請求書の受領メールの文例を紹介｜受け取った後の流れや注意点を解説

請求書をはじめ、各書類を受け取ったことを知らせる受領メールは取引先に安心感を与え、長期的な信頼関係を築く要素となります。本記事では、請求書の受領メールを送る目的やメールの文例、送る際の注意点、請求書を受け取った後の流れなどを解説します。

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目次

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1. 請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書の受領メールを送る目的
3. 請求書の受領メールの例文
4. 請求書の受領メールを送る際の注意点
5. 受領メールに対する返信は必要か
6. 請求書を受け取った後の流れ
7. 請求書の送付が確認できないときの対応
8. 請求書の受け取りに関する課題
9. まとめ

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請求書の受領メールを送る目的

請求書を受領したら、取引先に受け取ったことを知らせるお礼メールを送りましょう。お礼メールの送付により、取引先に請求内容や期日を確認したことを伝え、安心感を与えることができます。

また、自社の支払い義務を認識し、誤解や漏れを防ぎながら円滑な支払い手続きへとつなげられます。このように、お礼メールを通じて、請求書の受け取りと内容確認を行うことで、取引先との信頼関係の構築が可能です。

請求書受領メールを書く際の内容とマナー

請求書受領メールを書く際には、ビジネスメールとして必ず盛り込むべき内容と言葉遣いに関するマナーがあります。受領メールには、請求書に関する「○○月請求分」「No.○○」といった内容に加えて、受領した旨を伝える文章を記述します。

ビジネスシーンでは、丁寧な言葉遣いが求められるため、長期的なやり取りを続けている取引先であっても、送り手への感謝を忘れず敬意を表す一文を添えることが大切です。なお、請求書の内容に誤りがあった場合には、受領メールと合わせて伝えるようにしましょう。

請求書の受領メールの例文

請求書の受領メールは、ビジネス取引において重要なコミュニケーションの1つです。請求内容や期日を双方で確認し合うことで、信頼を深めながら正確かつ円滑な取引を実行できます。ここでは、請求書の受領メールの例文を2つ紹介します。

受領メール文例①

件名：請求書（No.00000）受領のご連絡

本文： 

△△株式会社 

経理部　××××様

いつもお世話になっております。 □□株式会社の〇〇〇〇です。

請求書をご送付いただきありがとうございます。先程、○月分の請求書を確かに受け取りました。

内容を確認し、期日までにお支払い手続きを進めさせていただきます。 

何かご質問等がありましたら、ご返信にてお知らせください。

引き続き、よろしくお願いいたします。

受領メール文例②

件名：請求書（No.00000）受領のお知らせ 

本文： 

△△株式会社 

□□部　□□様 

平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 株式会社〇〇の×××です。

本日、請求書（No.00000）を拝受いたしました。 

請求書のご送付、誠にありがとうございます。

内容を確認し、期日内にご対応させていただきます。 

ご不明点がございましたら、遠慮なくお知らせください。 

引き続き、ご愛顧賜りますようお願い申し上げます。

請求書の受領メールを送る際の注意点

請求書の受領メールを送る際は、ビジネスメールとして丁寧かつ明瞭なコミュニケーションが求められます。ここでは、請求書の受領メールを送る際の注意点について解説します。

丁寧な言葉を心がける

ビジネスメールでは、一般的に丁寧さが伝わる表現を使用し、感謝の意を示すフレーズを適切に盛り込むことが大切です。例え、長年の間親交を深めてきた相手先とのやり取りだとしても、丁寧さを欠くのはビジネスマナーとしてNGです。

また、文章全体の構成や表現にも注意を払いつつ、不必要な冗長さを避けて用件を的確に伝えましょう。丁寧な言葉遣いによって取引相手に対する敬意や信頼を示し、より強固な関係性を築いていくことが大切です。

「受信」は使用しない

受領メールでは、「受信」という文言の使用は控えましょう。受信はメールに対して使われることが多く、請求書のような証憑書類に対して受信と表現すると不自然な文章になります。

なお、電子化された請求書も書類として分類されるため、「受信」は使用しません。代わりに、「拝受いたしました」「受領いたしました」「受け取りました」を使用するのがベターです。

できるだけ早くメールを送る

請求書を受け取ったら、迅速に返信することで取引先との良好な関係性の構築に役立ちます。相手が請求書を送付した意図を理解し、すぐさま「ご送付いただきありがとうございます」と受け取ったことを伝えれば、安心感や信頼感を与えられます。

企業として、迅速な対応は取引の透明性と効率性を高めつつ、企業間の誤解や遅延の防止も可能です。ただし、送信のタイミングには注意しなければなりません。送信先の業務時間や休日を考慮し、開封率が高いと考えられる適切な時間帯に送るようにしましょう。

受領メールに対する返信は必要か

取引先から受領メールが届いた場合、連絡に対するお礼の返信を行うのが望ましいとされます。一般的には「ご受領のご連絡をいただきありがとうございます」と返信することが多いです。

受領メールは、請求書だけでなく商品に対して送られてくることもあります。その場合は、商品に過不足や破損がないかの確認や、「当該商品に関しまして、ご受領のご連絡をいただきありがとうございます」のように文言調整をします。

ただし、受領メールへの返信は必ずしなければならないわけではありません。取引先との関係性や、受領メールの内容に合わせて返信すべきかを見極めましょう。

請求書を受け取った後の流れ

請求書を受け取った後は、請求書処理の業務フローに沿って法令を準拠した適切な保管まで行う必要があります。請求書を受け取った後の基本的な流れは次のとおりです。

1. 受領メールを送る
2. 検印や捺印の確認
3. 未払い分ファイルに保管
4. 期日までに支払う
5. 支払い済みファイルに保管

1. 受領メールを送る

請求書が届いたことを確認したら、取引先に対して受領メールを送ります。請求書の内容が正しいことを相手に伝え、期日内で確実に支払いを完了させることを知らせる役割があります。

2. 検印や捺印の確認

請求書に検印や捺印が必要かを確認し、必要な場合は担当者に引き渡します。社内の承認フローに合わせて、担当者から上司、経理部門へと迅速につないでいくことが重要です。 

3. 未払い分ファイルに保管

経理担当者が、支払い期日ごとに「未払い分ファイル」へと請求書を保管します。紙や電子データの請求書における支払い漏れを防ぎ、期日に遅れないようにする対策です。

4. 期日までに支払う

毎日の未払い分ファイルの確認に加え、カレンダーやシステム・アラートで支払い期日を管理し、支払い期日に間に合うように支払いを行います。なお、期日ギリギリに支払うのではなく、余裕を持って支払処理を行うようにしましょう。 

5. 支払い済みファイルに保管

支払いが完了した請求書は、「支払い済みファイル」に保管します。請求書の保管期間は法人の場合だと7年、個人の場合は5年が基本です。この期間は法人税法に基づいて設定されており、将来の税務調査や法的な問題に対応するために不可欠です。

また、紙や電子データの請求書は電子帳簿保存法・インボイス制度に対応した保管が求められます。請求書を含めた証憑書類は必要なときにすぐ確認できるよう、法令を準拠して適切に保管しなければなりません。

参考：法人税法｜e-Gov法令検索

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

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請求書の送付が確認できないときの対応

取引先からの請求書の送付が確認できない場合、請求書の受領を完了させることができません。取引先が請求書を発行し忘れていることも考慮し、一定期間後に催促・依頼のメールを送るようにしましょう。主なテンプレートは以下のとおりです。

送付依頼メール文例①

件名：請求書送付のご依頼

本文： 

△△株式会社 

経理部　××××様

いつも大変お世話になっております。 □□株式会社の〇〇〇〇です。

弊社で請求書の到着が確認できておらず、確認のご連絡をさせていただきました。

ご多忙のところ恐縮ではございますが、◯月◯日（◯曜日）までにご送付いただけますでしょうか。

一度ご確認いただきたく存じます。

また、本メールと行き違いで既に送付されておられる場合はご容赦くださいませ。

今後ともよろしくお願いいたします。

送付依頼メール文例②

件名：請求書ご送付のお願い

本文： 

株式会社□□ 

××××様

平素よりお世話になっております。 □□株式会社の〇〇〇〇でございます。

「◯月分の請求書／○○案件に関する請求書」に関しまして、恐れ入りますが、まだご送付いただけていないようですので念のためご連絡差し上げました。

お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、ご確認の上ご対応いただけますと幸いです。

改めて、以下に送付先を記載させていただきます。

送付先

・メールアドレス：「○○.com」

または

・郵送先：「住所」

何かご不明点やご事情等ございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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請求書の受け取りに関する課題

請求書の受け取りでは、受領方法が一律ではない、支払いまでの工数が多いなど、さまざまな課題があります。また、企業にはペーパーレス化やインボイス制度への対応も迫られています。ここでは、請求書の受け取りに関する課題について解説します。

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受領方法が一律ではない

請求書は取引先によって、紙ベースやデータといったように取り扱う形式が異なり、受領方法が一律ではないという課題があります。例えば、紙の書類で郵送、PDF形式の電子メールで送付、Webサイトからのダウンロードなど、取引先によって受領方法が異なります。

そのため、担当者は複数の異なる形式・方法の請求書処理と管理に手間を必要とし、支払い完了までの経理業務がスムーズに進行しないことが多いです。また、受け取りの事実証明を目的として行う受領書の発行にも手間がかかります。

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支払いまでの工程が複雑

請求書業務は、請求書の受け取りから社内の承認フロー、代金の支払い、請求書のデータ化、会計の仕訳など数多くの工程を踏むため、支払いまでの工程が複雑です。さらに、それぞれの工程には営業スタッフ、承認者、経理担当者など複数の人物が携わります。

人為的な作業が増えるほど、ミスなくスムーズに請求書の手続きや確認を行うのは困難になり、支払い完了までに多くの時間を要することになります。特に、取引先との金銭的なやり取りであることから、間違いのないよう慎重に行うための経験とスキルが必要です。

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処理状況が把握しづらい

請求書の受け取りでは、取引先ごとの進捗状況が可視化できず、現在の処理状況を把握しづらいというのも課題の1つです。例えば、個別で受け取った請求書が、現在どの部署の誰が保持しているのかをすぐに把握できません。

仮にどこかのフローで紛失・破損が起きていて、支払い完了までの間にトラブルが発生している場合、生産性の低下につながるだけでなく、取引先からの信頼が低下する恐れもあります。特に、紙とデータが混在しているほどトラブルが生じやすいです。

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企業全体で電子化が進んでいない

請求書処理業務に限らず、企業全体でシステムを活用した業務の電子化が進んでいない場合、請求書に関してもアナログな業務中心で取り組んでいることがほとんとです。紙で請求書を受け取る際は、金額をExcelやシステムに手入力しなければならず、請求書原本の保管義務もあります。

そのため、アナログな作業を削減しない限りは、経理業務の負担を軽減できません。また、外出先からの作業やリモートワークにも対応できず、業務の効率化が図れないことにより、煩雑な請求書業務の改善につなげられないのも課題です。

請求書の確認や経理処理のためだけに出社するなど、担当者の業務負担が大きいのは業務効率化の上で深刻な課題といえます。

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インボイス制度に対応できていない

2023年10月1日から、適格請求書を発行する事業者はインボイス制度への対応が義務化されています。インボイス制度によって適格請求書に記載する項目が追加され、要件を満たした請求書を発行し適切に保管することが義務付けられました。

適格請求書に対応した請求書は、従来の形式で発行される請求書とは異なります。定期的な法改正も行われるインボイス制度への対応を社内の経理担当者にすべて任せる場合、大きな負荷となってリソース不足に陥る可能性が高いです。

電子帳簿保存法やインボイス制度など、法改正にも柔軟かつ適切に対応するためには、請求書受領サービスを含めたシステム・サービスの利用が推奨されます。

インボイス制度とは

インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは、企業が仕入税額控除を受けるために新しく作られた制度です。これまでの請求書には取引金額、取引年月日、発行者などを記載した区分記載請求書が使われてきました。

新しく制定されたインボイス制度では、請求書に発行者の登録番号と税率ごとに区分した消費税額等を追加で記載しなければなりません。インボイスを受け取れなかった場合、仕入税額控除ができず納付税額の負担が大きくなる場合があります。

インボイス制度は、消費税の10%と8%を正確に納税額算出するため、消費税課税対象外の事業者の元に残る益税や課税額5,000万円以下の事業者の、簡易課税制度で算出した消費税額の益税問題を解決するために作られました。

企業が適格請求書を発行するためには適格請求書発行事業者になる必要があり、まず税務署に登録申請をします。仕入税額控除は、登録した売り手が買い手に適格請求書を発行し、双方が請求書を適切に保存している場合にのみ適用されます。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

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まとめ

請求書の受領メールを送付することで、取引先に請求書を受け取った旨を伝え、相手に安心感を与えられます。受領メールには必要な情報・内容を盛り込み、丁寧な表現や送信タイミングを心掛けて送ることが大切です。

請求書を受領した後は迅速に受領メールを送り、必要に応じて検印や捺印を確認しながら支払い期日ごとに未払い分を整理します。受け取った請求書は期日内に支払いを済ませ、支払い済みの請求書は適切にまとめて保管しましょう。

請求書の保管期間は法人で7年、個人で5年が基本です。円滑な取引と信頼関係構築のため、素早く受領メールの送付と支払いを完了させ、長期的なビジネスコミュニケーションにつなげましょう。

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