帳票の電子化は必要？電子化するメリットや注意点・進め方を解説

紙媒体での帳票の作成や管理には、手間や時間だけでなくコストもかかるなど、さまざまなデメリットが存在します。そんなデメリットを解決するには、帳票の電子化がおすすめです。本記事では、帳票を電子化するメリットや電子化する方法などを解説しています。

目次

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1. 帳票とは
2. 紙の帳票を作成・管理するデメリット
3. 帳票を電子化するメリット
4. 帳票を電子化する際の注意点
5. 帳票を電子化する方法
6. 帳票電子化の進め方
7. まとめ

帳票とは

帳票（ちょうひょう）とは、事業のために作成する帳簿・伝票の総称です。「帳簿」と「伝票」をあわせて「帳票」と呼びます。帳票の主な役割は、経営活動で発生する取引・お金の動きの記録・証拠となるほか、経営状況の把握や伝達です。

なお、よく似たものに「証憑（しょうひょう）」がありますが、これは社内外で発生した取引の証拠として残される文書です。代表的なものに、領収書・納品書・見積書などがあります。他には健康診断書や履歴書が証憑に含まれます。

帳票の種類

帳票には帳簿と伝票の2種類があります。適切な帳票管理のためにも、それぞれの概要・役割と代表的な書類を理解しておきましょう。

帳簿

帳簿とは、事業の取引やお金の動きを記録した文書で、正式には「会計帳簿」といいます。主に会社の経営状況の把握や、確定申告書・決算書の作成に利用されます。たとえば次のようなものが帳簿にあたります。

1. 仕訳帳
2. 総勘定元帳
3. 現金出納帳
4. 預金出納帳
5. 買掛帳
6. 売掛帳
7. 固定資産台帳

上記のうち仕訳帳と総勘定元帳は「主要簿」と呼ばれ、日々発生するすべての取引内容を記載します。それ以外は「補助簿」となり、主要簿の補完のために作成されます。会社法により、すべての事業者は帳簿の作成が義務づけられています。

参考：会社法｜e-Gov法令検索

伝票

伝票とは、日々の取引ごとの内容・金額・勘定科目について記した文書です。つまり、帳簿は伝票の内容を取りまとめたものにあたります。具体的には、次のような書類が伝票にあたります。

1. 入出金伝票
2. 振替伝票
3. 出金伝票
4. 仕入伝票
5. 売上伝票

帳票の電子化が広がっている背景

従来、帳票は紙媒体で作成・管理していましたが、近年は帳票を電子データ化する動きが加速しています。その背景として、デジタル技術の活用で社会を良い方に変革していくDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進や、電子帳簿保存法の改正が挙げられます。

特に電子帳簿保存法の改正の影響は大きく、事業者には、電子データで受け取った帳票類は電子データのまま保存することが義務づけられました。これに伴い、電子データの帳票管理に長けた電子帳票システムを導入する企業が増加しています。

参考：産業界のデジタルトランスフォーメーション（DX）｜経済産業省

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

紙の帳票を作成・管理するデメリット

帳票の紙媒体での作成・管理には、低コスト・誰でも取り組みやすい・一覧性が高いといったメリットがあります。一方で、紙の帳票には次のようなデメリットもあるため、電子データ化への移行が望ましいとされています。

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時間や手間がかかる

紙の帳票の作成・管理には時間と手間がかかります。特に一から手書きする場合、その手間と時間は膨大になります。帳票の数が増えるほど誤字・乱筆などのリスクが高くなる点もデメリットです。

帳票をパソコンで作成する企業も多いですが、最終的にはプリントアウトの手間がかかります。出力した帳票は取引先に郵送またはFAXで送付しますが、取引差の希望に合わせて送付方法を使い分ける必要があり、業務担当者の負担は大きいといえるでしょう。

数が多くなるほど、送り先間違いといったヒューマンエラーが起きやすくなる点も課題です。また、受け取った帳票は整理して保管しなければならず、ファイリングなどの手間がかかります。

さらに、紙の帳票は誰でも手に取りやすいため、部外者の不正閲覧や外部への持ち出しといったセキュリティリスクもあります。

コストがかかる

紙の帳票には、以下にまとめたような金銭的コストがかかります。インクのような消耗品だけでなく、封筒への封入作業などにかかる人件費も紙の帳票だからこそのコストです。帳票にまつわる作業に時間と手間がかかればかかるほど、人件費が多くなります。

1. 印刷代（電気代）
2. インク代
3. 郵送代
4. 郵送用の封筒代
5. FAX代

金銭的コストだけでなく、印刷・郵送やFAXといった手動業務には人的コスト（人件費）がかかります。帳票の物理的な保管スペースもコストといえます。

テレワークに対応できない

紙の帳票の作成・郵送といった業務は、原則として社内でしか行えません。業務担当者の出社が必須となるため、テレワークや在宅勤務の推進は不可能となります。

厚生労働省がテレワークの導入を進めていることもあり、帳票にまつわるバックオフィス業務で出社する状況は理想的な環境とは言い難いでしょう。

参考：テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン｜厚生労働省

保管場所が必要

紙の帳票は物理的な保管場所が必要になります。どんなに広いオフィスでも物理的スペースは無限ではないため、会社の運営を続ければ続けるほど広いスペースを用意しなければなりません。

オフィス内で保管スペースを確保できない場合、帳票を保管するため専用の倉庫やレンタルスペースを借りなければならず、印刷代などのコストに倉庫代が上乗せされるケースもあります。

帳票を電子化するメリット

帳票を電子化することで、次のようなメリットが得られます。帳票の電子化について検討するためにも、各メリットを適切に理解しましょう。

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業務の効率化

帳票の電子化により、帳票の作成・管理業務を効率化できます。たとえば帳票作成ツールを利用する場合、あらかじめフォーマットを設定しておけば、必要項目を入力するだけで簡単に帳票を作成できます。

ツールによっては営業システムから必要データを自動で抽出・転記できるものもあり、作成の手間をさらに削減できます。また、電子化した帳票はメール添付などで取引先に送信できるため、封入・郵送といった業務も不要です。

コスト削減

帳票の電子化により、従来の紙の帳票にかかっていた印刷代・インク代・郵送代などのコストを削減できます。

また、プリントアウトや封入などの手間を省けるため、帳票送付のためにかかっていた人件費の大幅削減も可能です。

テレワークへの対応

帳票の電子化は、テレワークや在宅勤務の推進にも役立ちます。従来の紙の帳票の作成・管理には原則として出社が必要でしたが、電子上で帳票を作成・管理できるようになれば、時間・場所を問わずに業務にあたることができます。

なお、リモートワークや在宅勤務で帳票の作成・管理業務を行う場合は、外部のデバイスでもシステムにログインできるような体制を整える必要があります。この場合は、クラウド型の帳票管理システムの導入がおすすめです。

送付ミスが起こりにくい

帳票の電子化により、紙の帳票を封筒に入れるという手作業がなくなるため、宛先企業と異なる帳票を送付するなどの送付に関するミスが起こりにくくなります。

自動配信ができる帳票電子化ツールを使用すれば、帳票データの配信作業でのヒューマンエラーも防げます。1つのツールであらゆるミスが起こりにくくなるため、帳票関係のミスが課題となっている企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

企業のイメージアップに繋がる

近年はDXが推し進められていることから、最先端のITツールを導入することで、企業のイメージアップにつながるでしょう。また、帳票の電子化によりペーパーレス化も促進できるため、SDGsの意識が高い企業というイメージ付けも行えます。

帳票管理が効率化・業務負担が軽減することで社員の不満解消に期待ができ、社会的なイメージだけでなく社員からの信頼にも繋がります。

大量の帳票を安全に保管・管理できる

帳票を電子化すれば、保管・管理はすべてコンピュータ上で行えます。従来の紙のような保管スペースが不要となるため、大量の帳票の保管にも問題なく対応できるでしょう。

また、多くの電子帳票システムには万全のセキュリティ体制が整っているため、導入すれば帳票を適切に保管できます。たとえばハッキングや外部からの不正閲覧、ウイルス感染、情報流出を抑制できるでしょう。

自動バックアップ機能を備えたシステムであれば、端末やシステムの障害・自然災害・ハッキングによるデータの破壊・紛失にも備えられます。

電子帳票システムの多くは検索機能を搭載しており、日付や勘定科目から必要な帳票をすぐに引き当てられる点も、管理を容易にするポイントです。

帳票を電子化する際の注意点

帳票を電子化する際には、注意すべきポイントもあります。帳票の電子化を円滑に進めるためにも、次の3つのポイントを抑えましょう。

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導入時にコストや手間がかかる

帳票の電子化にあたっては、電子帳票システムといった新規システム・ツールの導入が必要です。パソコンやタブレットなどの専用端末の購入費用といった導入費用のほか、システムの利用料金などのランニングコストがかかります。

また、帳票の電子化に際して、これまで紙で管理していた帳票をシステムに入力し直さなければなりません。あらかじめ規定のフォーマットを作成しておく必要があるほか、実際の転記・入力といった手間や人件費がかかります。

新システム移行に伴う時間や手間をできる限り削減するには、前もって帳票の棚卸しを行い、必要・不要の帳票を選別しておきましょう。

電子帳簿保存法の要件を理解する必要がある

電子帳票の保管は、電子帳簿保存法に則って行う必要があります。電子帳簿保存法とは、税務関連の書類を電子データとして保管するための決まりを定めたものです。

電子帳簿保存法の要件を満たすには、当然ながら内容を理解しておく必要があります。なお、電子帳票の保管の要件は、大まかに次のようなものです。

1. 真実性の確保：訂正や削除履歴を残す・システムやデバイスの操作マニュアルを備え付ける
2. 可視性の確保：帳票データの正確な内容が一目で把握できる・必要なデータをすぐに検索できるようにする

満たすべき要件は上記以外にもあります。違反すれば罰則の対象となるため、電子帳簿保存法の内容を適切に理解・実行しましょう。電子帳票システムの多くは電子帳簿保存法の要件を満たした形での帳票の保管・管理が可能です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

取引先に帳票電子化の理解を得る必要がある

帳票を電子化するには、取引先の承諾を得る必要があります。取引先の中には電子化に対応しておらず、従来の紙の帳票でのやりとりを希望する企業も存在します。

急な電子化を一方的に進めると混乱を招く上に今後の関係に影響する可能性があります。帳票の電子化を推進するには、あらかじめ先方に電子化への理解を促しましょう。

どうしても紙の帳票を希望された場合は、帳票のプリントアウト・郵送を代行してくれる電子帳票システムの導入がおすすめです。

帳票を電子化する方法

帳票の電子化の手順について、ExcelやPDF・電子帳票システムの2つに分けて解説します。それぞれのやり方や特徴を理解し、自社に適した方法を選択しましょう。

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Excelなどで作成・PDFで出力

帳票を電子化するには、帳票をExcelなどで作成し、PDFで出力する方法があります。あらかじめExcelでフォーマットを作成・共有しておけば、コピーして使い回せるため、業務の時短になります。

【やり方】

1. 帳票の必要項目（発行日・取引先の企業名・所在地・担当者の部署名・担当者名・連絡先・取引金額・取引数量）を1行ずつ入力し、帳票をフォーマットを作成する
2. 1で作成したフォーマットをコピーし、項目の内容を入力する
3. PDFファイル化する

ExcelやPDFは多くの企業がすでに導入しているため、追加コストをかけずに帳票を電子化できるのがメリットです。また、既存のツールを利用するため、業務担当者も抵抗なく業務に取り組みやすいでしょう。

デメリットとしては、誰でも使いやすいフォーマットの作成には時間と手間がかかる点が挙げられます。また、データ保存の際は電子帳簿保存法の要件を満たさなければならず、そのための知識や環境整備が必要になります。

電子帳票システムの導入

帳票を電子化するには、電子帳票システムの導入もおすすめです。電子帳票システムは、帳票の作成・送付・管理を一貫してコンピュータ上で行えるシステムです。

テンプレートのフォーマットを利用できるものが多く、必要項目を入力するだけで簡単に帳票を作成できます。また、システムの多くはフォーマットのカスタマイズが可能で、自社の希望に添ったレイアウトの帳票を作成できます。

電子帳票システムの中には、電子帳簿保存法に対応したものも多くあり、基本的には指示に従って操作するだけで要件を満たせます。電子帳簿保存法の知識が少ない従業員でも、適切に電子帳票を管理できるでしょう。

帳票電子化の進め方

帳票の電子化をスムーズに進めるには、次の5つのポイントを抑えることが大切です。各ポイントを適切に理解し、帳票の電子化を効果的に進めましょう。

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現状の業務フローを分析・把握

まずは帳票を電子化する範囲を決めるために、現状の業務フローにおける課題を分析・把握しましょう。

帳票の作成・管理業務フローは、「作成」「配信」「保管・管理」の3つに大別できます。電子帳票システムごとに得意な業務フローが異なるため、最適なシステムを選定するためにも、自社が最も改善すべきフローは明確にしなければなりません。

また、電子化すべき帳票の数・種類が膨大な場合、すべてを一度に電子化するには莫大な時間と手間がかかります。少しでも時間と手間を減らすには、帳票の棚卸しを行い、優先的に電子化すべき帳票を決めておきましょう。

業務フローへの影響を確認

紙の帳票から電子帳票への移行に伴い、従来の業務フローには少なからず変更点が出ます。変更範囲が大きいほど、システム導入後に混乱・トラブルが起こりやすいため、事前にどの部署に・どれくらいの影響があらわれるか確認しておきましょう。

作成・回覧・承認・送付に分けて、各業務フローを可視化することが大切です。電子化により省略できるフローもあるため、どのように前後のフローとつなげるべきかを検討しましょう。

システム連携の範囲を確認

電子帳票システムは、外部システムとの連携により、さらなる利便性の向上が見込めます。たとえば販売管理システムや在庫管理システムと連携させれば、必要な売上データが自動で電子帳票システムに反映されます。

従来のように手動で帳票データを転記する必要がないため、業務の効率化が見込めます。また、転記ミスなどのヒューマンエラーを防止できる点もメリットです。

特に規模が大きな企業では、部署を横断しての情報共有が度々必要となるため、連携性の高いシステムを導入するのがおすすめです。

ただし、連携してもシステムを活用できないといったケースも見られるため、連携の目的や達成すべき課題・連携によってカバーしたい業務範囲をあらかじめ確認しておく必要があります。

自社に合ったシステムを選定

電子帳票システムは、自社に適したものを選びましょう。選定基準は企業によって異なりますが、一般的には次のようなポイントを押さえるのがおすすめです。

1. 自社に必要な機能が搭載されているか
2. コストと利用できる機能のバランスは適当か
3. セキュリティ対策は万全か
4. ベンダーのサポート体制は十分か
5. 電子帳簿保存法に対応できるか

特に電子帳簿保存法の対応可否は重要であり、保存要件を満たしていない場合は罰則の対象となります。手動でも電子帳簿保存法への対応は可能ですが、手間がかかるため、法令に対応したシステムの利用が望ましいでしょう。

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際は、「JIIMA認証」があるものを選ぶのがおすすめです。

JIIMA認証は、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアにのみ与えられる認証です。基本的にはパッケージや製品HPの分りやすい場所に記載されているため、ソフトウェアの購入の際に確認しましょう。

参考：JIIMA認証制度｜JIIMA公式サイト

導入体制を整える

新システムを円滑に導入・運用できるよう、あらかじめ受け入れ体制を整えておきましょう。たとえば次のような施策がおすすめです。

1. 新たな業務フローの確立・周知
2. システムの操作・利用方法のマニュアルの策定・周知
3. システム運用のルールの整備・周知
4. 操作・利用に関する研修・セミナーの実施
5. 電子帳票システム推進チームの発足
6. トラブル発生時の対応チーム・メンバーの設置

システムを導入しても実際に使用する従業員が使いこなせなければ、導入によるメリットが得にくくなります。使用方法のレクチャーからサポートまでの体制を整えましょう。

まとめ

DXの推進や電子帳簿保存法の改正により、紙の帳票を電子化する動きが加速しています。紙の帳票管理には金銭的・人的コストがかかるほか、テレワークの障害になるといった課題がありましたが、電子化することで、これらの課題を解決できます。

帳票の電子化には、システムの導入や運用コストがかかる・取引先によっては利用できないといったデメリットが存在しますが、費用対効果の確認・取引先への理解を促すことで、解決できる場合もあります。

帳票の電子化にはExcelやPDFファイルを使う方法と電子帳票システムを使う方法の2種類がありますが、より業務の効率化を目指す場合は、専用ツールである電子帳票システムの利用がおすすめです。

電子帳票システムの導入にあたっては、既存の業務フローの見直しや影響の確認・自社に適したシステムの選定・導入体制の整備が重要です。
電子帳簿保存法の改正により、電子帳票の保存要件が変更となりました。適切に電子帳票を管理するためにも、電子帳簿保存法に対応した電子帳票システムの導入を検討しましょう。