電子契約システムのワークフロー機能とは？メリットや選び方を解説

電子契約システムには、ワークフロー機能を搭載したものもあります。稟議の承認をすべてシステム上で行えるほか、契約フローも電子化でき業務の効率化に繋がります。この記事では、ワークフロー機能付き電子契約システムのメリット・デメリット、選び方などを解説します。

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目次

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1. 電子契約システムのワークフロー機能とは
2. ワークフロー機能付きの電子契約システムのメリット
3. ワークフロー機能付きの電子契約システムのデメリット
4. ワークフロー機能付きの電子契約システムの選び方
5. ワークフローシステムを電子契約システムと連携させる方法も
6. まとめ

電子契約システムのワークフロー機能とは

電子契約システムとは、インターネット上においてPDFなどで作成された電子契約書に署名することで、契約締結が行えるITシステムを指します。

これまでの書面契約書で利用されていた押印・署名ではなく、電子署名・タイムスタンプの付与で真実性を証明できる点が特徴です。電子的な契約締結が可能なだけでなく、契約書データの保管・管理、テンプレートを活用した契約書作成が行えるシステムもあります。

また、社内承認がスムーズに行えるワークフロー機能・外部システムとの連携機能・書面契約書の電子化や管理機能を搭載した電子契約システムもあります。

そもそもワークフローとは

ワークフローとは、仕事のWork(ワーク)と流れのFlow(フロー)を合わせた造語です。ビジネスにおけるワークフローとは、簡単に表現すると、何らかの役割を担う社員が担当業務をどのように進めるか、開始から完了までの流れを指します。

社内の業務には、従来から企業が蓄積してきたノウハウや経験による効率的な手順があります。そのため、どの担当者が役割を担っても、業務が効率的に遂行され同じように完了できるといった手順が必要です。

例えば、申請・承認・決裁など、異なる立場の社員がそれぞれの段階の業務を担いますが、フローがあれば担当が誰であってもスムーズな業務の進行が可能です。

ワークフロー機能付きの電子契約システムのメリット

ワークフロー機能付きの電子契約システムは、これまで紙の申請書や伝票で行っていた承認業務を、システムによる管理でペーパーレス化を実現するだけではなく、社内管理をさらに強化できるメリットがあります。具体的には以下の3点です。

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システム上で稟議承認できる

ワークフロー機能付きの電子契約システムがあれば、システム上で承認ルートの設定が可能です。稟議承認には複数の担当者の存在があり、承認ルートに従って手続きを進める必要があります。

電子契約システムを導入したとしても、ワークフロー機能がなければ、稟議承認についてはアナログ対応を余儀なくされます。これにより、承認までに時間がかかるうえに、見落としが生じる場合もあるでしょう。また、承認されていない契約書類の送付ミスも防げます。

そのため、稟議を必要とする契約書類がある場合は、ワークフロー機能を搭載している電子契約システムを選ぶ必要があります。また、複雑な承認ルートを採用している場合は、承認ルートのカスタマイズができるサービスを選ぶと便利です。

契約フローを電子化できる

ワークフロー機能付きの電子契約システムであれば、契約フローをこれまで通り電子化できます。大半の会社では紙の契約書類に署名・押印をしているのが通例です。

そのため、契約成立までに契約書原本の印刷・署名・押印・郵送、相手の押印の返送などの手順を踏む必要があります。途中で契約変更が生じれば、最初からやり直さなければなりません。

この点で、ワークフロー機能を活用すれば、稟議に関わる契約フローのすべてを電子化できます。承認ルートの設定により自動的に通知され、すべての作業がシステム上で完結するため、契約業務の劇的な効率化が可能です。

承認権限を管理できる

ワークフロー機能付きの電子契約システムの最も大きなメリットは、ガバナンスの強化ができる点です。電子契約システムは便利な一方で、承認権限をどのように付与するかが一つの課題です。

ガバナンスの視点から、ログインが可能な人が勝手に操作できる状態は好ましいとは言えません。その点で、ワークフロー機能が搭載されていれば特定の人に承認権限を付与できるため、権限のない人が勝手に承認できません。

また、未承認の契約書類の送信ミスなども未然に防げます。ワークフロー機能は電子契約システムの適正な運用のためには必須で、上長の決裁・稟議を必要とする契約を扱う場合は不可欠の機能と言えます。

ワークフロー機能付きの電子契約システムのデメリット

ワークフロー機能付きの電子契約システムは便利な一方で、操作が複雑になるため導入時や運用において従業員が困惑する可能性があります。業務システムを操作する困難さを社内に浸透させるのに時間がかかり、導入自体に抵抗感を抱く従業員もいるでしょう。

最悪の場合は浸透されず、使われないまま放置される可能性もあります。そういった事態を防止するためには、できる限り操作の簡単なものを選ぶ必要があります。なるべくマニュアルを見なくても直感的な操作が可能なシステムがベストです。

ワークフロー機能付きの電子契約システムの選び方

ワークフロー機能付きの電子契約システムは、導入時に社内ルールの作成や社内フローの整備などの作業が発生するため、導入に向けて必要な対応を検証しておくことが大切です。電子契約システムを選ぶ際は以下の項目をチェックすると良いでしょう。

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承認ルートは細かく設定できるか

ワークフロー機能によって承認順番の設定が可能か、稟議や契約ごとにできるのか確認しましょう。以下の例のようにAとBの異なる契約書で異なる承認ルートを経なければならない場合は多いでしょう。

柔軟に運用するためにも、書類ごとに承認ルートが詳細に設定できるか否かは大切な選定ポイントの一つです。

1. A契約書：Cマネージャー~D部長~E取締役といった順番で承認が必要
2. B契約書：Fマネージャー~G部長~H取締役といった順番で承認が必要

承認条件を指定できるか

書類の承認条件も柔軟な設定が可能かどうか確認しておきましょう。例えば、全員承認必須・指定した2名のうち1名のみ必須などの条件です。

下記の例のように同部署内のA・B・C全員承認必須や1名だけの承認必須など、運用のルールに融通性を持たせたい場合、承認条件の指定が可能であれば非常に役立ちます。

• 上司の承認~管理部A・B・C全員の承認~財務部長の承認
• 上司の承認~管理部A・B・Cの中から1名の承認~財務部長の承認

ワークフローシステムを電子契約システムと連携させる方法も

専用のワークフローシステムを使用して、在宅勤務や脱ハンコを促進する場合は、電子契約システムと連携させる方法もあります。社内の簡易なワークフローだけは、システム内で完了できますが、契約書類の押印作業には電子契約システムの機能が不可欠です。

専用のワークフローシステムと比べた場合、ワークフロー機能付きの電子契約システムのメリットは、料金の面で専用のワークフローシステムより安い点です。

一方で、機能(申請フォーマットの柔軟性・複雑な承認ルートの設定の可否・付帯機能の充実さ・他システムとの連携の可否など)の点で専用のワークフローに劣る点がデメリットと言えます。

まとめ

ワークフロー機能付きの電子契約システムは、電子契約の安定的な運用に役立ちます。ワークフロー機能の活用で、承認ルートの明確化・契約フローの電子化・企業ガバナンスの強化などのメリットに結びつけることが可能です。

しかし、操作が複雑・社内に浸透させるのに時間を要するなどのマイナス面があるため、必要とする機能を洗い出し、自社にマッチしたものを選択することが重要です。特に、大切な選定ポイントとして、承認ルートの詳細設定が可能か・承認条件の指定が可能かなどを確認しましょう。

今後、電子契約システムのワークフロー機能を活用したいと考えている企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。