電子契約システムのワークフロー機能とは？メリットや選び方を解説

電子契約システムには、ワークフロー機能を搭載したものもあります。稟議の承認をすべてシステム上で行え、契約フローの電子化で業務効率化につながります。本記事では、ワークフロー機能付き電子契約システムのメリット・デメリット、選び方などを解説します。

＼おすすめの電子契約システムをご紹介／

目次

開く

閉じる

1. 電子契約システムのワークフロー機能とは
2. 電子契約におけるワークフローの具体的な業務フローと流れ
3. ワークフロー機能付きの電子契約システムのメリット
4. ワークフロー機能付きの電子契約システムのデメリット
5. ワークフロー機能付きの電子契約システムの選び方
6. ワークフローシステムを電子契約システムと連携させる方法も
7. まとめ

電子契約システムのワークフロー機能とは

電子契約システムとは、PDFなどで作成された電子契約書に署名することで、インターネット上で契約締結が行えるITシステムを指します。

これまでの書面契約書で利用されていた押印・署名ではなく、電子署名・タイムスタンプの付与で真実性を証明できるのが特徴です。電子的な契約締結に加え、契約書データの保管・管理、テンプレートを活用した契約書作成が行えるシステムもあります。

また、社内承認がスムーズに行えるワークフロー機能、外部システムとの連携機能、書面契約書の電子化・管理機能を搭載した電子契約システムもあります。

そもそもワークフローとは

ワークフローとは、仕事のWork（ワーク）と流れのFlow（フロー）を合わせた造語です。ビジネスにおけるワークフローを簡単にいうと、何らかの役割を担う社員が担当業務をどのように進めるか、開始から完了までの流れです。

社内の業務には、従来から企業が蓄積してきたノウハウや経験による効率的な手順があります。そのため、どの担当者が役割を担っても、効率的に業務を遂行しつつ同じように完了できるような手順が必要です。

例えば、申請・承認・決裁など、異なる立場の社員がそれぞれの段階で業務を担いますが、明確なフローがあれば担当が誰であってもスムーズに業務を進行できます。

電子契約におけるワークフローの具体的な業務フローと流れ

電子契約におけるワークフローは単なる承認だけでなく、契約書の作成から締結・保管までの一連の業務を整理・標準化する役割を持ちます。特に、複数部署や関係者が関与する場合、どの工程で誰が何を行うのかを明確にすることが重要です。

ここでは、実務で利用される電子契約におけるワークフローの具体的な流れを、各工程の役割とともに解説します。

契約書作成から社内承認完了までの流れ

電子契約のワークフローは、まず契約書の作成から始まります。担当者がドラフトを作成した後、内容確認のために関係部署へ回付されるのが一般的です。例えば、法務部門によるリーガルチェックや経理部門による取引条件の確認などが該当します。

その後、上長や決裁権限者による承認プロセスに進みます。あらかじめ設定された承認ルートに従って自動的に回付されるため、メールや紙でのやり取りと比べて抜け漏れが発生しにくいのが特徴です。

また、差し戻しが発生した場合も修正履歴を残したまま再申請できます。「誰がどの段階で承認したか」が記録されるため、後から確認しやすいです。

取引先送付から締結・保管までの流れ

社内承認が完了すると、契約書は取引先へ送付されます。電子契約ではシステム上から直接送信でき、相手方はメールなどで受け取ったリンクから内容を確認し、同意の手続きを行います。

取引先が承認・署名を完了すると、正式に契約が締結される流れです。締結後は契約書データを自動的に保存し、検索や閲覧が可能な状態となります。そのため、紙契約で必要だったファイリングや保管場所の管理が不要になります。

ワークフロー機能付きの電子契約システムのメリット

ワークフロー機能付きの電子契約システムを活用すると、これまで紙の申請書や伝票で行っていた承認業務を電子化できます。さらに、ペーパーレス化の実現と社内管理の強化にもつながります。ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

システム上で稟議承認できる

ワークフロー機能付きの電子契約システムがあれば、システム上で承認ルートの設定が可能です。稟議承認には複数の担当者が関わり、承認ルートに従って手続きを進める必要があります。

電子契約システムを導入した際、ワークフロー機能がないと稟議承認でアナログ対応が求められます。その場合、承認までに時間がかかるだけでなく、見落としが生じる可能性もあります。

そのため、稟議を必要とする契約書類がある場合は、ワークフロー機能を搭載している電子契約システムの導入がおすすめです。また、複雑な承認ルートを採用している場合は、承認ルートのカスタマイズができるサービスを選びましょう。

契約フローを電子化できる

ワークフロー機能付きの電子契約システムであれば、従来の契約フローを大幅に変えることなく電子化できます。大半の会社では、紙の契約書類に署名・押印をしているのが一般的です。

そのため、契約成立までに契約書原本の印刷・署名・押印・郵送、相手の押印の返送などの手順を踏む必要があります。途中で契約変更が生じた場合、最初からやり直さなければなりません。

しかし、ワークフロー機能を活用すれば、稟議に関わる契約フローのすべてを電子化できます。承認ルートの設定により、すべての作業がシステム上で完結するため、契約業務の効率化が可能です。

承認権限を管理できる

ガバナンス強化を図れるのも、ワークフロー機能付きの電子契約システムのメリットです。電子契約システムは便利ですが、承認権限をどのように付与するかが課題となります。

常にログイン可能な人が自由に操作できる状態は、ガバナンスの視点から好ましいとはいえません。ワークフロー機能が搭載されていると、特定の人に承認権限を付与できるため、権限のない人による承認は不可能になります。

また、未承認の契約書類の送信ミスなども未然に防げます。特に、上長の決裁・稟議を必要とする契約を扱う場合に必要な機能です。

承認の進行状況を確認できる

ワークフロー機能付きの電子契約システムでは、契約書の承認プロセスをリアルタイムで確認できます。誰が承認済みで、今は誰の承認待ちなのか、どの段階で止まっているのかが一目でわかるため、進捗管理しやすいのもメリットです。

また、承認が滞っている場合は担当者にリマインドを送ることもでき、スムーズな契約締結につなげられます。紙の押印作業では把握しづらかった進行状況が可視化されることで、無駄な確認作業を削減し、業務効率が大幅に向上するでしょう。

ワークフロー機能付きの電子契約システムのデメリット

ワークフロー機能付きの電子契約システムは便利ですが、操作性の面で導入時・運用時に従業員が戸惑うことがあります。新しいシステムに慣れるまでに時間がかかり、導入に抵抗を示す従業員もいるかもしれません。

システムが社内に定着しなかった場合、使われないまま放置される可能性もあります。これらの事態を防止するためには、できる限り操作性に優れたものを選ぶ必要があります。なるべくマニュアルを見なくても直感的に操作できるシステムがおすすめです。

ワークフロー機能付きの電子契約システムの選び方

ワークフロー機能付きの電子契約システムは、導入時に社内ルールの作成や社内フローの整備といった作業が発生するため、事前に必要な対応を検証しておくことが大切です。電子契約システムを選ぶ際は、以下の項目をチェックしましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

承認ルートは細かく設定できるか

ワークフロー機能によって、稟議や契約ごとに承認ルートを設定できるか確認しましょう。例えば、以下のAとBの異なる契約書で異なる承認ルートを辿らなければならない場合です。柔軟に運用するためにも、書類ごとに承認ルートを詳細に設定できるかが大事です。

1. A契約書：Cマネージャー~D部長~E取締役といった順番で承認が必要
2. B契約書：Fマネージャー~G部長~H取締役といった順番で承認が必要

承認条件を指定できるか

書類の承認条件も、柔軟に設定できるか確認しておきましょう。例えば、全員承認必須・指定した2名のうち1名のみ必須などの条件です。

以下のように、同じ部署内のA・B・C全員承認必須や1名だけの承認必須など、運用のルールに柔軟性を持たせたい場合、承認条件の指定が可能であることが求められます。

1. 上司の承認~管理部A・B・C全員の承認~財務部長の承認
2. 上司の承認~管理部A・B・Cの中から1名の承認~財務部長の承認

他ツールとの連携ができるか

ワークフロー機能付き電子契約システムを選ぶ際には、既存のツールやシステムとの連携が可能かどうかも確認しましょう。連携性が高いシステムを選ぶことで、業務効率を最大化し、データの一元管理を実現できます。

例えば、電子帳票システムと連携できれば、データの共有がスムーズになり、ペーパーレス化も一層進めやすくなります。連携可能なツールやシステムの種類、連携方法などを事前に確認し、自社のニーズに合ったシステムを選びましょう。

ワークフローシステムを電子契約システムと連携させる方法も

在宅勤務や脱ハンコの促進のためにワークフローシステムを導入する場合、電子契約システムとの連携が有効です。社内における簡易なワークフローはシステム単体で完結できますが、契約書の押印には電子契約システムの機能が不可欠です。

ワークフロー機能付きの電子契約システムは、専用のワークフローシステムと比べて費用を抑えられます。

一方、申請フォーマットの柔軟性、複雑な承認ルートの設定の可否、付帯機能の充実さ、他システムとの連携の可否などにおいては、専用のワークフローシステムに劣る場合があります。

まとめ

ワークフロー機能付きの電子契約システムは、電子契約の安定的な運用に役立ちます。ワークフロー機能の活用で、承認ルートの明確化・契約フローの電子化・企業ガバナンスの強化などにつなげられます。

しかし、操作が複雑で社内に浸透させるのに時間を要する可能性があるため、必要な機能を洗い出し、自社にマッチしたものを選択することが重要です。特に、承認ルートの詳細設定や承認条件の指定が可能かを確認するのが大切です。

今後、電子契約システムのワークフロー機能を活用したいと考えている場合は、本記事を参考に導入を検討してみましょう。