請求書の受領メールの文例を紹介｜受け取った後の流れや注意点も解説

請求書や書類を受け取ったことを知らせる受領メールは、取引先に安心感を与えられるため、請求書・書類受領後、すぐに送るのがよいでしょう。本記事では、請求書の受領メールを送る目的・メールの文例・注意点の他、請求書を受け取った後の流れについても解説します。

目次

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1. 請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書の受領メールを送る目的
3. 請求書の受領メールの例
4. 請求書の受領メールを送る際の注意点
5. 受領メールに対する返信は必要か
6. 請求書を受け取った後の流れ
7. まとめ

請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ

請求書の受領メールを送る目的

請求書を受け取ったら、取引先に受領したことを伝えるお礼メールを送りましょう。お礼メールの送信により、取引先に安心感を与えることができます。

取引先に請求書の受領を知らせることで、自社の支払い義務を認識し、請求内容や期日を確認したと伝えられます。これにより、誤解や漏れを防ぎ、円滑な支払い手続きが可能となります。

お礼メールを通じて、請求書の受け取りと確認を示し、取引先との信頼関係を築くことができます。万が一、受領書などの書類不備があった場合は、受領メールに発行依頼を添えましょう。

請求書の受領メールの例

請求書の受領メールは、ビジネス取引において重要なコミュニケーションの1つです。正確な請求内容や期日を確認することで、円滑な取引を実現し、信頼を深めることができます。ここでは、請求書の受領メールの例文を紹介します。

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受領メール例①

件名：請求書（No.00000）受領のご連絡

本文： 

△△株式会社 

経理部　××××様

いつもお世話になっております。 □□株式会社の〇〇〇〇です。

請求書のご送付ありがとうございます。先程、請求書を確かに受け取りました。

内容を確認し、期日までにお支払い手続きを進めます。 

何かご質問があればお知らせください。

引き続き、よろしくお願いいたします。

受領メール例②

件名：請求書（No.00000）受領のお知らせ 

本文： 

△△商事株式会社 

□□部　□□様 

平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 株式会社〇〇の×××です。

本日、請求書請求書（No.00000）を拝受いたしました。 

請求書のご送付、誠にありがとうございます。

内容を確認し、期日内にご対応させていただきます。 

ご不明点がございましたら、遠慮なくお知らせください。 

引き続き、ご愛顧賜りますようお願い申し上げます。

請求書の受領メールを送る際の注意点

請求書の受領メールを送る際は、丁寧かつ明確なコミュニケーションが求められます。ここでは、請求書の受領メールを送る際の注意点について解説します。

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丁寧な言葉を心がける

ビジネスメールでは、一般的で丁寧な表現の使用や、感謝の意を示すフレーズを適切に使うことが大切です。親交のある相手先とのやりとりだとしても、丁寧さを欠くのはビジネスマナーとしてNGです。

また、文章全体の構成や表現にも注意を払い、不必要な冗長さを避け、用件を的確に伝えましょう。丁寧な言葉遣いを通じて取引相手に対する敬意や信頼を示し、より強固な関係性を築くことができます。

「受信」は使用しない

受領メールを送る際は、「受信」の文言の使用は控えましょう。受信はメールに対して使われることが多く、請求書のような書類を受信と表現すると不自然な文章になります。

電子化された請求書も書類として分類されるため、「受信」を使用しない構成にしましょう。「拝受」や「受領」「受け取りました」などを使用するのがベターです。

できるだけ早くメールを送る

迅速な返信は、取引先との良好な関係を築くために必要不可欠です。相手が請求書を送付した意図を理解し、受け取ったことを早めに伝えることで、安心感や信頼感を与えることができます。

迅速な対応は取引の透明性と効率性を高め、誤解や遅延を防ぐ助けになります。ただし、送信タイミングには注意が必要で、相手の業務時間や休日を考慮し適切な時間帯に送ることが大切です。

受領メールに対する返信は必要か

取引先から受領メールが届いた場合、連絡に対するお礼の返信をするのが望ましいです。一般的には「ご受領のご連絡をいただきありがとうございます」と返信することが多いです。

受領メールは、請求書だけでなく商品に対して送られてくることもあります。その場合は、商品に過不足や破損がないかの確認や、「商品のご受領のご連絡をいただきありがとうございます」のように文言調整をしましょう。

ただし、受領メールへの返信は必ずすべきというわけではありません。取引先との関係性や、受領メールの内容にあわせて返信すべきか見極めましょう。

請求書を受け取った後の流れ

ここでは、請求書を受け取った後の流れについて解説します。以下の順序を参考にして、正確かつ迅速に経理業務を行いましょう。請求書を受け取った後の流れは次の通りです。

1.受領メールを送る

請求書に検印や捺印が必要かを確認し、必要な場合は担当者に引き渡します。

2.検印や捺印の確認

請求書に検印や捺印が必要かを確認し、必要な場合は当者に引き渡します。 

3.未払い分ファイルに保管

支払い期日ごとに「未払い分ファイル」に請求書を保管します。これにより、支払いの漏れを防ぎ、期日に遅れることなく支払えるようになります。 

4.期日までに支払う

支払い期日に間に合うように支払いを行います。 

5.支払い済みファイルに保管

支払いが完了した請求書は、「支払い済みファイル」に保管します。

また、請求書の保管期間は法人の場合は7年、個人の場合は5年が基本です。この期間は法人税法に基づいて設定されており、将来の税務調査や法的な問題に対応するために重要です。必要な書類が確実に保管されていることが、ビジネスの円滑な運営に欠かせない要素です。

参考：法人税法｜e-Gov法令検索

まとめ

請求書の受領メールは、送付された請求書を受け取ったと伝え、取引先に安心感を与えることができます。丁寧な表現や送信タイミング、請求内容の確認を心掛けて受領メールを送りましょう。

請求書を受領した後は迅速に受領メールを送り、必要な場合は検印や捺印を確認し、支払い期日ごとに未払い分を整理します。期日内に支払いを済ませ、支払い済みの請求書は整理して適切に保管しましょう。

期日内に支払いを済ませ、支払い済みの請求書は整理して適切に保管しましょう。請求書の保管期間は法人で7年、個人で5年が基本です。円滑な取引と信頼関係構築のため、請求書の受領メールを通じて適切なビジネスコミュニケーションを行いましょう。