工事請負契約書の電子契約の流れとは｜電子化のメリットも解説

2001年の建設業法改正による請負契約の書面化義務の撤廃や、2021年のデジタル改革関連法の成立などで、建設業でも電子化が広がっています。本記事では、工事請負契約書の電子契約の流れや電子契約に必要な要件、建設業が電子化を進めるメリットなどを解説しています。

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目次

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1. 工事請負契約書とは
2. 工事請負契約書の電子化が可能になった流れ
3. 工事請負契約書の電子契約手続きの流れ
4. 建設業の電子契約に必要な要件
5. 建設業が電子化を進めるメリット
6. 建設業における電子化を進める際の注意点
7. 電子契約を導入する手順
8. まとめ

工事請負契約書とは

工事請負契約書は、建築や工事プロジェクトにおいて請負業者と依頼主との間で締結される契約書です。プロジェクトの内容・範囲、支払い条件、納期、品質基準、責任範囲などを明確に定め、双方の権利と義務を規定します。

主要項目には契約当事者情報、工事内容と範囲、料金と支払い条件、納期と工程計画、品質基準、保証と責任、変更と追加工事、解除条件、紛争解決などが含まれます。これにより、プロジェクトの進行と品質確保、紛争の解決を効果的に管理する重要な文書です。

工事請負契約書の電子化が可能になった流れ

近年、情報技術の急速な進化により、従来の紙ベースの文書管理から電子化への移行が進んでいます。この流れは、建築や工事業界においても大きな変革をもたらしています。

工事請負契約書の電子化は、効率性の向上、情報の迅速な共有、環境への配慮などのメリットを提供します。従来の紙文書に比べてデータの保管・検索が容易であり、リアルタイムでの情報更新や変更が可能です。

また、契約当事者が物理的に同じ場所にいなくても、オンラインで契約内容の確認や署名ができるため、業務プロセスの迅速化が図られます。さらに、電子化によって大量の紙を使用する必要がなくなり、環境への負荷が軽減される利点もあります。

こうした背景から、工事請負契約書の電子化は、効率性、透明性、環境面での利益をもたらす新たな展開として注目を浴びています。

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建設業法改正により書面化義務撤廃

2001年の建設業法第19条改正により、従来の建設業界における書面化義務が撤廃されました。この改正は、情報技術の進化と業務効率化を目指したもので、工事請負契約や発注内容などの重要な事項を必ずしも書面による記録で行う必要がなくなりました。

電子文書や電子メール、オンラインプラットフォームを活用して情報共有と確認が迅速に行えるようになりました。この変革により、建設業界は業務プロセスの迅速化と効率化を達成しましたが、同時に情報セキュリティや法的側面に新たな課題も生じました。

業界関係者は、情報管理の新たなリスクや法的責任に対処しながら、適切な情報管理体制を構築する必要があります。この改正は、建設業界のビジネススタイルを変える重要な一歩となり、電子化による効率向上と情報管理のバランスを取る新たな局面をもたらしました。

グレーゾーン解消制度により建設業法解釈が明確化

建設業法の解釈が一般の建設請負業者にとって複雑であることから、日本では「グレーゾーン解消制度」が導入されました。この制度は、法的な曖昧さを解消し、業界内の法的な不確実性に対処することを目的としています。

建設業者は関連機関に対して申請を行い、特定のケースに関する公式な見解を得ることができます。この公式な見解は法的効力を持ち、業者はその基準に基づいて業務を遂行し、法的リスクを軽減できます。

グレーゾーン解消制度の導入により、建設業界は法的な確実性を提供し、業務の透明性を向上させ、適切な法令遵守を促進する仕組みを構築することができました。

契約締結前の見積書も電子化が可能に

2021年のデジタル改革関連法により、工事請負契約前の見積書などが電子化可能となりました。これは、ビジネスプロセスの効率化や環境配慮を推進する一環としての重要な変革です。

電子化により、文書の作成・提出が迅速で効率的に行え、コスト削減や環境への負荷軽減が実現します。また、データ管理が向上し、信頼性や透明性が高まるため、契約当事者間の信頼関係も強化されます。

これにより、従来の紙ベースのプロセスからの移行が進み、21世紀のビジネス環境に合った効果的なビジネスプラクティスが促進されました。

工事請負契約書の電子契約手続きの流れ

工事請負契約書の電子契約手続きは、近年のデジタル化の進展により、効率的で迅速な契約締結を実現する新たな方法として注目を浴びています。

従来の紙ベースの手続きからの転換により、契約当事者は物理的な移動や郵送の手間を省きながら、オンライン上で合意を確立することができます。ここでは、工事請負契約書の電子契約手続きの流れについて詳しく解説します。

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電子契約サービスに登録

電子契約サービスの選択に際しては、いくつかの要点を考慮することが重要です。セキュリティ対策の確認や法的要件への適合性、使いやすさやカスタマイズ性、データの保管とバックアップ、料金体系、カスタマーサポートの質、利用者の評判などが挙げられます。

信頼性の高いサービスを選ぶことで、安全で効率的な電子契約手続きを確保し、ビジネスプロセスのスムーズな進行を支えることができます。

インターネット上に契約書をアップロード

工事請負契約書の作成にはPDF形式が広く使用されています。契約内容を入力し、テンプレートを利用してフォーマットを整え、署名欄を設定します。作成した契約書はPDFに変換し、安全なインターネットストレージやクラウドにアップロードされます。

関係者は共有リンクを通じてアクセスし、必要に応じて印刷や電子署名を行うことができます。PDFの利用は契約書のデジタル化とセキュリティ確保を支援し、効率的な電子契約手続きを実現します。

施主にメールで通知

契約書を郵送する代わりにメールで通知する方法は、迅速な通知と時間・コストの節約が大きなメリットです。メールなら契約書を即座に送信し、受取人の確認も早く行えます。

また、印刷や郵送にかかるコストを削減できるほか、ペーパーレスで環境への負荷を軽減します。電子形式の保管でデータ管理も簡便です。施主はメールで随時契約書を確認でき、送受信の追跡も容易です。

柔軟性と即時のコミュニケーションを提供し、現代的な効率的手段となります。

施主が契約書の内容を確認・合意

契約書の内容を施主が確認・合意する流れは、契約書の送付から工事の開始までの一連のステップで構成されます。施主は契約書を受け取り、内容を詳しく確認します。疑問点があれば請負業者とコミュニケーションを取り、合意に至るための説明や調整が行われます。

合意が得られたら、契約書に電子署名や書面のサインを行い、合意の意思表示を示します。その後、契約書は返送されるか電子的に保管され、工事の開始に進む準備が行われます。この過程により、双方の合意が確保され、工事の円滑な進行と信頼性が確保されます。

施主の電子署名がされた工事請負契約書のPDFが届く

電子署名が施主によって行われた契約書は、クラウドサーバー上に保管されます。署名完了後、データは暗号化され、専用のクラウド環境にアップロードされます。ここでデータは適切に管理され、関係者は必要に応じて遠隔からでもアクセスできます。

セキュリティ対策が施されたクラウドサーバーは、データの保護とアクセスの柔軟性を提供し、契約プロセスの信頼性を高めます。

建設業の電子契約に必要な要件

建設業の電子契約には、法的効力を確保するために「見読性・本人性・原本性」という要件が不可欠です。見読性は契約内容が明確に表示され理解可能な状態であることを指し、適切なフォントやフォーマットが必要です。

本人性は契約締結者が正当な権限を持ち、真正な本人であることを確認することを意味します。電子署名や認証技術が使用されます。原本性は契約内容の改ざんや不正アクセスから守り、契約書の内容が変更されていないことを確保する要件です。

デジタル署名やタイムスタンプなどの技術が活用されます。これらの要件が満たされることで、建設業の電子契約は信頼性を保ちつつ、円滑な契約プロセスを実現します。

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要件	概要
見読性	契約書の内容が明瞭かつ理解しやすく表示されていること
本人性	契約当事者が正当な権限を持ち、本人であることが確認されること
原本性	電子契約の内容が後から変更されず、信頼性を保つこと

見読性

見読性は、文書の内容が明瞭かつ理解しやすく表示されることを指します。適切なフォント、文字の大きさ、行間、段落の配置が採用され、読み手がテキストを容易に読み取り、理解できるようになります。

適切な整列と強調、装飾が行われ、情報が整然と配置されることも重要です。見やすい文書は、効果的なコミュニケーションと情報伝達を支援し、読者と執筆者との円滑な対話を促進します。

本人性

本人性は、取引や契約において、関与する当事者が本人であり、かつ正当な権限を持っていることを確認するプロセスです。個人や法人が認証手続きを通じて自身を証明し、電子署名や二要素認証などの技術を使用して本人性を確保します。

これにより、デジタルな環境での信頼性とセキュリティが向上し、取引の正当性が担保されます。法的手続きや認証技術の導入によって、なりすましや詐欺からの保護が強化され、信頼性の高い電子契約が実現されます。

原本性

原本性は、電子契約においてデータの改ざんがないことを保証する要件です。電子契約の信頼性を確保するため、デジタル署名やタイムスタンプ、ブロックチェーン技術を活用して、契約書のデータが正当な状態から変更されていないことを示します。

これにより、契約の内容や条件が後からの不正な変更から守られ、法的効力が確保されます。アクセス制御とログも組み合わせて使用され、データの保護と原本性の確認が行われます。

原本性の確保は、電子契約の信頼性を高め、紛争を防ぎ、取引の安全性を確保するために欠かせない要素です。

建設業が電子化を進めるメリット

建設業界において、電子化が進むことで新たなる可能性が広がっています。従来の紙文書からデジタル形式への移行には、業務プロセスの最適化や効率化といった重要なメリットが期待されます。ここでは、建設業が電子化を進める際の主なメリットを探求してみましょう。

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書類に関する業務の効率化

電子化により、建設業界の契約書関連業務が効率的に改善されます。電子契約なら印刷や送付が不要で、デジタル形式で作成・保管できます。これにより、印刷やファイリングの手間やスペースの節約が可能です。

また、電子メールやオンライン共有を通じて迅速な配信とコミュニケーションが実現し、時間とコストの削減が期待されます。デジタルプラットフォームでのトラッキングや変更履歴の確認も容易で、契約内容の正確性と透明性が向上します。

さらに、紙の使用削減により環境負荷が軽減され、アクセスの容易性も高まります。これにより、業務プロセスの最適化と環境への配慮が同時に促進され、建設業界の効率化が進むでしょう。

コストの削減

電子化による建設業界のコスト削減は、印刷や郵送に伴う費用や労力の削減が主な理由です。電子契約に移行することで、契約書や関連書類の印刷・郵送コストが不要となります。

さらに、デジタル形式で契約書を作成・保管できるため、関連業務の効率化が進み、人的リソースの有効活用が促進されます。電子契約の迅速な配信と通信手段も導入されるため、業務スピードが向上し、時間とコストが削減されます。

また、印刷物の不要削減により、スペースや廃棄物処理に関連する費用も軽減されます。これにより、建設業界はより効率的な業務プロセスを実現し、経済的な利益を追求できるでしょう。

コンプライアンスの強化

電子化の進展は、建設業界のコンプライアンスを強化する要因となります。電子契約においては法的要件を容易に満たし、契約遵守や規制順守が効率的に行えます。

データ保護やセキュリティ対策の強化により、個人情報保護法やデータ保護規制への適合が促進され、顧客情報の安全が確保されます。また、契約内容や変更履歴の正確な記録が可能なため、紛争解決や監査が円滑に進み、透明性が向上します。

電子契約のデータ整合性と透明性は報告と説明責任を強化し、ステークホルダーや規制当局への信頼性の高い情報提供を実現します。これにより、コンプライアンスの向上と法的リスクの低減が実現され、建設業界の信頼性と持続可能性が向上します。

建設業における電子化を進める際の注意点

建設業界において電子化を進める際には、業務の合理化や効率向上に加え、注意深い計画と運用が不可欠です。技術導入のスムーズな遂行やデータセキュリティの確保など、重要なポイントを見ていきましょう。

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電子契約の要件を満たす

電子契約サービスやシステム導入時には、「見読性・本人性・原本性」の3つの要件を確認することが重要です。見読性を確保するためには、フォーマットが一般的なソフトで開ける形式であり、フォントやレイアウトの調整が可能であるかを検討します。

本人性を確認するためには、どのような認証技術が使用されるかをチェックし、デジタル署名や二要素認証の導入を検討します。

原本性を保証するためには、デジタル署名やタイムスタンプ、ブロックチェーン技術の使用を確認し、データの改ざん防止と変更履歴の管理を確保します。これにより、信頼性の高い電子契約の実現とコンプライアンスの確保が可能です。

電子契約のグレーゾーン解消制度で認められたサービスか確認

グレーゾーン解消制度で認められた電子契約サービスの導入は、法的信頼性の向上や業務効率化に大きなメリットをもたらします。認定サービスは安全な署名技術や認証手段を提供し、契約当事者の本人性を確保します。

また、原本性の保証やデータ改ざんの防止機能を提供し、契約内容の信頼性が高まります。業務プロセスの効率化やワークフローのスムーズ化により、業務速度と効率が向上します。環境負荷の削減も実現可能であり、持続可能なビジネス運営に貢献します。

これにより、建設業界は効率性と法的信頼性を高め、競争力の強化と持続可能な成長を実現します。

電子契約を導入する手順

電子契約を建設業界に導入する際は、計画的なステップを踏むことが欠かせません。正確性と法的信頼性を保持しつつ、業務プロセスを効率化するために、以下の手順を順守しましょう。

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電子契約の範囲を決める

電子契約の導入範囲を選定する際には、自社の契約書管理体制や業務プロセスを考慮することが重要です。重要度や頻度の高い契約から始め、法的要件やデータ取り扱いに注意を払いつつ選定します。

業務の適合性や従業員のトレーニングも検討し、段階的な導入を通じて経験を積みながら拡大していく戦略が有効です。こうした検討を通じて、効果的な電子契約の導入が実現されます。

電子契約システムを選定

適切な電子契約システムを選ぶには、運用部署のニーズをヒアリングし、業務要件に合った機能を選定することが重要です。システムのユーザビリティやカスタマイズ性、セキュリティ対策を確認し、データの保護と効率的な操作を確保します。

また、サポート体制やコスト対効果も評価し、部署の予算と要件に合った選択肢を選定します。こうした慎重な選定により、効果的な電子契約の導入と運用が実現されます。

電子契約におけるルールの策定・周知

電子契約におけるルールの策定と従業員への周知は、データのセキュリティや法的信頼性の確保に欠かせません。説明会やマニュアルを通じて従業員に操作手順やセキュリティ対策を詳しく説明し、コンプライアンスの重要性を強調します。

定期的なトレーニングや問い合わせ窓口の提供により、従業員が適切な知識を持ち、運用上の疑問や問題を解決できる環境を整えます。こうした取り組みによって、信頼性の高い電子契約の運用が実現されます。

まとめ

電子契約の適用範囲を明確にし、契約の種類や取引相手によって電子契約を採用するかどうかを決定します。重要な契約や機密性の高い取引には電子署名や認証技術を適用し、法的効力を確保します。

契約内容や価格、工期などの詳細をデジタルフォーマットに整理し、電子文書として作成します。これにより、情報の整合性と正確性が確保され、誤解や曖昧さが減少します。

電子署名や認証技術を使用して、契約当事者の本人性を確認し、改ざんのリスクを軽減します。データの改ざんや不正アクセスから契約内容を守るためのセキュリティ対策も重要です。

契約書の電子化により、契約当事者はオンライン上で簡単に契約書を閲覧し、必要に応じて印刷やダウンロードが可能です。これにより、物理的な郵送や保管の手間が省かれます。

契約書の電子化により、契約運用の効率性が向上します。自動化されたプロセスにより、契約の作成、署名、保管、監査が迅速かつ正確に行えるため、業務プロセスがスムーズに進行します。

電子契約の導入にあたり、従業員への適切なトレーニングとルールの周知が欠かせません。説明会やマニュアルを通じて、従業員が適切に操作し、コンプライアンスを遵守することが重要です。

これらの要点を踏まえ、工事請負契約書を電子契約に移行する際には、法的信頼性の確保と業務効率化を両立させることが目指されます。