には有料版の電子帳票システムの利用が推奨され、特に以下のような企業の場合、無料版では導入目的を果たせない可能性が高いです。

1. 帳票のデザインやレイアウトをカスタマイズしたい
2. 帳票作成に必要な売上情報や顧客情報などを異なるデータベースで管理している
3. 情報セキュリティポリシーが厳格

以上の3つのうちどれか1つでも当てはまる場合、有料版の導入がベターです。無料版ではカスタマイズ性が低く、自社独自のレイアウトに調整するのは困難です。

また、基本的に無料版は有料版と比べてセキュリティ対策が弱い傾向にあります。企業の信頼性を担保するためにも、有料版で安全に運用することが求められます。

まとめ

電子帳票システムは、帳票の作成・送付・管理をコンピューター上で行えるシステムです。従来は手動で行っていた帳票作成・管理業務を一定程度自動化できるため、業務を効率化できます。さらに、ペーパーレス化の促進・内部統制を強化できる点もメリットです。

電子帳票システムの中には無料で利用できるものもありますが、有料システムに比べると機能面が制限されています。無料の電子帳票システムで主に利用できるのは、帳票の作成と出力・簡単な帳票管理・メール送付といった基本的な機能です。

一方、有料の電子帳票システムにはデータの自動取り込み・自動仕分け・高度なセキュリティ機能など豊富な機能が搭載されています。

また、電子帳簿保存法の改正により、電子帳票の保存方法には大きな変更が出ています。有料システムの多くは電子帳簿保存法に則った形で帳票を管理でき、導入することで適切な帳票管理が可能になるでしょう。

無料の帳票管理システムにも多くのメリットがありますが、より正確な帳票管理・業務の効率化・改正法への対応を同時に行う場合は、機能が充実した有料の電子帳票システムの導入がおすすめです。