電子契約に関する要件とは？電子帳簿保存法などをもとに解説

電子契約とは、電子データによって契約書を作成、締結することを言います。電子契約を行う場合は、さまざまな法律の要件を満たす必要があります。本記事では、電子帳簿保存法を始め電子契約に関する法律をもとに、その要件や電子契約を行う際の注意点も解説しています。

目次

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1. 電子契約とは
2. 電子契約に有効性・法的効力を持たせる方法
3. 電子契約の要件に関する法律
4. 電子契約を行う上での注意点
5. まとめ

電子契約とは

電子契約は、紙の文書を使わずにデジタル形式で契約を成立させる手法です。当事者は電子署名や認証を通じてオンライン上で合意し、契約内容を確定させます。タイムスタンプ機能などの技術を用いて契約日時を確定させ、透明性と法的効力を確保します。

電子契約は効率的で迅速な契約締結を可能にし、環境にも配慮した手段として企業や個人に広く活用されています。効率的なプロセスやデータの保全、遠隔取引の容易化などのメリットがあり、ビジネスにおいて重要な役割を果たしています。

電子契約に有効性・法的効力を持たせる方法

電子契約の有効性や法的効力を確保するためには、証拠としての信頼性を確保することが重要です。電子契約は物理的な署名がないため、証拠としての価値が不明瞭となることがあります。

しかし、タイムスタンプ機能や電子署名の活用により、契約内容や合意の事実を確実に証明する手段を確立できます。以下、電子契約に有効性・法的効力を持たせる方法として「タイムスタンプ機能」と「電子署名」について解説します。

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タイムスタンプ

タイムスタンプは、電子データの作成時刻を正確に記録する仕組みであり、そのデータの完全性を確保します。誰が、いつ、どのようなデータを作成したかを後から証明可能であり、法的な信頼性を高める役割を果たします。

タイムスタンプによる存在証明と非改ざん証明は、データの信頼性を向上させ、法的に有力な証拠となります。デジタル環境での情報管理をより信頼性のあるものにするために、タイムスタンプの導入は重要です。

電子署名

電子署名は電子文書における本人性と内容の改ざん防止を証明する仕組みです。電子証明書を使用して署名者の身元確認を行い、秘密鍵で署名し、公開鍵で検証されます。電子署名は法的にも認められ、契約プロセスの効率向上や環境負荷の軽減に貢献します。

電子署名は、デジタル時代のビジネスにおいて安全で効果的なコミュニケーションを支える重要な要素となっています。

電子契約の要件に関する法律

ここでは、電子契約の要件に関する法律について解説します。法的要件を順守することで、信頼性の高い電子契約を確立し、効率的で安全な契約プロセスを実現できます。以下、3つの法律について解説しますので、参考にしてください。

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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、電子データで国税関係の帳簿や書類を保存する際の基準を規定する法律です。企業は、紙の帳簿や書類をデータで管理することで負担を軽減し、事務処理を効率化することができます。

法律は3つの保存区分に基づき、電子取引情報や国税関係帳簿書類、スキャナ保存の要件を定めています。要件は保存区分によって異なるため、それぞれの業務の特性に合わせて適切な対応が必要です。

法令遵守と効率的な経理処理を両立させるために、法律の詳細に基づいて適切な保存方法を検討することが重要です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

電子帳簿における保存要件

電子帳簿保存法による保存要件は、企業が帳簿や書類を電子データで保管する際の基準です。保存データは改ざんされず、正確性が保たれるように管理される必要があります。電子帳簿は原本として認められるため、データの信頼性が要求されます。

保存形式や機器の保護、アクセス制御などが重要なポイントです。法的遵守とデータの信頼性確保のため、適切な保存手続きが必要です。

電子取引における保存要件

電子取引における保存要件には「真実性の要件」と「可視性の要件」があります。真実性の要件は、電子取引のデータが真実であることを保証するための要件です。データの完全性や改ざんの防止が求められ、データは証明可能な状態で保存される必要があります。

一方、可視性の要件は、関係者が必要な情報を適切に把握できるようにするための要件です。保存されたデータが適切な形式で整理され、必要な情報が容易に閲覧可能であることが重要です。

真実性の要件と可視性の要件の両方が満たされることで、電子取引の信頼性が向上し、法的な証拠力を確保できます。データの真実性は取引の透明性を保ち、可視性は関係者の信頼を高める重要な要素です。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子署名法

電子署名法は、「電子署名及び認証業務に関する法律」であり、2001年に施行されました。法律の目的は、電子署名を通じて電子商取引を促進し、信頼性を確保することです。

法律は、電子署名の要件や認証業務の規定を含み、電子証明書の発行・運用などを定めています。電子署名法は変化するテクノロジーや環境に適応するため、改定されており、法的信頼性の確保と電子契約の効力を保障しています。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索

e-文書法

e-文書法は、2005年に制定された法律で、法人税法や会社法などで保管が義務づけられている文書を、電子化したファイルで保存できる仕組みを提供します。会計帳簿や契約書など幅広い文書が対象で、電子化により保管スペース削減や検索効率の向上が期待できます。

電子化する際には法令要件を満たす必要があり、業務の信頼性を保つためにセキュリティ対策も重要です。この法律によって、企業は紙媒体からの脱却と業務効率の向上を図ることができます。

e-文書法は、2005年に制定された法律で、法人税法や会社法などで保管が義務づけられる文書や帳簿を電子化して保存を認めるものです。対象文書は広範で、会計帳簿や契約書、領収書などが含まれます。

電子化により保管スペース削減や検索性向上が期待されますが、法令要件を満たす必要があり、電子署名やタイムスタンプの利用が要件の一環です。e-文書法の活用により、業務効率化や経費削減が実現され、企業のデジタル化に貢献します。

参考：民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律｜e-Gov法令検索

見読性

見読性とは、電子化された文書データがディスプレイやプリンターで適切な解像度や階調で明瞭に表示・出力され、情報が容易に読み取れる状態を指します。

情報がぼやけたり不鮮明でなく、必要な時に迅速に情報を閲覧・印刷できることが求められます。この要件はデジタル文書の利用価値や可用性を高め、効率的な情報アクセスを支援します。

検索性

検索性は、電子化された文書が整理されて保存され、必要な情報を迅速に検索・取得できる状態を指します。ファイル名だけでなく、内容、キーワード、日付などの要素に基づいて検索が行えることが重要です。

これにより、情報の迅速な発見やアクセスが可能となり、業務効率の向上や正確な意思決定が支援されます。適切な検索機能やデータベースの導入が、組織の生産性向上や情報管理の高度化に繋がります。

完全性

完全性は、保存期間内に電子文書が消失や破損せず、また改ざんを防ぎ、もし改ざんが起きた場合にそれを検知し、事実の確認ができる状態を指します。

電子署名やタイムスタンプなどの技術を駆使して、文書の作成者や作成日などが保存された当初のままであることが保証されます。この完全性は情報の信頼性を高め、法的な証拠としての価値を持たせるために重要です。

機密性

機密性は、文書データが権限のない第三者から保護され、不正なアクセスや漏洩を防ぐ状態を指します。セキュリティ対策として、アクセス制御や暗号化などが用いられます。重要な情報や個人データが不正利用されるリスクを軽減し、組織や個人の信頼性を確保します。

特に、金融機関やヘルスケアなど、個人情報が多く含まれる分野では機密性の確保が重要であり、適切なセキュリティ対策が不可欠です。

電子契約を行う上での注意点

電子契約には、いくつかの注意が必要なポイントも存在します。ここでは、電子契約を行う上での注意点について解説します。以下の注意点を理解し、適切な対策を講じることが、電子契約の円滑な運用が可能となります。

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全ての契約を電子化できるわけではない

電子契約は、全ての契約を電子化できるわけではありません。法律や契約の性質によって、一部の契約は書面での締結が要求されます。特に不動産取引や一部の金融取引などは、法的要件や認証の必要性から電子契約が制約を受けます。

また、消費者保護や個人情報保護の観点からも電子契約の適用範囲が限定されることがあります。電子契約を導入する際には、契約の性質や法的要件を注意深く検討し、適切な手続きを踏むことが重要です。

電子契約には相手側の理解が必要

電子契約には、双方が電子署名や電子契約システムを導入し、その運用方法を理解する必要があります。一方だけが導入していても効果が限られ、取引先によっては電子契約への抵抗がある場合もあります。

双方の合意と理解がない限り、スムーズな電子契約の実施は難しくなります。電子契約を導入する際には、相手側とのコミュニケーションを通じて協力を得ることが成功のポイントです。

電子管理文書のための管理体制を整える

電子文書を効果的に管理するためには、電子文書の作成、保存、共有、アクセス権限などを明確にする社内規定を策定する必要があります。これにより、文書の取り扱い方法が統一され、混乱や誤解を防げます。

また、文書管理の責任者やチームを設定し、電子文書の管理と監督を担当させる体制を整えることが重要です。適切なツールやシステムを導入して文書の分類や保存方法を統一し、検索性や可視性を向上させることも必要です。

社内規定や体制の整備により、文書の整理やセキュリティの向上、情報の迅速な共有が可能となり、効率的な業務遂行とリスクの軽減が実現します。

段階的な電子化を検討

一度にすべてを電子化することは難しい場合、段階的な導入が有効です。すべての契約を一度に電子化すると、組織やスタッフへの負荷が大きくなり、混乱が生じる可能性があります。

そのため、まずは特定の契約書や部門から始め、経験を積みながら拡大していく方法が適しています。一部の契約書を紙で残すアプローチも一般的です。特に法的要件や取引相手の好みに応じて、一部の契約を紙媒体で保管することが求められる場合があります。

これにより、電子契約と紙の契約の両方に対応できます。徐々に電子契約のメリットを示しながら、スタッフや取引先が段階的に適応できる状況を整えることが重要です。段階的な導入では、社内の適切なトレーニングやコミュニケーションも欠かせません。

従業員の理解と受け入れを促進するために、電子契約の利点や手順について説明し、疑問や懸念にも応じて対話を行うことが大切です。これにより、組織全体で段階的な電子化をスムーズに進めることが可能となります。

まとめ

電子契約はデジタル環境で成立する契約であり、電子署名などの技術を用いて有効性と法的効力を持たせます。電子署名法やe-文書法に基づき、署名者の本人確認と改ざん防止が行われ、契約内容が電子データで確実に保存されます。

電子契約は効率的で迅速な取引を促進し、紙の契約と同様の法的拘束力を持ちます。進化するテクノロジーと法的基盤により、電子契約はビジネスプロセスの効率化とセキュリティ向上に貢献します。